Job order – J0425-0340 – Temporary Full Time

Published May 3, 2025

Title

French Bilingual Client Service Representative (24 months)

City

Remote – Province Wide, Ontario, Canada

Job Description

French Bilingual Client Service Representative (24 months)

Company Bio

Legal Aid Ontario employees are committed to making a difference in the lives of our clients.

As an integral partner in the Justice system, working at Legal Aid Ontario is more than just a job. It’s an opportunity to help people who need it the most; to ensure each client receives the access to justice afforded to them under the law.

If you are looking for a new challenge in your already meaningful career with a team dedicated to justice, and innovation in a flexible and supportive work environment consider this opportunity below.

Primary function
The incumbent will use their excellent client service skills and knowledge of Legal Aid Ontario (LAO) to meet client needs and expectations through the use of a telephone based Client and Lawyer Support Centre (CLSC).

This is a 100% Work from Home position.

Reporting to: Team Manager, Client and Lawyer Support Centre

Key accountabilities
• Assisting callers in a contact centre environment and providing information in priority
sequence
• Accessing client information through the use of PeopleSoft and other computer systems
• Providing Public Legal Information and where appropriate and moving the caller through LAO’s continuum of services
• Clarifying status of specific legal aid applications, in response to telephone inquiries from clients and lawyers
• Entering and maintaining case details in PeopleSoft, Excel Databases, or other software for future reference by other LAO staff
• Communicating eligibility for Legal Aid services based on completion of a legal and financial assessment
• Documenting client issues and escalating to other LAO departments or District Offices
• Referring applicants that have been refused or that don’t meet established assistance guidelines to seek other legal and/or government services, including the lawyer referral service, legal clinics, and duty counsel, where appropriate
• Identifying areas of improvement and voicing ideas to help build a strong foundation for a client service delivery structure grounded in best practices
• Responding to queries and complaints in a professional, courteous manner and providing referrals to appropriately address requests for further information
• Working with exposure to emotionally charged situations, e.g., providing information to upset or agitated clients or employees
• Other related duties as required

Required skills & experience
• Excellent verbal and written communication skills and sound judgement for supporting clients
• Excellent customer service skills with the proven ability to empathetically manage difficult client relationships while effectively resolving outstanding issues or problems.
• Knowledge of the larger social justice network in which LAO operates and provides client service
• Organizational skills with excellent attention to detail and the ability to multitask
• Knowledge of and experience with Aboriginal Peoples culture is considered an asset
• Demonstrated competency with PeopleSoft software will be considered an asset
• Demonstrated competency with Microsoft Office software
• Demonstrated Proficiency in oral and written French (as well as English), selected candidates will be tested)

Organizational Competencies Expected
• Client Focus
• Adaptability and Flexibility
• Personal Motivation and Accountability
• Focus on Quality and Best Practice
• Problem Solving and Judgment
• Organizational Awareness
• Teamwork and Collaboration

Additional Requirements:
A dedicated computer system with all required software will be provided to successful candidates throughout their employment, including an Ethernet cable that will need to be connected to an employee provided high-speed home internet connection.

Sufficient actual bandwidth must be available during business hours in addition to any personal use in the home. Minimum employee home internet requirements include:

Internet Type:
– Supported: Cable, DSL and Fibre
– Not Supported: LTE, Satellite or Wireless
– Recommended Minimum Internet Package Posted Speeds: Download: 75 Mbps/Upload: 20 Mbps
– Actual required speeds during business hours:Download: 25 Mbps/Upload: 10 Mbps

The candidate’s existing internet provider and package will be validated during the pre-screening process, based on the physical address provided for the candidate’s remote work location. In some cases, employee internet speeds may need to be increased in order to meet business needs. Only those candidates selected for an interview will be notified.

Currently, the virtual live mandatory training is scheduled between (full participation is required):
– Monday, July 07, 2025 – Tuesday, July 29, 2025

This position may also require occasional travel to LAO offices upon request.

To apply submit a cover letter & résumé.

Final candidates for this position will be required to undergo a criminal record check.

This position is collectively represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU) Local 525 and, therefore, union dues will be deducted bi-weekly.

Note: If a permanent employee, currently represented by OPSEU, is the successful candidate for this opportunity, they will return to their home position at the conclusion of this assignment, if the position continues to exist.

Please note that all applicants are encouraged to provide a valid email address for communication purposes. Applicants may receive written correspondence regarding this job posting directly to the email address provided on their resume or to the one used to set up their Candidate Profile if applying on Njoyn. As an applicant, it is your responsibility to ensure that you check your email regularly.

First time applying to LAO? You will need to create a profile AND then apply for the position.
Already have an Njoyn account? Just sign in and select “my jobs” to apply.
Once you have successfully applied you will receive a confirmation email.

Trouble applying? For telephone support please call 1-877-427-7717 or email: candidate.njoynhelp@cgi.com.

