Réunion du conseil d’administration du 19 octobre 2018

Date de publication : 13 juin 2019

1.Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

John McCamus (président), Remy Boulbol, Nancy Cooper, Christa Freiler, Carol Hartman (par téléconférence), James McNee, Michel Robillard, James Yakimovich, Ann Marie Yantz, David Field (président‑directeur général et membre d’office).

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, David McKillop, Stephanie Mealing, Vicki Moretti, Marcus Pratt, Rod Strain, Keith Taller, Moya Teklu et Jessica Wolfe

1.3 Membres excusés

Derry Millar, Tim Murphy.

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est approuvé.

3. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

4. Réunions du conseil d’administration

4.1 Procès-verbal de la réunion du conseil du 26 juin 2018

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion du 26 juin 2018 est adopté.

4.2 Procès-verbal de la réunion du conseil du 27 juin 2018

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion du 27  2018 est adopté.

4.3 Procès-verbal de la réunion du conseil du 27 août 2018

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion du 27 août 2018 est adopté.

4.4 Procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2018 du Comité de vérification et des finances

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2018 du Comité de vérification et des finances est adopté.

5. Rapport du président du conseil

5.1 Activités du président du conseil

  • AJO a accueilli une délégation du Vietnam

  • Le président a assisté au 25e anniversaire de l’organisme Innocence Canada et à la journée annuelle de la condamnation injustifiée, un événement très impressionnant auquel ont participé de nombreuses personnes qui avaient été condamnées à tort et ont reçu l’aide d’Innocence Canada.

5.2 Postes vacants au conseil

Le mandat d’un certain nombre de membres du conseil a expiré, et les membres du conseil concernés ont accepté de continuer de siéger en attendant les nouvelles nominations.

5.3 Nomination du président du conseil

En ce qui concerne la présidence du conseil, le décret de nomination a expiré. Le président actuel a accepté de continuer à s’acquitter de cette fonction, à la discrétion du lieutenant‑gouverneur, jusqu’à la nomination d’une personne pour le remplacer. Le procureur général ou la procureure générale sélectionne le président ou la présidente du conseil d’AJO à partir d’une liste de personnes recommandée par un comité composé du procureur général ou de la procureure générale, du trésorier ou de la trésorière du Barreau et d’un ou d’une troisième membre dont conviennent les deux autres.

5.4 Prix Sidney B. Linden

L’appel à candidatures pour le prix Sidney B. Linden a été largement annoncé. La date limite pour les nominations est le 2 novembre 2018.

5.5 Divulgation proactive des dépenses

Le président a dépensé un total de 0 $.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président.

6. Rapport du président‑directeur général–partie II

6.1 Mise à jour

Le président-directeur général d’AJO présente la partie II de son rapport, en soulignant les points suivants :

  • Le Bureau du vérificateur général de l’Ontario a achevé la récente vérification de l’optimisation des ressources d’AJO et a communiqué les recommandations qu’il prévoit inclure dans son rapport.

  • Le personnel d’AJO a témoigné devant le Comité permanent de la justice et des droits de la personne (Canada) et présenté des observations sur le projet de loi C‑75 (Loi modifiant le Code criminel), un projet de loi qui préoccupe AJO à divers égards, notamment le fait qu’il interdirait aux parajuristes et aux étudiants d’agir dans les affaires de déclaration de culpabilité par procédure sommaire.

  • AJO prévoit un excédent de 31 millions de dollars pour l’exercice en cours et propose d’allouer 20 millions à son fonds de réserve pour éventualités.

  • Des travaux sont en cours pour la mise en place d’un portail client sécurisé qui permettra aux clients d’interagir par voie électronique avec AJO, notamment pour présenter des demandes et soumettre les formulaires de consentement et de déclaration. AJO met également en place une plateforme nuage Oracle Services.

  • Le volume d’appels reçu par le Centre d’aide aux clients et aux avocats (CAAC) a enregistré une baisse de 6 % par rapport à l’année précédente et les files d’attente ont diminué. La formation du personnel se poursuit.

  • Deux cliniques communautaires de la région du Niagara, St. Catharines et Welland, ont annoncé leur intention de fusionner.

6.2 Rapport sur les litiges

La vice-présidente et avocate générale a présenté le Rapport sur les litiges.

