Mises à jour des processus touchant les avocats en raison de la LSAJ 2020
Suite à la promulgation de la Loi de 2020 sur les services d’aide juridique (LSAJ 2020), Aide juridique Ontario (AJO) a élaboré les nouvelles Règles des services d’aide juridique qui régissent la prestation de l’aide juridique dans la province. Parallèlement aux règles, les politiques déterminent l’orientation et donnent des directives sur la manière d’appliquer les Règles.
Les avocats sont censés se familiariser avec ces politiques et les modifications aux processus qui ont une incidence sur leur travail.
Pour de plus amples renseignements, consultez :
Membres inscrits au tableau
Nouvelles exigences en matière d’expérience minimale pour les autorisations des membres inscrits au tableau, à compter du 10 août 2022
Nouveau – août 2022
Aide juridique Ontario (AJO) a mis en place de nouvelles exigences minimales en matière d’expérience que les membres inscrits au tableau (anciennement « membres inscrits sur la liste ») doivent satisfaire pour fournir des services en vertu d’un certificat d’aide juridique ainsi que des services d’avocat de service dans des domaines du droit précis. Ces nouvelles exigences minimales en matière d’expérience remplacent les normes existantes pour les membres inscrits et s’intègrent dans le cadre des efforts déployés pour moderniser l’administration des services d’aide juridique. Pour en savoir plus.
Pour de plus amples renseignements :
- Modifications des normes minimales d’expérience et de la règle connexe
- Rapport du résumé de la consultation
- Catalogue des formulaires : Formulaires de demande d’autorisation
- Documents à examiner selon domaine du droit
Clarification concernant la politique sur les instances simultanées
Nouveau – juillet 2022
Lorsqu’un client détient un certificat courant visant des services d’aide juridique et qu’il a besoin d’un certificat distinct pour traiter une nouvelle affaire dans le même domaine du droit, il doit retenir les services du même avocat ayant accusé réception du certificat courant, sauf dans des situations déterminées (p. ex., les instances judiciaires liées à la nouvelle affaire se déroulent dans un autre ressort).
Pour de plus amples renseignements, consultez :
- la politique Instances simultanées
- la vidéo de formation sur les instances simultanées et Aide juridique en ligne
Modification au processus de changement d’avocat à compter du 20&nbs;juin 2022
Juin 2022
Conformément au processus de changement d’avocat, les membres inscrits aux tableaux sont tenus de remplir le formulaire Réponse de l’avocat pour confirmer qu’ils n’ont pas l’intention de facturer des services au titre d’un certificat dont ils ont accusé réception par erreur.
Les demandes de changement d’avocats peuvent être approuvées par AJO en fonction de certains facteurs, notamment la raison de la demande de changement (conflit d’intérêts, circonstances particulières du client. etc.), le degré d’avancement de l’instance et la complexité de l’affaire.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Changement d’avocats.
Expiration des certificats dont il n’a pas été accusé réception
Juin 2022
Conformément à la LSAJ 2020, les avocates et avocats inscrits au tableau sont tenus d’accuser réception des certificats ou de les décliner dans un délai de 30 jours, faute de quoi le certificat sera retiré de leur profil et on demandera à la cliente ou au client de choisir un autre avocat. Des avis relatifs aux certificats dont l’échéance pour l’accusé de réception approche seront affichés sur Aide juridique en ligne sous l’onglet Certificat.
Pour de plus amples renseignements, consultez les ressources suivantes :
- Formation vidéo sur l’accusé de réception du certificat sur Aide juridique en ligne
- Outil de travail sur l’accusé de réception du certificat sur Aide juridique en ligne
- Rétablissement de certificats et prorogation de la date de résiliation de certificats
- Accusé de réception du certificat
- Prorogation de la date de résiliation de certificats dont il n’a pas été accusé réception
Consentement et déclaration
Juin 2022
Le formulaire Consentement et déclaration est signé par la personne qui veut recevoir des services d’Aide juridique Ontario (AJO) au titre d’un certificat (ce qui signifie qu’AJO consent à payer son avocate ou avocat).
