Réunion du conseil d’administration du 27 juin 2018

Date de publication : 13 juin 2019

1. Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

Derry Millar (président), Remy Boulbol, Nancy Cooper, Christa Freiler, James McNee, Michel Robillard (par téléconférence), James Yakimovich, Ann Marie Yantz, David Field (président‑directeur général/membre d’office).

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, David McKillop, Stephanie Mealing, Vicki Moretti, Marcus Pratt, Strain Rod, Keith Taller, Moya Teklu.

1.3 Membres excusés

John McCamus, Carol Hartman et Tim Murphy.

1.4 Invités

Jessie Burns, Arminda Dumpierrez et Les Jacobs.

2.Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est approuvé.

3. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

4. Contrat de performance du président-directeur général pour 2018‑2019

Le président du conseil présente le contrat de performance du président-directeur général pour 2018‑2019 et invite les membres du conseil à faire part de leurs commentaires et suggestions. Le conseil discute de modifications possibles au contrat et convient que le contrat devrait être approuvé sous réserve des suggestions des membres du conseil.

DÉCISION : Le conseil approuve le contrat de performance du président pour 2018‑2019 tel que modifié.

5.Séance à huis clos du conseil

Le conseil d’administration s’est réuni à huis clos pour discuter en privé de tout sujet de préoccupation.

6. Séance de planification stratégique et d’établissement de vision

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le professeur Les Jacobs de la faculté des arts libéraux et des études professionnelles de l’Université York, ainsi qu’Arminda Dumpierrez et Jessie Burns de la firme Optimus/SBR. Le vice‑président mentionne en outre que des collaborateurs d’Optimus/SBR ont examiné l’analyse du contexte d’AJO et d’autres documents et continuent d’organiser des consultations avec un certain nombre d’intervenants de l’aide juridique. Des entretiens ont également eu lieu avec le président du conseil et des membres de l’équipe de direction d’AJO.

Le conseil discute de l’utilisation des technologies de l’information (TI) par AJO pour élargir l’accès aux services juridiques ainsi que des améliorations possibles en matière de TI grâce à des applications en ligne étendues, à l’intelligence artificielle (IA) et à une programmation interactive.

7. Rapport au conseil d’administration : plan de transition relatif aux conventions d’honoraires pour les avocats du secteur privé

Le vice‑président régional de la région du grand Toronto (RGT) donne le rapport suivant : en juin 2018, le Comité des finances et de la vérification a recommandé de mettre fin au projet pilote et de présenter au conseil, pour approbation, les solutions possibles pour la transition. Le comité propose un plan qui donnerait un préavis raisonnable à tous les participants au projet et échelonnerait le fardeau administratif lié à l’expiration des contrats. Des mesures seraient prises pour accélérer la soumission des comptes en ligne et les paiements aux avocats afin d’éviter toute interruption de trésorerie pour les avocats ayant conclu un contrat de convention d’honoraires. Un processus de rapprochement permettrait en outre de faire correspondre les services aux paiements.

DÉCISION : Le conseil approuve le plan visant à mettre fin au projet pilote relatif aux conventions d’honoraires, sans le renouveler, conformément à la proposition figurant dans le plan de transition approuvé par le Comité de la vérification et des finances.

8. Rapport au conseil d’administration : Stratégie en droit carcéral

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations extérieures, présente le document de stratégie en droit carcéral d’AJO, en soulignant que cette stratégie vise les objectifs suivants :

  • accroître les connaissances internes et renforcer la capacité de prestation de services aux détenus provinciaux;
  • améliorer et élargir les services offerts aux détenus provinciaux;
  • répondre aux besoins de ces clients en renforçant la sensibilisation, les partenariats, les relations communautaires et la collaboration.

Des consultations approfondies ont été lancées afin de déterminer les besoins de la population carcérale ontarienne. Les travaux sur ce document de stratégie se poursuivent et la version finale sera présentée au conseil d’administration à l’automne. Entre-temps, le personnel demande au conseil son approbation pour le lancement, au cours du présent exercice, d’initiatives dont la mise en oeuvre a été priorisée.

DÉCISION : Le conseil a approuvé le projet de stratégie en droit carcéral et le lancement, au cours du présent exercice, d’initiatives dont la mise en oeuvre a été priorisée.

9. Rapport de consultation sur la Stratégie sur les communautés racialisées

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations extérieures présente un résumé des consultations communautaires organisées par le personnel chargé de la Stratégie sur les communautés racialisées (SCR). Il souligne que la SCR est la stratégie d’AJO la plus récente pour la clientèle vulnérable et qu’elle suit la même approche d’une vaste consultation communautaire que les autres stratégies d’AJO relatives à la clientèle.

Moya Teklu, conseillère en politiques, a présenté les grands thèmes et les recommandations découlant de la consultation, notamment :

  • Élargissement de l’accès aux services d’AJO;
  • Amélioration de la qualité des services;
  • Partenariat avec des organismes communautaires;
  • Formation de sensibilisation aux différences culturelles;
  • Actions, par AJO, en faveur d’un changement à l’échelle du système afin de remédier à l’oppression systémique des communautés racialisées qui persiste dans le système de justice de l’Ontario

Un rapport résumant les résultats des consultations sera préparé et rendu public. Une stratégie sera élaborée et soumise au conseil pour approbation avant la fin de l’année civile.

DÉCISION : Le conseil reçoit le résumé des consultations organisées par la SCR.

10. Consentement et déclaration du client (« C et D »)

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, fait le point sur les C et D. En 2000, conformément au paragraphe 90 (2) de la Loi sur les services d’aide juridique (LSAJ), le conseil a autorisé la divulgation, dans des situations bien définies, de renseignements par ailleurs confidentiels concernant des clients. Les modifications proposées aux C et D actuels ont été présentées au conseil d’administration le 23 février 2018, avec des dispositions précisant les circonstances dans lesquelles AJO pourrait recueillir des renseignements auprès de tiers, notamment pour vérifier les factures des avocats, pour échanger des renseignements avec les avocats en ce qui concerne les services liés à l’aide juridique ainsi que pour partager des informations confidentielles avec le Barreau de l’Ontario au sujet de possibles fautes professionnelles. Cette question avait été présentée au conseil qui avait alors demandé au personnel de réviser davantage les C et D afin que les clients puissent donner leur consentement éclairé à la divulgation des renseignements confidentiels les concernant. Le vice‑président souligne que les modifications suivantes ont été apportées :

  • Définition explicite du moment où la divulgation sera faite;
  • Une déclaration selon laquelle la divulgation ne constitue pas une renonciation au privilège;
  • Exemples de types de documents qu’AJO pourrait demander à des tiers.

Le personnel a recommandé qu’on crée un formulaire de consentement total et de renonciation restreinte à la confidentialité afin que les clients puissent autoriser AJO à obtenir des documents non publics auprès de tiers et à divulguer au besoin des renseignements au cours d’une enquête. Une indication claire que les C et D ne constituent pas une renonciation de privilège a également été suggérée.

DÉCISION : Le conseil a approuvé la mise au point d’un formulaire de consentement total et de renonciation restreinte à la confidentialité.

La séance est levée.