Réunion du conseil d’administration du 8 juin 2018

Date de publication : 13 juin 2019

1. Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

Derry Millar (président), John McCamus (président du conseil d’administration) (par téléconférence), Nancy Cooper (par téléconférence), Christa Freiler, Carol Hartman (par téléconférence), James McNee, Tim Murphy (par téléconférence), Michel Robillard (par téléconférence), James Yakimovich, Ann Marie Yantz (par téléconférence) David Field (président‑directeur général et membre d’office)

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, Vince Correia, Louis Dimitracopoulos, Stephanie Mealing

1.3 Invités

Laura Bell (Bureau du procureur général), Michael Hawtin et Jordan Sorvele (PwC)

1.4 Liste des absences

Remy Boulbol

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté.

3. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est signalé.

4. Rapports du conseil d’administration

4.1 Rapport sur les conclusions de la vérification

Le directeur général de l’administration et vice‑président présente l’équipe de vérification. Laura Bell du Bureau du vérificateur général présente le rapport suivant sur les conclusions de la vérification.

La vérificatrice générale a demandé qu’une provision pour moins‑value soit affectée à l’actif des régimes de retraite d’AJO et qu’elle figure comme ligne distincte dans les états financiers d’AJO. Ce rajustement réduira l’excédent de fonctionnement, de 11,5 millions de dollars à 10,8 millions de dollars. La vérificatrice générale a aussi exigé que l’actif des régimes de retraite des exercices précédents soit rajusté. Sous réserve de l’approbation de la vérificatrice générale, une opinion sans réserve sera rendue à la date d’aujourd’hui. PwC est le vérificateur indépendant engagé pour effectuer la vérification des comptes d’AJO au nom de la vérificatrice générale de l’Ontario. Au cours de l’exercice en cours, il n’y a eu aucun changement dans les politiques comptables. Les présomptions en matière de gestion et de comptabilité sont semblables à celles de l’année passée; les estimations effectuées ont été considérées comme raisonnables et le travail a été effectué conformément au plan de vérification.

Mme Bell a rapporté que l’équipe de vérification a reçu la coopération sans réserve de la direction et du personnel d’AJO. L’augmentation du financement au titre de l’admissibilité financière a créé un petit excédent et le ministère a donné à AJO la permission d’utiliser l’excédent pour réduire le déficit accumulé d’AJO. Le seuil de signification a été fixé à 9,5 millions de dollars.

Le rapport sur les conclusions de la vérification a relevé une inexactitude relative aux comptes débiteurs présentés d’un montant d’environ 486 000 $, qui s’explique par le fait que les valeurs des biens grevés d’un privilège n’ont pas été mises à jour dans le calcul de la « provision pour créances douteuses ». Les recommandations concernant le contrôle interne sont notamment les suivantes :

  • Les écritures de journal ne devraient pas être créées et affichées par la même personne, pour assurer qu’elles sont examinées par au moins deux personnes;
  • Les droits d’accès au portail devraient être examinés une fois par année;
  • Les valeurs des biens devraient être actualisées à une date permettant d’utiliser la valeur actualisée aux fins de l’évaluation du solde des comptes débiteurs grevés.

La direction d’AJO a fait état d’un cas d’irrégularités de facturation dans l’exercice en cours, qui fait l’objet d’une enquête interne, mais aucun élément de preuve démontrant l’existence d’inexactitudes importantes découlant d’une fraude ou d’actes illégaux n’a été mentionné. L’équipe de vérification demande aux membres du conseil d’administration présents en personne ou par téléconférence s’ils sont au courant de tout incident de fraude ou d’acte illégal. Les membres répondent tous par la négative. AJO recevra un rapport de vérification sans réserve.

À ce moment de la réunion, le personnel d’AJO quitte la salle et le conseil d’administration tient une discussion à huis clos avec l’équipe de vérification.

Fin de la séance à huis clos.

Le vice‑président et directeur général de l’administration annonce que le personnel apportera les changements importants nécessaires aux états financiers en ce qui concerne la ligne de l’actif des régimes de retraite. Le personnel demande que le conseil d’administration reçoive la version actuelle du rapport sur les conclusions de la vérification, sous réserve des changements convenus découlant du rajustement des valeurs des régimes de retraite.

DÉCISION : Le conseil d’administration a reçu le rapport sur les conclusions de la vérification de l’équipe de vérification.