Equity Statement

Building a diverse workforce that represents the communities we serve while promoting a safe culture and work environment that dismantles systemic barriers, welcomes fresh perspectives and embraces differences as a priority is a core value at LAO. LAO encourages applicants from equity-seeking groups, including but not limited to individuals who are First Nations, Inuit or Métis, Black and racialized, as well as persons with disabilities, women and members of the 2SLGBTQ+ community.

We recognize the value of equity, diversity and inclusion and are committed to addressing systemic barriers, and prioritizing, attracting and retaining diverse staff. All interested and eligible people will be considered, with due consideration to all protected grounds under the Ontario Human Rights Code.

Legal Aid Ontario values integrity, respect, responsiveness, excellence, independence, accountability, openness and consistency. Our recruitment process reflects our commitment to equity, diversity and inclusion. Accommodations are available throughout the recruitment process as well as during employment at LAO. Please direct any accommodation requests to our recruitment team.

Préposé(e) au service à la clientèle bilingue (24 mois)

Information sur l’entreprise

Le personnel d’Aide juridique Ontario est déterminé à faire une différence dans la vie de ses clients.

En tant que partenaire à part entière du système de justice, Aide juridique Ontario (AJO) offre à ses employés plus qu’un emploi. Elle offre l’occasion d’aider les personnes qui en ont le plus besoin en faisant en sorte que chaque client reçoive l’accès à la justice que leur confère la loi.

Si vous cherchez à ajouter un nouveau défi à une carrière déjà enrichissante, au sein d’une équipe œuvrant en faveur de la justice par des moyens innovants dans un milieu positif offrant des modalités de travail souples, songez aux possibilités énoncées ci-dessous :

Sommaire du poste
Le ou la titulaire de ce poste utilisera ses excellentes compétences en service à la clientèle et ses connaissances d’AJO pour répondre aux besoins et attentes des clients par le biais du service téléphonique du Centre d’aide aux avocats et aux clients (CLSC).

Il s’agit d’un emploi à plein temps, en télétravail.

Sous la direction du : Chef de service, Centre d’aide aux avocats et aux clients.

Fonctions
• Répondre aux appels de service à la clientèle et fournir des renseignements par ordre de priorité;
• Accéder aux renseignements concernant les clients en utilisant PeopleSoft ou d’autres logiciels;
• Fournir de l’information juridique publique et, si nécessaire, acheminer l’appel au continuum de services d’AJO;
• Clarifier l’état de dossiers d’aide juridique particuliers, en réponse aux questions posées au téléphone par les clients ou les avocats;
• Saisir et tenir à jour les détails du dossier dans PeopleSoft, dans des bases de données Excel ou dans d’autres logiciels pour permettre à d’autres membres du personnel d’AJO de les examiner par la suite;
• Communiquer des renseignements sur les services auxquels le client est admissible en se fondant sur les résultats de l’évaluation financière et juridique du client;
• Documenter les problèmes des clients et transmettre les renseignements aux autres services ou bureaux de district d’AJO;
• Renvoyer les clients qui ne sont pas admissibles ou qui ne satisfont pas aux lignes directrices en matière d’assistance pour qu’ils obtiennent d’autres services gouvernementaux ou juridiques, notamment le service de référence du Barreau, une clinique juridique et un avocat de service, au besoin;
• Cerner les domaines dans lesquels des améliorations sont possibles et émettre des suggestions pour contribuer à créer des bases solides pour une structure de prestation de service à la clientèle fondée sur les meilleures pratiques;
• Répondre aux demandes et aux plaintes de façon professionnelle et courtoise et orienter les appelants de façon appropriée pour leur permettre d’obtenir de plus amples renseignements;
• Travailler en étant exposé(e) à des situations chargées d’émotions, par ex., fournir des conseils à des clients bouleversés ou agités et aux membres du personnel;
• Effectuer d’autres tâches, selon les besoins.

Exigences
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite et bon jugement pour aider avec les clients;
• Excellentes compétences en service à la clientèle, avec la capacité démontrée de gérer avec compassion des relations difficiles avec des clients, tout en sachant résoudre efficacement les questions ou problèmes en suspens;
• Connaissance de l’ensemble du secteur de la justice sociale dans lequel AJO fonctionne et fournit ses services à la clientèle;
• Compétences organisationnelles, avec une excellente attention aux détails et la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
• Connaissance et expérience de la culture autochtone, un atout;
• Connaissance du logiciel PeopleSoft, un atout;
• Maîtrise manifeste des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Excellente maîtrise démontrée du français oral et écrit (ainsi que de l’anglais, les candidats retenus devront se soumettre à un test).

Compétences organisationnelles requises:
• Approche axée sur la clientèle;
• Adaptabilité et souplesse;
• Motivation personnelle et sens des responsabilités;
• Orientation sur la qualité et les meilleures pratiques;
• Aptitude à résoudre les problèmes et bon jugement;
• Conscience organisationnelle;
• Apte au travail d’équipe et à la collaboration en équipe.

