Réunion du conseil d’administration du 7 décembre 2018
Date de publication : 7 décembre 2018
1. Liste des présences
1.1 Membres du conseil présents
John McCamus (président), Remy Boulbol (par téléconférence), Nancy Cooper, Christa Freiler, James McNee, Derry Millar, Tim Murphy (par téléconférence), Michel Robillard, James Yakimovich, Ann Marie Yantz, David Field (président‑directeur général et membre d’office)
1.2 Personnel
Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, David McKillop, Stephanie Mealing, Heather Morgan, Kathleen Murphy (par téléconférence), Aileen Page, Rob Strain, Jessica Wolfe.
1.3 Liste des absents
Carol Hartman
2. Ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion est approuvé.
3. Conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.
4. Procès‑verbaux des réunions du conseil d’administration
- Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 18 octobre 2018
- Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 19 octobre 2018
- Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 8 novembre 2018
DÉCISION : Les procès‑verbaux des réunions du conseil d’administration des 18 octobre, 19 octobre et 8 novembre 2018 sont adoptés.
5. Rapport du président au conseil
Le président indique qu’il a assisté aux événements suivants :
- La cérémonie annuelle de remise des prix de la Fondation du droit de l’Ontario au cours de laquelle le prix Guthrie a été décerné à Mary Birdsell, directrice générale de Justice for Children and Youth, une des cliniques spécialisées d’AJO
- La conférence annuelle de la Criminal Lawyers Association de l’Ontario
- La cérémonie de célébration du départ à la retraite de la vice‑présidente régionale Vicki Moretti
Nominations au conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration dont les mandats ont expiré ont reçu une lettre de remerciement de la procureure générale pour les services rendus à AJO. La lettre leur informait également qu’ils pouvaient continuer de siéger jusqu’aux nouvelles nominations.
Ratification de la convention collective avec la Society of United Professionals (SUP)
L’avocate générale adjointe et le vice-président et directeur général de l’administration soulignent qu’AJO et la SUP ont signé, en novembre, après 14 mois de négociations, un protocole d’entente pour le règlement de la première convention collective. Le syndicat a organisé un vote en ligne pendant une semaine et a informé AJO, le 14 décembre 2018, que la convention a été ratifiée par un vote à 95 % favorable.
La durée de la convention sera de 4 ans, du 1er avril 2018 au 31 mars 2022. La rémunération des avocats sera calculée en fonction de l’année d’adhésion au Barreau. Une augmentation semi-annuelle de 1,8 % sera accordée chaque année pendant la durée de la convention. On espère que la rémunération et les avantages sociaux aideront le processus de recrutement d’avocats d’AJO. Les modifications concernant les avantages sociaux comprennent l’introduction d’une nouvelle politique sur les vacances, l’augmentation des allocations pour maladie accidentelle ainsi que les nouveaux services liés à la santé mentale.
Le conseil remercie l’équipe de négociation, l’avocate générale adjointe ainsi que la directrice du Service des ressources humaines et son équipe.
Orientation du conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration ont une discussion sur les différentes formes que pourrait prendre l’orientation des nouveaux membres. La vice‑présidente et avocate générale avait sollicité les suggestions des membres du conseil. Le président indique qu’un programme de formation sur les finances destiné aux nouveaux membres est en cours d’élaboration. Le conseil souligne que l’apport des comités consultatifs est extrêmement important pour comprendre les activités principales d’AJO.
DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport et les procès‑verbaux des réunions de l’automne 2018 des comités consultatifs.
DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président.
6. Rapport du président sur le rendement à mi‑parcours
Le président‑directeur général présente les résultats semestriels de l’entente de rendement du président‑directeur général, dont voici les points saillants :
- Le lancement de Justice pas‑à‑pas, la version française du site Web Steps‑to‑Justice. Ce projet a été réalisé en collaboration avec des partenaires de Justice Ontario pilotés par la clinique Éducation juridique communautaire Ontario (CLEO).
- La clinique Parkdale Community Legal Services (PCLS) doit déménager prochainement et a sollicité auprès d’AJO un soutien financier pour payer le loyer de son nouvel emplacement. Les négociations sont en cours.
- Le lancement du site Espace client a eu lieu cette semaine, permettant ainsi aux clients de communiquer en ligne avec AJO et d’accéder aux services en ligne. Le site a connu une adoption assez rapide : 1 500 clients se sont enregistrés dans la première semaine.
- Le président‑directeur général et le président du conseil d’administration ont rencontré le trésorier du Barreau du Haut-Canada pour discuter des dispositions de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique (LSAJ) portant sur l’assurance de la qualité et d’autres sujets d’intérêt commun.
