Réunion du conseil d’administration du 23 février 2018

Date de publication : 13 juin 2019

1. Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

John McCamus (président), Remy Boulbol, Nancy Cooper, Christa Freiler, Carol Hartman, James McNee, Derry Millar, Michel Robillard, James Yakimovich, David Field (président‑directeur général et membre d’office).

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann  Cocchetto, Louis Dimitracopoulos, Stephanie Mealing, Vicki Moretti, Kathleen Murphy, Rod Strain.

1.3 Liste des absences

Ann Marie Yantz, Tim Murphy (en congé temporaire).

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est approuvé.

3. Conflit d’intérêts

Carol Hartman, membre du conseil d’administration, déclare un conflit possible en ce qui concerne le rapport du groupe de travail sur l’aide juridique du Barreau de l’Ontario.

4. Réunions du conseil d’administration

  • Procès‑verbal de la réunion du conseil du 8 décembre 2017
  • Procès‑verbal de la réunion du conseil du 13 décembre 2017

4.1 Décision

Les procès‑verbaux des réunions du conseil tenues les 8 et 13 décembre 2017 sont adoptés.

5. Rapport du président du conseil

5.1 Activités du président du conseil

Le président indique qu’il a assisté aux événements suivants depuis la dernière réunion du conseil :

  • Il a rencontré le nouveau président de la Criminal Lawyers Association (CLA).

  • Accompagné du vice‑président, Politiques, recherches et relations externes, et du président‑directeur général, il a assisté au dixième Symposium national Réinventer la justice pénale, à Montréal. Il s’agit d’une conférence annuelle sur invitation seulement, à laquelle assistent des avocats de la défense, des chefs de police, des procureurs de la Couronne, des membres de la magistrature, des universitaires et des représentants de l’aide juridique de l’ensemble du Canada. Les discussions ont porté sur la création d’un système de justice plus ciblé qui encourage le pouvoir discrétionnaire en matière de mise en liberté provisoire, de solutions de rechange à l’incarcération, de détermination de la peine ainsi que de limite d’âge dans le système de justice pénale pour les adolescents.

  • Il a assisté et a pris la parole au 20e anniversaire du projet en droit de la famille parrainé par le Réseau national d’étudiant(e)s pro bono (PBSC).

5.2 Groupe de travail sur l’aide juridique du Barreau de l’Ontario

Le président donne le rapport suivant :

  • En compagnie du président‑directeur général, il a rencontré le Groupe de travail sur l’aide juridique du Barreau de l’Ontario pour discuter du rapport de ce groupe de travail avant sa présentation au conseil d’administration du Barreau. Le rapport contenait un certain nombre de commentaires des intervenants.

  • Le président signale qu’Aide juridique Ontario (AJO) a soumis une lettre de réponse au rapport qui a été distribuée aux conseillers du Barreau avant la réunion du conseil. Dans sa réponse, AJO indiquait son accord pour une plus grande collaboration avec le Barreau de l’Ontario à l’avenir, et que la faisabilité des initiatives particulières recommandées dans le rapport serait examinée à une date ultérieure.

5.3 Nouveaux faits saillants dans le système de justice pénale

Le président souligne la récente décision de la Cour supérieure R. c. Tunney, pour illustrer le plaidoyer de l’avocate de service—une avocate salariée d’AJO—dans une requête devant la Cour supérieure de justice qui a donné lieu à un nouveau protocole prévoyant un processus de mise en liberté provisoire à « double audience » qui se traduira probablement par un plus grand nombre de libérations provisoires sans caution et rendra ainsi le système plus juste et plus rapide.

5.4 Divulgation proactive des dépenses

Le président indique qu’il a engagé des dépenses dont le montant total s’élève à 1 977,00 $ pour le paiement des frais d’inscription, de déplacement et d’hébergement liés à sa participation au 10e Symposium annuel Réinventer la justice pénale à Montréal.

5.5 Nomination au poste de secrétaire général d’Aide juridique Ontario

Janet Budgell a récemment été nommée vice-présidente et avocate générale. Mary‑Ann Cocchetto est avocate générale adjointe. L’un des rôles de l’avocat général est de servir de secrétaire général.

