Mandats privés et reprise des services autorisés pour les instances devant la Section de la protection des réfugiés (SPR)

Certains clients de l’aide juridique ont conclu des mandats privés avec des avocats inscrits sur les listes d’avocat d’AJO pour des services de représentation devant la SPR entre le 16 avril 2019 et le 16 août 2019, période pendant laquelle ces services n’étaient plus autorisés par les certificats.

D’une manière générale, AJO s’attend à ce que ces mandats privés soient respectés. Toutefois, il se peut que certains clients financièrement admissibles à l’aide juridique ne soient pas capables de respecter les conditions du mandat privé et soient obligés de se tourner de nouveau vers l’aide juridique pour financer leur représentation dans des demandes d’asile devant la SPR.

La présente note de service décrit les problèmes qui se posent et les règles concernant ces mandats privés.

Les règles d’AJO relatives aux mandats privés n’ont pas changé :

Les montants payés dans le cadre d’un mandat privé peuvent être déduits si les honoraires payés ne sont pas raisonnables ou si les services fournis au titre d’un mandat privé s’étendent au‑delà de la date de prise d’effet d’un certificat d’aide juridique.
Les avocats doivent continuer de déclarer des mandats privés dans leur acceptation en ligne et dans leur compte en ligne présenté pour un nouveau certificat.
Si un avocat détient des fonds restants après avoir facturé des services privés fournis avant la date de prise d’effet du certificat ou qu’il détient des fonds en fiducie pour des services non facturés fournis après la date de prise d’effet du certificat, ces fonds doivent être détenus en fiducie en faveur d’Aide juridique Ontario qui les déduira du montant à verser à l’avocat.

En cas de certificats applicables à des instances devant la SPR délivrés après la reprise des services le 16 août 2019, il est interdit aux avocats d’accepter un mandat privé pour des services liés à des instances devant la SPR, car cela constituerait une violation de l’article 95 de la Loi sur les services d’aide juridique. La seule exception à cette règle est si le certificat est annulé à la demande du client.

Procédure de demande d’un certificat applicable à une instance devant la SPR pour un client qui a reçu un certificat à débours limités couvrant la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile, entre le 16 avril 2019 et le 20 septembre 2019

Si un avocat a conclu un mandat privé avec un client qui bénéficiait d’un certificat à débours limités pour la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile et que le client a besoin d’autres fonds de l’aide juridique pour des instances devant la SPR, l’avocat doit :

téléverser le formulaire Fondement de la demande d’asile et le document de confirmation de cas déféré et les joindre au certificat pour la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile dans le système Aide juridique en ligne, à la rubrique « Autorisation/modification au certificat ».
après avoir joint le formulaire Fondement de la demande d’asile, dans le champ « Ajouter des commentaires », indiquer le montant qu’il a reçu du client dans le cadre du mandat privé en ces termes : « Mandat privé, somme reçue : XXXX,XX $. »

Le formulaire Fondement de la demande d’asile et les renseignements relatifs au mandat privé seront examinés par AJO.

Droit du client à d’autres fonds de l’aide juridique

AJO examinera le dossier et le formulaire Fondement de la demande d’asile pour décider s’ils sont bien fondés sur le plan juridique et si le client a encore droit financièrement à l’aide juridique. Si le cas du client est bien fondé sur le plan juridique et que l’admissibilité financière du client est établie, un certificat sera délivré pour 9 heures de travail sur un dossier devant la SPR (procédure pas accélérée) et pour 3 heures de travail dans le cas d’une procédure accélérée devant la SPR.

Ces certificats seront antidatés automatiquement de sorte que leur date d’entrée en vigueur corresponde à la date d’entrée en vigueur du certificat délivré au client pour la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile.

Acceptation d’un certificat

Lorsqu’il accepte un certificat relatif à une instance devant la SPR sur Aide juridique en ligne, l’avocat doit déclarer le mandat privé et indiquer le mondant qu’il a reçu dans le cadre de ce mandat.

En acceptant un certificat relatif à une instance devant la SPR, l’avocat s’engage à résilier le mandat privé et à ne plus accepter d’autres sommes du client.

Si un certificat pour la représentation dans une instance devant la SPR est délivré et accepté par l’avocat et que ce dernier détient encore des fonds en fiducie après avoir facturé au client les services fournis dans le cadre du mandat privé ou qu’il reçoit des fonds additionnels dans le cadre du mandat privé, ces fonds doivent être détenus en fiducie en faveur d’Aide juridique Ontario qui les déduira du montant qu’elle devra à l’avocat.

Facturation et déduction

L’avocat doit aussi déclarer un mandat privé dans des comptes en ligne liés à un certificat couvrant des instances devant la SPR et joindre une copie du compte privé ainsi qu’un relevé de toute somme détenue en fiducie au compte dans Aide juridique en ligne.

Les montants que l’avocat a reçus dans le cadre d’un mandat privé et qui ont été transférés à son compte général au titre du travail exécuté pour l’instance devant la SPR seront déduits par AJO des honoraires qu’elle versera à l’avocat dans le cadre du certificat.

Si un avocat détient des fonds en fiducie pour un client et que le montant détenu en fiducie est déduit par Aide juridique Ontario, l’avocat recevra des instructions d’AJO concernant le règlement du compte qui lui expliqueront que le montant peut être transféré à son compte général. Si le montant des fonds versés au titre du mandat privé dépasse Ie règlement du compte général, l’avocat recevra des instructions concernant le remboursement des fonds restants au client. Lorsque l’avocat accepte le certificat, il s’engage à facturer ses services conformément aux règles de facturation d’Aide juridique Ontario, y compris les augmentations discrétionnaires. Même si les contributions du client constituent un facteur pris en considération dans la détermination de toute augmentation discrétionnaire, l’avocat n’obtiendra pas une augmentation discrétionnaire pour la seule raison que le montant payé par le client est supérieur au tarif maximum.

Il y a lieu de préciser que les mandats privés pour des instances devant la SPR ne doivent être déclarés que pour des comptes présentés dans le cadre de certificats couvrant des instances devant la SPR. Dans ces circonstances limitées, il n’est pas nécessaire de déclarer un mandat privé subséquent pour des services de représentation dans une instance devant la SPR dans la facture de services fournis dans le cadre d’un certificat couvrant la préparation d’un formulaire Fondement de la demande d’asile.