Ce formulaire a pour objectif la conclusion d’une entente entre la personne qui demande l’aide juridique et AJO au sujet de leur relation de travail.
Par exemple, en signant ce formulaire, la personne donne à AJO la permission :
- d’examiner ses renseignements financiers pour s’assurer qu’elle est admissible aux services d’AJO
- d’examiner les renseignements relatifs à son instance juridique pour mieux comprendre et porter assistance dans le cadre de son affaire
- d’échanger des renseignements avec son avocate ou avocat
En signant ce formulaire, la personne indique aussi qu’elle comprend :
- qu’elle a certaines responsabilités en tant que bénéficiaire des services d’AJO (comme l’obligation de fournir des renseignements exacts et d’adhérer aux processus d’AJO)
- que le coût de son instance des services d’aide juridique reçus sera traité de manière particulière en fonction de son affaire.
- qu’elle ne doit pas enregistrer ses interactions avec le personnel d’AJO sans permission.
Si sa conjointe ou son conjoint ou une autre personne fournit des renseignements à AJO, ils doivent signer le formulaire Consentement à l’examen des documents et des dossiers.
Formulaires Consentement et déclaration et Consentement à l’examen des documents et des dossiers mis à jour
La terminologie des formulaires Consentement et déclaration et Consentement à l’examen des documents et des dossiers a été révisée pour assurer la cohérence avec celle de la LSAJ 2020 et des Règles. En outre, dans le formulaire Consentement et déclaration, des précisions ont été apportées à la relation entre les personnes qui demandent l’aide juridique et AJO et sur les obligations de ces personnes en tant que bénéficiaires des services d’aide juridique. Les mises à jour n’ont pas d’effet sur les processus d’AJO existants et n’apportent aucun changement aux obligations des demandeuses et demandeurs, de la clientèle ou des avocates et avocats inscrits au tableau qui fournissent des services au titre d’un certificat.
Mise à jour de la terminologie : membres inscrits au tableau
La Loi de 2020 sur les services d’aide juridique (LSAJ 2020) désigne les avocats qui fournissent des services d’aide juridique au titre d’un certificat ou les avocats de service d’AJO rémunérés à la journée comme des « membres inscrits » ou « membres inscrits au tableau » (auparavant, membres inscrits sur les listes). Pour en savoir plus sur tous les changements de terminologie, veuillez consulter la Loi de 2020 sur les services d’aide juridique et ses Règles. Le 18 octobre 2021, tous les avocats inscrits sur les listes ont été automatiquement transférés sur le tableau d’AJO.
Les avocats sont responsables des tâches déléguées
Les avocats sont responsables de toute mesure liée à la gestion des certificats prise par leur personnel et de la surveillance adéquate de tout membre du personnel qui y prend part.
Les pratiques exemplaires dictent que les avocats étudient chaque certificat d’AJO des clients et en accusent réception eux-mêmes. Toutefois, si ces responsabilités sont déléguées au personnel de soutien, ce dernier doit attester que l’avocat a étudié les conditions du certificat, y compris les services autorisés et les déclarations et engagements, et vérifié la case relative à l’existence d’un mandat privé antérieur.
En ce qui concerne la présentation des comptes, les avocats doivent réviser le compte en ligne et toutes les pièces jointes envoyées à l’appui de ce compte, y compris leurs comptes détaillés, les comptes de leurs délégués, les factures des fournisseurs de services tiers et les lettres d’augmentation discrétionnaire avant de présenter un compte. Lorsque la préparation du compte, ou d’une partie du compte, est déléguée, l’avocat doit veiller à ce que la personne en question possède une formation adéquate et qu’elle soit identifiée dans le compte en ligne. L’avocat est également responsable de la préparation et la présentation du compte.
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles des services d’aide juridique (Partie 3 – Gestion du tableau, 58 – Obligations générales) et la politique Accusé de réception.
