Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 23 juin 2017

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président du conseil), Nancy Cooper, Christa Freiler, Carol Hartman, John Liston, Derry Millar, Michel Robillard, James Yakimovich, Ann Marie Yantz, David Field (président‑directeur général et membre d’office).

Membres du personnel

Janet Budgell, Mary-Ann Cocchetto, Vince Correia, Jawad Kassab, Charles Lafortune, David McKillop, Stephanie Mealing, Kathleen Murphy, Marcus Pratt, Kimberley Roach, Michelle Séguin, Michelle Squires, Rod Strain.

1. Ordre du jour

Le président du conseil rappelle qu’il a été décidé, lors d’un conseil d’administration précédent, que des séances à huis clos seraient organisées au début de chaque conseil d’administration. Cependant, dans le cas présent, il sera plus efficace de tenir une séance à huis clos au moment de l’évaluation du rendement du président directeur général. L’ordre du jour est adopté.

2. Divulgation de conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est divulgué.

3. Instances publiques du conseil d’administration

3.1 Décision

Les procès‑verbaux des instances publiques du conseil d’administration, qui se sont tenues les 11 mai, 12 mai, 9 juin et 16 juin 2017, sont adoptés.

4. Réunions des comités consultatifs du conseil d’administration

4.1 Décision

Le conseil d’administration adopte le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 9 juin 2017.

5. Rapport du président du Conseil

Le président présente un compte-rendu verbal comme suit :

  • Il a assisté à la cérémonie d’assermentation à la Cour supérieure de justice de l’honorable Patrick J. Monahan, ancien sous‑procureur général (SPG);
  • Irwin Glasberg, sous-ministre adjoint, a été nommé SPG;
  • Il a assisté à la cérémonie d’assermentation de l’honorable David Paciocco à la Cour d’appel de l’Ontario;
  • Ann Marie Yantz, membre du conseil d’administration, a informé le conseil d’administration qu’elle souhaitait se mettre au service du Comité des cliniques d’AJO;
  • L’honorable Ahmed Hussen, ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté, a rencontré le personnel d’AJO au Bureau du droit des réfugiés afin de discuter de la réforme du système de détermination du statut de réfugié.

5.1 Divulgation proactive des dépenses

Le président du conseil a dépensé une somme totale de 1 469,32 $ en frais de location et de restauration pour la retraite annuelle du Conseil et la séance de planification stratégique.

5.2 Rapport et procès‑verbaux des réunions des comités consultatifs du printemps 2017

Le président du conseil présente le rapport des comités consultatifs ainsi que les ébauches des procès‑verbaux des réunions des huit comités qui se sont tenues au printemps 2017.

5.3 Décisions

Le conseil d’administration :

  • Reçoit le rapport des comités consultatifs et les ébauches des procès verbaux des réunions des huit comités du printemps 2017;
  • Approuve la nomination de Ann Marie Yantz, membre du conseil d’administration, en tant que membre du Comité des cliniques du conseil d’administration d’AJO;
  • Reçoit le rapport du président du conseil.

6. Entente de rendement du président‑directeur général pour 2016‑2017

6.1 Décision

Le conseil d’administration approuve les résultats de fin d’année de l’entente de rendement du président‑directeur général pour 2016‑2017.

7. Entente de rendement du président‑directeur général pour 2017‑2018

7.1 Décision

Le conseil d’administration approuve les résultats de fin d’année de l’entente de rendement du président‑directeur général pour 2017‑2018.

8. Séance à huis clos

Discussion à huis clos (membres du conseil d’administration uniquement).

9. Rapports du conseil d’administration

9.1 Rapports sur les services organisationnels

9.1.1 États financiers vérifiés d’AJO au 31 mars 2017

Le directeur financier présente les états financiers vérifiés d’AJO. Il expose les points suivants :

  • Quelques changements mineurs sont intervenus depuis la présentation des états financiers non vérifiés au conseil d’administration;
  • Le vérificateur général de l’Ontario a maintenant émis une opinion sans réserve.
Décision

Le conseil d’administration reçoit les états financiers vérifiés d’AJO.

9.1.2 Rapport des résultats de la vérification

Le directeur financier présente les conclusions de la vérification pour 2016‑2017. Il fait part des points suivants :

  • Le rapport écrit des résultats de la vérification n’était pas disponible pour le conseil d’administration du 9 juin 2017, car le vérificateur général n’avait pas encore achevé son examen;
  • Laura Bell, qui travaille au Bureau du vérificateur général, a présenté un rapport verbal lors de cette réunion;
  • Le rapport écrit a été depuis lors reçu et est présenté pour information à ce conseil d’administration.

Il met l’accent sur les recommandations suivantes :

  • AJO devrait mettre au point un plan pour répondre à l’évolution des besoins financiers et de trésorerie;
  • Le plan budgétaire équilibré d’AJO devrait être regroupé dans un seul document, et faire l’objet d’une surveillance continue et de rapports soumis à intervalles réguliers au Comité des finances et de la vérification.