5.5.1 Décision

Le conseil approuve la nomination de Janet Budgell à titre de secrétaire générale d’Aide juridique Ontario ainsi que la nomination de Mary‑Ann Cocchetto au poste de secrétaire générale adjointe d’Aide juridique Ontario, à compter du 23 février 2018. Le conseil reçoit le rapport du président.

6. Rapport du président‑directeur général

6.1 Vérification de l’optimisation des ressources

  • La vice‑présidente et avocate générale fait le point sur la vérification de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario.

  • Le président‑directeur général indique que l’équipe de vérification recueille présentement des renseignements préliminaires et présentera un plan de vérification au cours des prochaines semaines. L’équipe de vérification prévoit rencontrer le personnel de cliniques juridiques communautaires et visiter un certain nombre de sites d’AJO. L’équipe de vérification a indiqué qu’entre autres choses, elle examinerait plus particulièrement les Services aux avocats et paiements, l’Unité de la vérification et de la conformité, la Gestion des listes d’avocats, le Service des enquêtes sur les fraudes ainsi que le programme des avocats de service.

6.1.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport d’avancement sur la vérification de l’optimisation des ressources.

6.2 Relations de travail

L’avocate générale adjointe fait le point sur les négociations avec la Society of Energy Professionals (SEP).

6.2.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport d’avancement.

6.3 Mises à jour sur la santé et la sécurité au travail

Aide juridique Ontario a retenu les services d’un consultant externe pour passer en revue ses politiques et pratiques en matière de discrimination, de harcèlement et de violence au travail. Le cadre stratégique d’Aide juridique Ontario a été mis à jour pour se conformer aux pratiques exemplaires de l’industrie. Tous les membres du personnel, en commençant par les superviseurs, doivent participer à la formation en ligne obligatoire sur la santé et la sécurité au travail.

6.4 Sondage sur la mobilisation des employés

À la suite de la compilation des résultats du sondage sur la mobilisation des employés, le président-directeur général a participé à 13 vidéoconférences avec le personnel pour communiquer ces résultats et susciter des questions et commentaires. La participation a été très active—plus de 600 employés ont répondu au sondage et fourni des commentaires supplémentaires. En général, la mobilisation du personnel de première ligne a été très positive.

6.5 Projet Rosemary

Dans le cadre de sa Stratégie à l’intention des communautés racialisées, Aide juridique Ontario a lancé le Projet Rosemary qui permettra de recueillir des données sur la race auprès des auteures et auteurs de demande ainsi que des clientes et des clients, sans obligation de leur part, afin de mieux répondre aux besoins de certains groupes racialisés.

6.6 Centre d’aide aux avocats et aux clients

Aide juridique Ontario est en train d’augmenter l’effectif du centre d’appel afin de réduire les temps d’attente.

AJO a fait l’acquisition d’un nouveau logiciel—le projet « KIM » (gestion de l’information sur le savoir)— dans le but d’améliorer l’information sur l’admission et l’évaluation des demandes d’aide juridique. AJO examine également les besoins en personnel pour s’assurer que les normes de niveau de service sont maintenues.

6.7 Cliniques juridiques communautaires

Aide juridique Ontario intervient activement auprès des conseils d’administration de deux cliniques dans le cadre de ses responsabilités de surveillance et collabore avec ces conseils pour régler les problèmes.

6.8 Nomination à des postes de direction

Le président‑directeur général souhaite la bienvenue au sein d’AJO de Louis Dimitracopoulos, nouvellement nommé au poste de vice‑président et directeur général de l’administration, et à Jayne Mallin, nouvelle vice‑présidente régionale, région du Sud‑Ouest et cliniques spécialisées. Il signale qu’un concours est en cours pour le poste de vice‑président, planification stratégique et conformité.

6.8.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport du président‑directeur général.

