Instances publiques du conseil

Réunion du conseil d’administration du 9 juin 2017

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président du conseil), Christa Freiler (par téléconférence), Carol Hartman (par téléconférence), John Liston (par téléconférence), James McNee, Derry Millar, Michel Robillard (par téléconférence), James Yakimovich, Ann Marie Yantz (par téléconférence), David Field (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel

Janet Budgell, Mary-Ann Cocchetto, Vince Correia, Stephanie Mealing, Michelle Séguin

Invités

Laura Bell (Bureau du vérificateur général); Michael Hawtin et Juliane Cooke (PwC)

1. Ordre du jour

Sous réserve de deux modifications, l’ordre du jour est adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été signalé.

3. Annonce aux membres du personnel

Le président‑directeur général a indiqué que Michelle Séguin, vice-présidente et directrice générale de l’administration a accepté un détachement à la Société ontarienne d’assurance‑dépôts qui débutera le 4 juillet 2017.

4. Rapports au conseil

4.1 Rapport sur les conclusions de la vérification

Laura Bell a présenté une mise à jour orale sur l’avancement du rapport sur les conclusions de la vérification. Le vérificateur général a vérifié les états financiers de l’exercice 2016‑2017 d’Aide juridique Ontario et aucune question, erreur ou déficience des mécanismes de contrôle n’a été décelée lors de la vérification. Sous réserve de l’approbation du vérificateur général, un avis sans restrictions sera émis en date d’aujourd’hui. PwC est un organisme indépendant qui a été retenu pour effectuer la vérification d’Aide juridique Ontario au nom de la vérificatrice générale de l’Ontario. Pendant l’année en cours, il n’y a eu aucun changement dans les politiques comptables, sauf en ce qui a trait à la répartition des dépenses. Toutes les estimations étaient raisonnables et le travail a été effectué conformément au plan de vérification. La direction et le personnel d’Aide juridique Ontario ont fait preuve d’une grande coopération. Le déficit d’Aide juridique Ontario continuera de faire l’objet d’un suivi.

Décision

Le conseil a reçu la mise à jour orale de l’équipe de révision relative au rapport sur les conclusions de la vérification.

4.2 Séance à huis clos

À ce moment de la réunion, le personnel d’AJO a quitté la salle et le conseil d’administration ainsi que l’équipe de vérification ont poursuivi la réunion à huis clos.

4.3 États financiers non approuvés d’Aide juridique Ontario pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017

Le directeur général des finances a présenté les états financiers non approuvés pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017. Il a fait ressortir les faits suivants :

  • Le déficit prévu est de 25,5 millions de dollars;
  • Le déficit de fonctionnement est attribuable à un dépassement du budget du programme d’admissibilité financière de 13 millions de dollars et de l’élément non financé de la hausse du tarif de 10,3 millions de dollars;
  • Le flux de trésorerie et les plans de réduction élaborés pour redresser la situation.

Il a fait état du sommaire des revenus et mis l’accent sur la hausse, année après année, du financement de l’admissibilité financière ainsi que sur la hausse des revenus de la Fondation du droit de l’Ontario (FDO). Il a fait remarquer que, sous la colonne des dépenses, c’est le programme de certificats qui a enregistré la plus grosse hausse.

Le conseil d’administration s’est entretenu au sujet des recommandations concernant l’utilisation du solde du fonds affectés d’origine interne et du fonds de réserve pour éventualités.

Décision

Le conseil d’administration :

  • Autorise l’utilisation de 4,081 millions de dollars du Fonds affecté d’origine interne; 1,163 million de dollars seront affectés à la colocation des cliniques et 2,918 millions de dollars à l’élément non financé des hausses du tarif;
  • Autorise l’utilisation de 1,4 million de dollars du Fonds de réserve pour éventualités pour compenser l’élément non financé des hausses du tarif;
  • Approuve les États financiers pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2017;
    • sous réserve de la vérification de la vérificatrice de l’Ontario des États financiers non approuvés d’Aide juridique Ontario
    • et sous réserve que les conclusions définitives de la vérification ne soient pas très différentes des conclusions de la vérification présentées oralement par Laura Bell, directrice en vérification, Bureau de la vérificatrice générale de l’Ontario.

4.4 États financiers non approuvés du régime de retraite d’Aide juridique Ontario jusqu’au 31 décembre 2016

Le directeur général des finances a présenté les états financiers non approuvés du régime de retraite des employés jusqu’au 31 décembre 2016. Le directeur général des finances a signalé les faits suivants :

  • Les états financiers portent sur la vérification de l’actif seulement et non du passif;
  • L’actif net du volet à prestations déterminées n’a pas connu un aussi bon rendement que l’année dernière et sa valeur a diminué au cours de l’année;
  • Il s’agit d’un régime arrivé à maturité et au cours des quatre dernières années, un rendement de plus de 10 % a été réalisé;
  • Le volet à cotisation déterminée a connu un bien meilleur rendement qu’au cours des années précédentes en raison de gains au titre de l’actif et de la hausse de la cotisation des employés en 2016.

Décision

Le conseil a approuvé les états financiers vérifiés du régime de retraite des employés d’Aide juridique Ontario pour l’année civile se terminant le 31 décembre 2016.

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