Instances publiques du conseil

Réunion du 24 février 2017 du conseil d’administration

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président du conseil), Nancy Cooper (par téléconférence), Christa Freiler, Carol Hartman (par téléconférence), John Liston, James McNee, Tim Murphy, Michel Robillard, James Yakimovich, David Field (président‑directeur général et membre d’office)

Membres du personnel

Janet Budgell, Mary-Ann Cocchetto, Vince Correia, Sue McCaffrey, David McKillop, Stephanie Mealing, Michelle Séguin, Rod Strain, Cory Philipzyk-Sambrano

Invités

Laura Bell (Bureau du vérificateur général); Michael Hawtin et Juliane Cooke (PwC)

1. Ordre du jour

Le président a indiqué que le point de l’ordre du jour relatif au plan de vérification serait déplacé et traité en premier et que le président‑directeur général présenterait le rapport sur les services aux immigrants et aux réfugiés au nom du directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT. Il souhaite la bienvenue à Janet Budgell, vice‑présidente, région du Sud‑Ouest et cliniques spécialisées, qui présentera son rapport régional. L’ordre du jour de la réunion a été adopté tel qu’amendé.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été relevé.

3. Réunions du conseil d’administration

  • Procès-verbal de la réunion du conseil du 8 décembre 2016
  • Procès-verbal de la réunion du conseil du 9 décembre 2016
  • Procès-verbal de la réunion du conseil du 29 décembre 2016
  • Procès-verbal de la réunion du conseil du 30 janvier 2017

3.1 Décision

Sous réserve de la modification au procès-verbal de la réunion du 8 décembre 2016 indiquée ci‑dessus, les procès‑verbaux des réunions du conseil d’administration des 8 décembre, 9 décembre, 29 décembre 2016 et du 30 janvier 2017 ont été adoptés.

4. Rapport du président du conseil

4.1 Rapport verbal

Le président a présenté verbalement le rapport suivant :

  • Lors de la réunion du conseil d’administration du jeudi 23 février 2017, le quorum n’a pas été atteint et, par conséquent, aucune question n’a été examinée par le conseil.
  • Nancy Cooper, membre du conseil d’administration, a été reconduite au conseil d’administration d’Aide juridique Ontario (AJO) pour un nouveau mandat de trois ans.
  • Le président a eu une rencontre d’environ 90 minutes avec l’équipe de Deloitte chargée de l’examen interne. Ils ont discuté des points suivants, tels que définis dans l’énoncé de la portée de l’examen de Deloitte :
    • Connaissance du conseil d’administration du déficit projeté et des stratégies de mise en œuvre du financement de l’admissibilité financière;
    • Services aux réfugiés et problèmes de déficit d’exploitation;
    • Structure des réunions du conseil d’administration et auto-évaluation du conseil.
  • On a remis à l’équipe de vérification de Deloitte toute la documentation demandée, y compris la dernière trousse d’orientation des nouveaux membres du conseil, qui contenait notamment un rapport budgétaire.
  • On a également fourni à l’équipe de vérification des renseignements au sujet de la retraite annuelle du conseil d’administration ainsi que des visites régulières sur place qu’effectuent les membres du conseil pour se familiariser plus directement avec les opérations d’AJO sur le terrain.
  • Le président a avisé l’équipe de vérification qu’au cours des 12 à 24 derniers mois, un dirigeant de Deloitte a assisté à une retraite du conseil d’administration d’AJO pour discuter des pratiques exemplaires et que, même si le conseil avait déjà adopté bon nombre de ces pratiques exemplaires, AJO en a intégré d’autres à la suite des suggestions faites à ce moment‑là au sujet des procédures du conseil d’administration.
  • Il se peut que l’équipe d’examen interne demande à rencontrer d’autres membres du conseil d’administration.

Le président a précisé ce qui suit :

  • AJO aura l’occasion de donner son avis avant que le rapport de Deloitte ne devienne définitif.
  • Le rapport est dû le 31 mars 2017.

