Réunion du conseil d’administration 21 février 2019

Date de publication : 21 février 2019

Liste des présences

Membres du conseil d’administration :

  • John McCamus (président)
  • Christa Freiler
  • Derry Millar
  • Michel Robillard
  • James Yakimovich
  • Ann Marie Yantz, David Field (P.-D.G. et membre d’office)

Membres du personnel :

  • Janet Budgell
  • Stephanie Mealing

Liste des absences :

  • Remy Boulbol
  • Nancy Cooper
  • Carol Hartman
  • Peter Owsiany
  • Sean Robichaud

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

3. Rapport du président – partie I

Le président-directeur général rapporte les points suivants :

Initiation des nouveaux membres

L’initiation des nouveaux membres du conseil a commencé récemment par une séance d’une demi-journée pendant laquelle un aperçu d’AJO et des services qu’elle procure a été donné. En outre, la vice-présidente et avocate générale a fait une présentation sur les lois régissant AJO et sur les fonctions et les responsabilités des membres du conseil d’administration d’AJO.

Le conseil d’administration a donné son approbation à la participation de tous les membres du conseil au programme de formation sur la sensibilisation à la culture autochtone. Lorsque les autres nouveaux membres auront été nommés, l’horaire de la formation sera fixé à un moment qui convient aux membres.

Situation financière

Le conseil reçoit le suivi de la situation financière d’AJO.

Le conseil reçoit le suivi de la situation financière d’AJO Délivrance de certificats

On prévoit qu’AJO délivrera environ 108 000 certificats cette année. Le nombre de certificats délivrés a augmenté en raison de l’élargissement de l’admissibilité financière. La plus grande partie des certificats additionnels sont délivrés pour des affaires en droit de la famille, en droit criminel ainsi qu’en droit des réfugiés; le nombre de certificats dans ces domaines a augmenté de 20 % par rapport à l’année dernière. AJO a structuré son budget de manière à continuer les hausses prévues des seuils d’admissibilité financière. Le niveau de service aux clients reste le même et les réductions du revenu sont compensées par une hausse des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario (FDO).

Les nouvelles étapes du plan stratégique d’AJO

Les vice-présidents rédigent en ce moment des lettres de mandat établissant leurs responsabilités notamment leurs rôles et leurs obligations dans la mise en œuvre du plan stratégique de la société. Une fois terminées, ces lettres de mandat seront présentées au conseil d’administration et rendues publiques. Cette tâche sera intégrée à l’évaluation de la performance des vice-présidents. La lettre de mandat comprendra une affirmation des vice-présidents au sujet de leurs obligations et de leurs responsabilités en tant que membre de la haute direction et de leur engagement à l’égard des principes de base comme l’inclusion et la diversité, la vérité et la réconciliation ainsi que les services en français.

Espace client

L’Espace client a été lancé le 3 novembre 2018 et la réaction des clients est très favorable—85 % des clients préfèrent l’Espace client pour leurs interactions avec AJO.

Participation des employés—séances au sujet du plan d’action

Le sondage sur la participation des employés a été mené dans le but de solliciter les commentaires et les idées des employés sur des possibilités d’amélioration à la société. Pour y faire suite, des séances en personne au sujet du plan d’action ont été organisées. À ce jour, 215 employés se sont enregistrés à une séance sur les mesures qu’AJO peut prendre pour s’attaquer aux problèmes soulevés lors du sondage. L’information émanant de ces séances sera fournie au conseil d’administration.

Centre d’appel

Un sommaire sur les volumes d’appels et les temps d’attente au centre d’appel sera présenté au conseil. Les temps d’attente sont en baisse en raison de l’embauche de nouveaux employés et de la formation dans le but de garder la file d’attente ouverte à tout moment.

Rapport trimestriel sur l’effectif

En 2016, l’effectif d’AJO était de 1 050 employés à temps plein (ETP). L’effectif actuel est de 975 employés soit une réduction de 9vpour cent. Le rapport comprend les données sur les jours de maladie, des données qu’AJO surveille. Le taux de roulement du personnel est de 11,1 pour cent comparé à 10 pour cent précédemment.

Services aux avocats et paiements

La politique d’AJO la plus récente au sujet du paiement des avocats inscrits sur les listes établit que le paiement est versé dans les 21 jours suivant la réception du compte. Il a été récemment annoncé que le paiement sera dorénavant versé dans les 14 jours.

Rencontres avec des députés provinciaux

Des membres du personnel d’AJO ont participé à 72 rencontres avec des députés provinciaux dans tous les coins de la province. Ils ont présenté aux députés un aperçu du rôle et des responsabilités d’AJO dans le système de justice. Ils ont également mis en lumière les services disponibles aux résidents de leur circonscription.

Association des régimes d’aide juridique du Canada

La semaine prochaine, AJO sera l’hôte de la réunion des présidents des conseils d’administration et des directeurs généraux de tous les régimes d’aide juridique du Canada. Les sujets de discussion sont notamment des processus de planification de la relève.

Black Legal Action Centre

Depuis qu’AJO a cessé de financer la Clinique juridique africaine canadienne (CJAC), les services à la communauté noire ont été fournis provisoirement par l’entremise du Centre d’assistance juridique en matière de droits de la personne de l’Ontario et du programme des causes types d’AJO. Le Black Legal Action Centre (BLAC), une nouvelle clinique spécialisée dont le mandat est de servir la communauté noire, se prépare à célébrer son ouverture officielle. Les travaux de construction sont en cours au 720, avenue Spadina à Toronto, emplacement futur de la nouvelle clinique. Les employés ont été embauchés et la directrice générale planifie de fournir des services dans un emplacement provisoire en attendant l’ouverture de la clinique.

Système de gestion de l’information dans les cliniques

La collecte des données est en cours et le format des rapports a été élaboré et il a été approuvé par AJO et les cliniques. Les problèmes liés à la technologie ont été réglés par le remplacement des ordinateurs des cliniques. Des discussions sur les mesures du rendement, y compris la mesure « coût par mesure d’assistance », ont lieu en ce moment.

La séance est levée.