Comment utiliser le Relevé de facturation et de services des avocats de service

Qu’est-ce que le Relevé de facturation et de services des avocats de service?

Tous les avocats de service et les avocats-conseils, y compris les avocats mandatés sur une base journalière et les avocats salariés, sont tenus d’utiliser le Relevé pour consigner leurs services aux clients et les renseignements sur leur facturation. Le formulaire doit être entièrement rempli, faute de quoi il vous sera retourné pour correction.

Où puis-je obtenir le Relevé?

Le formulaire se trouve sur le site Web d’Aide juridique Ontario (www.legalaid.on.ca). Vous pouvez l’imprimer et le remplir à la main, ou vous pouvez remplir le formulaire par voie électronique et l’imprimer une fois qu’il est complet. Vous pouvez également imprimer la légende séparément. Le Relevé est disponible en formats Word et PDF. La version PDF effectue les calculs automatiquement.

Comment remplir le Relevé

Si vous remplissez le formulaire à la main, veuillez écrire en caractères d’imprimerie bien lisibles.

Côté recto – Facturation

* Remarque : Remarque : Tous les champs du côté recto du formulaire sont obligatoires et doivent être remplis.

• Lieu des services : insérez le numéro du bureau régional pour la région dans laquelle les services sont rendus, en utilisant un code à deux chiffres (p. ex., 04 pour Ottawa).
  Pour les tribunaux de Toronto :
  • Ancien hôtel de ville inscrire 46
  • College Park inscrire 46
  • 311, rue Jarvis inscrire 46
  • 393, avenue University, Cour supérieure, inscrire 46
  • 1911, av. Eglinton Est inscrire 52
  • 2201, av. Finch inscrire 53
  • 1000, av. Finch Ouest inscrire 54
  • 47, av. Sheppard Est inscrire 54
• Type d’avocat de service : utilisez la légende (p. ex., 01 pour cour criminelle pour adultes). Vous ne pouvez choisir qu’un seul type d’avocat de service par formulaire. Si vous avez rempli les fonctions de plus d’un type d’avocat de service la même journée, vous devez utiliser un Relevé différent pour chacun.
• Date du service : utilisez le format mm/jj/aaaa. Vous ne pouvez entrer qu’une seule date de service par Relevé.
• Date de début et date de fin : si vous prenez une pause-repas, vous devez entrer deux périodes, une avant le lunch et une après le lunch.
• Honoraires : multipliez le total des heures par le taux horaire applicable (p. ex., taux ordinaire ou taux pour le Nord) pour calculer les honoraires. Ajoutez les honoraires de présence fixes pour calculer le taux des honoraires pour services.
• Temps de déplacement : vous devez parcourir plus de 50 km dans une direction, de votre lieu de travail au lieu du service, et le directeur régional doit avoir approuvé préalablement votre demande d’autorisation de déplacement.
  1. Indiquez l’heure de début du déplacement et l’heure de fin du déplacement en direction du lieu du service et retour, pour calculer le total des heures de déplacement.
  2. Multipliez le total des heures par le taux fixe de 43 $ pour calculer le total des honoraires pour déplacements.
• Débours – Kilométrage : si le déplacement a été autorisé, vous pouvez également réclamer des frais de kilométrage si vous utilisez votre propre véhicule.
  1. Indiquez le nombre de kilomètres parcourus entre votre bureau et le lieu du service. Multipliez le nombre de kilomètres par 2 (pour un voyage aller-retour).
  2. Indiquez le taux applicable (p. ex., taux ordinaire ou taux pour le Nord).
  3. Calculez le montant réclamé.
  4. Autres débours : entrez une brève description des débours et de leur(s) montant(s). Les débours autorisés sont énumérés dans le manuel des avocats de service. Joignez les reçus des débours à votre Relevé.
  5. Total des débours.
• TVH sur débours : total des débours (kilométrage ou autres) x sept pour cent de TVH.
  • TVH sur les honoraires : Total des honoraires pour services + Total des honoraires pour déplacements multipliés par 13 pour cent de TVH
  • TVH sur les débours : Total des débours (kilométrage ou autres) multiplié par 13 pour cent de TVH
  • Total facturé : Total des honoraires pour services + Total des honoraires pour déplacements + Total des débours + TVH sur honoraires + TVH sur débours
  • Date de la facture : doit être dans les 60 jours de la date du service et doit être entrée dans le format mm/jj/aaaa.
  • Signature : si vous remplissez le formulaire par voie électronique, imprimez-le et signez la copie papier.