6.3 Information des députés provinciaux

Le président indique que les directeurs régionaux contacteront les députés provinciaux de leur région et prendront les dispositions nécessaires pour les rencontrer et les informer des services fournis par AJO dans l’intérêt de leurs électeurs.

6.4 Rapport sur la vérification de l’optimisation des ressources effectuée par le Bureau du vérificateur général de l’Ontario

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente un résumé des recommandations contenues dans l’ébauche du rapport du vérificateur général de l’Ontario. La réponse d’AJO doit être approuvée par le président-directeur général et par le sous‑procureur général d’ici le 1er novembre 2018.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport du président&#8209directeur général.

7. Séance à huis clos du conseil

Tous les membres du personnel d’AJO présents sont sortis de la salle, et le président et les membres du conseil ont poursuivi la réunion à huis clos.

8. Plan de restructuration

Le président‑directeur général présente le plan proposé pour la restructuration d’AJO et le nouvel organigramme correspondant.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport sur le plan proposé pour la restructuration d’AJO.

9. Rapports sur la planification stratégique et la conformité

9.1 Plan stratégique

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, indique que la version finale du plan stratégique quinquennal, qui inclura une vue d’ensemble de haut niveau par le président du conseil, sera rendue publique au début de 2019.

Pour chacune des principales initiatives, un vice‑président, avec l’aide d’un personnel sélectionné, sera chargé de déterminer les résultats à atteindre pour chaque année. Ce plan sera axé sur la prise en compte des divers besoins des clients d’AJO, tels qu’énoncés dans les stratégies pour les clients vulnérables, ainsi que la priorité à accorder au service à la clientèle. Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, a également souligné les autres priorités stratégiques suivantes :

  • Fourniture de services innovants;
  • Rentabilité prouvée;
  • Mobilisation accrue du personnel et collaboration efficace;
  • Soutien accru aux cliniques, notamment par l’élaboration de nouveaux documents fondamentaux;
  • Amélioration de la qualité des services grâce à une gestion efficace des listes d’avocats et à la mesure de la performance.

Une liste des consultations effectuées et des principaux jalons de haut niveau est également communiquée.

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, conclut son rapport en décrivant les prochaines étapes, notamment de nouvelles consultations du personnel d’AJO et des cliniques communautaires.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport sur l’avancement du plan stratégique.

9.2 Ébauche de plan d’activités 2019‑2020

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, présente l’ébauche du plan d’activités 2019‑2020. Il informe le conseil que le ministère du Procureur général communiquera sous peu à AJO ses exigences en matière d’élaboration de plan d’activités, la version finale du plan devant être prête le 31 décembre 2018.

DÉCISION : Le conseil reçoit l’ébauche du plan d’activités 2019‑2020.

9.3 Demande de propositions pour la ligne d’assistance téléphonique Brydges

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, fait le point de la situation concernant la demande de propositions pour la ligne d’assistance Brydges. Conformément à la politique d’AJO en matière de délégation de pouvoirs financiers, le conseil doit autoriser AJO à lancer un processus concurrentiel pour tout contrat dont le coût anticipé dépasse 500 000 $. Il est donc demandé au conseil d’autoriser AJO à émettre une demande de propositions pour la fourniture des services d’assistance téléphonique Brydges, comme l’exige le paragraphe 10 b) de la Charte des droits et libertés.

DÉCISION : Le conseil approuve la publication d’une demande de propositions pour un contrat de fourniture des services de la ligne d’assistance Brydges.

10. Rapport sur les politiques, les recherches et les relations externes

10.1 Stratégie en droit carcéral

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, présente Keith Taller, conseiller en politiques, qui donne un rapport sur l’avancement de la stratégie en droit carcéral d’AJO. Depuis de nombreuses années, AJO fournit des services en droit carcéral en finançant la clinique en droit carcéral de la société étudiante d’aide juridique (SEAJ) de l’Université Queens. Celle‑ci a été informée qu’AJO jugeait maintenant essentiel d’élaborer une stratégie plus large et plus inclusive afin de mieux répondre aux besoins non satisfaits des personnes détenues dans la province.

Le rapport énumère diverses initiatives prévues dans la stratégie qui pourraient être mises en oeuvre à l’avenir.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport sur la Stratégie en droit carcéral.