4.2 Nomination au poste de secrétaire général d’AJO

4.3 Divulgation proactive des dépenses

Le président a dépensé 1 626,62 dollars au total en frais de déplacement et d’hébergement pour assister au symposium annuel sur la justice pénale qui s’est tenu à Vancouver, en Colombie‑Britannique, les 19 et 20 janvier 2017.

4.4 Décisions

Le conseil d’administration :

  • A approuvé la nomination de Mary-Ann Cocchetto au poste de secrétaire générale d’AJO, à compter du 1er mai 2017
  • A reçu le rapport du président du conseil.

5. Rapport du président‑directeur général

5.1 Conseils juridiques sommaires

Le programme des conseils juridiques sommaires par téléphone a fait l’objet d’un examen approfondi. AJO a l’intention de retirer ce programme du Centre d’aide aux avocats et aux clients pour l’intégrer au programme des avocats de service qui est géré au niveau régional. Les pratiques régionales varient d’une région à l’autre dans la province et il est donc plus facile de les traiter au niveau local. AJO a la capacité de fournir ce service dans les régions. L’intégration de ce service contribuera à la poursuite du développement d’un modèle régional à service complet.

5.2 Projet d’intégration des services

Le projet d’intégration des services est en cours de mise en œuvre dans toute la province. Ce projet met à la disposition des avocats de service des tablettes (iPad) contenant des feuilles de travail électroniques où figurent des renseignements sur les clients afin que ceux‑ci n’aient pas à répéter la même chose chaque fois qu’ils rencontrent un nouvel avocat de service. C’est un outil efficace qui permet d’offrir un service à la clientèle beaucoup mieux intégré.

Le président‑directeur général a mentionné les efforts d’AJO visant à accéder au réseau Wi-Fi dans les palais de justice ainsi qu’aux données ICON par voie électronique. L’accès aux données ICON exigeant la permission de la magistrature, AJO travaille à cette fin avec le Comité de modernisation du système de justice pénale de la Cour de justice de l’Ontario, présidé par la juge en chef Maisonneuve, ainsi qu’avec le sous-procureur général.

5.3 Initiative de mise en liberté sous caution en droit criminel

AJO a dressé la liste d’endroits où elle pourrait fournir du personnel supplémentaire pour soutenir la nouvelle initiative du ministère du Procureur général (MPG) relative à la mise en liberté sous caution. Un montant additionnel de 4 millions de dollars sera ajouté au paiement de transfert d’AJO à cette fin. Des discussions sont en cours avec le MPG pour savoir où déployer le personnel d’AJO.

5.4 Affaire R. c. Jordan

Le comité d’AJO sur les questions de droit criminel a rédigé un avis de pratique à l’intention des avocats de service et d’autres membres du personnel sur la façon d’intervenir dans l’intérêt supérieur du client.

5.5 Formulaire de compréhension du plaidoyer

AJO a mis au point ce formulaire, après consultation des principaux intéressés, pour s’assurer que les clients reçoivent des conseils adéquats avant de plaider coupables. Les avocats de service salariés et rémunérés à la journée sont tenus d’utiliser ce formulaire pour tous les plaidoyers de culpabilité. Ce formulaire garantit que le client est mis au courant de toutes les conséquences directes ou secondaires d’un plaidoyer de culpabilité et protège l’avocat contre les allégations d’assistance inefficace.

5.6 Soutien pour la deuxième conférence judiciaire préparatoire

Après une phase pilote initiale, AJO a accepté de financer les avocats de la défense qui sont tenus d’assister à une deuxième conférence judiciaire préparatoire au procès (CJP), parce que cela devrait permettre de réduire le temps d’audience au tribunal en réduisant les taux d’échec des procès et d’ajournement. À ce jour, AJO a délivré 400 certificats, de deux heures chacun, à la suite de cette initiative. À terme, on procédera à une évaluation pour voir si cette initiative a l’effet désiré.

5.7 Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC)

Le nouveau SGIC devrait être « en ligne » le 1er mai 2017. Au cours des prochains mois, on s’efforcera de combler les lacunes qui seront relevées et d’offrir de la formation sur ce nouveau système.

