Exigences relatives à la soumission des formulaires Fondement de la demande d’asile dûment remplis à AJO

1. Exigence de soumettre les formulaires Fondement de la demande d’asile à AJO

AJO exige que les membres du tableau soumettent les formulaires Fondement de la demande d’asile (FDA) dûment remplis (signés et datés) et les exposés des faits dans les 30 jours suivant leur dépôt.

• Cette exigence s’applique à tous les certificats pour le FDA, que l’autorisation pour des services à l’audience soit demandée ou non.

• La seule soumission du formulaire FDA ne génère pas une demande de services pour l’audience de la SPR. Si votre client nécessite des services pour l’audience de la SPR, vous devez faire une demande séparée.

2. Comment télécharger un FDA – Code du document : 115

• Étape 1 : Sous l’onglet Certificat, sélectionnez « Envoi des docs liés aux services au titre d’un certificat », puis sélectionnez « Annexion de documents ».

  

  

• Étape 2 : Sur l’Écran de recherche de certificat, sélectionnez le certificat pour le FDA en cliquant sur le CE dans la section Certificat ou en le recherchant dans la section Numéro de certificat. Vous accéderez ensuite à la page du Certificat où vous pourrez sélectionner Annexion de documents.

  

• Étape 3 : Sur la page Annexion de documents, dans la section Description, saisissez « Demande d’autorisation de services pour l’audience non requise pour le moment » ou « Demande d’autorisation de services pour l’audience ».

• Étape 4 : Dans la section Code du document, saisissez 115 ou cliquez sur la loupe et sélectionnez « Le formulaire FDA et l’exposé circonstancié datés et signés. ».

• Étape 5 : Dans la section Annexion de documents, cliquez sur l’icône en forme de trombone pour rechercher dans votre répertoire de fichiers le fichier que vous souhaitez télécharger.

  

• Étape 6 : Une fois que le fichier est visible dans la section Fichier joint, cliquez sur le bouton « Transmettre ».

  

3. Comment demander une autorisation de services pour l’audience de la SPR – Code du document : 102

Pour que l’autorisation de services pour l’audience de la SPR soit ajoutée au certificat pour le FDA, vous devez soumettre des documents qui prouvent que la demande d’asile de votre client a été déférée à la SPR. L’accusé de réception de la demande n’est pas un document acceptable.

Les documents acceptables comprennent :

• un document de confirmation de cas déféré;
• un document de demandeur d’asile;
• un avis de convocation à une audience;
• une lettre de la CISR indiquant que la demande peut faire l’objet du processus de traitement des demandes d’asile moins complexe;
• toute autre pièce de correspondance de la Section de la protection des réfugiés confirmant que la demande d’asile a été déférée à la SPR.

Lorsque vous soumettez un document confirmant que la demande d’asile a été déférée à la SPR, sur la page Annexion de documents du certificat pour le FDA :

• Étape 1 : Dans la section Description, entrez « Demande d’autorisation de services pour l’audience ».

• Étape 2 : Dans la section Code du document, saisissez 102 ou cliquez sur la loupe et sélectionnez. « Documents d’autorisation devant la SPR ».

• Étape 3 : Dans la section Annexion de documents, cliquez sur l’icône en forme de trombone pour rechercher dans votre répertoire de fichiers le fichier que vous souhaitez télécharger. Une fois que le fichier est visible dans la section Fichier joint, vous pouvez cliquer sur le bouton « Transmettre ».

  

Cela entraînera automatiquement un examen de la demande d’autorisation de services pour l’audience.

Le FDA rempli et l’exposé des faits doivent être au dossier pour que la demande soit examinée.

• Si vous avez téléchargé antérieurement le FDA et l’exposé des faits, vous n’avez pas besoin de les télécharger à nouveau.

• Pour télécharger le FDA et l’exposé des faits, suivez la procédure décrite à la section 2.

• Si votre certificat autorise déjà 12 heures de services (9 heures de préparation au FDA plus 3 heures pour préparer et déposer des documents conformément au processus d’examen accéléré ou du dossier de la CISR), vous devez présenter l’avis de convocation à une audience pour obtenir l’autorisation pour l’audience. L’autorisation pour l’audience pour ce type de certificats ne sera pas accordée à moins que l’avis de convocation, en plus du formulaire FDA et de l’exposé des faits, soit présenté à AJO.

4. Exigences relatives au téléchargement

Lorsque vous téléchargez votre document dans Aide juridique en ligne, veuillez respecter les exigences suivantes :

• Les noms de fichiers ne doivent contenir que des lettres et des chiffres. N’utilisez pas de caractères spéciaux pour éviter tout problème lors du téléchargement de votre fichier (p. ex., !@# ($%^&*()-_=+\|[]{};:/?.)<>,`).
• Le nom du fichier doit comporter moins de 64 caractères.
• La taille du fichier ne doit pas dépasser 15 Mo.
• Le fichier ne peut pas être protégé par un mot de passe.