7. Séance à huis clos du conseil

Fin de la séance à huis clos du conseil

8. Rapports des comités

8.1 Réunions des comités du conseil

Procès-verbal de la réunion du 24 janvier 2018 du Comité de vérification et des finances.

8.1.1 Décision

Le procès‑verbal de la réunion du Comité de vérification et des finances tenue le 24 janvier 2018 est adopté.

9. Rapports des Services généraux

9.1 Réponse au questionnaire du plan de vérification

Le conseil discute de la réponse au questionnaire du plan de vérification de la vérificatrice générale de l’Ontario.

9.1.1 Décision

Le conseil approuve la réponse proposée au questionnaire du plan de vérification de la vérificatrice générale de l’Ontario pour 2017‑2018.

9.2 Approvisionnement en infrastructure des cliniques

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente le rapport sur l’approvisionnement en infrastructure des cliniques. Il mentionne que les ordinateurs et les logiciels dans le réseau des cliniques sont obsolètes et ont besoin d’être mis à niveau. Aide juridique Ontario propose d’acheter 1 000 ordinateurs pour un coût total de 1,32 million de dollars. Après la préparation du présent rapport, le fournisseur approuvé s’est engagé à livrer la totalité de la commande au cours de l’exercice en cours. Le conseil discute des différentes solutions possibles pour l’élimination des ordinateurs désuets.

9.2.1 Décision

Le conseil approuve l’achat d’une infrastructure de technologie de l’information pour les cliniques d’un coût supérieur à 500 000 $, sous réserve de la confirmation de la livraison au plus tard le 31 mars 2018.

9.3 Certificat d’assurance

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente l’outil de questions clés sur les risques des organismes régis par un conseil d’administration pour l’attestation provisoire de l’exercice 2017‑2018 (T3). En vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations, tous les organismes du gouvernement de l’Ontario sont tenus de déposer une attestation annuelle auprès du ministère du Procureur général. Ceci est un rapport préliminaire (3e trimestre) dû le 12 mars 2018. Le personnel demande au conseil d’autoriser le président du conseil, le président‑directeur général et le directeur général de l’administration à approuver la version finale des documents d’attestation. Ce rapport est basé sur les recommandations du Service de la vérification et de la conformité d’Aide juridique Ontario. Tout changement important dans l’attestation finale sera signalé au conseil. Le questionnaire comprend quatre sections :

  • Exigences relatives aux rapports;
  • Exigences en vertu des lois, règlements et politiques;
  • Systèmes de contrôle interne; et
  • Tenue des registres.

9.3.1 Décision

Le conseil reçoit le questionnaire et le rapport sur l’examen de vérification interne et autorise le président du conseil, le président‑directeur général et le directeur général de l’administration à approuver la version finale des documents d’attestation.

9.4 Cadre de rémunération des cadres

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente le cadre de rémunération des cadres. Il mentionne qu’Aide juridique Ontario (AJO) doit se conformer à la loi qui oblige tous les organismes du secteur parapublic à élaborer et à afficher publiquement un cadre de rémunération pour leurs cadres. AJO a retenu les services d’un consultant externe pour sélectionner des organismes de comparaison du secteur public pour chaque poste de direction d’AJO. Vingt‑sept organismes canadiens du secteur public ont ainsi été choisis comme organismes de comparaison. Le règlement du gouvernement de l’Ontario exige qu’AJO n’accorde pas de rémunération supérieure au 50e centile du montant correspondant des organismes de comparaison appropriés. AJO est en dessous du 50e centile. Le cadre de rémunération sera affiché sur le site Web externe d’AJO jusqu’au 24 mars 2018 pour permettre au public de formuler des commentaires. Après l’affichage public et la consultation, les changements nécessaires seront apportés et le cadre sera communiqué au ministère du Procureur général pour information, puis présenté au conseil pour approbation finale.

9.4.1 Décision

Le conseil reçoit l’ébauche de cadre de rémunération des cadres d’Aide juridique Ontario.

