Service de la vérification et de la conformité
Aide juridique Ontario (AJO) a pour mandat de fournir aux personnes à faible revenu de l’Ontario des services d’aide juridique, et ce, tout en étant responsable de la façon dont elle dépense les fonds publics.
Le Service de la vérification et de la conformité (SVC) appuie AJO dans son mandat en repérant les erreurs de facturation qui peuvent avoir occasionné des paiements indus. Le Règle 71 donne à AJO le pouvoir d’examiner les comptes en détail et de recouvrer les fonds au besoin.
Les activités du SVC
Le SVC vérifie la facturation des avocats afin de s’assurer qu’ils respectent le Manuel du tarif et de la facturation et le Guide des débours d’AJO. Le SVC fournit un soutien dans le but de garantir que les contrôles et les processus nécessaires sont en place afin de réduire le risque d’erreurs de facturation et s’acquitte de son mandat en effectuant des vérifications tant aléatoires que ciblées. Lorsque des erreurs ou des tendances sont relevées, le SVC formule des recommandations à AJO relatives à l’amélioration du processus de facturation, aux communications sur des sujets particuliers et à la formation des avocats inscrits sur les tableau d’AJO.
Lorsqu’une erreur est détectée, le SVC fournit des renseignements pour aider l’avocat à présenter les futures factures correctement. Si une erreur entraîne un paiement indu, l’avocat devra rembourser les fonds.
Principes directeurs
Le SVC est conscient que le volume de travail effectué par les avocats rend certaines erreurs de facturation inévitables. À ce titre, le SVC met tout en œuvre pour informer les avocats des pratiques de facturation appropriées.
L’équipe du SVC procède aux vérifications de la facturation de manière professionnelle, impartiale et objective. Les constatations et les conclusions des vérifications sont fondées sur des preuves empiriques documentées, exemptes de préjugés et de suppositions.
Les avocats doivent conserver des dossiers détaillés pour prouver et justifier tous les éléments facturés à leurs comptes pendant au moins six ans après la fin de l’année au cours de laquelle le compte définitif est présenté. Les exigences relatives à la tenue des dossiers se trouvent dans les conditions générales s’appliquant aux membres inscrits au tableau ainsi que dans la Règle 63. Lorsqu’il effectue des vérifications, le SVC applique les règles énoncées dans le Manuel du tarif et de la facturation, le Guide des débours et d’autres publications d’AJO, y compris la Fiche de facturation facile. Dans l’éventualité où un ou plusieurs de vos comptes sont sélectionnés aux fins de vérification, le SVC communiquera avec vous si des documents spécifiques ou des informations supplémentaires sont requis. Dans les cas où le SVC n’a pas été en mesure de confirmer l’exactitude de la facturation, le SVC vous avisera par écrit, en décrivant l’erreur potentielle et vous demandera de fournir des documents ou explications supplémentaires.
Les communications entre le SVC et l’avocat inscrit sur les tableau doivent se faire par l’entremise d’Aide juridique en ligne pour garantir l’accessibilité et le suivi de l’information.
Lorsqu’un compte fait l’objet d’une vérification, le SVC ne communique qu’avec l’avocat qui a accepté le certificat. Même si un mandataire a fourni des services au client, il incombera à l’avocat qui a accepté le certificat de fournir les renseignements et de communiquer avec le SVC pendant la vérification. S’il y a lieu, les fonds seront recouvrés auprès de l’avocat ayant accepté le certificat. Il incombe aux avocats qui acceptent des certificats de traiter avec les tiers.
Une fois qu’une vérification commence, les demandes de rajustements de facturation présentées par un avocat ne seront pas prises en considération (p. ex. les demandes d’augmentation discrétionnaires pour des paiements supplémentaires ou des certificats rétroactifs). Pour de plus amples renseignements sur les demandes discrétionnaires et le processus d’antidatation des certificats, veuillez consulter le Manuel du tarif et de la facturation.
Le SVC ne peut pas accepter de bordereaux révisés une fois la vérification commencée. Les bordereaux soumis au moment de la facturation doivent être exacts et refléter correctement les services fournis au client. Si un service particulier n’a pas été facturé initialement, aucun ajustement ne peut être effectué pour ce service une fois la vérification commencée. Si vous avez le droit de facturer des services additionnels, le SVC vous en avisera afin que vous puissiez modifier vos pratiques de facturation à l’avenir.
En général, le SVC peut choisir aux fins de vérification les comptes qui ont été payés au cours des trois dernières années. Toutefois, ceux qui ont été payés jusqu’à six ans auparavant peuvent également faire l’objet d’une vérification.
Le SVC utilise un processus d’évaluation des risques pour repérer les erreurs de facturation potentielles. Dans le cadre du processus, le SVC a recours à un certain nombre de moyens, y compris à la comparaison entre les données des tiers avec les factures en ligne des avocats.