Conseils sur la facturation pour les avocats en droit de la famille

Ce qu’il faut faire et ne pas faire avant la facturation, pendant la facturation, pour la facturation d’augmentations discrétionnaires et pour la soumission de bordereaux

Avant la facturation

• Obtenez toutes les modifications et autorisations possibles du bureau de district avant de commencer votre compte en ligne, pour vous assurer de recevoir le tarif approprié. Les Services aux avocats et paiements (SAP) ne paieront que jusqu’au tarif maximum et vous demanderont d’obtenir des autorisations additionnelles avant d’accorder des augmentations discrétionnaires.

• Demandez sans attendre des autorisations en cas de multiples questions contestées et de procédures préparatoires au procès subséquentes. Vous pourrez ainsi obtenir autant d’heures que possible couvertes par le tarif. Dans des affaires de protection de l’enfance, obtenez les autorisations applicables pour des ordonnances de surveillance ou des tutelles.

• Obtenez un budget de gestion des causes de niveau intermédiaire si les circonstances s’y prêtent. Il s’agit d’un budget préapprouvé auquel vous pourriez avoir droit. Ce n’est pas la même chose que des paiements pour augmentations discrétionnaires.

• Obtenez une approbation préalable des SAP pour des débours. Le Guide des débours énumère tous les débours pour lesquels une approbation préalable doit être obtenue. Vous devrez joindre vos factures à la demande de remboursement des débours. Vous ne pourrez pas obtenir de paiement pour des débours qui n’ont pas été approuvés.

• Essayez d’obtenir une ordonnance en vertu de l’article 54, avant de demander l’autorisation des débours, pour des affaires comme des tests de dépistage de drogues, des tests de paternité et des tests de capacités parentales. L’article 54 est la disposition de la Loi sur les services à l’enfance et à la famille qui couvre de nombreux tests, rapports et évaluations.

• Pour des affaires de protection de l’enfance, obtenez l’autorisation applicable pour une ordonnance de surveillance ou l’autorisation de tutelle à l’avance. N’allez pas de l’avant avec un certificat pour une opinion de deux heures seulement.

Lorsque vous soumettez une facture pour un paiement selon le tarif

• Facturez les journées au tribunal correctement. Le système ajoute automatiquement le premier jour au tribunal pour vous. Cela signifie que le nombre de jours au tribunal que vous devez entrer pour un premier compte est le nombre réel de jours moins un jour. Pour les comptes subséquents, vous devez entrer le nombre réel de jours au tribunal. Par exemple :

  • Pour le premier compte&nbs;: si vous avez eu trois jours de présence au tribunal, vous devez entrer deux jours.
  • Pour un deuxième compte : si vous avez eu deux jours de présence au tribunal, vous devez entrer deux jours.

• Précisez clairement les services que vous avez rendus pour les journées au tribunal. Il ne suffit pas d’inscrire des mentions génériques ou générales comme « préparation au procès » ou « lettre à un avocat ». Si vous demandez une augmentation discrétionnaire, ce genre de mentions pourrait conduire au non-paiement de votre facture.

• Indiquez TOUJOURS la nature exacte de chaque comparution au tribunal; par exemple : motion, conférence en vue d’un règlement amiable, conférence préparatoire au procès, etc. Certaines comparutions exigent un nombre d’heures additionnelles, d’autres non. Il est très important dans les affaires de protection de l’enfance en particulier d’indiquer si l’audience était une audience de soins temporaires, une audience de plaidoiries, une conférence de gestion de la cause ou l’audition d’une requête en jugement sommaire.

• Facturez dans les délais pour éviter des retards de paiement et le risque que votre facture ne soit pas payée. Les délais sont d’une année, à partir de la date d’anniversaire de la date de délivrance du certificat, plus six mois. Par exemple, les dates limites de soumission d’une facture pour un certificat délivré le 5 février 2013 sont les suivantes :

  • Première date limite : 5 août 2014
  • Deuxième date limite : 5 août 2015
  • Troisième et dernière date limite : 5 août 2016

  Consultez le relevé des dates limites de facturation approchantes pour de plus amples renseignements et pour connaître les dates limites des 90 prochains jours.