Les avocats doivent aviser AJO de leur intention de se retirer du dossier
Conformément à l’alinéa 3(3)e) de l’Annexe des nouvelles Règles des services d’aide juridique, les avocats sont désormais tenus d’aviser AJO de leur retrait du dossier. En outre, le retrait n’entraîne plus l’annulation du certificat.
Les avocats doivent contacter le bureau régional du district qui a délivré le certificat pour notifier leur intention de se retirer du dossier lorsqu’ils agissent au titre d’un certificat d’aide juridique.
Lorsqu’un avocat ne savait pas à l’avance qu’il serait retiré du dossier, il doit en informer AJO immédiatement après son retrait et fournir des précisions sur les circonstances de son retrait.
Pour de plus amples renseignements, consultez l’alinéa 3(3)e) de l’Annexe 1 des Règles des services d’aide juridique ou visitez le site LSAJ 2020 Les règles.
Nouvelles échéances pour l’accusé de réception d’un certificat et pour la résiliation d’un certificat dont il n’a pas été accusé réception
De nouvelles échéances pour l’accusé de réception d’un certificat et pour la résiliation d’un certificat dont il n’a pas été accusé réception ont été établies.
Les avocats doivent accuser réception d’un certificat ou le décliner dans les 30 jours, après quoi le client sera invité à se trouver un autre avocat. Les certificats dont il n’a pas été accusé réception expirent 90 jours après la date de leur délivrance. Dans certaines situations, AJO prorogera de 90 jours la date de résiliation d’un certificat expiré dont il n’a pas été accusé réception.
Pour de plus amples renseignements, consultez les politiques suivantes :
- Rétablissement de certificats et prorogation de la date de résiliation de certificats
- Accusé de réception
- Prorogation de la date de résiliation de certificats dont il n’a pas été accusé réception
Conflit d’intérêts et divulgation
Un avocat ne doit pas représenter un client en vertu d’un certificat s’il y a conflit d’intérêts éventuel ou si ses relations personnelles ou professionnelles actuelles ou antérieures ou ses intérêts personnels ou financiers réels, éventuels ou perçus nuisent ou sont perçus comme nuisant à sa représentation du client.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Représentation de coaccusés et de témoins dans des instances criminelles.
Certificat d’opinion
Une personne demandant des services offerts en vertu d’un certificat pour lesquels une évaluation du bien-fondé de la cause est nécessaire se verra délivrer un certificat pour obtenir une opinion juridique sur le bien-fondé de l’appel ou de la demande de bref de prérogative. Lorsque le client a reçu des services d’aide juridique au stade du procès, un certificat d’opinion sera généralement délivré à l’avocat qui a représenté le client au procès (l’« avocat au procès ») pour obtenir son opinion juridique sur le bienfondé de l’appel ou du contrôle judiciaire.
Toutefois, un certificat d’opinion peut être délivré à un membre inscrit au tableau autre que l’avocat au procès :
- à la demande du client;
- en cas de conflit d’intérêts;
- lorsque l’assistance inefficace de l’avocat peut être invoquée comme motif de l’appel ou de la demande de bref de prérogative;
- lorsque le client s’est représenté lui-même dans l’instance initiale.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Admissibilité en cas d’appel ou de demande de bref de prérogative.
Clarification sur les arrangements de temps parental partagé de la politique Enfant à charge
Dans le cas d’un particulier qui est partie à un arrangement de temps parental partagé (50 % ou plus), l’enfant ou les enfants à charge seront compris dans son unité familiale.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Enfant à charge.
Clarification concernant la politique sur les instances simultanées
Lorsqu’un client détient un certificat courant visant des services d’aide juridique et qu’il a besoin d’un certificat distinct pour traiter une nouvelle affaire dans le même domaine du droit, il doit retenir les services du même avocat ayant accusé réception du certificat courant, sauf dans des situations déterminées (p. ex., les instances judiciaires liées à la nouvelle affaire se déroulent dans un autre ressort).
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Instances simultanées.
