Conseils sur la facturation pour les avocates et avocats en droit de l’immigration et des réfugiés

Ce qu’il faut faire et ne pas faire avant la facturation, pendant la facturation, pour la facturation d’augmentations discrétionnaires et pour la soumission de bordereaux

Avant la facturation

Obtenez toutes les autorisations possibles du bureau de district avant de commencer votre compte en ligne, pour vous assurer de recevoir le tarif approprié. Les Services aux avocats et paiements (SAP) ne paieront que jusqu’au tarif maximum et vous demanderont d’obtenir des autorisations additionnelles avant d’accorder des augmentations discrétionnaires.
Obtenez une approbation préalable des SAP pour des débours. Le Guide des débours énumère tous les débours pour lesquels une approbation préalable doit être obtenue. Vous devrez joindre vos factures à la demande de remboursement des débours. Vous ne pourrez pas obtenir de paiement pour des débours qui n’ont pas été approuvés.
Jours d’audience supplémentaires : Ne devraient être facturés que si l’audience a réellement eu lieu et que des preuves y ont été présentées. Ne facturez pas les jours à l’audience qui n’ont pas eu lieu même s’ils avaient été fixés.

Lorsque vous soumettre une facture pour un paiement selon le tarif

Facturez les journées de présence à l’audience correctement. Entrez le nombre exact d’heures que vous avez passées à l’audience, excluant le temps d’attente. Notez que vous n’êtes pas autorisé à facturer les ajournements sauf si des preuves ont été présentées avant que l’affaire ne soit ajournée. Précisez clairement les services que vous avez rendus pour les journées de présence à l’audience. Il ne suffit pas d’inscrire des mentions génériques ou générales comme « préparation au procès ». Indiquez ce qui s’est passé et l’issue, le cas échéant.
Faites en sorte que les renseignements de vos bordereaux soient aussi précis que possible. Des bordereaux détaillés sont particulièrement importants si vous présentez une demande d’augmentation discrétionnaire car la personne qui étudie la demande doit comprendre pourquoi vous devez travailler un plus grand nombre d’heures que ce que le tarif autorise et en quoi le travail respecte les lignes directrices clarifiées sur les augmentations discrétionnaires pour justifier le paiement.
Facturez dans les délais pour éviter des retards de paiement et le risque que votre facture ne soit pas payée. Les délais sont d’une année, à partir de la date d’anniversaire de la date de délivrance du certificat, plus six mois. Par exemple, les dates limites de soumission d’une facture pour un certificat délivré le 5 février 2013 sont les suivantes :
- Première date limite : 5 août 2014
- Deuxième date limite : 5 août 2015
- Troisième et dernière date limite : 5 août 2016
Consultez le relevé des dates limites de facturation approchantes pour de plus amples renseignements et pour connaître les dates limites des 90 prochains jours.
Facturez plusieurs copies de la même lettre à 0,1 heure par lettre. Si votre dossier exige que vous envoyiez la même lettre à différentes parties, comme les représentants désignés, les docteurs, etc., facturez ce travail comme une seule lettre. En d’autres termes, vous ne devez pas facturer une lettre dont vous envoyez une copie à différentes personnes comme de multiples lettres.AJO pourrait vous payer plus de 0,1 heure pour une lettre détaillée, si vous expliquez les raisons de cette lettre et comment cette dernière fera avancer le dossier de votre client.
Joignez des bordereaux privés.
Joignez le formulaire FDA, l’exposé circonstancié et l’avis d’audience à toute journée d’audience subséquente.

Prière de ne pas facturer les actes et services suivants :

Services continus après la date d’annulation ou de résiliation d’un certificat. AJO ne peut pas payer ces factures. Contactez le bureau de district pour régler l’annulation ou la résiliation d’un certificat.
Ajournements, premières comparutions en tant que comparutions subséquentes préparatoires. La facturation pour ces services fait augmenter le nombre d’heures de votre maximum autorisé que vous avez utilisé et pourrait causer le non-paiement de vos comptes ou la récupération d’un certain montant déjà payé suite à une évaluation après paiement.

Lorsque vous facturez des augmentations discrétionnaires

Cochez la case « Oui » à la question « Demandez-vous une augmentation discrétionnaire? », si vous demandez une augmentation discrétionnaire. Il ne suffit pas de joindre le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire—droit de l’immigration et des réfugiés ou une lettre d’explication. L’illustration ci-dessous indique où vous devez cocher la case. Après avoir coché la case « Oui » et après que la partie du compte payée selon le tarif est payée, vous obtiendrez le message de paiement 411 suivant : Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans environ 60 jours.