Il signale que la lettre de représentation a été reçue et que le questionnaire de rétroaction sur la vérification sera rempli et retourné au Bureau du vérificateur général.

Décision

Le conseil d’administration reçoit les conclusions de la vérification pour 2016‑2017.

9.1.3 États financiers vérifiés du régime de retraite au 31 décembre 2016

Le directeur financier présente les états financiers vérifiés du régime de retraite pour l’année prenant fin le 31 décembre 2016.

Décision

Le conseil d’administration reçoit les états financiers vérifiés du régime de retraite.

10. Propositions concernant le programme de services en droit des réfugiés et de l’immigration

Le président‑directeur général présente un rapport sur les propositions touchant le programme de services en droit des réfugiés et de l’immigration. Ce document inclut une analyse de la situation financière, des options pour offrir une prestation de services ininterrompue et des plans visant à rechercher des fonds supplémentaires. Il souligne qu’AJO a préparé une analyse de rentabilisation afin d’obtenir des ressources additionnelles.

Décisions

Le conseil d’administration approuve les points suivants :

  • Augmentation du budget des services en droit des réfugiés et de l’immigration à hauteur de 28,5 millions de dollars (26,5 millions de dollars ont déjà été approuvés et un financement fédéral supplémentaire à hauteur de 2 millions de dollars a été annoncé dans le budget de mars 2017); report de la décision d’une suspension de service jusqu’au mois de septembre 2017.

11. Rapports sur la planification stratégique et la conformité

11.1 Ébauche de rapport annuel pour 2016‑2017

Le vice-président intérimaire à la planification stratégique et à la conformité présente l’ébauche du rapport annuel pour 2016‑2017.

Il indique que le rapport annuel pour 2015‑2016 avait été soumis le 28 juillet 2016, mais n’avait pas été déposé à l’Assemblée législative avant le 1er juin 2017. Il avait été rendu public le 6 juin 2017.

Le vice-président intérimaire présente une vue d’ensemble des initiatives et des services de base d’AJO. Il fait remarquer que, dans le but d’illustrer qu’AJO exerce ses responsabilités en matière de contrôle, le rapport comprend désormais des statistiques sur les plaintes et sur les programmes de gestion des listes d’avocats d’AJO ainsi que des précisions en ce qui concerne les radiations de ces listes.

Décisions

Le conseil d’administration :

  • Approuve l’ébauche du rapport annuel;
  • Autorise le président du conseil et le président‑directeur général à approuver la version définitive qui doit être soumise au Ministère du Procureur général.

11.2 Aperçu du plan d’activités pour 2018‑2019

Le vice-président intérimaire à la planification stratégique et à la conformité présente l’aperçu du plan d’activités pour 2018‑2019. Il fait remarquer que l’aperçu suit un format similaire à celui utilisé les années précédentes et s’appuie sur les quatre objectifs stratégiques. Il met l’accent sur les principales initiatives suivantes :

  • Poursuivre l’élargissement de l’admissibilité financière avec l’investissement de la province;
  • Surveiller et évaluer les stratégies d’AJO en matière de plan budgétaire;
  • Recruter du personnel dans le but de développer un environnement sain et une main-d’œuvre flexible;
  • Fournir des services en droit des réfugiés avec les ressources disponibles.

Il souligne que le plan d’activités fournit des renseignements sur les initiatives en cours et inclura des informations sur l’équilibre budgétaire, l’entente de rendement du président‑directeur général, tout travail en cours pertinent réalisé pendant l’été ainsi que toute suggestion formulée par le conseil d’administration.

Décision

Le conseil d’administration reçoit l’aperçu du plan d’activités.

12. Rapports—Politiques, recherche et relations extérieures

12.1 Document de consultation sur la Stratégie à l’intention des communautés racialisées

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures dévoile le document de consultation dans le cadre de la première phase de la Stratégie à l’intention des communautés racialisées (SCR). Il présente le directeur, Politiques et planification stratégique et conseiller en politiques, SCR, qui a coécrit le document de consultation avec le chef des services régionaux à Ottawa. Il expose les points suivants :

  • En 2016, le conseil d’administration a approuvé l’élaboration d’une stratégie visant à répondre aux problèmes liés à l’accès à la justice vécus par les communautés racialisées et à développer de nouveaux partenariats;
  • Le Service des politiques a organisé 60 séances de consultation avec plusieurs organismes, personnes et groupes au sein de la communauté afin de cerner les inégalités, prendre en considération les suggestions d’amélioration des prestations de services existants et élaborer de nouvelles initiatives pour répondre aux besoins juridiques de ce groupe de clients vulnérables;
  • Tout comme les clients autochtones d’AJO, les clients racialisés sont fortement surreprésentés dans les tribunaux criminels, dans les organismes de protection de la jeunesse et dans les prisons;
  • Une fois le processus de consultation achevé, une stratégie à l’intention des communautés racialisées sera mise au point et soumise au conseil d’administration pour examen.