5.8 Rencontres avec les intervenants

Le président‑directeur général :

  • A rencontré l’équipe de direction de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada;
  • A rencontré l’Alliance pour une aide juridique durable (ALSA);
  • Accompagné du vice‑président, Politiques, recherche stratégique et relations externes, et d’autres personnes, a comparu devant le Comité permanent de la justice et des droits de la personne de la Chambre des communes au sujet de l’aide fournie par le gouvernement fédéral à l’aide juridique au Canada. Le comité permanent a exprimé son intérêt pour les processus relatifs aux droits des réfugiés.
  • A rencontré le président du SEFPO pour discuter de questions d’intérêt commun.

Le président‑directeur général a donné le rapport suivant :

  • Le projet d’intégration des services permettra de mieux comprendre les services offerts par les avocats de service et d’appuyer la prise de décisions à l’avenir;
  • Cette question sera renvoyée au conseil d’administration avec des renseignements détaillés sur les services fournis par les avocats de service.

Le président‑directeur général a signalé que la vice‑présidente, région du Grand Toronto (RGT), représente AJO au nouveau comité du palais de justice de Toronto et qu’AJO a fourni à ce comité des commentaires sur ce dont on a besoin pour la prestation des services d’AJO, comme le nombre de salles d’entrevue, etc. Le nouveau palais de justice ne sera habitable qu’en 2025 et le tribunal des cautionnements résidera ailleurs.

5.9 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président‑directeur général.

6. Renouvellement du bail

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a rendu compte de l’avancement des négociations sur le bail d’AJO.

6.1 Décision

Le conseil d’administration a reçu pour information le rapport sur le renouvellement du bail des locaux du bureau provincial.

7. Rapports du conseil d’administration

7.1 Rapports des Services généraux

7.1.1 Plan de vérification

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a fait le rapport suivant :

  • Le vérificateur général de l’Ontario sollicite des propositions pour la nomination de nouveaux vérificateurs pour Aide juridique Ontario tous les cinq ans;
  • PwC a été le soumissionnaire retenu pour le mandat actuel de cinq ans.

Laura Bell a présenté le rapport de planification de la vérification pour 2016‑2017.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé le plan de vérification pour l’exercice se terminant le 31 mars 2017.

7.1.2 Rapport sur la situation budgétaire (2017‑2018)

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a donné le rapport suivant :

  • Elle a donné une ventilation budgétaire, par stratégie, afin de permettre de mieux comprendre la situation financière;
  • Elle a indiqué que pour l’exercice en cours, le personnel recommande un déficit de 11 millions de dollars;
  • Le conseil d’administration a approuvé le retrait de certaines initiatives d’élargissement de l’admissibilité juridique en décembre 2016;
  • En ce qui concerne le programme des réfugiés, en attendant l’annonce, le cas échéant, de l’augmentation du financement fédéral dans le budget fédéral, AJO ne peut prendre aucune mesure;
  • Elle a donné un rapport sur d’autres contraintes opérationnelles, notamment
  • Les stratégies d’atténuation, approuvées par le conseil d’administration, pour réduire cette pression à 7 millions de dollars pour le prochain exercice et les suivants;
  • D’ici la fin de l’exercice 2018‑2019, AJO aura créé un excédent suffisant dans le programme d’admissibilité juridique pour compenser les dépenses du dernier exercice et de l’exercice en cours;
  • D’ici 2019‑2020, AJO aura équilibré le programme avec les revenus existants;
  • La trésorerie d’AJO est sous pression pour 2017‑2018;
  • AJO doit combler son déficit accumulé d’environ 36 millions de dollars;
  • Diverses stratégies sont envisageables pour éliminer le déficit accumulé, notamment la création d’excédents opérationnels et l’allocation de toute augmentation des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario liée à la hausse des taux de la Banque du Canada, en plus de ce qu’AJO utilise pour les coûts d’exploitation en cours d’exercice.

