Réunion du conseil d’administration du 26 juin 2018

Date de publication : 26 juin 2018

1. Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

Derry Millar (président), Remy Boulbol, Nancy Cooper, James McNee, James Yakimovich, Ann Marie Yantz et David Field (président‑directeur général/membre d’office)

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, Louis Dimitracopoulos, Stephanie Mealing.

1.3 Membres excusés

John McCamus, Christa Freiler, Carol Hartman, Tim Murphy et Michel Robillard.

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est approuvé.

3. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

4. Réunions du conseil d’administration

  • Procès‑verbal de la réunion du conseil du 10 mai 2018
  • Procès‑verbal de la réunion du conseil du 11 mai 2018

  • Procès‑verbal de la réunion du conseil du 8 juin 2018

DÉCISION : Les procès‑verbaux des réunions du conseil des 10 mai, 11 mai et 8 juin 2018 sont adoptés.

5. Réunions des comités du conseil

  • Procès‑verbal de la réunion du 8 juin 2018 du Comité de vérification et des finances

DÉCISION : Le Procès‑verbal de la réunion du Comité de vérification et des finances du 8 juin 2018 est adopté.

6. Rapport du président du conseil

Le président du conseil présente le rapport et l’ébauche des procès‑verbaux des réunions du printemps 2018 des comités consultatifs du conseil d’administration d’AJO. Le président note que les membres des comités consultatifs et le conseiller en politiques d’AJO ont fait de nombreuses suggestions constructives, et qu’il donne régulièrement aux comités du conseil un rapport sur la mise en oeuvre de leurs recommandations.

DÉCISION : Le conseil d’administration reçoit et approuve le rapport et l’ébauche des procès-verbaux des réunions du printemps 2018 de ses comités consultatifs.

7. Nomination des directeurs régionaux pour les districts de l’Est et du Nord‑Est

Le président présente le rapport sur la nomination au poste de direction pour les districts de l’Est et du Nord‑Est. Il précise que les offres d’emploi avaient été largement diffusées et que deux concours avaient été organisés pour chacun des postes. Bien que le nord‑est de l’Ontario compte un pourcentage élevé de clientes et clients francophones, la candidate retenue n’est pas bilingue. Toutefois, AJO s’est engagée à fournir une gamme complète de services de soutien en français. Les nominations de directeurs régionaux doivent être formellement approuvées par le conseil d’administration d’AJO conformément au paragraphe 22 (3) de la Loi sur les services d’aide juridique (LSAJ).

DÉCISIONS :

  • Le conseil approuve la nomination d’Annik Wills au poste de directrice régionale pour le district de l’Est, à compter du 1er avril 2018, conformément au paragraphe 22 (3) de la LSAJ.

  • Le conseil approuve la nomination de Lisa Banerjee‑Wood au poste de directrice régionale pour le district du Nord‑Est à compter du 3 juillet 2018, conformément au paragraphe 22 (3) de la LSAJ.

8. Accord de réciprocité provincial/territorial

Le président explique que l’Association des régimes d’aide juridique du Canada a entrepris l’élaboration d’un nouvel accord de réciprocité entre provinces et territoires afin de garantir que des services d’aide juridique sont fournis aux personnes qui résident habituellement dans une province ou un territoire différent. Le niveau de service offert variant d’un territoire ou d’une province à l’autre, la réciprocité est difficile. AJO a accepté de fournir aux personnes non résidentes ayant besoin de services d’aide juridique en Ontario les mêmes services que ceux auxquels elles auraient droit si elles résidaient habituellement en Ontario. Pour AJO, les cas de réciprocité de ce genre ont toujours constitué un faible pourcentage de l’ensemble des services qu’elle fournit.

DÉCISION : Le conseil approuve en principe le nouvel accord de réciprocité provincial/territorial et autorise le président à le signer.

9. Rapports sur les services généraux

9.1 Adoption des états financiers 2017‑2018 d’AJO

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente les états financiers vérifiés pour l’exercice clos le 31 mars 2018. Il explique qu’après l’approbation de ces états financiers par le conseil d’administration, le vérificateur général de l’Ontario a demandé une reformulation des résultats de 2017‑2018 et des exercices précédents afin de refléter une provision pour moins‑value intégrale par rapport au régime de retraite à prestations définies, conformément aux normes comptables du secteur public. Le vice‑président souligne les modifications apportées aux états financiers. Le vérificateur général a émis une opinion sans réserve sur les états financiers d’AJO pour l’exercice clos le 31 mars 2018.

DÉCISION : Le conseil a adopté les états financiers vérifiés de 2017‑2018 d’AJO.

