Réunion du conseil d’administration 24 juin 2019

Date de publication : 24 juin 2019

Liste des présences

Membres du conseil d’administration :

  • Christa Freiler
  • Sean Robichaud
  • Remy Boulbol
  • Ann Marie Yantz
  • Peter Owsiany
  • James Yakimovich
  • Malcolm Heins
  • Nancy Cooper
  • Carol Hartman (par telephone)
  • Michel Robillard (par telephone)
  • Charles Harnick (president)
  • David Field (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel :

  • Louis Dimitracopoulos
  • David McKillop
  • Janet Budgell
  • Mary-Ann Cocchetto

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion est adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est relevé.

3. Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration

  • 10 mai 2019 (retraite)
  • 10 mai 2019
  • 24 mai 2019
  • 27 mai 2019
  • 7 juin 2019

DÉCISION : Les procès-verbaux des réunions susmentionnées sont approuvés, sous réserve de modifications indiquées dans le procès-verbal de la réunion du 27 mai 2019.

4. Rapport du président

  • Réunions du comité consultatif du conseil d’administration – Rapport et procès-verbaux
  • Le conseil discute des procès-verbaux des réunions de printemps du comité consultatif. Le président-directeur général confirme que les recommandations émises par les comités guident le travail AJO lorsque c’est possible. Le président du conseil annonce que les prochaines réunions des comités consultatifs auront lieu à l’automne.

DÉCISION : Le conseil d’administration reçoit le rapport du président.

5. Évaluation du rendement du président-directeur général.

Le président-directeur général fait état de sa performance de l’année précédente en mettant en évidence les résultats. Les membres du conseil discutent de l’évaluation du rendement du président-directeur général.

DÉCISION : L’évaluation du rendement du président-directeur général est approuvée.

6. Séance à huis clos

Le conseil poursuit la réunion à huis clos.

7. Rapport du président-directeur général

Le président-directeur général rappelle certains faits récents qui ont marqué la société, notamment les informations sur la forte utilisation d’Espace client et sur l’amélioration des temps d’attente au centre d’appel.

Il souligne la nécessité de revoir les stratégies d’AJO à l’intention des personnes vulnérables et de surveiller le moral au sein de la société compte tenu de la conjoncture économique.

DÉCISION : Le rapport du président-directeur général est reçu.

8. Procès-verbal du comité des finances et de la vérification

  • Procès-verbal de la réunion du 7 juin 2019

DÉCISION : Le procès-verbal de la réunion susmentionnée est approuvé.

9. États financiers signés d’AJO et du régime de retraite d’AJO de 2018‑2019

Le conseil d’administration examine les états financiers d’AJO et du régime de retraite. Le conseil est informé qu’AJO a obtenu une opinion sans réserve de la vérificatrice générale.

Le conseil discute des moyens de rationaliser les processus d’approbation des vérifications à l’avenir.

DÉCISION : Les états financiers d’AJO et du régime de retraite de 2018‑2019 sont approuvés.

10. Projet de modernisation de l’aide juridique du MPG

Le président-directeur général donne un aperçu du projet de modernisation de l’aide juridique. Le projet comportera deux volets : une analyse de la législation pour voir de quelle manière elle peut être modernisée et un examen des programmes ainsi que du modèle de prestation de services d’AJO. Le conseil d’administration discute également de l’importance d’obtenir la contribution des intervenants.

DÉCISION : L’aperçu du projet de modernisation de l’aide juridique du MPG est reçu.

11. Directives et politiques sur la rémunération des membres du conseil d’administration

Le conseil examine les directives et les politiques sur les dépenses et la rémunération des membres du conseil.

DÉCISION : Le conseil reçoit les directives et les politiques sur la rémunération du conseil d’administration.

12. Gouvernance du conseil d’administration

  • Ébauches des chartes des comités
  • Calendrier proposé pour les réunions du conseil d’administration et des comités jusqu’en décembre 2020

Le président présente la nouvelle structure des comités du conseil d’administration et le projet de chartes. Il précise que le comité des opérations agit également à titre de comité des cliniques. La charte de chaque comité sera modifiée afin d’y indiquer que le président du comité détient un vote prépondérant si cela s’avère nécessaire.

DÉCISION : Le conseil reçoit les ébauches des chartres des comités, tel que modifiées, le calendrier proposé pour les réunions du conseil d’administration et des comités, et les chartres, dont la rédaction sera achevée et approuvée par chaque comité à sa prochaine réunion.

13. Mise à jour sur les économies

Le conseil examine un rapport portant sur les éléments suivants :

  • Le suivi des initiatives de réduction des coûts d’AJO ainsi que les prochaines étapes
  • Les économies réalisées dans les services régionaux : réduction des budgets et des services
  • Le programme de certificats 2019-2020 et un aperçu des économies réalisées par la Section des opérations centrales.
  • La proposition d’économies de niveau 2

Le président-directeur général présente les stratégies d’économies de la société. Le conseil d’administration discute des répercussions que de nouvelles réductions auraient sur les opérations et les services.

DÉCISION : Le conseil reçoit la mise à jour sur les économies.

14. Suivi de la gestion des risques d’entreprise

Le personnel fait le point sur la gestion des risques d’entreprise. Compte tenu des réductions budgétaires, le personnel indique qu’il présentera à l’automne les risques liés à l’environnement financier actuel.

DÉCISION : Le conseil reçoit le suivi sur la gestion des risques d’entreprise.

La séance est levée.