Mandat des comités consultatifs d’Aide juridique Ontario

Mandat des comités consultatifs
(ci-après désignés les « comités »)

Aide juridique Ontario
(ci-après désignée la « société »)

Mandat

Les comités consultatifs ont pour mandat de faire des suggestions et de fournir des conseils au conseil d’administration d’AJO pour éclairer la société dans ses prises de décisions et ses priorités, y compris pour le processus annuel de planification stratégique et de planification des activités d’AJO.

Objectifs

1. Rôle des comités consultatifs

Le rôle et les objectifs des comités sont les suivants :

  • fournir expertise et conseils au conseil d’administration d’AJO pour veiller à ce que le conseil prenne connaissance des facteurs environnementaux susceptibles d’affecter les clients et la prestation des services, notamment ceux qui devraient être pris en compte lors du processus de planification stratégique et de planification des activités;
  • étudier les priorités de service et les initiatives proposées en prévision de leur inclusion dans le nouveau plan d’activités d’AJO et faire des suggestions en ce sens;
  • présenter au conseil d’administration toute autre question qui a une incidence sur l’accès à la justice pour les personnes à faible revenu en Ontario et sur l’élaboration de la planification stratégique à long terme.

2. Nombre de comités consultatifs

Voici les comités consultatifs :

  • Comité consultatif en droit criminel
  • Comité consultatif en droit de la famille
  • Comité consultatif sur le domaine de pratique des cliniques
  • Comité consultatif en droit de l’immigration et des réfugiés
  • Comité consultatif sur les questions de santé mentale
  • Comité consultatif en droit carcéral
  • Comité consultatif sur les questions autochtones
  • Comité consultatif sur les services en français
  • Comité consultatif sur les questions concernant les communautés racialisées

3. Responsabilités des comités

Les comités sont responsables de faire des suggestions et de fournir des conseils reliés à leur domaine de droit respectif ou leur spécialité, et ce dans une approche axée sur les clients.

4. Confidentialité

On ne s’attend pas à ce que les discussions et les débats des comités consultatifs soient confidentiels, sauf dans les cas où une demande particulière en ce sens a été faite dans le cadre de la planification des activités ou des engagements possibles à l’égard de la planification des activités. À chaque réunion, le président fera connaître tout ce qui doit être gardé confidentiel et les directives du président au sujet de la confidentialité seront notées dans le compte rendu.

5. Composition des comités

5.1 Président de comité

Le président du conseil d’administration d’AJO sera le président du conseil de tous les comités consultatifs.

Le rôle du président est de préparer l’ordre du jour des réunions des comités, de présider les réunions des comités et de présenter au conseil d’administration les comptes-rendus des réunions des comités, en complément de toute autre tâche recommandée dans le présent document.

Le président est appuyé dans son rôle par un membre du personnel désigné par le Service des politiques d’AJO et par d’autres membres du personnel de l’AJO si nécessaire.

5.2 Composition et nombre

Il n’y a pas de nombre de membres imposé pour chaque comité consultatif, mais il est préférable que le nombre de membres se situe entre 5 et 12 et, dans la mesure du possible, que cette composition respecte les conditions suivantes :

  • une représentation qui tient compte de la démographie très diverse de l’Ontario, notamment des représentants des Autochtones, des Noirs et d’autres communautés racialisées, le cas échéant;
  • une représentation qui correspond aux divers groupes de clients ainsi qu’aux groupes de personnes les plus marginalisées et les plus vulnérables confrontés au système de justice, y compris, sans toutefois s’y limiter, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ+, notamment les personnes non binaires, bispirituelles ou transgenre;
  • d’anciens clients ou utilisateurs des services d’AJO;
  • une ou plusieurs personnes ayant une expérience de prestataire de services d’aide juridique;
  • au moins une personne ayant une expérience de prestataire de services non affilié;
  • des personnes ayant travaillé dans des organismes communautaires fournissant des services aux clients d’AJO;
  • une représentation géographique de toute la province;
  • une personne de la communauté francophone;
  • un expert d’une université spécialiste dans le domaine du droit pertinent, au besoin;
  • un membre du conseil d’administration d’AJO.

Dans la mesure du possible, la majorité des membres d’un comité devrait se composer de personnes qui ne sont pas des fournisseurs actuels de services d’aide juridique.

