Conseils sur la facturation pour les avocats en droit criminel

Ce qu’il faut faire et ne pas faire avant la facturation, pendant la facturation, pour la facturation d’augmentations discrétionnaires et pour la soumission de bordereaux

Avant la facturation

Obtenez toutes les modifications et autorisations possibles du bureau de district avant de commencer votre compte en ligne, pour vous assurer de recevoir le tarif approprié. Les Services aux avocats et paiements (SAP) ne paieront que jusqu’au tarif maximum et vous demanderont d’obtenir des autorisations additionnelles avant d’accorder des augmentations discrétionnaires.
Obtenez un budget de gestion des causes de niveau intermédiaire ou de la gestion des causes majeures si les circonstances s’y prêtent. Il s’agit d’un budget préapprouvé. Ce n’est pas la même chose que des paiements pour augmentations discrétionnaires.
Obtenez une approbation préalable des SAP pour des débours. Le Guide des débours énumère tous les débours pour lesquels une approbation préalable doit être obtenue. Vous devrez joindre vos factures à la demande de remboursement des débours. Vous ne pourrez pas obtenir de paiement pour des débours qui n’ont pas été approuvés.

Lorsque vous soumettez une facture pour un paiement selon le tarif

Facturez les journées au tribunal correctement. Le système ajoute automatiquement le premier jour au tribunal pour vous. Cela signifie que le nombre de jours au tribunal que vous devez entrer pour un premier compte est le nombre réel de jours moins un jour. Pour les comptes subséquents, vous devez entrer le nombre réel de jours au tribunal. Par exemple :
- Pour le premier compte : si vous avez eu trois jours de présence au tribunal, vous devez entrer deux jours.
- Pour un deuxième compte : si vous avez eu deux jours de présence au tribunal, vous devez entrer deux jours.
En outre, indiquez toujours les heures que vous avez passées au tribunal pour la présentation de témoignages ou d’observations.
Précisez clairement les services que vous avez rendus pour les journées de tribunal. Il ne suffit pas d’inscrire des mentions génériques ou générales comme « préparation au procès ». Si vous demandez une augmentation discrétionnaire, ce genre de mentions pourrait conduire au non‑paiement de votre facture.Facturez dans les délais pour éviter des retards de paiement et le risque que votre facture ne soit pas payée. Les délais sont d’une année, à partir de la date d’anniversaire de la date de délivrance du certificat plus six mois. Par exemple, les dates limites de soumission d’une facture pour un certificat délivré le 5 février 2013 sont les suivantes :
- Première date limite : 5 août 2014
- Deuxième date limite : 5 août 2015
- Troisième et dernière date limite : 5 août 2016
Consultez le relevé des dates limites de facturation et pour connaître les dates limites des 90 prochains approchantes pour de plus amples renseignements jours.
Sélectionnez et facturez tous les services fournis. Exemples d’« améliorations de la facture » : enquêtes sur le cautionnement, conférences préparatoires au procès avec un juge et observations du type « Gladue ». Si vous ne le faites pas, le système pourrait calculer votre tarif incorrectement et votre paiement se trouvera retardé ou réduit.
Saisissez correctement le plaidoyer ou l’issue de l’instance. Ces renseignements déterminent le nombre d’heures selon le tarif que vous pouvez facturer. Le système est programmé pour vous aider. Par exemple, si vous avez tenu une audience préliminaire et indiqué « Procès contesté, moins de 10 jours », vous ne pourrez pas saisir 11 jours.
Joignez des bordereaux privés.

Prière de ne pas facturer les services suivants :

Services continus après la date d’annulation ou de résiliation d’un certificat. AJO ne peut pas payer ces factures. Contactez le bureau de district pour régler l’annulation ou la résiliation d’un certificat.

Lorsque vous facturez un certificat pour des honoraires forfaitaires

Prière de ne pas :

Tenter de facturer des accusations entendues séparément. Si les accusations peuvent être couvertes par des honoraires forfaitaires :
- Le certificat est toujours pour des honoraires forfaitaires, même si vous facturez à l’heure;
- Vous devrez obtenir un nouveau certificat pour des accusations entendues séparément.
Demander des augmentations discrétionnaires. Il n’est pas possible de demander des augmentations discrétionnaires pour un compte avec honoraires forfaitaires.
Demander une exemption du directeur régional de district après que vous avez déjà soumis votre compte pour honoraires forfaitaires. Pour plus de renseignements, consultez le Bulletin de décembre 2013 — Fiche de facturation facile.
Facturer des honoraires forfaitaires multiples pour un seul client, le même jour de tribunal. AJO ne paie qu’une tranche d’honoraires forfaitaires ou d’honoraires horaires pour une comparution au tribunal pour le même client. Si des accusations concernant le même client sont réglées ensemble et sont autorisées dans le cadre de deux certificats pour honoraire s forfaitaires ou plus :
- Facturez le règlement dans le cadre du certificat qui génère les honoraires forfaitaires pour règlement les plus élevés;
- Pour le deuxième certificat, indiquez : « Réglé dans le cadre de l’autre certificat ». Pour plus de renseignements, consultez le Bulletin de juillet 2013 — Fiche de facturation facile.

Lorsque vous facturez des augmentations discrétionnaires

Cochez la case « Oui » à la question « Demandez-vous une augmentation discrétionnaire? », si vous demandez une augmentation discrétionnaire. Il ne suffit pas de joindre une lettre de demande d’augmentation discrétionnaire, une lettre d’explication ou un formulaire de Demande d’augmentation discrétionnaire—Droit criminel. L’illustration ci-dessous indique où vous devez cocher la case.