Clarification concernant la politique sur la présentation en ligne de comptes pour les services fournis en vertu d’un certificat
Les avocats devraient se familiariser avec la politique actualisée, laquelle explique les exigences d’AJO en matière de preuve et de justification des services au titre d’un certificat facturés à leurs comptes en ligne.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Présentation de comptes pour les services fournis en vertu d’un certificat.
Réduction du revenu au titre des frais médicaux évaluée à la demande
La réduction du revenu au titre des frais médicaux d’un demandeur d’aide juridique sera désormais évaluée à l’étape initiale de processus détermination de l’admissibilité financière.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Réduction du revenu au titre des frais médicaux.
Mises à jour des Politiques relatives à la gestion des membres inscrits au tableau et nouveaux formulaires
Les avocats devraient se familiariser avec les Politiques a.
Pour de plus amples renseignements, consultez les politiques Démission du tableau des membres, Professionalisme et Fardeau administratif.
En outre, beaucoup de formulaires d’Aide juridique Ontario ont été modifiés pour se conformer à la LSAJ 2020. Visitez le Catalogue des formulaires pour consulter les mises à jour les plus récentes des formulaires.
Nouvelles normes applicables aux services
Étant donné que la mission d’AJO est de veiller à ce que les clients d’AJO reçoivent des services d’aide juridique de haute qualité, la LSAJ 2020 établit des normes applicables aux services fournis par tous les membres inscrits au tableau.
Pour de plus amples renseignements, consultez les normes applicables aux services d’aide juridique (Annexe 1 des Règles des services d’aide juridique).
Obligations d’aviser AJO dans certaines situations
Les règles fondées sur la LSAJ 2020 exigent aux avocats d’aviser AJO de l’une ou l’autre des situations suivantes :
- l’avocat apporte des changements à ses cordonnées;
- l’avocat fait l’objet d’une instance relative à sa conduite ou à sa capacité engagée par le Barreau de l’Ontario;
- l’avocat fait l’objet de condition pouvant restreindre sa capacité de fournir des services d’aide juridique ou de changement de statut au sein du Barreau de l’Ontario;
- l’avocat fait l’objet d’une instance criminelle;
- l’avocat décide de cesser de fournir des services d’aide juridique pendant plus de 60 jours.
Les avis devraient être envoyés au bureau de district de la région où l’avocat exerce principalement, et envoyés en copie à roster@lao.on.ca.
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles sur les services d’aide juridique (Partie 3 – Gestion du tableau, règle 31 – Avis à la Société).
Statut au sein du Barreau de l’Ontario
Nous rappelons aux avocats que, pour pouvoir fournir des services d’aide juridique, ils doivent avoir le statut de membre « en pratique privée » au sein du Barreau de l’Ontario. Les avocats sont tenus d’informer AJO si leur statut est autre que celui de membre « en pratique privée ». Les avocats dont le statut n’est plus celui de membre « en pratique privée » pourraient être suspendus du tableau des avocats autorisés à fournir des services d’aide juridique, pour des raisons administratives, jusqu’à la régularisation de leur statut au sein du Barreau. AJO pourrait retenir le paiement ou récupérer les fonds versés pour des services fournis au moment où l’avocat avait au sein du Barreau un statut autre que celui de membre « en pratique privée ».
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles sur les services d’aide juridique (Partie 3 – Gestion du tableau, règles 31 et 34).
Rappel — Demandes de renseignements
AJO peut, à tout moment, demander à un avocat de lui fournir les renseignements et les documents qu’elle précise. L’avocat devra fournir à AJO les renseignements et les documents requis, en la forme, de la manière et dans les délais qu’elle précise.
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles sur les services d’aide juridique (Partie 3 – Gestion du tableau, règle 30 – Obligation de fournir des renseignements et des documents).
Règle de facturation générale et avantage pécuniaire
Les avocats sont invités à se familiariser avec la règle de facturation générale et les paiements aux membres inscrits.
Un avocat ne doit pas fournir ni prendre de dispositions pour que soient fournis un ou plusieurs services d’aide juridique à un client bénéficiant de l’aide juridique d’une manière qui, directement ou indirectement, procurerait un avantage pécuniaire à l’avocat, sauf s’il est raisonnable de considérer que la prestation des services ou les dispositions prises en ce sens visent principalement à servir l’intérêt du client bénéficiant de l’aide juridique et non à procurer un avantage pécuniaire à l’avocat.
