Réunion du conseil d’administration du 11 mai 2018

Date de publication : 13 juin 2019

1. Liste de présence

1.1 Membres du conseil présents

John McCamus (président), Nancy Cooper, ChristavFreiler, Derry Millar, James McNee, Ann Marie Yantz, James Yakimovich, David Field (président‑directeur général et membre d’office)

1.2 Personnel

Janet Budgell, Mary‑Ann Cocchetto, Louis Dimitracopoulos, Stephanie Mealing, Rod Strain, Ivan Yablonsky

1.3 Invités

Arminda Dumpierrez (conseillère principale) et Lauren Nagler (associée principale représentant Optimus/SBR)

1.4 Liste des absences

Remy Boulbol (en congé autorisé), Carol Hartman, Tim Murphy (en congé autorisé), Michel Robillard

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté.

3. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est signalé.

4. Mot d’ouverture du président du conseil

En tant qu’organisme public désigné en vertu de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario, Aide juridique Ontario (AJO) est assujettie à des règles sur les activités politiques pendant la campagne électorale. Toute question concernant les restrictions aux activités politiques des membres du conseil d’administration pendant la période électorale doit être adressée à la vice‑présidente et avocate générale.

4.1 Compte rendu verbal du président

Le président-directeur général présente verbalement un compte rendu sur les récentes activités, mentionnant les points suivants :

  • Situation financière
    AJO a terminé l’exercice financier avec un excédent d’un montant de 11,5 millions de dollars.

  • Rendement et services fournis aux clients
    Le programme des avocats de service a servi 643 000 clients (une augmentation de 7 % par rapport à l’exercice précédent); environ 102 000 certificats ont été délivrés (9 % de moins que l’exercice précédent) et un plus grand nombre de clients ont été servis dans le cadre de programmes autres que le programme de certificats.

  • Mise à jour sur les relations de travail
    L’avocat général associé fait le point sur les relations de travail.

  • Sondage sur l’engagement des employés
    Le président‑directeur général rapporte ce qui suit :

    • Plus de 700 membres du personnel d’AJO ont participé au sondage, ce qui représente un taux de réponse de 73 %;
    • Le sondage a permis de déterminer les domaines qu’il faut améliorer et des plans sont en voie d’élaboration à cet égard.
  • Inclusion et diversité
    Plus de 75 membres du personnel ont assisté en personne à un récent symposium sur l’inclusion et la diversité organisé par AJO, et 50 autres y ont participé par le biais d’une diffusion sur le Web. Exemples d’améliorations proposées par le personnel :

    • Davantage de programmes éducatifs;
    • Renforcement de la sensibilisation et élimination de la partialité inconsciente;
    • Attention aux questions de santé mentale.

    Les ressources humaines élaborent une stratégie en partenariat avec le comité de l’inclusion et de la diversité.

  • Financement de l’admissibilité financière
    Des fonds additionnels ont été reçus le 1er avril 2018, ce qui a permis à AJO d’augmenter le seuil d’admissibilité financière et d’accorder une augmentation du financement aux cliniques et aux sociétés étudiantes d’aide juridique afin d’offrir des services à davantage de clients admissibles.

  • Augmentation des services aux réfugiés
    Si la tendance actuelle se poursuit, AJO pourrait se trouver confrontée à une augmentation considérable des demandes, bien au‑delà de son budget affecté au programme des réfugiés. AJO cherche des fonds additionnels pour couvrir la demande de services accrue et élabore des stratégies afin de pouvoir fournir des services plus efficacement.

  • Cliniques
    La préparation de nouveaux documents fondamentaux des cliniques ainsi que les discussions avec l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO) se poursuivent. Des fonds destinés à l’admissibilité financière de 7,2 millions de dollars ont été alloués aux cliniques juridiques communautaires.

    • Black Legal Action Centre (BLAC)
      AJO s’est engagée contractuellement à financer une nouvelle clinique pour remplacer la Clinique juridique africaine canadienne (CJAC). Le BLAC aura un mandat provincial et se livrera à une réforme du droit tout en fournissant des services directs aux clients. Le BLAC est en voie d’être constitué en personne morale et embauchera du personnel et un directeur général. AJO a versé des fonds ponctuels à la Canadian Association of Black Lawyers (CABL) qui fournira des services de réforme du droit dans l’intervalle. Des services sont également offerts à la communauté noire par le biais du programme des causes types d’AJO. Le BLAC a lancé un appel d’offres pour des services de consultation afin de déterminer les besoins des membres de la communauté afro‑canadienne.

  • Stratégie sur les communautés racialisées
    AJO a entrepris la collecte de données fondées sur la race et le conseil d’administration recevra un rapport sur les résultats en temps voulu.

  • Vérificateur général de l’Ontario
    La vérification de l’optimisation des ressources est en cours.

  • Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC)
    Le consultant externe engagé par AJO est parvenu à améliorer le système.

  • Gestion du savoir et de l’information
    Un processus amélioré d’accueil des demandes sera mis en place au cours des prochains mois.

  • Centre d’aide aux avocats et aux clients
    Les récents délais d’attente ont dépassé les normes de service. Du personnel a été recruté et formé pour réduire les délais d’attente et certains membres du personnel régional aident le centre d’appels à traiter les appels.

  • Hamilton Boldness Project
    Le Hamilton Boldness Project est une série de séances tenues avec des organismes communautaires de Hamilton qui fournissent des services aux personnes à faible revenu, dont des partenaires qui ne sont pas du secteur de la justice. L’objectif est de réduire les interactions avec le système de justice et d’entendre directement de la population ce dont elle a besoin et comment AJO peut travailler avec elle pour répondre à ces besoins.

  • Sondage sur la satisfaction des clients
    Le sondage vise à évaluer la satisfaction des clients par domaine du droit. Il a été envoyé à des clients qui ont communiqué à AJO leur adresse de courriel. Les taux de réponse étaient les suivants : 84 % des clients des services en droit des réfugiés ont évalué les services qu’ils ont reçus comme étant « positifs », 77 % des clients des services en droit criminel ont également évalué les services qu’ils ont reçus comme étant « positifs » et 70 % des clients des services en droit de la famille ont évalué leurs services comme étant « positifs ». Les questions étaient regroupées par thème. Exemples de questions posées :

    • Comment avez‑vous eu accès à un avocat?
    • Avez‑vous eu de la difficulté à le faire?
    • Comment avez‑vous changé d’avocat si vous n’étiez pas satisfaits du vôtre?

4.2 Analyse environnementale : discussion sur les opportunités clés

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le statisticien principal Ivan Yablonsky du service Veille stratégique et statistiques d’AJO, qui décrit la plus récente analyse environnementale et le plan stratégique à long terme adapté à l’environnement changeant.

4.3 Risques clés

Le vice‑président, Planification stratégique et conformité, présente le rapport sur les risques de l’entreprise.

4.4 Rendement du conseil et auto-évaluation

La vice‑présidente et avocate générale passe en revue les résultats du sondage sur l’évaluation du rendement du conseil. Un rapport confidentiel au sujet des discussions à huis clos sur le rendement du conseil sera remis aux membres du conseil d’administration.

4.5 Plan stratégique quinquennal

Arminda Dumpierrez, conseillère principale, et Laura Nagler, associée principale, de la firme d’Optimus/SBR présentent leur projet de planification stratégique et invitent les membres du conseil d’administration à leur faire part de leurs idées sur la formulation de la vision d’AJO en ce qui concerne la phase de consultation des intervenants du projet. Un rapport sur leurs conclusions sera présenté à la prochaine réunion du conseil d’administration.

La réunion est levée.