• Facturez plusieurs copies de la même lettre à 0,1 heure par lettre. Si votre dossier exige que vous envoyiez la même lettre à différentes parties, comme un avocat d’une société d’aide à l’enfance, un avocat du BAE et l’avocat des parents, facturez ce travail comme une seule lettre. En d’autres termes, vous ne devez pas facturer une lettre dont vous envoyez une copie à différentes personnes comme de multiples lettres.AJO vous paiera plus de 0,1 heure pour des lettres détaillées dont la préparation a exigé plus de 0,1 heure. Par exemple : une correspondance qui contient une proposition de règlement amiable, un calendrier de visites ou une liste de documents à divulguer. Vous devrez fournir ces détails dans votre bordereau.

• Joignez des bordereaux privés.

• Joignez la cession du jugement de dépens et les ordonnances de dépens. Les dépens appartiennent à AJO et les ordonnances de dépens devraient le préciser, en indiquant qu’AJO est le créancier. Les dépens ne doivent pas être mis à exécution ou perçus par le BOF.

Prière de ne pas facturer les actes et services suivants :

• Services continus après la date d’annulation ou de résiliation d’un certificat. AJO ne peut pas payer ces factures. Contactez le bureau de district pour régler l’annulation ou la résiliation d’un certificat.

• Motions, ajournements, premières comparutions et comparutions pour plaidoiries comme comparutions subséquentes préparatoires au procès. La facturation pour ces services fait augmenter le nombre d’heures de votre maximum autorisé que vous avez utilisé et pourrait causer le non‑paiement de vos comptes ou la récupération d’un certain montant déjà payé suite à une évaluation après paiement.

Lorsque vous facturez des augmentations discrétionnaires

• Cochez la case « Oui » à la question « Demandez-vous une augmentation discrétionnaire? », si vous demandez une augmentation discrétionnaire. Il ne suffit pas de joindre le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire—droit de la famille ou une lettre d’explication. L’illustration ci‑dessous indique où vous devez cocher la case.

  Cliquez ici pour télécharger le graphique.

  Après avoir coché la case « Oui » et après que la partie du compte payée selon le tarif est payée, vous obtiendrez le message de paiement 411 suivant : Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans environ 60 jours.

• Si vous DEMANDEZ une augmentation discrétionnaire, mais que vous ne cochez PAS la case de l’augmentation discrétionnaire :Le système vous paiera la facture selon le tarif avec le message de paiement 410 suivant :

  • Votre compte a été payé conformément aux limites maximales prévues par le tarif, car aucune demande d’augmentation discrétionnaire n’a été soumise. Aide juridique Ontario pourra prendre en compte une demande d’augmentation discrétionnaire si vous envoyez une demande écrite accompagnée de factures détaillées dans les 60 jours. Voir les pages 2-23 et 2-24 du Manuel du tarif et de la facturation.
  • Le système n’assignera pas un membre du personnel des Services aux avocats et paiements pour examiner une demande d’augmentation discrétionnaire, parce qu’il présumera que votre compte a été intégralement payé.

• Utilisez les formulaires de demande d’augmentation discrétionnaire en droit de la famille. Obtenez et remplissez le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire—Droit de la famille : Loi sur les services à l’enfance et à la famillev(LSEF) ou le formulaire Demande d’augmentation discrétionnaire — Droit de la famille : aliments, droit de visite, garde, qui sont affichés sur le site Web d’AJO. En utilisant ces formulaires, vous vous assurez que votre demande respecte les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires.Si votre demande d’augmentation discrétionnaire ne respecte pas les lignes directrices en la matière, elle sera refusée. Vous recevrez le message de paiement 425 suivant—L’affaire ne répond pas au critère de circonstances exceptionnelles prévu aux lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires. Si vous n’êtes pas satisfait du règlement de ce compte, vous pouvez envoyer une lettre dans les 60 jours demandant un réexamen du règlement.