10. Rapports sur la planification stratégique et la conformité

10.1 Thèmes recommandés pour la retraite du conseil

Le vice‑président intérimaire, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur la retraite de planification stratégique de 2018 du conseil d’administration. Il indique qu’Aide juridique Ontario procèdera à des activités de planification stratégique au cours des six prochains mois afin d’élaborer un plan stratégique quinquennal. AJO a retenu les services d’un consultant externe pour l’aider à planifier, fournir des conseils d’experts et élaborer un plan de consultation. Il a suggéré que la retraite annuelle du conseil pourrait donner l’occasion aux membres de participer à ce processus.

Le vice‑président intérimaire suggère d’établir un sous-comité du conseil qui serait chargé d’approuver les sujets et la documentation pour la retraite.

10.1.1 Décision

Le conseil approuve le thème recommandé pour la retraite et approuve la création d’un sous‑comité de membres du Conseil qui se réunira pour approuver les sujets et la documentation.

10.2 Financement de l’élargissement de l’admissibilité financière aux services des cliniques 2018‑2019

Le vice‑président intérimaire, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur l’investissement lié à l’élargissement de l’admissibilité financière aux services des cliniques et des sociétés étudiantes d’aide juridique en 2018‑2019. Il souligne l’approche recommandée pour la répartition du budget de 7,2 millions de dollars prévu à cette fin au cours du prochain exercice afin de poursuivre l’objectif d’orienter les ressources vers les secteurs qui en ont le plus besoin. Il souligne les initiatives clés suivantes :

  • Élargissement des services des sociétés étudiantes d’aide juridique;
  • Financement relatif aux coûts accrus des services de soutien centralisés;
  • Création d’un fonds pour étendre les services aux clients vulnérables;
  • Investissement dans des communautés sous‑financées, tout en élargissant les services dans chaque région.

Une stratégie équilibrée pour l’élargissement des services des cliniques a été élaborée afin de maximiser les avantages du financement de l’élargissement de l’admissibilité financière. Le vice‑président intérimaire souligne les prochaines étapes, notamment les discussions en cours avec l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO).

10.2.1 Décision

Le conseil approuve l’approche recommandée pour l’allocation du budget de 7,2 millions de dollars pour le financement de l’élargissement de l’admissibilité financière aux services des cliniques et des sociétés étudiantes d’aide juridique en 2018‑2019.

11. Rapports de l’avocat général

11.1 Mandat du Comité de vérification et des finances

La vice‑présidente et avocate générale présente la proposition de révision du mandat du Comité de vérification et des finances. À la suite de l’examen de la fonction de vérification interne d’Aide juridique Ontario, comme l’avait recommandé la vérificatrice générale de l’Ontario, le conseil a approuvé une nouvelle politique dans ce domaine, qui prévoit notamment la nomination d’un dirigeant principal de la vérification placé sous l’autorité directe du conseil d’administration. La nomination ou la révocation du ou de la titulaire de ce poste doit être approuvée par le conseil. La vice‑présidente et avocate générale présente l’ébauche des révisions du mandat du Comité de vérification et des finances du conseil d’administration. Elle souligne les modifications proposées aux sections sur les objectifs et les responsabilités en ce qui concerne les vérifications internes, la gouvernance et la surveillance. Elle souligne également le changement proposé à la section sur la composition afin de ne plus limiter le nombre de membres du conseil pouvant siéger au Comité de vérification et des finances.

11.1.1 Décision

Le conseil approuve le mandat révisé du Comité de vérification et des finances.

12. Rapport de fin d’année des avocats principaux

La vice‑présidente régionale, région du grand Toronto, présente le rapport de fin d’année des avocats principaux. Elle donne un aperçu de toutes les activités des avocats principaux, en soulignant notamment les points suivants :

  • les avocats principaux traitent les dossiers du système des certificats qui présentent une difficulté particulière du fait de la complexité de l’affaire ou de la difficulté à servir le client en raison de troubles de santé mentale et d’autres problèmes;
  • les avocats principaux offrent du mentorat et du soutien au personnel qui fournit des services d’avocats de service.

12.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport de fin d’année des avocats principaux.

13. La réunion est ajournée

La réunion est ajournée.