10.2 Ébauche de Stratégie pour les communautés racialisées

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, présente, Moya Teklu, conseillère en politiques, qui donne un rapport sur la Stratégie pour les communautés racialisées. Elle explique qu’après des consultations approfondies, tant à l’interne qu’à l’externe, l’ébauche de stratégie a été finalisée et récemment communiquée, à titre confidentiel, aux membres du Comité consultatif sur les communautés racialisées afin d’obtenir leurs commentaires et observations.

Les recommandations qui sous-tendent cette stratégie visent les objectifs suivants :

  • OEuvrer en faveur d’un changement systémique;
  • Assurer la qualité des services juridiques;
  • Réduire les obstacles à l’accès.

Il est demandé au conseil d’approuver l’ébauche de stratégie afin qu’on puisse la diffuser plus largement et obtenir ainsi des commentaires et suggestions avant qu’elle soit présentée de nouveau au conseil pour approbation finale.

DÉCISION : Le Conseil approuve l’ébauche de stratégie pour les communautés racialisées.

10.3 Stratégie de justice applicable aux Autochtones

10.3.1 Examen de la Stratégie de justice applicable aux Autochtones

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, présente Jessica Wolfe, conseillère en politiques, qui donne un rapport sur la Stratégie de justice applicable aux Autochtones (SJA). Elle explique que cette stratégie, qui existe depuis plus de dix ans, a été mise en place en réponse à la surreprésentation des personnes autochtones dans les systèmes de justice pénale et de droit de la famille et dans les services correctionnels.

Elle fait le point sur les initiatives de la SJA à ce jour, notamment :

  • Mise en oeuvre d’un processus d’auto‑identification autochtone (question) afin que le personnel puisse fournir aux clients autochtones des services respectueux et adaptés à leur culture;
  • Formation pour le personnel d’AJO et les avocats inscrits sur les listes afin d’améliorer leurs compétences culturelles lorsqu’ils travaillent avec des clients autochtones;
  • Améliorations des services personnalisés, notamment en protection de l’enfance, notamment pour l’intervention précoce, ainsi que dans le domaine du droit criminel, des rapports Gladue et suivi, de la participation communautaire et de l’éducation juridique communautaire;
  • Services et programmes communautaires financés par AJO;
  • Engagement continu d’AJO à l’égard des appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation.

Le personnel a demandé que le conseil reçoive le rapport exposant les réalisations de la SJA à ce jour. La SJA sera présentée de nouveau au conseil au printemps 2019, avec une proposition pour l’orientation future de la stratégie fondée sur les résultats des consultations communautaires qui auront lieu en février et mars  2019.

10.3.2 Examen du financement du programme de préparation des rapports de type Gladue

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, présente la question de l’examen, par un tiers, du financement, par AJO, du programme de préparation des rapports de type Gladue.

Ce programme n’a pas encore été évalué et AJO souhaite maintenant savoir si le programme fonctionne de manière efficace et cohérente. AJO propose de confier à un tiers le soin d’examiner les modèles de mécanisme de financement et de gouvernance afin de s’assurer qu’ils sont appropriés et de déterminer s’il serait possible de donner pleinement accès à ce service à tous les accusés autochtones.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport concernant l’examen par un organisme externe du financement, par AJO, du programme de préparation des rapports de type Gladue.

DÉCISION : Le conseil approuve la recommandation de confier à un tiers le soin d’examiner le programme de préparation des rapports de type Gladue.

11.Rapport annuel du programme des avocats principaux

La vice-présidente régionale, région du Grand Toronto (RGT), présente le rapport annuel 2017‑2018 du programme des avocats principaux. Dans son rapport, elle informe le conseil que le programme, qui traite des cas complexes et des clients difficiles à servir et fournit une formation avancée en défense pénale aux avocats de service et aux autres avocats salariés, connaît actuellement une légère réduction de la charge de travail. Cette situation résulte possiblement de la vacance de trois postes.

Les données démographiques des clients vulnérables desservis par le programme ont également été examinées, notamment les personnes ayant des troubles de santé mentale, les personnes autochtones, les clients racialisés et les femmes.

Un poste de conseiller externe en pratique a été créé pour garantir la conformité aux normes de professionnalisme les plus strictes dans des affaires juridiques et éthiques complexes. Ce poste est actuellement occupé par l’honorable Paul Belanger.

DÉCISION : Le conseil reçoit le rapport annuel 2017‑2018 du programme des avocats principaux.

La séance est levée.