Foire aux questions

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la facturation par le biais d’Aide juridique en ligne. Si vous avez besoin de renseignements additionnels, veuillez appeler le Centre d’aide aux avocats au 416 979‑9934 ou sans frais au 1 866 979‑9934.

Comment puis-je m’inscrire à Aide juridique en ligne?

Pour utiliser Aide juridique en ligne, vous aurez besoin d’un numéro d’avocat d’Aide juridique Ontario et d’un mot de passe. Communiquez avec le Centre d’aide aux avocats pour vous inscrire.

Je ne suis pas très habile avec les ordinateurs. Aurai-je besoin d’aide?

Vous n’avez pas besoin d’être un spécialiste des ordinateurs pour utiliser Aide juridique en ligne. Une connaissance de base de la navigation sur le Web, c’est tout ce dont vous avez besoin. Si vous avez déjà utilisé des services bancaires en ligne ou si vous avez déjà commandé quoi que ce soit par Internet, ce sera très facile pour vous. Le Centre d’aide aux avocats est ouvert pendant les heures de d’ouverture pour répondre à vos questions. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez également consulter les tutoriels sur la facturation.

Qu’est-ce que le Centre d’aide aux avocats?

Le Centre d’aide aux avocats est une ressource offerte par Aide juridique Ontario afin de prêter assistance aux avocats qui utilisent Aide juridique en ligne. Son personnel vous aidera dans les tâches suivantes :

• Accéder à Aide juridique en ligne et à l’utiliser;
• Obtenir des renseignements sur le tarif et la facturation;
• Obtenir des renseignements sur les comptes;
• Répondre à vos demandes de bordereaux de dépôt.

Les avocats devront-ils saisir deux fois les données s’ils utilisent un logiciel de gestion de bureau?

Vous devriez continuer d’utiliser votre logiciel de gestion de bureau pour vos bordereaux et pour les autres exigences de votre cabinet. Lorsque vous utiliserez Aide juridique en ligne, vous devez aussi joindre vos bordereaux et factures détaillées lorsque vous soumettez votre facture en ligne sauf si vous facturez des honoraires forfaitaires. Si l’on demande des précisions sur votre compte, vous pourrez aisément fournir les renseignements du bordereau de votre logiciel de gestion de bureau par télécopieur au 416 204‑4739.

Est-ce qu’Aide juridique en ligne calcule les heures consacrées à la gestion de causes complexes?

Non. Aide juridique en ligne ne calculera pas les heures consacrées à la gestion des causes complexes. Cependant, si vous avez des questions à propos de vos heures consacrées à la gestion des causes complexes, le Centre d’aide aux avocats pourra y répondre.

Pourrai-je utiliser Aide juridique en ligne pour faire le compte de ma limite de facturation annuelle?

Oui, vous pouvez consulter votre limite de facturation annuelle sur la page d’accueil lorsque vous ouvrez une session d’Aide juridique en ligne.

Comment puis-je ajouter d’autres avocats à Aide juridique en ligne?

La procédure est semblable à celle utilisée pour ajouter les heures d’un stagiaire ou d’un technicien en droit. Dans la section « Total des heures facturées », cliquez sur le bouton + (plus) afin d’ajouter une ligne qui permettra la saisie des heures d’un autre avocat.

Où vais-je trouver les nouveautés à propos d’Aide juridique en ligne?

Nous vous suggérons de consulter le centre de messages de la page d’accès au site chaque fois que vous ouvrez une session puisque. C’est sur cette page que les plus récents renseignements seront affichés. Vous pouvez aussi consulter la section Pleins feux pour prendre connaissance de nouvelles informations.

Si je veux joindre un document à mon compte dans Aide juridique en ligne, quels sont les formats de fichiers acceptés?

Vous pouvez joindre des documents dont l’extension figure dans la liste ci-dessous :

Liste des fichiers qui peuvent être ouverts	Liste des fichiers qui ne peuvent pas être ouverts
DOC DOT JPG PDF PPT RTF TIF TXT XLS DOCX BMP EML GIF WKS WK4	ZIP XML DAT EFX HPD HTM LWP

Qu’est-ce qu’un numéro de commande?

Les numéros de commande sont attribués par Aide juridique Ontario selon les domaines du droit et selon les régions géographiques où le travail est effectué et ils autorisent le travail d’un avocat de service. Dans certains cas, les avocats peuvent avoir plus d’un numéro de commande associé à leur numéro d’avocat selon la région de la province dans laquelle l’avocat fournit des services d’aide juridique.

Dois-je connaître mon numéro de commande pour soumettre mon compte par le biais d’Aide juridique en ligne?

Non. Toutefois, ce numéro vous permet de vérifier le statut de vos comptes en utilisant Aide juridique en ligne. Si vous avez des questions à propos du numéro de commande, communiquez avec l’avocat de service principal de votre région ou avec le Centre d’aide aux avocats au 416 979‑9934 ou sans frais au 1 866 979-9934.

Dois-je inscrire le nom et la date de naissance pour chaque client?