9.2 Adoption des états financiers vérifiés du régime de retraite

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente les états financiers vérifiés des fonds en fiducie du régime de retraite des employés d’Aide juridique Ontario pour l’exercice clos le 31 décembre 2017. Il indique que le 8 juin 2018, le conseil a reçu et approuvé les états financiers relatifs au régime de retraite des employés. À la suite de cette approbation, les vérificateurs indépendants ont émis un avis sur la question de savoir si les actifs nets disponibles pour le versement des prestations sont présentés fidèlement et conformément aux dispositions de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario). Les vérificateurs indépendants ont émis une opinion sans réserve sur les états financiers des fonds en fiducie.

DÉCISION : Le conseil adopte les états financiers des fonds en fiducie pour l’exercice clos le 31 décembre 2017.

10. Rapport du président du conseil

10.1 Assemblée générale annuelle de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada —juin 2018

  • AJO a reçu des commentaires des régimes d’aide juridique des autres provinces et territoires canadiens concernant sa planification stratégique.

  • Les participants à l’assemblée générale annuelle ont discuté des services fournis aux Autochtones dans l’ensemble du pays, et les délégués du Yukon ont présenté un aperçu des services conçus spécifiquement pour les Autochtones dans leur territoire.

  • AJO accueillera l’assemblée générale annuelle de cette association en juin 2019 à Ottawa, en conjonction avec la conférence du Groupe international d’aide juridique.

10.2 Négociations de la Society of United Professionals (SUP)

L’avocate générale associée fait le point des négociations en cours avec la SUP.

10.3 Restrictions des dépenses

Le gouvernement provincial a gelé toutes les embauches et les dépenses discrétionnaires, à l’exception des services essentiels. Ces restrictions incluent les repas, les déplacements et l’hébergement.

10.4 Rapport sommaire sur la vérification de l’optimisation des ressources

AJO a reçu une ébauche d’analyse des conclusions de la vérification effectuée par le personnel du Bureau du vérificateur général de l’Ontario aux fins de la vérification des faits. Une ébauche de rapport de vérification devrait être reçue en septembre ou octobre 2018 et l’équipe de direction d’AJO aura la possibilité de fournir des commentaires et des éclaircissements, s’il y a lieu.

10.5 Centre d’aide aux clients et aux avocats (CAAC)

L’embauche de personnel supplémentaire a diminué les temps d’attente et considérablement réduit les fermetures temporaires de courte durée de la ligne téléphonique. Pendant ces fermetures temporaires, les clients peuvent demander qu’on les rappelle.

10.6 Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC)

AJO a fourni aux cliniques juridiques communautaires des modèles récents d’ordinateurs. Un consultant, MNP, a également été embauché pour mettre en oeuvre les modifications nécessaires pour améliorer le SGIC et a introduit une nouvelle méthode de navigation qui a considérablement accru la rapidité du système.

10.7 Projet Rosemary

La Stratégie sur les communautés racialisées a lancé le projet Rosemary qui permet de recueillir des données sur la race des personnes qui reçoivent ou demandent des services d’aide juridique. Un programme de formation en ligne est en cours d’élaboration et un rapport complet sera présenté au conseil lors d’une réunion ultérieure.

10.8 Sondage sur la participation des employés

Le service des ressources humaines (RH) a organisé des groupes de discussion sur la participation des employés. Les RH observent ces séances et élaborent à l’intention du conseil un rapport récapitulatif sur les observations et suggestions émises.

10.9 Analyse du gouvernement fédéral sur les services aux réfugiés

Une analyse, par le gouvernement fédéral, de la situation actuelle du système de droit des réfugiés au Canada semble indiquer la nécessité d’une refonte majeure. L’analyse contient quatre observations qui touchent directement AJO :

  • L’accès précoce aux permis de travail pourrait réduire les coûts liés à la vérification des ressources;
  • L’assurance de la qualité devrait être liée au financement afin d’accroître la reddition publique de comptes sur les coûts de l’aide juridique;
  • La proportion de demandeurs d’aide juridique représentés a augmenté par rapport à ce qu’elle était avant 2012;
  • De nombreuses inefficacités au niveau des horaires sont supportées par l’aide juridique et sont reflétées dans le coût de la prestation des services en droit des réfugiés.

10.10 Divulgation proactive des dépenses

Depuis le dernier rapport au conseil d’administration, le président a engagé des dépenses totalisant 5 834,62 $ dans le cadre de sa participation à l’assemblée générale annuelle de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada et aux réunions avec les intervenants.

10.11 Rapport sur les litiges

La vice‑présidente et avocate générale a présenté le Rapport sur les litiges

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président.

La séance est levée.