Réunion du conseil d’administration 22 février 2019

Date de publication : 22 février 2019

Liste des présences :

Membres du conseil présents

  • John McCamus (président)
  • Remy Boulbol
  • Nancy Cooper (par téléconférence)
  • Christa Freiler
  • Carol Hartman (par téléconférence)
  • Derry Millar
  • Michel Robillard
  • James Yakimovich
  • Ann Marie Yantz
  • David Field (président-directeur général et membre d’office).

Membres du personnel :

  • Janet Budgell
  • Mary-Ann Cocchetto (par téléconférence)
  • Louis Dimitracopoulos
  • Vadim Jakobson
  • Karl Martineau
  • David McKillop
  • Stephanie Mealing
  • Heather Morgan
  • Marinella Vanstone

Liste des absences :

  • Peter Owsiany
  • Sean Robichaud

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté.

2. Divulgation de conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

3. Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration

  • Procès-verbal de la réunion du 6 décembre 2018
  • Procès-verbal de la réunion du 7 décembre 2018
  • Procès-verbal de la réunion du 26 janvier 2019

DÉCISION : Les procès-verbaux des réunions du conseil des 6 décembre 2018, 7 décembre 2018 et 26 janvier 2019 sont approuvés.

4. Rapport du président du conseil

Activités du président du conseil

Le président indique qu’il a assisté aux événements suivants :

  • Rencontre avec la procureure générale et avec des représentants du ministère – le président du conseil et le président-directeur général ont rencontré la procureure générale de l’Ontario, des membres de son personnel et des hauts fonctionnaires du ministère. Les discussions ont porté principalement sur les activités d’AJO, les questions budgétaires et la recherche d’économies possibles. Une séance de suivi a eu lieu avec le personnel du ministère, au cours de laquelle le sous‑ministre a exprimé son intérêt à mieux connaître les services offerts par les cliniques juridiques communautaires d’AJO.

  • Séance de réflexion sur la réforme de la justice – le président a assisté à une séance de « remue‑méninges » sur les améliorations à apporter au système de justice de l’Ontario parrainée par la procureure générale et le juge en chef de l’Ontario. Les participants — qui comprenaient des représentants des associations d’intervenants et du ministère du Procureur général — ont été invités à répondre à une série de questions sur l’établissement de priorités pour faciliter d’éventuelles réformes de l’administration de la justice. Le juge en chef a proposé de créer un certain nombre de groupes de travail pour explorer les diverses options. Après la séance, AJO a présenté ses observations écrites aux fins de distribution par le juge en chef.

  • Délégations étrangères – le président du conseil a rencontré une délégation du Japon et lui a fait une présentation. Il était aussi prévu qu’une délégation de la Mongolie visite AJO, mais cette visite a dû être reportée.

  • Prix Sidney-B.-Linden – la lauréate de cette année est Mary Birdsell, directrice générale de Justice for Children and Youth. En plus de diriger les opérations de la clinique juridique, Mary participe activement à l’élaboration d’un programme de prestation de services juridiques aux jeunes sans‑abri.

  • Nominations provisoires aux comités consultatifs du conseil – le président présente un rapport sur les nominations aux comités consultatifs du conseil. Il précise que le personnel a fourni une liste de recommandations pour la nomination de nouveaux membres aux comités. Le président propose que le conseil approuve la nomination des membres recommandés dans la note de service et qu’au moment voulu, le personnel présente une nouvelle recommandation aux fins d’approbation par le conseil pour les deux postes restants.

DÉCISION : Le conseil approuve les nominations provisoires recommandées pour les comités consultatifs.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président.

5. Rapport du président – partievII

Le président-directeur général présente la 2e partie du rapport. Il souligne les points suivants :

  • Utilisation des congés de maladie – en réponse à une demande formulée lors de sa réunion précédente, le conseil a reçu des graphiques montrant la répartition de l’utilisation des congés de maladie par tranche d’âge pour la période de 2013 à 2018.