Bien qu’il soit facultatif de remplir ces champs de données lorsque vous utilisez Aide juridique en ligne, vous devez conserver sur papier le nom des clients que vous avez aidés. Adressez-vous à votre avocat de service principal pour connaître la méthode de tenue des dossiers préférée de votre région.

Nous vous incitons à saisir le plus de données possible puisque cela aide AJO à savoir qui sont ses clients et quels sont leurs besoins.

Un refuge pour femme de ma localité m’a fourni une autorisation de recours à un avocat de service en matière de violence familiale. J’ai essayé de présenter mon compte, mais je n’ai pas le bon type de numéro de commande. Que dois-je faire?

Si vous n’avez pas encore fait du travail d’avocat de service en matière de violence familiale, vous n’aurez pas automatiquement un bon de commande d’avocat de service en matière de violence familiale. Vous devez avoir l’autorisation de fournir des services de conseils en matière de violence familiale. Veuillez consulter la section des Normes.

À qui puis-je parler si j’ai des questions ou si j’ai besoin d’aide?

Vous pouvez communiquer avec le Centre d’aide aux avocats au 416 979-9934 ou sans frais au 1 866 979-9934 pour tout renseignement sur Aide juridique en ligne ou pour obtenir de l’aide quant à son utilisation.

Que faire si je facture plus d’un certificat pour le même client?

Vous devez créer un compte différent pour chaque certificat.

Pourquoi le compte n’affiche-t-il pas toutes les autorisations et modifications?

Il y a deux explications possibles à cette situation :

• Aucune autorisation n’a été accordée. Communiquez avec votre bureau de district pour obtenir une autorisation ou contactez le Centre d’aide aux avocats pour de plus amples renseignements.
• Les modifications au certificat ne seront pas affichées sur le document « sauvegardé en tant qu’ébauche » si l’autorisation a été accordée après que le compte en ligne a été sauvegardé. Les modifications seront affichées la prochaine fois que vous créerez un nouveau compte.

Est-il nécessaire de joindre les factures relativement aux débours?

Non, mais vous devez être capable de présenter sur demande les factures relatives aux débours. Nous vous conseillons de joindre vos factures sur votre compte en ligne afin d’éviter les retards de paiement, dans le cas où nous les réclamons.

Dois-je joindre les détails du compte lorsque je fais une demande d’augmentation discrétionnaire?

Oui. Vous devez toujours soumettre des factures détaillées lorsque vous faites une demande d’augmentation discrétionnaire et lorsque vous soumettez tout compte qui n’est pas un compte d’honoraires forfaitaires.

Mon compte n’a pas été payé correctement. Que dois-je faire?

Si votre compte n’a pas été correctement payé, veuillez communiquer avec le Centre d’aide aux avocats. Un représentant étudiera le compte avec vous et vous dira ce qu’il convient de faire.

Je prépare les comptes pour plus de trois avocats de mon cabinet. C’est contrariant de devoir ouvrir et fermer une session pour chaque avocat. Existe-t-il une meilleure façon de procéder?

Oui. Si vous préparez les comptes d’au moins trois avocats d’un même cabinet, vous pouvez obtenir un seul numéro d’utilisateur et un seul mot de passe.

Remplissez le formulaire d’autorisation et assurez-vous que le nom et le numéro de chaque avocat y sont inscrits. Signez-le et envoyez-le par télécopieur au Centre d’aide aux avocats, au 416 979-7326, et l’on vous fournira un numéro d’utilisateur, un mot de passe et une trousse de renseignements.

Pourquoi est-il impossible de supprimer un compte qui a été sauvegardé en tant que brouillon?

Vous ne pouvez pas effacer un compte si vous l’avez déjà enregistré en tant que brouillon ou si vous l’avez déjà soumis. Lorsque vous aurez présenté le compte de façon définitive, il sera retiré du système en tant que brouillon et aura un nouveau statut, celui de compte soumis.

Que faire si, après avoir cliqué sur « Transférer », je me rends compte que j’ai fait une erreur?

Votre compte est traité dès que vous cliquez sur le bouton « Transférer ». Si vous croyez avoir fait une erreur, communiquez avec le Centre d’aide aux avocats, on pourra vous y aider.

J’ai soumis un compte par le biais d’Aide juridique en ligne, mais je ne le trouve pas dans la section prévue pour la vérification des comptes. Pourquoi?

Il faut environ 24 heures pour qu’un compte soumis subisse la phase initiale de traitement et qu’il soit affiché dans la section prévue pour la vérification des comptes. Si vous ne le trouvez toujours pas après 24 heures, communiquez avec le Centre d’aide aux avocats.

Comment réactiver mon compte en ligne pour les services fournis en vertu d’un certificat?

Pour réactiver votre compte, vous devez contacter le bureau de district qui a délivré votre certificat en premier lieu.

• Pour les certificats en matière civile, envoyez une lettre par le truchement de notre site Aide juridique Ontario, par fax ou par courriel.
• Pour les certificats en matière criminelle, vous devez envoyer votre lettre par télécopieur ou par courriel (c’est-à-dire que vous n’aurez pas la possibilité d’envoyer une pièce jointe par le truchement de notre site Aide juridique Ontario).