Prière de ne pas :

• Cocher la case « Demander une augmentation discrétionnaire » si vous ne la demandez pas. Votre paiement pourrait être retardé;
• Présumer que les paiements d’augmentations discrétionnaires sont semblables à un budget préapprouvé. Si les circonstances s’y prêtent, demandez un budget de gestion des causes de niveau intermédiaire.

Bordereaux : à faire et à ne pas faire

À faire :

• Vérifiez si vos dates de services correspondent aux dates de vos bordereaux;
• Maintenez vos bordereaux dans un ordre chronologique;
• Indiquez toujours les heures pour tous les services qui dépassent 0,5 heure;
• Fournissez des détails sur les heures consacrées à des négociations après ou avant des instances judiciaires, etc. et facturez ce temps;
• Tenez compte des pauses-repas dans les journées au tribunal; en général, les tribunaux font une pause d’au moins une heure pour le lunch. AJO déduira au moins une demi-heure de votre temps passé au tribunal, si vous n’en tenez pas compte;
• Facturez le temps de déplacement pour vous rendre au tribunal et revenir à votre cabinet si vous avez obtenu une autorisation de déplacement;
• Précisez les heures et les portions d’heures, pas les minutes (p. ex., « 0,2 heure », et non « 10 minutes »).

Prière de ne pas facturer ce qui suit :

• Le temps d’attente au tribunal avant une comparution. Si vous avez passé du temps après une instance judiciaire, ou si vous avez entamé des négociations, etc., précisez-le et facturez ce temps.
• Le temps de déplacement entre le tribunal et votre cabinet si vous n’avez pas obtenu d’autorisation de déplacement.
• Des messages vocaux (envoyés ou reçus), des appels téléphoniques si vous n’avez pas obtenu de réponse, ou si vous avez obtenu un signal de ligne occupée ou le message que la boîte vocale est pleine.
• Le temps passé à donner des instructions au personnel et aux commis, PLUS le temps que votre commis et votre personnel ont passé à recevoir vos instructions.
• Le temps passé à examiner des documents que votre commis ou votre personnel a aussi facturé pour leur examen des mêmes documents.
• Plus de 0,2 heure pour des affidavits de signification et des formulaires de confirmation; ce sont des documents de base, simples, à remplir.

Comment nous vous payons

Aide juridique Ontario (AJO) a mis en place un système qui compare chaque compte que vous soumettez au montant que son système déclare comme étant le tarif autorisé. Si les deux montants correspondent et qu’il n’y a pas de problème de facturation (p. ex., facturation tardive), le système réconcilie les comptes et procède au paiement. AJO paie votre compte dans les 28 à 33 jours de sa réception par le biais d’Aide juridique en ligne.

Si votre compte dépasse le tarif autorisé et qu’une augmentation discrétionnaire est demandée, le système paiera jusqu’au montant maximal du tarif autorisé. Ce processus est enclenché deux fois par semaine. Le solde du compte est soumis à l’examen du personnel qui ordonnera le paiement si c’est indiqué. Le système utilise un procédé semblable pour payer les frais facturés selon le tarif, lorsque les montants des débours ne correspondent pas.

Le système générera le message suivant si une partie du compte est payée jusqu’au maximum du tarif autorisé :

Votre compte a été payé au tarif maximum. La partie de votre compte associée à une augmentation discrétionnaire ou à des débours fera l’objet d’un examen. Elle sera traitée dans les 60 jours. Si aucune partie du compte n’est payée au tarif normal, le paiement sera de 0,00 $.

Cela ne signifie pas que l’augmentation discrétionnaire est refusée, mais que le personnel examine la partie augmentation discrétionnaire.