Il énumère les initiatives suivantes prises au cours de la première année :

  • Fichages;
  • Préconisation d’une réforme de la Loi sur les services policiers;
  • Initiation d’un projet pour déterminer la composition raciale des clients d’AJO;
  • Traduction en plusieurs langues de documents sur l’éducation juridique.

Décision

Le conseil d’administration reçoit la Stratégie à l’intention des communautés racialisées.

12.2 Rapport sur la Stratégie en matière de violence familiale

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures expose la Stratégie en matière de violence familiale. Il présente le conseiller en politiques qui a rédigé le document sur cette stratégie. Il rapporte les points suivants :

  • Depuis que le conseil d’administration a approuvé la mise en place d’une politique en matière de violence familiale en 2015, de vastes consultations ont été menées;
  • Le but de cette stratégie est d’améliorer les services existants et de combler les lacunes;
  • Un certain nombre d’initiatives ont été prises, parmi lesquelles :
    • La mise en place d’une admissibilité financière modifiée, qui a eu pour résultat la délivrance de 4 000 certificats pour des cas de violence familiale sur l’année précédente, soit une augmentation de 56 %;
    • La mise en œuvre au centre d’appels d’un modèle de service prioritaire pour des clients vivant une situation de violence familiale;
    • La mise à disposition d’une formation obligatoire sur la violence familiale pour l’ensemble du personnel d’AJO.
  • Le personnel a établi une prévision des coûts, ainsi qu’un plan de mise en application, et surveillera les répercussions financières;
  • Cette initiative ne représentera pas une importante dépense de fonds pour l’année en cours et les coûts seront modérés à l’avenir.

Décision

Le conseil d’administration approuve la publication de la Stratégie en matière de violence familiale pour que des personnes qui ont vécu une situation de violence familiale puissent accéder à des services d’aide juridique.

12.3 Soutien de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada en faveur des recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures présente le rapport sur le soutien de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada en faveur des recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation. Il souligne les points suivants :

  • En réponse aux appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation, un sous‑comité de l’association a été formé afin d’élaborer un projet d’engagement au nom des treize régimes d’aide juridique provinciaux et territoriaux;
  • Lorsque les appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation ont été lancés au mois de juin de l’année dernière, le président‑directeur général d’AJO a publié une déclaration engageant AJO à répondre à ces appels;
  • Depuis cette période, AJO a pris les initiatives suivantes :
    • Formation de sensibilisation et de compétence culturelles;
    • Financement et soutien en faveur de programmes de services culturellement adaptés;
    • Soutien apporté à des programmes destinés à répondre au problème de la surreprésentation des Autochtones dans le système juridique (par exemple, des services de rédaction de rapport Gladue);
    • AJO étudie également d’autres possibilités de réponse aux appels à l’action.

Il présente la déclaration d’Aide juridique Ontario s’engageant à répondre aux appels à l’action de la Commission de vérité et de réconciliation. Il demande à ce qu’elle soit approuvée et appuyée par le conseil d’administration d’AJO.

Décision

Le conseil d’administration approuve et appuie la déclaration de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada en faveur des recommandations de la Commission de vérité et de réconciliation afin de renforcer l’engagement d’AJO envers la réconciliation.

13. Stratégie de mise à jour des documents constitutifs des cliniques

Le président‑directeur général fournit des informations actualisées sur le nouveau projet de documents constitutifs des cliniques d’AJO. Le projet examinera les documents constitutifs existants et cernera les domaines qui nécessitent une mise à jour afin de s’aligner sur les normes du secteur public et sur les exigences de reddition de compte. Le projet inclura des consultations avec les cliniques.

Décision

Le conseil d’administration reçoit la nouvelle mise à jour des documents constitutifs des cliniques d’AJO.

14. Rapport de programme—Bureau provincial de gestion des causes (BPGC)

Le vice-président intérimaire, Bureau provincial de gestion des causes, présente un compte‑rendu verbal sur le travail du BPGC et sur les thèmes de prestation de services juridiques. Il souligne que dans le cadre de récentes innovations introduites par AJO, d’importantes améliorations ont été apportées dans les domaines suivants :

  • Le centre d’appels;
  • L’interprétation simultanée;
  • Les conseils juridiques sommaires;
  • Les programmes des avocats principaux;
  • Le processus de demande d’aide juridique d’AJO.

Il indique que les thèmes émergents d’AJO sont la réduction des obstacles à la justice en collaborant avec des partenaires du système de justice afin d’accroître les points d’accès, en simplifiant les processus d’AJO et en étant réaliste vis-à-vis de ce que les clients peuvent accomplir par eux‑mêmes.

Il met l’accent sur l’importance de la rapidité de la prise de décision par AJO en ce qui concerne l’admissibilité et de l’élaboration de mesures de l’efficacité d’AJO.

Décisions

Le conseil d’administration reçoit le rapport de programme—Bureau provincial de gestion des causes.

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