Réfugiés et immigration (général)attentes en matière de qualité du service

Les membres inscrits au tableau sont tenus de se conformer aux attentes suivantes relatives à la qualité du service en droit des réfugiés et de l’immigration (général).

AJO s’attend à ce que tous les membres inscrits au tableau en droit des réfugiés et de l’immigration (général) représentent leurs clients de manière efficace et éthique, en respectant notamment ce qui suit :

  • Connaissance de tous les aspects de l’affaire;
  • Bonne connaissance de tous les éléments de preuve;
  • Connaissance des procédures d’audience;
  • Aptitudes à mener efficacement des entrevues;
  • Examen minutieux et opportun de tous les documents au dossier;
  • Recherche sur les conditions existantes dans le pays en question;
  • Connaissance de la jurisprudence récente relative à ce pays et des questions soulevées dans l’affaire.

Les membres inscrits sont tenus de se conformer au Guide des pratiques exemplaires en droit des réfugiés et l’immigration (général) suivant.

Pratiques exemplaires – Toutes les affaires

i. Première entrevue

  • La ou le membre inscrit ou la personne agissant sous sa supervision directe doit s’entretenir avec le client ou la cliente à la première occasion raisonnable.
  • Lors de cette première entrevue et de toutes les rencontres subséquentes, la ou le membre inscrit ou la personne agissant sous sa supervision directe doit prêter attention aux problèmes possibles liés à la langue, à la culture ou à la santé mentale qui pourraient avoir une incidence sur la façon de donner des instructions, sur la préparation ou le contenu du dossier. Les membres inscrits doivent prendre des mesures d’adaptation ou autres mesures raisonnables, par exemple offrir des services d’interprétation ou, s’il y a lieu, orienter les clients vers des professionnels de la santé ou de la santé mentale ou vers d’autres ressources communautaires pertinentes. AJO paiera l’interprète (jusqu’à 10 heures, ou plus si l’autorisation est demandée et approuvée) ainsi que les rapports médicaux ou psychologiques requis (jusqu’à un maximum). Les membres inscrits ne peuvent pas demander aux clients de payer les services d’interprétation.
  • Les membres inscrits doivent s’assurer que les clients comprennent les grandes lignes des critères à respecter pour être acceptés à titre de réfugiés au sens de la Convention ou de personnes ayant besoin de protection, dans les affaires d’examen des risques avant renvoi (ERAR), ou celles portant sur des considérations d’ordre humanitaire, ainsi que les procédures, le rôle et les pouvoirs du tribunal ou autre décideur pertinent.
  • Les membres inscrits doivent constamment veiller à éviter tout conflit d’intérêts réel ou possible qui les empêcherait de représenter des clients, tout en faisant de leur mieux pour protéger les intérêts des clients.
  • Dès que possible après la première rencontre, lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire et compte tenu des dates limites de divulgation, les membres inscrits doivent demander à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR), à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada(IRCC) et/ou à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), de leur communiquer tous les documents pertinents, notamment :
  • les déclarations orales et écrites de la cliente ou du client, ainsi que les détails des circonstances dans lesquelles ces déclarations ont été faites;
  • les documents, images et enregistrements relatifs à la demande;
  • les rapports sur les préjudices physiques ou mentaux.

ii. Préparation et finalisation des formulaires (Fondement de la demande d’asile, Demande d’examen des risques avant renvoi, Demande pour circonstances d’ordre humanitaire)

  • La ou le membre inscrit ou la personne agissant sous sa supervision directe doit être au courant des conditions générales du pays d’origine du client ou de la cliente et, s’il y a lieu, effectuer des recherches de base sur les conditions dans ce pays avant de finaliser les formulaires pertinents (Fondement de la demande d’asile, Demande d’examen des risques avant renvoi et/ou Demande pour circonstances d’ordre humanitaire, selon le cas).
  • La ou le membre inscrit doit s’entretenir personnellement avec la cliente ou le client au sujet du contenu du formulaire avant de lui demander de le signer.
  • Avant de demander à la cliente ou au client de signer des formulaires, la ou le membre inscrit doit s’assurer que le client ou la cliente a vérifié que les formulaires sont complets et corrects dans tous les détails et qu’il ou elle les a bien compris.
  • La ou le membre inscrit doit remettre au client ou à la cliente une copie complète des formulaires signés tels qu’ils ont été soumis au tribunal ou au décideur.
  • La ou le membre inscrit doit discuter avec le client ou la cliente des exigences en matière de preuve qui s’appliquent à son dossier et lui fournir des conseils appropriés au sujet de la collecte de ces éléments de preuve et des délais applicables.