4.2 États financiers non approuvés d’AJO pour l’exercice se terminant le 31 mars 2018

Le vice‑président et directeur général de l’administration rapporte que le montant de l’excédent de fonctionnement indiqué dans les états financiers actuels présentés sera modifié afin de répondre à l’exigence de la vérificatrice générale qu’une provision pour moins‑value soit affectée à l’actif des régimes de retraite, comme indiqué plus haut. Le directeur général des finances présente les états financiers non approuvés au 31 mars 2018, mettant en valeur les points saillants suivants.

Il s’agit d’un rapport financier qui compare les chiffres réels aux données de l’exercice précédent. Si l’on incorpore le changement suggéré de provision pour moins-value pour l’actif des régimes de retraite, l’excédent de fonctionnement projeté s’élèvera à 10,8 millions de dollars. Ce changement ne modifiera pas l’état de la trésorerie d’AJO. La situation financière actuelle d’AJO est nettement meilleure que celle de l’année passée. L’augmentation des revenus est en grande partie attribuable à :

  • L’augmentation du financement au titre de l’admissibilité financière de 8,1 millions de dollars;
  • Trois augmentations du taux d’intérêt de la Banque du Canada, ce qui a causé une hausse du revenu provenant de la Fondation du droit de l’Ontario d’un montant de 17,6 millions de dollars.
  • Une réduction des dépenses de 5,4 millions de dollars par rapport à l’exercice précédent découlant des initiatives d’économies en cours d’exercice adoptées dans le cadre du plan budgétaire équilibré.

L’augmentation des services fournis dans le cadre du programme des certificats est également soulignée. Elle s’explique en grande partie par la demande de services en droit de l’immigration et droit des réfugiés. L’état de trésorerie d’AJO a augmenté de 32,2 millions de dollars et le déficit accumulé a été réduit de 12,8 millions de dollars. AJO a atteint la plupart de ses objectifs énoncés dans le plan budgétaire équilibré.

DÉCISION : Le conseil d’administration a approuvé les états financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2018, sous réserve de tout changement découlant de l’examen de la vérificatrice générale de l’Ontario et de toute modification de formulation requise.

4.3 États financiers non approuvés du régime de retraite d’AJO jusqu’au 31 décembre 2017

Le vice‑président et directeur général de l’administration présente les états financiers vérifiés non approuvés du régime de retraite des employés jusqu’au 31 décembre 2017.

Le directeur général des finances rapporte qu’AJO a deux régimes de retraite : un régime à prestations déterminées et un régime à cotisations déterminées. Il y a seulement trois employés actifs et 13 employés retraités qui participent au régime à prestations déterminées; la majorité des employés d’AJO participent au régime de retraite à cotisations déterminées. Les vérificateurs du régime de retraite d’AJO rendront une opinion sans réserve.

Le régime de retraite à prestations déterminées d’AJO a subi une évaluation en 2017, comme l’ont exigé la Commission des services financiers de l’Ontario et l’Agence du revenu du Canada, afin de déterminer l’aptitude d’AJO à s’acquitter de ses obligations futures en matière de régime de retraite. Le rapport d’évaluation indiquait un déficit de liquidation hypothétique de 196 100 $ au 1er janvier 2017, exigeant des paiements d’amortissement du déficit de solvabilité de 3 629 $ par mois, paiements qu’AJO a commencé de verser en janvier 2018.

Les états financiers portent sur la vérification de l’actif seulement et non du passif. L’actif net du volet à prestations déterminées a augmenté de 141 000 $ et l’actif net du volet à cotisations déterminées a augmenté de 11 millions de dollars en raison de la hausse des cotisations et des gains réalisés. Dans l’ensemble, le régime de retraite d’AJO a eu de bons résultats en 2017. Le taux de rendement pour le régime à prestations déterminées est de 7,5 % (5,9 % en 2016) et le taux de rendement pour le régime à cotisations déterminées est de 7,4 % (5,7 % en 2016). Ces taux sont presque égaux ou supérieurs au taux repère établi contre un indice composé qui regroupe TSX, S&P, S&P 500 et l’indice obligataire universel du Canada.

DÉCISION : Le conseil d’administration a approuvé les états financiers vérifiés du régime de retraite des employés pour l’année civile se terminant le 31 décembre 2017.

La séance est levée.