Cliquez ici pour télécharger le graphique.
Capture d’écran de la case « Demandez-vous une augmentation discrétionnaire »
Si vous DEMANDEZ une augmentation discrétionnaire, mais que vous ne cochez PAS la case de l’augmentation discrétionnaire :
- Le système vous paiera la facture selon le tarif avec le message de paiement 410 suivant : Votre compte a été payé conformément aux limites maximales prévues par le tarif, car aucune demande d’augmentation discrétionnaire n’a été soumise. Aide juridique Ontario pourra prendre en compte une demande d’augmentation discrétionnaire si vous envoyez une demande écrite accompagnée de factures détaillées dans les 60 jours. Voir les pages 2-23 et 2-24 du Manuel du tarif et de la facturation.
- Le système n’assignera pas un membre du personnel des Services aux avocats et paiements pour examiner une demande d’augmentation discrétionnaire, parce qu’il présumera que votre compte a été intégralement payé.
Utilisez le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire — droit de l’immigration et des réfugiés. Obtenez et remplissez le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire— droit de l’immigration et des réfugiés. En utilisant ce formulaire, vous vous assurez que votre demande respecte les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires.Si votre demande d’augmentation discrétionnaire ne respecte pas les lignes directrices en la matière, elle sera refusée. Vous recevrez le message de paiement 425 suivant : L’affaire ne répond pas au critère de circonstances exceptionnelles prévu aux lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires. Si vous n’êtes pas satisfait du règlement de ce compte, vous pouvez envoyer une lettre dans les 60 jours demandant un réexamen du règlement.

Prière de ne pas :

Cocher la case « Demander une augmentation discrétionnaire » si vous ne la demandez pas. Votre paiement pourrait être retardé.
Présumer que les paiements d’augmentations discrétionnaires sont semblables à un budget préapprouvé. Si les circonstances s’y prêtent, demandez un budget de gestion des causes de niveau intermédiaire.

Exigences relatives à la soumission du formulaire Fondement de la demande d’asile à AJO

AJO exige désormais que vous soumettiez une copie du formulaire FDA, dûment rempli, signé et daté, ainsi que de l’exposé circonstancié dans les 30 jours suivant leur dépôt.

Soumission du formulaire FDA et de l’exposé circonstancié

Première étape : Lorsque vous soumettez ce document dans la section Pièces jointes, indiquez « L’autorisation pour les services à l’audience n’est pas requise en ce moment ».
Deuxième étape : Sous le code du document, sélectionnez le code « 115 — Le formulaire FDA et l’exposé circonstancié datés et signés ».
Cliquez ici pour télécharger le graphique.

Important : Notez que la soumission de ces documents ne génère pas une demande d’autorisation relative à l’audience devant la SPR. Si votre cliente ou client nécessite l’aide juridique pour des services dans le cadre de l’audience devant la SPR, vous pouvez présenter une demande d’autorisation distincte.

Si votre cliente ou client ne nécessite pas des services à l’audience, veuillez vous assurer que votre compte indique clairement pourquoi vous ne représenterez pas la cliente ou le client à l’audience devant la SPR, p. ex., la cliente a retiré sa demande d’asile, le client a obtenu le statut de réfugié sans audience, l’avocat représente la cliente dans le cadre d’un mandat privé.

Important : Notez que la facturation de la préparation et du dépôt du formulaire FDA sans soumettre le formulaire FDA, dûment rempli, signé et daté, et l’exposé circonstancié peut entraîner le non-paiement du compte. Si le formulaire FDA et l’exposé circonstancié ne sont pas complètement remplis, assurez-vous de donner suffisamment de détails dans le compte pour décrire le travail effectué et la raison pour laquelle les documents ne sont pas complètement remplis et/ou déposés.

Autorisation relative à l’audience devant la SPR

Pour que l’autorisation soit ajoutée au certificat, vous devez soumettre un des documents suivants :

un formulaire de confirmation du renvoi;
un formulaire de reconnaissance de la demande d’asile;
un document de demandeur d’asile;
une lettre de la CISR indiquant que la demande d’asile peut faire l’objet du processus de traitement des demandes d’asile moins complexes;
toute autre correspondance de la Section de la protection des réfugiés de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (par exemple un courriel de la SPR confirmant le renvoi).