iii. Élaboration des arguments à l’appui

  • Avant l’audience ou le dépôt d’observations, la ou le membre inscrit doit élaborer une thèse judicieuse et cohérente de l’affaire.
  • Si les conditions s’y prêtent, la ou le membre inscrit doit obtenir des preuves objectives à l’appui de sa thèse, notamment des renseignements pertinents sur le pays d’origine du client ou de la cliente, et conseiller le client ou la cliente au sujet des documents personnels pertinents à rassembler.
  • Les documents qui ne sont pas en français ou en anglais doivent être traduits avant de pouvoir être envoyés au tribunal. AJO prendra en charge les frais de traduction d’un nombre limité de documents, dont les pièces d’identité ou les documents personnels. Si un client ou une cliente a d’autres documents qui doivent être traduits, la ou le membre inscrit doit communiquer avec AJO pour obtenir l’autorisation avant d’engager la dépense.
  • Dans les affaires où il n’y a pas d’audience (p. ex., demandes pour circonstances d’ordre humanitaire, avis de danger et la plupart des demandes d’ERAR), les membres inscrits doivent rédiger des observations écrites claires et cohérentes à l’appui de la demande, en traitant des questions de droit, de fait et de preuve que soulève la demande. Un affidavit du client doit être préparé et déposé avec la demande, à moins de circonstances spéciales telles qu’un affidavit n’est pas requis.
  • Les éléments de preuve et les observations écrites doivent être communiqués en temps opportun.
  • Les membres inscrits doivent tenir les clients au courant de l’évolution de leur dossier.
  • Si les circonstances le justifient, les membres inscrits doivent envisager de remettre d’autres observations et éléments de preuve mis à jour.

Guide – Affaires relatives à la Section de protection des réfugiés (SPR)

  1. Avant l’audience
  • La ou le membre inscrit doit examiner tous les documents que lui a communiqués la CISR, l’ASFC ou IRCC avant l’audience, et discuter et faire de son mieux pour résoudre avec les clients toute contradiction, omission ou autre problème qui pourrait surgir.
  • La ou le membre inscrit doit bien connaître la documentation contenue dans la ou les trousses de documentation nationales et sa pertinence pour l’affaire de la cliente ou du client, et devrait effectuer des recherches indépendantes sur la situation dans le pays en question pour s’assurer que des preuves objectives raisonnablement disponibles, pertinentes et fiables à l’appui de la réclamation sont présentées à la Commission avant la date limite de divulgation.
  • La ou le membre inscrit doit rencontrer la cliente ou le client avant l’audience afin de l’aider à bien se préparer à témoigner.
  • La ou le membre inscrit doit se préparer à l’audience, notamment en élaborant une théorie cohérente et sensée de l’affaire, en se préparant à présenter des requêtes préliminaires ou des objections raisonnables ou à y répondre, et doit se préparer à interroger le demandeur ou les témoins et à présenter toute observation orale qui sera requise.

ii. À l’audience

  • Une ou un membre inscrit doit représenter la cliente ou le client à l’audience. Si la ou le membre dont les services ont été retenus prévoit de faire représenter le client ou la cliente par une autre personne à l’audience, il ou elle doit obtenir le consentement préalable du client ou de la cliente à cet effet, et la personne qui assurera la représentation doit être inscrite au tableau.
  • À l’audience, on s’attend à ce que les membres inscrits représentent les intérêts des clients avec détermination et compétence, notamment en présentant des motions pertinentes, en soulevant des objections s’il y a lieu, en interrogeant pleinement les témoins et en présentant des observations finales complètes portant sur toutes les « questions réelles » en jeu.

iii. Après l’audience

  • Si la Section de la protection des réfugiés (SPR) le demande et s’ils ne l’ont pas fait oralement à l’audience, les membres inscrits doivent présenter des observations écrites après l’audience.
  • Après l’audience, les membres inscrits doivent se tenir au courant des conditions dans le pays d’origine du client ou de la cliente et, s’il y a lieu, fournir des éléments de preuve supplémentaires à la SPR.
  • Les membres inscrits doivent informer les clients du résultat de l’audience, en leur fournissant des explications au besoin. Ils devraient également les informer des autres options qui leur sont ouvertes, y compris les demandes de résidence permanente, les appels et les contrôles judiciaires.