F3 : Fiche de facturation facile numéro 55

Date de publication : 5 novembre 2019

Novembre 2019

Aide juridique Ontario peut maintenant obtenir des renseignements directement auprès des greffes des palais de justice

À la suite d’une recommandation du vérificateur général de l’Ontario selon laquelle Aide juridique Ontario devrait pouvoir accéder directement aux documents judiciaires à des fins de vérification—et afin d’alléger le fardeau des avocats—le Service de la vérification et de la conformité d’AJO peut désormais obtenir des renseignements directement auprès du greffe des palais de justice.

Auparavant, AJO demandait aux avocats de fournir ces documents.

Le nouveau processus a été conçu en collaboration avec le ministère du Procureur général et en réponse aux commentaires des avocats qui travaillent avec AJO.

Dans certaines circonstances, par exemple dans le cas de certificats au tarif horaire ou si AJO n’est pas en mesure d’obtenir les renseignements judiciaires, les avocats peuvent toujours être tenus de fournir des copies de ces documents ainsi que, sur demande, le dossier judiciaire et des pièces justificatives si les informations ne sont pas suffisantes pour la facturation.

Voir Aide juridique en ligne pour plus de détails à ce sujet ainsi que sur les autres processus de vérification et de conformité.

Pour recevoir des courriels ou des textos vous informant des communications d’AJO, sélectionnez le lien « Changement d’adresse » sous l’onglet Informations personnelles, puis sélectionnez « Modifier ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez alors « oui » sous « Recevoir une notification par courriel » et/ou « Recevoir une notification par SMS ».

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Rappel : règlement sur la dispense des frais

Dans le bulletin B3 de mai 2017, AJO a annoncé qu’elle ne paierait plus les frais judiciaires à compter du 1^er septembre 2017. Cette décision faisait suite au Règlement sur la dispense des frais du ministère du Procureur général. Depuis le 1^er septembre 2017, AJO a cessé de payer les frais judiciaires réclamés en tant que débours et n’accepte plus ces demandes de remboursement.

AJO tient à rappeler aux avocats en droit de la famille, droit civil et petites créances qu’ils peuvent faire une demande de dispense des frais et qu’ils devraient le faire dès le début de l’instance. Les avocats devraient demander à leurs clients de remplir une demande de dispense des frais le plus tôt possible. La dispense des frais ne peut pas s’appliquer rétroactivement. Toute dépense antérieure à la dispense des frais ne pourra pas être recouvrée.

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Frais de justice et dépens nets (règlements à l’amiable) : différence et obligations

Un B3 sur les coûts a été publié à l’automne 2018. Le résumé qui suit sur les dépens adjugés et les dépens nets est fourni à titre de rappel.

Le chapitre 6 du Manuel du tarif et de la facturation donne un aperçu des dépens adjugés et des dépens nets ainsi que des obligations des avocats et des mesures qu’ils doivent prendre. Le Manuel du tarif et de la facturation peut être sur le site Web d’AJO, sous l’onglet « Renseignements pour les avocates et les avocats », ou sur le lien suivant :

https://www.legalaid.on.ca/wp-content/uploads/Tariff_Manual_fr.pdf

Règles générales

• Les avocats sont tenus d’informer immédiatement AJO du montant des dépens adjugés et/ou négociés dans le cadre d’un règlement, même si le paiement de ces sommes n’a pas encore été effectué. Ils peuvent pour cela utiliser l’onglet des communications avec les Services aux avocats et paiements.

• Lors de la soumission de leurs comptes, les avocats sont tenus de déclarer les dépens adjugés et les dépens négociés, même s’ils n’ont pas été réalisés ou reçus. Vous devez déclarer ces dépens, qu’ils aient été payés ou non, lors de la soumission d’un compte.

• Vous devez déclarer dans votre compte tous les fonds en fiducie, les dépens accordés, les fonds de règlement et les fonds en litige (dans les affaires de droit de la famille).

• Les questions liées aux dépens adjugés et aux dépens nets relèvent de la compétence des Services aux avocats et paiements.

Dépens adjugés (frais de justice)