5. Dépannage

Votre fichier est trop volumineux

Si vous disposez d’Adobe Acrobat Pro, il existe deux méthodes pour réduire la taille d’un fichier PDF :

• Fichier > Enregistrer comme autre > PDF de taille réduite;
• Fichier > Enregistrer comme autre > PDF optimisé.

Si vous utilisez Adobe Acrobat Standard, utilisez la fonction :

• Fichier > Enregistrer comme autre > PDF de taille réduite.

Le système semble bloqué

Lorsque vous téléchargez vos documents, ne fermez pas votre navigateur et n’appuyez pas sur la touche « Echap » avant d’avoir vu votre document apparaître dans la section « Fichier joint ». Pour certains fichiers, ce processus peut prendre quelques instants. Si vous quittez le site avant la fin du téléchargement, le processus sera interrompu et vous devrez recommencer.

Une fois que le document est visible dans la section « Fichier joint », cliquez sur le bouton « Transmettre ».

6. Questions fréquemment posées

Q : Que faire dans le cas où le FDA a été déposé à la CISR, mais n’a pas été signé par le client?

R : AJO exige que le FDA soit signé et daté par le client. Toutefois, dans les cas où le client n’est pas capable de le faire, une copie du FDA (non signé) qui a été déposé doit être téléchargée, accompagnée d’une brève note (dans la section Commentaires de la page Annexion de documents) expliquant pourquoi le client ne pouvait pas signer le FDA.

Q : Est-ce que le système de facturation arrêtera automatiquement le paiement d’un compte pour la préparation du FDA si une copie du FDA n’a pas été soumise?

R : AJO exige que les membres du tableau soumettent les formulaires FDA dûment remplis (signés et datés) et les exposés des faits dans les 30 jours suivant leur dépôt. Dans les cas où le FDA n’a pas été soumis à AJO, le paiement reçu par l’avocate ou l’avocat peut faire l’objet d’un examen et d’un recouvrement par AJO. Le non-respect répété de l’exigence de soumettre le FDA peut également avoir des conséquences sur la gestion du tableau, y compris des suspensions administratives ou la radiation du tableau.

Q : Qu’arrive-t-il si ma relation avec le client prend fin avant que je finalise le FDA?

R : Si vous avez accusé réception d’un certificat pour FDA, mais que la relation a pris fin avant que vous ayez finalisé le FDA, lorsque vous facturez, le certificat, votre compte final détaillé et le bordereau doivent fournir des détails sur la raison pour laquelle vous n’avez pas finalisé le FDA (p. ex., le client a décidé de ne pas demander l’asile, le client a retiré sa demande d’asile, le client a disparu, il y a eu rupture de la relation avocat-client).

Q : Qu’arrive-t-il si le FDA a été déposé sans l’aide de l’avocat et que le délai de 30 jours pour soumettre le FDA dûment rempli à AJO est écoulé?

R : Si un client a reçu un certificat pour le FDA mais que les services liés au FDA ne sont pas requis, l’avocate ou l’avocat doit télécharger le FDA et le document confirmant que le cas a été déféré à la SPR et demander que le certificat soit modifié pour couvrir uniquement les services pour l’audience de la SPR. Si aucun service lié au FDA n’a été fourni, l’avocate ou l’avocat ne doit pas facturer ces heures. Si l’autorisation de préparation du FDA figurant sur le certificat est utilisée pour préparer une modification substantielle du FDA, l’avocate ou l’avocat doit télécharger l’original signé et daté du FDA et de l’exposé des faits dès que possible, en ajoutant une note dans la section Commentaires expliquant que, bien que le FDA ait été rempli et déposé par le client lui-même, l’avocate ou l’avocat a accusé réception du certificat pour FDA pour compléter une modification au FDA. L’avocate ou l’avocat doit soumettre une copie du FDA modifié dans les 30 jours suivant son dépôt.

Q : L’obligation de télécharger les FDA annoncée le 19 décembre 2023 oblige-t-elle les avocates et avocats à soumettre les FDA dûment remplis déposés avant cette date?

R : Cette exigence s’applique uniquement aux formulaires FDA déposés à partir du 19 décembre 2023. Les avocates et avocats qui demandent une autorisation de services pour l’audience de la SPR ou de qui on exige la soumission des FDA dans le cadre d’une condition de la gestion du tableau doivent soumettre les FDA quelle que soit la date de leur dépôt, conformément aux exigences antérieures.

Pour plus d’informations

Pour toute question ou préoccupation concernant la facturation, communiquez avec le Centre d’aide aux avocats au 1 866 979-9934 du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. HE