Lorsque vous soumettez le document, à la première étape, ci-dessus, indiquez «n Demande d’autorisation relative à l’audience » dans le champ de la description et à la deuxième étape, sélectionnez le code « 102 — Documents d’autorisation devant la SPR ».

Cette demande générera automatiquement un examen de votre demande d’autorisation par AJO.

Facturation de la préparation et dépôt du formulaire FDA dans les affaires relevant de la Section de la protection des réfugiés (tel que publié précédemment)

Lorsqu’ils facturent la préparation et la soumission du formulaire FDA, les membres inscrits au tableau doivent présenter un compte provisoire pour cette tâche, étant donné que la couverture pour l’audience sera ajoutée au certificat une fois qu’elle aura été autorisée. Les membres ne doivent présenter un compte final pour un certificat qui ne comprend que l’autorisation relative au formulaire FDA que lorsqu’ils sont certains qu’ils ne demanderont pas que l’autorisation de services relatifs à l’audience soit ajoutée au certificat en vigueur de leur cliente ou client. Les comptes finaux doivent être présentés dans les cas suivants :

vous avez terminé la prestation de tous les services autorisés;
dans toutes les circonstances où vous cessez d’agir pour une cliente ou un client, y compris après qu’une demande officielle de changement d’avocat a été accordée;
le certificat ne peut pas être prorogé après avoir atteint son terme.

Les comptes provisoires, finaux et supplémentaires doivent être présentés en respectant la date limite de facturation du certificat.

Bordereaux : à faire et à ne pas faire

À faire :

Vérifiez si vos dates de services correspondent aux dates de vos bordereaux;
Maintenez vos bordereaux dans un ordre chronologique;
Indiquez toujours les heures de la journée pour tous les services de 0,5 heure ou plus;
Fournissez des détails sur les heures consacrées à des négociations après ou avant des instances judiciaires, etc. et facturez ce temps;
Tenez compte des pauses-repas dans votre présence à l’audience; en général, les tribunaux font une pause d’au moins une heure pour le lunch. AJO déduira au moins une demi-heure de votre temps de présence à l’audience, si vous n’en tenez pas compte;
Le temps de déplacement entre l’audience et votre cabinet si vous avez obtenu une autorisation de déplacement;
Précisez les heures et les portions d’heures, pas les minutes (p. ex., « 0,2 heure », et non « 10 minutes »).

Prière de ne pas facturer ce qui suit :

Le temps d’attente dans le temps de à l’audience. Si vous avez passé du temps après une instance judiciaire, ou si vous avez entamé des négociations, etc., précisez‑le et facturez ce temps.
Le temps de déplacement entre l’audience et votre cabinet si vous n’avez pas obtenu d’autorisation de déplacement.
Des messages vocaux (envoyés ou reçus) ou des appels téléphoniques si votre appel n’a pas été répondu.
Le temps passé à donner des instructions au personnel et aux commis, PLUS le temps que votre commis et votre personnel ont passé à recevoir vos instructions.
Le temps passé à examiner des documents que votre commis ou votre personnel a aussi facturé pour leur examen des mêmes documents.

Comment nous vous payons

Aide juridique Ontario (AJO) a mis en place un système qui compare chaque compte que vous soumettez au montant que son système déclare comme étant le tarif autorisé. Si les deux montants correspondent et qu’il n’y a pas de problème de facturation (p. ex., facturation tardive), le système réconcilie les comptes et procède au paiement. AJO paie votre compte dans les 28 à 33 jours de sa réception par le biais d’Aide juridique en ligne.

Si votre compte dépasse le tarif autorisé et qu’une augmentation discrétionnaire est demandée, le système paiera jusqu’au montant maximal du tarif autorisé. Ce processus est enclenché deux fois par semaine. Le solde du compte est soumis à l’examen du personnel qui ordonnera le paiement si c’est indiqué. Le système utilise un procédé semblable pour payer les frais facturés selon le tarif, lorsque les montants des débours ne correspondent pas.

Le système générera le message suivant si une partie du compte est payée jusqu’au maximum du tarif autorisé :

Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans les 60 jours. Si aucune partie du compte n’est payée au tarif normal, le paiement sera de 0,00 $.

Cela ne signifie pas que l’augmentation discrétionnaire est refusée, mais que le personnel examine la partie augmentation discrétionnaire.