Changements temporaires aux politiques d’AJO sur la facturation en réponse à la COVID-19

Date de publication : 9 avril 2020

Dans le cadre de sa réponse à la pandémie de COVID‑19, AJO a apporté des changements temporaires à ses politiques sur la facturation et adopté des mesures pour appuyer et renseigner les fournisseurs de service.

Nous repoussons les dates limites de facturation

Si vous soumettez vos comptes en retard en raison de la pandémie de COVID‑19, veuillez noter que nous repousserons les dates limites des comptes qui devaient être soumis entre le 16 mars et le 30 septembre 2020. Vous devez demander une prolongation lorsque vous soumettez le compte en ligne.

Augmentations discrétionnaires : Nous ajoutons un élément aux critères de circonstances exceptionnelles.

Pour les affaires qui nécessitent des heures supplémentaires en raison de la pandémie de COVID‑19 : si vous devez consacrer des heures supplémentaires sur un dossier, veuillez expliquer de quelle manière ces heures sont liées à la pandémie de COVID‑19.

Téléconférence et comparutions par vidéo

Nous considérons les téléconférences et les présences par vidéo comme des présences physiques lorsque les cours et les tribunaux décisionnels ont mis en place des mesures substitutives à la présence en personne pour respecter les conditions de distanciation sociale ainsi que d’autres mesures de sécurité. Veuillez faire en sorte que vos bordereaux indiquent clairement ces présences virtuelles, notamment la cour concernée et l’officier de la cour qui y participait.

Les autres règles concernant la présence en cour et aux tribunaux administratifs n’ont pas changé à la date de publication du présent avis.

Facturer des services au titre d’un certificat selon des honoraires forfaitaires ou au tarif horaire

En réponse aux préoccupations au sujet de la facturation et du paiement selon des honoraires forfaitaires, nous avons temporairement changé la façon de facturer les services au titre des certificats admissibles aux honoraires forfaitaires permettant ainsi soit de facturer des honoraires forfaitaires, soit de facturer les services au tarif horaire.

Ce choix est offert pour facturer les services au titre de tout certificat pour lequel un compte final n’a pas été soumis. Cette mesure vise à répondre aux préoccupations des avocats du secteur privé. Pour aider les avocats à gérer l’argent en espèce dont ils peuvent disposer, nous ajouterons la possibilité de facturer des comptes provisoires au tarif horaire pour le temps de préparation avant le règlement de l’affaire au titre de certificats admissibles aux honoraires forfaitaires. Si l’avocat préfère facturer des honoraires forfaitaires, il peut choisir d’attendre le règlement auquel il assistera, soit virtuellement, soit en personne, et facturer les honoraires forfaitaires pour le règlement.

Pour réduire les présences en cour qui ne sont pas nécessaires, les avocats ont aussi la possibilité de facturer leurs services au tarif horaire lorsqu’ils ne sont pas en mesure d’être présents lors du règlement de l’affaire et que cette dernière est réglée en leur absence. Si vous avez assisté au règlement, virtuellement ou en personne, vous ne devez pas vous prévaloir de la possibilité de facturer le service selon le tarif horaire, car les honoraires forfaitaires s’appliquent dans cette situation.

Processus

Pour les affaires pour lesquelles vous choisissez de facturer le service au tarif horaire, le nombre maximum d’heures s’applique. Il en est de même des exigences relatives aux bordereaux, aux débours et aux augmentations discrétionnaires. Si vous choisissez de facturer le service au tarif horaire, vous devrez continuer de le faire jusqu’à la fermeture du certificat. Cette possibilité sera offerte même si des comptes provisoires d’honoraires forfaitaires pour les enquêtes sur le cautionnement et les conférences préparatoires avec juge ont déjà été soumis.

Si vous avez déjà indiqué que l’affaire a été mise au rôle pour procès, on ne vous offrira pas ce choix quant à la facturation.

Cette nouvelle possibilité est affichée comme suit et elle entrera en vigueur le vendredi 17 avril 2020 :

Screenshot of the basic account iformation screen highlighting the choose to bill hourly option

Ressources