- Les récentes séances de discussion ouverte sur Skype avec le personnel afin d’échanger des points de vue sur la réorganisation de la société ont donné lieu à des commentaires précieux.
- Le conseil discute de l’« usure de compassion » ou du traumatisme indirect qui peut parfois accabler les membres du personnel lorsqu’ils rencontrent des clients ayant vécu des traumatismes. Nombreux sont les membres du personnel exposés à un niveau de stress très élevé. Le Service des ressources humaines fournit une formation sur l’usure de compassion aux membres du personnel de première ligne.
- Le sondage sur la satisfaction des clients a été mis sur pied. Il est effectué par domaine du droit, à tour de rôle, tous les trois mois et les clients y participent en ligne. La participation a varié selon les endroits, la plus grande participation a été celle des clients réfugiés, et la plus petite celle des clients en droit criminel. La majorité des commentaires des clients portait sur la difficulté de retenir les services d’un avocat pour les représenter. AJO a mis à la disposition des clients des outils qui leur permettent de choisir une avocate ou un avocat parmi ceux inscrits sur les listes d’AJO, mais la LSAJ lui interdit de conseiller à un client de retenir les services d’une avocate ou d’un avocat en particulier. Toutefois, AJO étudie des méthodes plus faciles que les clients pourraient utiliser pour chercher des avocats inscrits sur les listes, y compris l’affichage en ligne des listes d’avocats. Une question du sondage sur la satisfaction des clients demandait à ces derniers s’ils avaient déjà été victimes de violence conjugale. Quarante pour cent des clients ont répondu par l’affirmatif. Davantage de travaux de recherche seront consacrés à ce sujet.
DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président sur le rendement à mi‑parcours.
7. Réunion du Comité des finances et de la vérification
- Procès‑verbal de la réunion du 7 novembre 2018
DÉCISION : Le procès‑verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 7 novembre 2018 est adopté.
8. Analyse de l’environnement politique
Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur la situation politique en Ontario—une analyse environnementale. Il indique que le gouvernement provincial a fourni des informations sur ses priorités, notamment son engagement de fournir des services moins coûteux axés sur les clients, ce qui concorde avec le mandat d’AJO de fournir des services aux clients de haute qualité, efficaces et présentant un bon rapport qualité‑prix. Les projets allant dans le sens de ces objectifs seront présentés au conseil dans des réunions ultérieures.
DÉCISION : Le conseil reçoit, à titre informatif, le rapport sur la situation politique en Ontario—une analyse environnementale.
9. Politique sur l’approbation du conseil relative aux déclarations publiques d’AJO
Le vice‑président, Politiques, recherche stratégique et relations externes, présente le rapport sur une politique concernant l’approbation par le conseil des déclarations publiques d’AJO. Il indique qu’AJO, en tant que chef de file dans la promotion de l’accès à la justice, est souvent sollicitée pour contribuer aux processus de consultation concernant des mesures politiques et législatives variées. Le conseil examine les possibilités de se doter d’un cadre de référence en ce qui a trait à son examen et son approbation des interventions publiques d’AJO. Des membres du personnel d’AJO prépareront un nouvel ensemble de lignes directrices, de critères, de politiques et de formules qui sera examiné de manière plus approfondie par le conseil.
DÉCISION : Le conseil reporte la décision relative à son approbation des déclarations publiques à une réunion ultérieure.
10. Formation en matière de sensibilisation aux cultures autochtones
Le vice‑président, Politiques, recherche stratégique et relations externes, donne un aperçu du rapport sur la formation en matière de sensibilisation aux cultures autochtones et présente Jessica Wolfe, conseillère en politiques autochtones. Il signale que les membres du personnel ont recommandé aux membres du conseil d’administration d’AJO et aux cadres supérieurs de suivre la formation en matière de sensibilisation aux cultures autochtones (Bimickaway), car ils sont d’avis que cela sera utile à ceux qui auront à prendre des décisions stratégiques touchant les clients autochtones d’AJO. Jessica Wolfe souligne que le nombre d’Autochtones en prison continue d’augmenter à un rythme rapide et que le pourcentage d’enfants autochtones pris en charge par le système de protection de l’enfance est très élevé. Elle rappelle également que la dernière formation des cadres supérieurs en matière de sensibilisation aux cultures autochtones remonte à près de 10 ans. Les participants au programme de formation Bimickaway du ministère du Procureur général mentionnent qu’ils en ont été profondément touchés. Il existe cinq modules de formation au total. Les membres du personnel pensent que les membres du conseil devraient suivre tous les modules, sur une période qui tient compte du calendrier des réunions du conseil. Le programme est offert à titre gratuit. Étant donné la nomination prochaine de plusieurs nouveaux membres, le conseil convient que, dans la mesure du possible, la formation ait lieu lorsque le conseil sera complet.