Exigences supplémentaires
Les personnes retenues recevront un système informatique équipé de tous les logiciels nécessaires pendant toute la durée de leur emploi, avec notamment un câble Ethernet qui devra être relié à une connexion Internet à haut débit à domicile fournie par l’employé.
Il faudra avoir à sa disposition d’une largeur de bande suffisante pendant les heures de travail, en plus de toute utilisation personnelle à domicile.
Les exigences minimales de l’employé en matière d’Internet à domicile sont les suivantes :

Type d’Internet:
– Compatibles : Câble, DSL et fibre optique
– Non compatibles : LTE, satellite ou sans fil
– Paquet Internet minimum recommandé Vitesses affichées : Téléchargement : 75 Mbps/Chargement : 20 Mbps
– Vitesses réelles requises pendant les heures de travail : Téléchargement : 25 Mbps/Chargement : 10 Mbps

Les fournisseurs d’accès à Internet et les forfaits Internet des candidats seront vérifiés au cours de la procédure de présélection, sur la base de leurs adresses respectives de travail à distance. Dans certains cas, il peut être nécessaire d’augmenter la vitesse d’accès à Internet des employés pour répondre aux besoins de la société. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes convoquées en entrevue.

La formation obligatoire virtuelle en ligne devrait avoir lieu (une participation à toute la formation est requise) du :
– lundi le 7 juillet au mardi le 29 juillet 2025

La personne titulaire de ce poste devra également se rendre occasionnellement dans les bureaux d’AJO, sur demande.

Les personnes qui désirent poser leur candidature doivent envoyer un curriculum vitæ, une lettre de motivation.

Les candidats retenus pour ce poste doivent se soumettre à une vérification du casier judiciaire.

Ce poste est syndiqué, représenté par la Syndicat des employés de la Fonction publique de l’Ontario (Local 525); les cotisations syndicales seront retenues à la source toutes les deux semaines.

Remarque : si la personne retenue pour ce poste est une employée ou un employé permanent, actuellement représenté par le SEFPO, elle pourra retourner à son poste d’origine à la fin de cette affectation, si son poste existe toujours.

Veuillez noter que tous les candidats sont encouragés à fournir une adresse électronique valide à des fins de communication. Les candidats peuvent recevoir une correspondance écrite concernant cette offre d’emploi directement à l’adresse électronique fournie sur leur CV ou à celle utilisée pour établir leur profil de candidat s’ils ont posé leur candidature par l’entremise de Njoyn. En tant que candidat ou candidate, il est de votre responsabilité de vous assurer que vous vérifiez régulièrement votre courrier électronique.

S’agit-il de votre première demande d’emploi à l’AJO? Vous devez d’abord créer votre profil de carrière ET ensuite poser votre candidature à ce poste. Avez-vous déjà un compte Njoyn? Ouvrez votre session et sélectionnez « Mes emplois ».
Une fois que vous aurez correctement envoyé votre candidature, vous recevrez un courriel de confirmation.

Éprouvez-vous des difficultés? candidate.njoynhelp@cgi.com.Appelez au 1 877 427-7717 pour obtenir du soutien au téléphone, ou envoyez un courriel à : candidate.njoynhelp@cgi.com.

Equity Statement

La mise en place d’un personnel reflétant la diversité des communautés que nous servons, tout en développant un lieu de travail axé sur la sécurité qui élimine les barrières systémiques, favorise de nouvelles perspectives et considère les différences comme une nécessité, constitue un pilier des valeurs fondamentales d’AJO.

AJO encourage les candidatures des membres des groupes en quête d’équité, notamment et sans s’y limiter, les membres des Premières Nations, les Métis, les Inuits, les Noirs, les membres des communautés racialisées ainsi que les personnes handicapées, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQ+.

Nous sommes conscients de la valeur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion et nous sommes déterminés à lutter pour l’élimination des obstacles systémiques et à recruter et retenir un personnel diversifié. La candidature de toutes les personnes intéressées et qualifiées sera considérée, en prenant dûment en considération tous les motifs protégés par le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Aide juridique Ontario attache une grande valeur à l’intégrité, au respect, à la réceptivité, à l’excellence, à l’indépendance, à l’imputabilité, à la transparence et à la cohérence. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Notre procédure de recrutement est conforme à notre engagement envers la diversité et l’inclusion. Des accommodements sont faits au long du processus ainsi que pendant l’emploi à AJO. Veuillez adresser toute demande d’adaptation à notre équipe de recrutement.

Skills

Accountability
Agile/Adaptable
Building Trust
Call Centre – Helpdesk
Call Centre – Inbound
Communication
Detail Oriented
English
French
Initiative
Resolving Customer Concerns
Results Orientation
Service Orientation
Teamwork & Partnering

Reference

408509