Côté verso – Services

• Nom : indiquez le nom de chaque client sur le modèle suivant : Nom de famille,prénom (p. ex., Smith,John). Sur la version électronique, n’insérez pas d’espace entre les deux noms.
• Date de naissance : entrez la date de naissance du client, sur le modèle mm/jj/aaaa.
• Question sur l’auto-identification autochtone : indiquez si le client s’identifie en tant que membre des Premières Nations, Métis ou Inuit? Si le client choisit de ne pas répondre, ou que la réponse n’a pas été obtenue, veuillez sélectionner « Ne s’applique pas ». Pour ce faire, utilisez une coche ou un « X ».
• Admissibilité financière : indiquez si le client est financièrement admissible, s’il n’est pas admissible financièrement ou s’il est admissible en fonction des nouvelles lignes directrices sur l’admissibilité financière.
• Services : pour chaque client, indiquez les services fournis en sélectionnant le numéro de service applicable sur la liste des services figurant dans la légende. Les services doivent être identifiés par le code à deux chiffres, p. ex. : 01 – 09. Il est possible d’indiquer jusqu’à trois services. Si vous avez fourni plus de trois services à un client, sélectionnez les trois plus importants. Vous n’avez pas à calculer les totaux pour le nombre de clients servis ou le nombre de services fournis.

Comment présenter le Relevé de facturation et de services

1. Vérifiez si vous avez bien rempli les deux côtés du Relevé et signé la page 1.
2. Présentez le Relevé à votre avocat de service principal ou au bureau régional d’Aide juridique Ontario.
3. Joignez les reçus pour les débours au Relevé.
4. Conservez une copie du formulaire du Relevé dans vos dossiers. N’envoyez que l’exemplaire original. Aide juridique Ontario n’a pas besoin de copies supplémentaires du relevé.
5. Inscrivez la date et présentez le Relevé dans les 60 jours de la date du service.

L’avocat de service principal ou le bureau régional d’aide juridique passera en revue votre Relevé pour vérifier que tous les renseignements s’y trouvent et qu’ils sont exacts. Il fera parvenir votre Relevé au bureau provincial qui procèdera au paiement, tant que tous les renseignements requis ont été soumis.

Types d’avocats de service devant obtenir une autorisation préalable

Avocat-conseil – Violence familiale (avocat de service de type 06)
Les femmes cherchant un refuge ou de l’aide dans un refuge pour femmes ou d’autres organismes communautaires, qui ont été victimes de violence conjugale ou de violence familiale peuvent recevoir une autorisation d’avocat-conseil en violence familiale pour obtenir des conseils juridiques.

Le refuge ou l’organisme doit remplir l’autorisation et la remettre à la cliente. Ce document autorise l’avocat à fournir jusqu’à deux heures de conseils juridiques ou d’autres services limités à la cliente.

Après avoir fourni les services autorisés, remplissez un relevé de facturation et de services des avocats de service comme tout autre type d’avocat de service (indiquez 06 comme type d’avocat de service). Joignez l’autorisation préparée par le refuge ou un autre organisme et soumettez-la avec le relevé.

Avocat de service spécial (avocat de service de type 11)
Les directeurs régionaux ont le pouvoir discrétionnaire, dans certaines circonstances, d’autoriser un avocat à agir en tant qu’« avocat de service spécial », dans une affaire particulière pour un client précis. L’autorisation d’avocat de service spécial précise le nom du client, le nom de l’avocat, le type d’affaire, les services autorisés et le nombre maximum d’heures de travail qui peut être facturé. L’autorisation peut être remise au client qui la donnera à l’avocat, ou elle peut être envoyée directement à l’avocat par le bureau d’Aide juridique.

Après avoir fourni les services autorisés, remplissez un Relevé de facturation et de services des avocats de service comme tout autre type d’avocat de service (indiquez 11 comme type d’avocat de service). Joignez l’autorisation préparée par le bureau régional d’Aide juridique Ontario et soumettez-la avec votre Relevé.