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles sur les services d’aide juridique (Partie 3 – Gestion du tableau, règle 66 – Règle de facturation générale).
Les avocats doivent présenter une demande de représentation subséquente
Les avocats qui ont précédemment fourni des services d’avocat de service à un particulier et qui souhaitent par la suite représenter ce particulier dans la même affaire autrement qu’en leur qualité d’avocat de service doivent soumettre une demande et obtenir l’approbation du directeur général.
Le formulaire de demande de représentation subséquente est disponible dans le Catalogue des formulaires sous le titre « Avocats de service ».
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Représentation par un membre inscrit au tableau ayant déjà fourni des services d’avocat de service.
Délais de la remise de documents et de la remise réputée
AJO communique avec les avocats, et maintenant avec les clients aussi, principalement par l’entremise d’Aide juridique en ligne et d’Espace client. Les avocats sont tenus de vérifier régulièrement leur correspondance en ligne et de répondre rapidement lorsqu’une réponse est requise. Pour plus de facilité, il est également possible de s’inscrire pour être informé par courriel et/ou par message texte des nouvelles correspondances.
AJO peut retracer une correspondance sur Aide juridique en ligne et déterminer quand elle a été ouverte. AJO se réfère aux délais ci-dessous pour considérer que les documents ont été remis.
Un document remis par AJO de la manière suivante :
- Le document remis par courrier recommandé ou ordinaire à l’adresse de l’avocat dans les dossiers d’AJO est réputé être remis le septième jour suivant son envoi par la poste.
- Le document remis par courriel ou télécopieur est réputé être remis le jour suivant sa transmission.
- Le document remis par affichage sur Aide juridique en ligne est réputé être remis le jour suivant l’affichage.
Les délais de la remise réputée s’appliquent aux clients et aux avocats.
Nous rappelons aux avocats qu’ils sont tenus d’informer sans tarder AJO de tout changement de leurs coordonnées par le truchement du site Aide juridique en ligne, et de faire un suivi régulier du site car il s’agit de la principale méthode de communication d’AJO.
Pour de plus amples renseignements, consultez les Règles sur les services d’aide juridique (Partien 6 – Remise de documents).
À l’intention des membres inscrits autorisés à fournir des services en droit de la famille
Modifications aux services en vertu d’un certificat pour des affaires de protection de l’enfance
L’aiguillage d’un avocat de service est nécessaire pour que le certificat soit délivré dans les situations suivantes :
- lorsque le particulier souhaite présenter une requête en révision de statut ou une demande de communication
- lorsqu’une société d’aide à l’enfance ou un service de protection de l’enfance signifie une requête en révision de statut visant à mettre fin à son intervention.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Admissibilité à des services liés à la protection de l’enfance.
Mise à jour du processus : Paiements des frais judiciaires accordés contre le client
Les frais judiciaires accordés contre un client bénéficiant de l’aide juridique sont la responsabilité du client. Dans de rares circonstances, à la demande du client ou de la partie à laquelle les frais judiciaires sont dus, AJO peut, à sa discrétion, s’acquitter d’une partie ou de la totalité des frais judiciaires au nom du client. Ces demandes doivent être adressées par écrit à AJO.
Pour de plus amples renseignements, consultez la politique Ordonnances et transactions relatives aux frais judiciaires.
Avocats de service
Processus d’autorisation de fournir des services d’avocat de service : changements en vigueur le 10 août 2022
Conformément aux nouvelles Exigences d’expérience minimales d’Aide juridique Ontario relatives aux membres inscrits au tableau en vigueur depuis le 10 août 2022, toutes les autorisations de fournir des services d’avocat de service sont valables pendant 24 mois à compter de la date de leur approbation.
Pour plus d’informations, consultez: Processus d’autorisation de fournir des services d’avocat de service : changements en vigueur le 10 août 2022