Exigences de soumission des formulaires Fondement de la demande d’asile
Exigences de soumission des formulaires Fondement de la demande d’asile
AJO exige que les membres du tableau soumettent les formulaires Fondement de la demande d’asile (FDA) dûment remplis (signés et datés) et les exposés des faits dans les 30 jours suivant leur dépôt.
Cette exigence s’applique à tous les certificats FDA que l’autorisation pour des services à l’audience soit demandée ou non.
Soumission du formulaire FDA et de l’exposé des faits – Code du Document : 115
Dans les 30 jours suivant le dépôt du formulaire FDA et de l’exposé des faits, ces documents doivent être téléchargés dans Aide juridique en ligne.
- Étape 1 : Dans la section Annexion de documents du certificat pour FDA, sous « Description », indiquez « FDA rempli ».
- Étape 2 : Sous « Code du document », sélectionnez « 115 Le formulaire FDA et l’exposé circonstancié signés et datés
Important : La seule soumission du FDA et de l’exposé des faits ne génère pas une demande d’autorisation de services à l’audience de la SPR. Si votre client nécessite des services pour l’audience de la DPR, vous devez aussi suivre les consignes sous Demandes d’autorisation de services pour l’audience de la SPR.
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Demandes d’autorisation de services pour l’audience de la SPR — Code du document : 102
Pour que l’autorisation de services relatifs à l’audience soit ajoutée au certificat pour FDA, vous devez soumettre un des documents suivants qui prouve que la demande d’asile du client a été déférée à la SPR.
- un document de confirmation de cas déféré
- un document de demandeur d’asile;
- un avis de convocation à une audience (voir ci-dessous, pour savoir quels certificats pour FDA nécessitent la soumission d’un Avis de convocation)
- une lettre de la CISR indiquant que la demande d’asile peut faire l’objet du processus de traitement des demandes d’asile moins complexe
- toute autre pièce de correspondance de la Section de la protection des réfugiés confirmant que la demande d’asile a été déférée à la SPR.
Notez que le document Accusé de réception de la demande d’asile n’est plus un document acceptable.
Lorsque vous soumettez un document confirmant que la demande d’asile a été déférée à la SPR, suivez les étapes suivantes.
- Étape 1 : Dans la section Annexion de documents du certificat pour FDA, sous « Description », indiquez « Demande d’autorisation de services à l’audience ».
- Étape 2 : Sous « Code du document », sélectionnez « 102 –Documents d’autorisation devant la SPR
Cette mesure entraînera automatiquement un examen de la demande d’autorisation de services pour l’audience. Le FDA rempli et l’exposé des faits doivent être au dossier (soit téléchargés antérieurement soit en même temps que le document ci-dessus) pour que la demande soit examinée.
Si vous téléchargez le FDA en même temps que la demande d’autorisation, utilisez le code de document 115 pour le FDA et le code 102 uniquement pour un document de la liste ci-dessus.
Lorsque le FDA a été téléchargé antérieurement, utilisez le présent processus. Il n’est pas nécessaire de télécharger encore le FDA au moment de la demande d’autorisation de services pour l’audience de la SPR.
Un avis de convocation à une audience est nécessaire pour certains certificats
*REMARQUE : Certains certificats pour FDA comprennent trois heures additionnelles pour répondre à une demande de communication de documents de la SPR dans le cadre du processus de traitement des demandes d’asile moins complexe ou du processus de révision du dossier.
Pour ces certificats pour FDA, l’autorisation de services pour l’audience de la SPR est accordée seulement lorsqu’un avis de convocation à une audience a été soumis.
Vous pouvez repérer ces certificats, car ils comprennent trois heures additionnelles, une mention « dépôt de documents conformément au processus de traitement accéléré de la CISR pour les demandeurs d’asile » ainsi que la mention suivante :
« L’avocat doit contacter Aide juridique Ontario si une audience complète est nécessaire et pour laquelle 6 heures de plus pour le temps de présence à l’audience seront autorisées ».