  • Données fondées sur la race – les exigences de la Loi contre le racisme relatives à la collecte des données sont entrées en vigueur progressivement; certains partenaires du secteur de la justice sont exemptés des exigences législatives. AJO offre aux clients autochtones la possibilité de s’identifier eux-mêmes depuis plusieurs années, et les données qui en résultent sont très utiles dans le cadre des stratégies d’AJO relatives aux clients vulnérables.

  • Services juridiques de Nishnawbe‑Aski (NALSC) – il est signalé qu’il y a eu des changements de personnel au NALSC.

  • Black Legal Action Centre (BLAC) – Ce centre ouvrira ses portes le 1er mars 2019 à son nouvel emplacement, à l’angle des rues Spadina et Bloor, à Toronto. Le personnel comprendra les postes suivants : directeur général, avocats (trois) et travailleurs communautaires.

  • Divulgation proactive – AJO est tenue de déclarer des données salariales en vertu de la Loi sur la divulgation des traitements dans le secteur public. Dans le prochain rapport annuel, 317 des employés d’AJO, dont 261 avocats, gagnent actuellement plus de 100 000 $ par année. Le salaire moyen des avocats de première ligne est 105 000 $.

  • Rapport sur les litiges – La vice-présidente et avocate générale présente le rapport sur les litiges.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président-directeur général.

6. Séance à huis clos du conseil

Séance à huis clos.

7. Réunion du Comité des finances et de la vérification

  • Procès-verbal du 22 janvier 2019.

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification tenue le 22 janvier 2019 est approuvé.

  • Projet de site Web du Bureau des services aux cliniques (BSO) et de LAO Law
    Le vice-président et directeur général de l’administration présente le rapport sur le projet de remplacement du système de gestion du contenu. Il souligne les points suivants :

    • Le BSO et LAO LAW tiennent à jour un site Web qui contient des ressources juridiques, dont des rapports de recherches, des notes juridiques, des cas de jurisprudence et du matériel de formation.
    • Le BSO fournit ce service aux cliniques tandis que LAO LAW fournit ce service aux avocats qui acceptent des certificats.

    Le projet consiste à établir une nouvelle plate-forme pour ces services. La demande de propositions pour la prochaine phase du projet a été présentée au Comité des finances et de la vérification du conseil le 22 janvier 2019. Le comité recommande au conseil d’approuver le projet.

    Les membres du conseil discutent du risque de défaillance de la plate-forme actuelle, de l’investissement en immobilisations requis et du coût annuel de maintenance d’un nouveau système.

    DÉCISION : Le conseil approuve le projet de remplacement du système de gestion du contenu et le lancement d’une demande de propositions.

  • Budget 2019-2020
    Le vice-président et directeur général de l’administration (DGA) présente le projet de budget d’AJO 2019-2020. Il souligne les points suivants :

    • Ce budget a été présenté le 22 janvier 2019 au Comité des finances et de la vérification qui a recommandé que le conseil l’approuve.
    • AJO avait été avisée d’une réduction permanente des paiements de transfert d’un montant de 4,2 M$ en 2018-2019.
    • Le conseil discute de la capacité d’AJO à absorber les coûts liés à la hausse du seuil d’admissibilité financière si le financement d’AJO est réduit.
    • Le conseil discute de l’incidence de la baisse des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario (FDO). Une baisse de 0,25 % des revenus de la FDO représente une réduction de 12 M$ des revenus d’AJO.
    • Selon le budget proposé, AJO sera en mesure de réduire son déficit accumulé et de maintenir son fonds de réserve pour éventualités. Le conseil discute du risque que représente le fait de compter sur les revenus variables de la FDO pour financer les dépenses de fonctionnement de base.
    • En tenant compte de ce risque et d’autres considérations, le personnel a préparé un projet de budget qui est prudent et n’aura aucun impact négatif sur la qualité et la prestation des services à la clientèle.