Cliquez ici pour télécharger le graphique.
Capture d’écran de la case « Demandez-vous une augmentation discrétionnaire »

Après avoir coché la case « Oui » et après que la partie du compte payée selon le tarif est payée, vous obtiendrez le message de paiement 411 suivant : Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans environ 60 jours.
Si vous DEMANDEZ une augmentation discrétionnaire, mais que vous ne cochez PAS la case de l’augmentation discrétionnaire :
- Le système vous paiera la facture selon le tarif avec le message de paiement 410 suivant :Votre compte a été payé conformément aux limites maximales prévues par le tarif, car aucune demande d’augmentation discrétionnaire n’a été soumise. Aide juridique Ontario pourra prendre en compte une demande d’augmentation discrétionnaire si vous envoyez une demande écrite accompagnée de factures détaillées dans les 60 jours. Voir les pages 2-23 et 2-24 du Manuel du tarif et de la facturation.
- Le système n’assignera pas un membre du personnel des Services aux avocats et paiements pour examiner une demande d’augmentation discrétionnaire, parce qu’il présumera que votre compte a été intégralement payé.
Utilisez le formulaire de Demande d’augmentation discrétionnaire en droit criminel. Accédez à ce formulaire sur le site Web d’AJO et remplissez-le. En utilisant ce formulaire, vous vous assurez que votre demande respecte les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires.
Si votre demande d’augmentation discrétionnaire ne respecte pas les lignes directrices en la matière, elle sera refusée. Vous recevrez le message de paiement 425 suivant—L’affaire ne répond pas au critère de circonstances exceptionnelles prévu aux lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires. Si vous n’êtes pas satisfait du règlement de ce compte, vous pouvez envoyer une lettre dans les 60 jours demandant un réexamen du règlement.
Précisez clairement les services que vous avez rendus pour les journées de tribunal. Il ne suffit pas d’inscrire des mentions génériques ou générales comme « présence au tribunal ». Si vous demandez une augmentation discrétionnaire, ce genre de mentions pourrait conduire au non-paiement de votre facture.

Prière de ne pas :

Cocher la case « Demander une augmentation discrétionnaire » si vous ne la demandez pas. Votre paiement pourrait être retardé.

Bordereaux : à faire et à ne pas faire

À faire :

Vérifiez si vos dates de services correspondent aux dates de vos bordereaux;
Maintenez vos bordereaux dans un ordre chronologique;
Indiquez toujours les heures pour tous les services qui dépassent 0,5 heure;
Fournissez des détails sur les heures consacrées après ou avant des instances judiciaires, etc., et facturez ce temps;
Tenez compte des pauses-repas dans les journées au tribunal; en général, les tribunaux font une pause d’au moins une heure pour le lunch. AJO déduira au moins une demi-heure de votre temps passé au tribunal, si vous n’en tenez pas compte;
Fournissez des détails sur les heures consacrées après ou avant des instances judiciaires, ou pendant le lunch pour négocier avec le procureur de la Couronne, préparer des documents, etc., et facturez ce temps;
Facturez le temps de déplacement pour vous rendre au tribunal et revenir à votre cabinet si vous avez obtenu une autorisation de déplacement;
Précisez les heures et les portions d’heures, pas les minutes (p. ex., « 0,2 heure », et non « 10 minutes »).

Prière de ne pas facturer ce qui suit :

Le temps d’attente au tribunal avant une comparution. Il y a une exception : pour les affaires d’infractions de type II punissables par voie de mise en accusation, le temps passé au tribunal, à la date fixée pour le procès, à attendre que le procès ou l’enquête préliminaire commence peut être facturé en tant que présence en cour pourvu que l’affaire commence à être entendue ce jour-là. Le temps d’attente une fois le procès est entamé est considéré comme faisant partie du procès et est facturé en tant que présence en cour.
Le temps de déplacement entre le tribunal et votre cabinet si vous n’avez pas obtenu d’autorisation de déplacement.
Des messages vocaux (envoyés ou reçus), des appels téléphoniques si vous n’avez pas obtenu de réponse, ou si vous avez obtenu un signal de ligne occupée ou le message que la boîte vocale est pleine.
Le temps passé à donner des instructions au personnel et aux commis, PLUS le temps que votre commis et votre personnel ont passé à recevoir vos instructions.
Le temps passé à examiner des documents que votre commis ou votre personnel a aussi facturé pour leur examen des mêmes documents.

Comment nous vous payons

Aide juridique Ontario (AJO) a mis en place un système qui compare chaque compte que vous soumettez au montant que son système déclare comme étant le tarif autorisé. Si les deux montants correspondent et qu’il n’y a pas de problème de facturation (p. ex., facturation tardive), le système réconcilie les comptes et procède au paiement. AJO paie votre compte dans les 28 à 33 jours de sa réception par le biais d’Aide juridique en ligne, sauf pour comptes concernant les affaires relatives aux causes majeures qui sont traités dans les 30 jours.

Si votre compte dépasse le tarif autorisé et qu’une augmentation discrétionnaire est demandée, le système paiera jusqu’au montant maximal du tarif autorisé. Ce processus est enclenché deux fois par semaine. Le solde du compte est soumis à l’examen du personnel qui ordonnera le paiement si c’est indiqué. Le système utilise un procédé semblable pour payer les frais facturés selon le tarif, lorsque les montants des débours ne correspondent pas.

Le système générera le message suivant si une partie du compte est payée jusqu’au maximum du tarif autorisé :

Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans les 60 jours. Si aucune partie du compte n’est payée au tarif normal, le paiement sera de 0,00 $.

Cela ne signifie pas que l’augmentation discrétionnaire est refusée, mais que le personnel examine la partie augmentation discrétionnaire.