Questions et réponses
Q : Les changements annoncés le 19 décembre 2023 exigeaient-ils que les avocates et avocats soumettent les FDA déposés avant cette date?
R : La nouvelle exigence s’applique uniquement aux FDA déposés à partir du 19 décembre 2023. Toutefois, selon les exigences en place antérieurement, les avocates et avocats qui demandent une autorisation de services pour l’audience de la SPR ou de qui on exige la soumission des FDA dans le cadre d’une condition de la gestion du tableau doivent soumettre les FDA quelle que soit la date de leur dépôt.
Q : Est-ce que le changement au processus exige que les avocates ou avocats soumettent de nouveau les FDA déjà soumis, p. ex., dans le cadre d’une demande d’autorisation de services pour l’audience de la SPR? Est-ce qu’une avocate ou un avocat qui a déjà soumis le FDA dans le cadre de la nouvelle exigence devra encore le soumettre si elle ou il demande une autorisation de services pour l’audience de la SPR ultérieurement?
R : Non. Le Formulaire FDA rempli doit être soumis une seule fois. Il n’est pas nécessaire de la soumettre une autre fois.
Q : Que faire dans le cas où le FDA a été déposé à la CISR, mais n’a pas été signé par le client?
R : AJO exige que le FDA soit signé et daté par le client. Toutefois, dans les cas où le client n’est pas capable de le faire, une copie du FDA (non signé) qui a été déposé doit être téléchargée, accompagnée d’une brève note (dans la section Commentaires de la page Annexion de documents) expliquant pourquoi le client ne pouvait pas signer le FDA.
Q : Est-ce que le système de facturation arrêtera automatiquement le paiement d’un compte pour la préparation du FDA si une copie du FDA n’a pas été soumise?
R : Les avocates et avocats pourront quand même soumettre un compte et être payés. Cependant, dans les cas où le FDA n’a pas été soumis à AJO, le paiement reçu par l’avocate ou avocat peut faire l’objet d’un examen et d’un recouvrement par AJO. Le non-respect répété de l’exigence de soumettre le FDA peut également avoir des conséquences sur la gestion du tableau.
Q : Qu’arrive-t-il si ma relation avec le client prend fin avant que je finalise le FDA?
R : Si vous avez accusé réception d’un certificat pour FDA, mais que la relation a pris fin avant que vous ayez finalisé le FDA et que vous voulez facturer AJO pour le travail accompli, assurez-vous, lorsque vous présentez le compte final au titre du certificat, que le compte et le bordereau fournissent des détails sur la raison pour laquelle vous n’avez pas finalisé le FDA (p. ex., le client a décidé de ne pas demander l’asile, le client a retiré sa demande d’asile, le client a disparu, il y a eu rupture de la relation avocat-client, etc.)
Q : Qu’arrive-t-il si le FDA a été déposé sans l’aide de l’avocat et que le délai de 30 jours pour soumettre le FDA à AJO est écoulé et que le certificat pour FDA est utilisé pour soumettre une modification requise ?
R : L’avocate doit quand même soumettre le FDA et l’exposé des faits signés et datés le plus tôt possible accompagnés d’une note dans la section Commentaires expliquant que bien que le FDA ait été rempli et déposé par le client lui-même, l’avocat a accusé réception du certificat pour FDA afin de compléter une modification au FDA. L’avocat doit alors soumettre une copie du FDA modifié dans les 30 jours suivant son dépôt.
Q : Que dois-je faire si le client a un certificat pour FDA, mais aucune préparation ni modification n’est requise parce que le FDA déposé par le client est satisfaisant?
R : L’avocat doit télécharger le FDA et le document confirmant que le cas a été déféré à la SPR et demander que le certificat soit modifié pour inclure uniquement les services pour l’audience de la SPR.