    DÉCISION : Le Conseil approuve le projet de budget de fonctionnement 2019-2020.

  • Réponse au questionnaire du plan de vérification
    Le vice-président et DGA présente les réponses au questionnaire du vérificateur général de l’Ontario. Il souligne les points suivants : le conseil est tenu de répondre à un questionnaire qui fait partie du plan de vérification 2018-2019. Ce questionnaire comprend des questions sur les sujets suivants : (1) une culture d’honnêteté et de comportement éthique (2) la surveillance, par le conseil d’administration, de l’efficacité de la gestion, de l’identification des risques et des contrôles internes et (3) les cas de fraude réelle, présumée ou soupçonnée. Les membres du conseil n’ont relevé aucun problème particulier. Une fois approuvé par le conseil, ce document sera transmis au vérificateur général.

    DÉCISION : Le conseil approuve la réponse au questionnaire du vérificateur général de l’Ontario.

  • Attestation de conformité
    Le chef de la vérification interne présente un rapport sur l’attestation de certificat d’assurance et de contrôle interne pour 2018-2019. Il souligne les points suivants : AJO doit attester de l’efficacité de ses systèmes de contrôle interne et de sa conformité aux lois, règlements, directives et politiques applicables. L’attestation a été vérifiée par l’Unité de vérification interne d’AJO. Le personnel sollicite l’approbation du président du conseil, du président-directeur général et du directeur général de l’administration pour signer l’attestation au nom d’AJO, en tenant compte des informations actuellement disponibles et en confirmant que si, au cours du quatrième trimestre, des informations pertinentes émergent qui s’écartent de l’attestation existante, il sera demandé au conseil d’administration d’approuver tout changement.

    DÉCISION : Le conseil reçoit le questionnaire d’attestation d’organisme pour 2018-2019, phase 2 (3e trim.) et le rapport sur l’examen de vérification interne et autorise le président du conseil, le président directeur général et le directeur général de l’administration à approuver la version finale des documents d’attestation lorsqu’ils seront reçus en mars 2019.

8. Séance à huis clos avec le chef de la vérification interne

Conformément à la politique de vérification interne d’AJO, le conseil d’administration s’est réuni à huis clos avec le chef de la vérification.

9. Rapports sur les affaires stratégiques et publiques

  • Approbation par le conseil d’administration des présentations publiques au nom d’AJO
    Le vice-président, Stratégie et relations publiques, présente le rapport sur les présentations publiques d’Aide juridique Ontario. Le Conseil discute d’une politique visant à guider la contribution du conseil aux présentations publiques d’AJO, notamment les présentations aux comités permanents sur les questions d’accès à la justice. Le personnel présente diverses options.

    DÉCISION : Le conseil approuve une politique souple qui prévoit des facteurs pour déterminer quand le conseil examinera les ébauches de présentations d’AJO.

10. Thèmes recommandés pour la retraite du conseil

Le vice-président, Stratégie et relations publiques, présente un rapport sur la retraite de planification stratégique du conseil d’administration d’AJO prévue pour le 10 mai 2019. Il souligne les points suivants : au cours des deux dernières années, les retraites du conseil se sont concentrées sur le processus de planification stratégique. AJO a maintenant approuvé son plan stratégique à long terme. Le personnel suggère que la prochaine retraite se concentre sur des domaines tels que :

  • les objectifs du plan stratégique et sa mise en œuvre;
  • le mandat d’AJO;
  • les opportunités et les risques;
  • la gouvernance du conseil;
  • la vision du président-directeur général;
  • AJO dans le contexte international.

Un sous-comité de membres du conseil sera créé pour aider à la planification et le président demandera à des membres du conseil de se porter bénévoles pour superviser la planification de la retraite.

DÉCISION : Le conseil approuve l’approche proposée pour la retraite.

11. Motion d’ajournement

DÉCISION : La réunion est ajournée.