• Les dépens adjugés sont la propriété d’AJO (par. 46(4), désormais par. 12(3) de la LSAJ). Lorsque des dépens ont été adjugés, mais n’ont pas été recouvrés, il vous incombe de veiller à protéger les intérêts d’AJO.
• Même si le montant des dépens est supérieur à celui payé par AJO au titre des services d’aide juridique, ils demeurent la propriété d’AJO. Les dépens ne peuvent être partagés que si l’ordonnance d’adjudication couvre des instances payées à titre privé par le client.
• L’avocat doit demander les dépens conformément aux Règles en matière de droit de la famille. Le mémoire de frais soumis au tribunal devrait être établi au taux habituel auquel l’avocat facturerait ses honoraires dans le cadre d’un mandat privé et non au taux prévu dans le tarif de l’aide juridique.
• Les dépens ne peuvent pas être payés directement au client en fonction de ses besoins et de ses difficultés financières.
• Dans les affaires de droit de la famille, veuillez vous assurer que les dépens sont répartis entre les questions de pension alimentaire et le reste des questions. Cela protégera la partie des dépens liée aux pensions alimentaires en cas de faillite. Cela ne signifie pas que ces dépends devraient être perçus par le Bureau des obligations familiales (BOF). Les dépens adjugés aux clients de l’aide juridique dans des instances de droit de la famille ne doivent PAS être perçus ou recouvrés par le BOF.
• Mesures que doivent prendre les avocats pour s’assurer que les intérêts d’AJO sont protégés :
  • S’assurer que les ordonnances d’adjudication des dépens précisent que les dépens adjugés sont la propriété d’AJO. Le créancier est AJO, pas le client. Fournir immédiatement l’ordonnance rendue et inscrite, en y joignant un bref si les dépens dépassent 1 000 $, ainsi que des renseignements pertinents, comme la dernière adresse connue, l’employeur, etc. de la partie adverse;
  • Si l’ordonnance d’adjudication des dépens n’indique pas AJO en tant que bénéficiaire, voici comment procéder :
    • L’avocat demande au client de signer un formulaire de Cession de jugement pour les dépens à Aide juridique Ontario;
    • Une fois rempli et signé, ce formulaire doit être signifié par correspondance à la partie adverse (si l’ordonnance mentionne le BOF, signifier le formulaire à la partie adverse et au BOF. Il faut alors déposer aussi une contre‑motion en modification de l’ordonnance afin de refléter que les dépens sont dus à AJO et non au BOF);
    • Transmettre aux Services aux avocats et paiements, via l’onglet des communications du portail, l’ordonnance émise et enregistrée, le formulaire de cession et la correspondance adressée à la partie adverse.
• Pour obtenir une renonciation aux dépens, veuillez en faire la demande avant la fin de l’instance et avant la soumission de votre compte final. Veuillez noter que les dépens adjugés à un client de l’aide juridique et ayant été perçus ne peuvent pas faire l’objet d’une renonciation et doivent être versés à AJO.
• Les dépens adjugés contre un client de l’aide juridique ne sont pas couverts par AJO. Il incombe au client de payer les dépens adjugés à son encontre.
• Les Services aux avocats et paiements peuvent envisager d’accorder à l’avocat une augmentation discrétionnaire lorsque les dépens recouvrés dépassent les honoraires et les débours facturés.

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Dépens nets (règlements à l’amiable) et article 47 (désormais article 13) de la Loi sur les services d’aide juridique (LSAJ)

• AJO détient une charge prioritaire sur toute somme (y compris une pension alimentaire ou un autre bien) recouvrée par un client bénéficiant de l’aide juridique ou au recouvrement duquel celui-ci devient admissible par suite de la prestation de services d’aide juridique.

• Le montant de la charge à laquelle AJO a droit en vertu de la loi correspond au total de tous les honoraires et débours payés (sans la TVH) pour tous les services d’aide juridique, auquel s’ajoutent des frais administratifs correspondant à 10 % du montant total net des honoraires et débours payés.

• Le recouvrement peut inclure non seulement des sommes d’argent, mais également des biens personnels, y compris, sans toutefois s’y limiter, des biens immobiliers et des REER. La seule exception serait des articles ménagers personnels, comme des meubles, des vêtements ou des bijoux.

• En vertu de l’article 47 (désormais article 13) de la LSAJ, la charge/le privilège d’AJO ne se limite pas à des instructions signées. Cette charge ou ce privilège existe même sans instruction signée en vertu de l’article 47 (désormais article 13).

• Aucune somme ni aucun bien ne peut être transmis au client sans l’autorisation des Services aux avocats et paiements.

• NE libérez PAS d’argent ou de biens sans en avoir reçu l’instruction ou l’autorisation d’AJO. Pour les biens, il ne faut transmettre aucun titre au client avant que la charge d’AJO soit garantie par une hypothèque, une hypothèque mobilière ou une entente sur un privilège.

• Les demandes de renonciation aux dépens doivent être adressées aux Services aux avocats et des paiements, et à aucune autre division d’AJO. Les demandes doivent être présentées par écrit et doivent comprendre des renseignements sur la situation financière générale du client et les facteurs de difficulté, comme l’âge, le nombre de personnes à charge, les handicaps et les possibilités d’emploi. Joindre également les procès-verbaux de règlement/ordonnances/jugements et la documentation financière à l’appui de la demande de renonciation du client. Enfin, il faut fournir une estimation du compte final de l’avocat.