DÉCISION : Le conseil approuve la formation en matière de sensibilisation aux cultures autochtones (Bimickaway) pour le conseil et les cadres supérieurs, au début de 2019.
11. Rapports sur la planification stratégique et la conformité
11.1 Le plan stratégique final d’AJO
Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur le plan stratégique quinquennal d’AJO. Il indique que le plan comprend maintenant une section spécifique sur la diversité. L’ébauche du plan stratégique a été distribuée aux intervenants et au personnel. Le plan reflète l’engagement d’AJO à l’égard de ses stratégies pour les clients vulnérables et des appels à l’action de la Commission de vérité et réconciliation. Pour les prochaines étapes, il s’agira de communiquer aux intervenants et aux employés, au début de l’année 2019, le plan stratégique final, après son approbation par le conseil. Des éléments du plan stratégique seront intégrés dans le plan d’activités d’AJO.
DÉCISION : Le conseil approuve le plan stratégique quinquennal d’AJO.
11.2 Financement au titre de l’admissibilité financière accordé aux cliniques spécialisées et ethnolinguistiques en 2018‑2019
Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport de 2018‑2019 sur le financement au titre de l’admissibilité financière accordé aux cliniques spécialisées et ethnolinguistiques. Il indique que ces cliniques ont récemment reçu de nouveaux critères applicables aux demandes de financement. Le personnel a recommandé que 17 demandes répondant aux critères soient financées sur les fonds disponibles, soit 1,05 million de dollars.
DÉCISION : Le conseil approuve le montant de 1,05 million de dollars pour le financement au titre de l’admissibilité financière pour les cliniques spécialisées et ethnolinguistiques.
12. Plan d’activités 2019‑2022
Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport suivant :
Au cours de sa dernière réunion, le conseil a autorisé le président du conseil et le président directeur général à approuver le plan d’activités d’AJO. Le vice‑président souligne que les modifications suivantes ont été apportées au plan depuis cette réunion :
- Objectifs stratégiques mis à jour
- Conformité avec le plan stratégique
- Risques et information mis à jour dans la partie sur l’inclusion et la diversité
- Plan financier triennal
Le président recommande la soumission du plan d’activités le 31 décembre 2018. Un membre du conseil souhaite que le conseil soit mis au courant des modifications supplémentaires au plan avant que celui‑ci soit soumis au MPG.
DÉCISION : Le conseil approuve le plan d’activités 2019‑2022 d’AJO et autorise le président du conseil et le président‑directeur général à approuver la version finale qui sera soumise au MPG.
12.1 L’audit d’AJO de 2018 de l’Office de la vérificatrice générale de l’Ontario
Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur l’audit d’AJO de 2018 de l’Office de la vérificatrice générale de l’Ontario. Il signale que le rapport de vérification renferme 15 recommandations spécifiques à AJO. Cette dernière nommera une personne responsable de l’exécution de chaque recommandation et mettra en place une vérification interne continuelle pour consigner les progrès réalisés et donner suite aux recommandations et aux réactions d’AJO.
DÉCISION : Le conseil reçoit la mise à jour sur l’audit d’AJO de l’Office de la vérificatrice générale de l’Ontario de 2018.
13. Demande d’autorisation de divulgation de renseignements en vertu du paragraphe 90(2) de la LSAJ
La vice-présidente et avocate générale présente le rapport sur la délégation de pouvoirs statutaires de divulgation de renseignements prévue au paragraphe 90(2) de la Loi de 1988 sur les services d’aide juridique (LSAJ). Elle souligne que le paragraphe 90(2) de la LSAJ impose aux employés une obligation de non-divulgation de renseignements, sauf en cas d’autorisation du conseil agissant en vertu du paragraphe 90(2).
L’avocate générale (services du contentieux) examine les circonstances typiques où il serait dans l’intérêt d’AJO de divulguer les renseignements qui seraient autrement soumis à l’interdiction de divulgation. Il s’agit, par exemple, des poursuites contre AJO, lorsqu’il faut assurer une couverture médiatique exacte au sujet d’AJO, et des circonstances mettant en jeu la réputation et les intérêts juridiques d’AJO. Le facteur temps est important dans la plupart de ces cas—si l’autorisation de divulgation des renseignements est accordée au président directeur général d’AJO, en tant que membre d’office du conseil d’administration, plutôt qu’à tous les membres du conseil, cela permettra d’intervenir d’une façon rapide et efficace.
DÉCISION : Le conseil approuve la délégation au président directeur général d’AJO de l’autorité de divulgation des renseignements prévue au paragraphe 90(2) de la Loi sur les services d’aide juridique.
14. Motion d’ajournement
DÉCISION : La séance est levée.