Les membres du personnel d’AJO peuvent être invités aux réunions pour épauler le comité, mais ils ne peuvent être nommés membres du comité.

5.3 Nomination et rôle des membres des comités consultatifs

Le président du conseil d’administration d’AJO, en accord avec le conseil d’administration, est seul habilité à nommer les membres de chaque comité consultatif, en concertation avec le ou la P.-D.G. AJO peut, mais n’est pas tenue, de faire appel aux candidatures du public pour devenir membre d’un comité afin de favoriser la diversité des membres des comités, comme le prévoit le présent mandat.

La participation des membres des comités ne se limite pas à leurs fonctions de représentation. Ceux-ci sont nommés en tant qu’individus et non comme représentants d’un groupe ou d’un organisme particulier. Lorsqu’ils donnent leur avis, ils doivent s’inspirer de leurs propres expériences et savoir-faire.

Les comités sont censés servir de groupes d’experts pour conseiller le conseil d’administration d’AJO. Le conseil dispose du pouvoir d’inviter des experts qui ne sont pas membres du comité à assister aux réunions, au besoin.

5.4 Durée du mandat

Les membres des comités sont nommés pour un mandat de trois ans. Au choix, le mandat peut également être limité à deux ans. Ce mandat peut être renouvelé, sous réserve de l’accord du conseil d’administration. Le président du conseil d’administration d’AJO dispose du pouvoir discrétionnaire de révoquer les membres des comités consultatifs. En cas de poste(s) à pourvoir, le président du conseil d’administration d’AJO pourra procéder à la nomination, à moyen terme, du(des) nouveau(x) membre(s), conformément au présent mandat.

6. Comptes-rendus des comités consultatifs

Les comptes rendus de réunion des comités doivent être adressés au conseil d’administration d’AJO en tant que document d’information utile pour la planification des activités et le processus de prise des décisions du conseil d’administration. Les comptes rendus seront distribués aux membres du comité avant d’être présentés au conseil d’administration.

Par suite à l’approbation des comités, les notes des réunions seront affichées sur le site Web public d’AJO.

7. Soutien d’AJO

Un membre du personnel du service des politiques d’AJO apportera son soutien à chaque comité consultatif, soit, entre autres, en proposant les points à l’ordre du jour, en distribuant du matériel, en rédigeant l’ébauche des procès-verbaux des réunions, en organisant les réunions et en apportant son aide lors des réunions des comités. Le personnel d’AJO préparera et distribuera le matériel concernant les comités dans un délai qui permette aux membres des comités de bien se préparer pour les réunions. D’autres membres du personnel pourraient apporter leur appui, selon les besoins.

D’autres membres du personnel d’AJO pourraient être invités aux réunions des comités pour exécuter un rôle de soutien comme faire un exposé ou répondre aux questions sur des sujets particuliers, mais ils ne participent pas en tant que membres du comité.

Si des questions d’ordre opérationnel sont soulevées aux réunions, le membre du personnel d’AJO qui assiste aux réunions portera ces questions à la personne qui en la charge, aux fins de résolution. Le conseil d’administration n’a pas la responsabilité de régler les questions d’ordre opérationnel.

8. Fréquence des réunions

Les comités consultatifs doivent se réunir en personne au moins deux fois par an, de préférence au printemps et à l’automne. Ce calendrier permet que leurs suggestions soient prises en compte dans le processus de planification des activités d’AJO. Les réunions du printemps pourraient guider le processus d’analyse de l’environnement, et celle de l’automne fournir des suggestions sur les priorités et initiatives sur lesquelles l’ébauche de la planification des activités sera fondée. Les comités peuvent se réunir plus fréquemment si le président du conseil d’administration d’AJO l’estime justifié. Des réunions supplémentaires peuvent être organisées sous forme de téléconférence ou de vidéoconférence.

Le président ou un membre du Service des politiques peut également solliciter les suggestions des comités en dehors des réunions régulières si cela est nécessaire.

9. Dépenses relatives aux réunions et rémunération

Les membres des comités consultatifs peuvent obtenir le remboursement de leurs dépenses raisonnables conformément aux politiques d’AJO. [Remarque : Le remboursement des dépenses liées aux réunions est suspendu, conformément à la directive provinciale].

10. Date d’entrée en vigueur

Les présentes modalités entreront en vigueur le jour où elles auront été validées par le conseil d’administration.