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a fait le rapport suivant :

  • Le personnel préparera une analyse de cette question qui sera présentée à la prochaine réunion du Comité des finances et de la vérification;
Décision

Le conseil a approuvé :

  • le budget;
  • l’allocation de financement pour l’élargissement de l’admissibilité financière.

7.1.3 Rapport sur la rémunération des cadres

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a expliqué qu’AJO est tenue d’établir un cadre de rémunération qui répond aux exigences de la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic et qui doit être approuvé en vertu de cette même loi.

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a précisé qu’une ébauche de cadre de rémunération des cadres sera soumise au conseil pour décision avant sa publication.

Décision

Le conseil d’administration :

  • A approuvé l’établissement d’un cadre de rémunération des cadres conformément aux exigences de la Loi de 2014 sur la rémunération des cadres du secteur parapublic;
  • A autorisé le personnel à procéder comme indiqué.

8. Rapports sur la planification stratégique et la conformité

8.1 Modifications au plan d’activités 2017‑2018

Décision

Le conseil d’administration :

  • A approuvé les modifications au plan d’activités 2017‑2018;
  • A autorisé le président du conseil et le président‑directeur général à approuver la version finale du plan d’activités, avec le cadre financier mis à jour, qu’AJO présentera au ministère du Procureur général.

8.2 Thèmes recommandés pour la retraite du conseil

Le vice‑président intérimaire, Planification stratégique et conformité a présenté le rapport suivant sur la retraite de planification stratégique du conseil d’administration d’AJO qui doit avoir lieu le 12 mai 2017 :

  • La retraite de 2017 comprendra une composante de planification stratégique afin de déterminer les principaux objectifs stratégiques pour les cinq prochaines années et élaborera un mandat et une vision visant à assurer la prestation de services d’aide juridique adaptés et utiles, ainsi qu’un meilleur accès à la justice;
  • Les diverses phases proposées sont les suivantes :
    • Planification—mise en place d’une équipe et établissement d’un cadre de planification
    • Évaluation— situation actuelle
    • Élaboration de stratégies—définir la situation future
    • Alignement de la retraite du conseil d’administration d’AJO et l’élaboration d’un plan stratégique à long terme;
  • Un sous-comité composé de membres du conseil sera formé afin de proposer des thèmes généraux, des sujets de discussion, un ordre du jour et de possibles conférenciers.
  • Le rôle des intervenants dans le processus de planification stratégique d’AJO pourrait faire partie des sujets à débattre.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé :

  • Le thème recommandé pour la retraite;
  • La sélection de membres du conseil pour former un sous‑comité qui se réunira début mars.

9. Rapports sur les politiques, les recherches et les relations externes

9.1 Financement possible pour les rapports Gladue

Le vice‑président, Politiques, recherches et relations externes, a fait état de ce qui suit :

  • Le programme de rapports Gladue existe depuis 2004 et, avec l’appui du conseil d’administration, a été considérablement élargi en 2014. Il est maintenant possible d’obtenir des rapports Gladue dans la plupart des collectivités de la province.
  • AJO dépense actuellement environ 1,8 million de dollars pour la préparation de rapports Gladue par des fournisseurs de services externes, y compris des organismes autochtones.
  • Lors du symposium national annuel 2017 sur la justice pénale, AJO a été reconnue comme un chef de file dans la rédaction de rapports Gladue, en grande partie grâce à l’engagement de ces organismes et fournisseurs de services.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur le financement des rapports Gladue.

10. Rapport de l’avocate générale

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport.

11. Situation du programme des réfugiés et de l’immigration

Le président‑directeur général a donné le rapport suivant :

  • AJO ne sait pas si le gouvernement fédéral accordera de nouveaux fonds –un certain nombre de scénarios différents doivent donc être envisagés;
  • Le président‑directeur général et le vice‑président, Politiques, recherches et relations externes, ont comparu devant le Comité permanent de la justice et des droits de la personne, et le personnel a également rencontré le ministre de l’Immigration.
  • AJO cherche à savoir quelles ressources seront disponibles et si elle devra ou non apporter des changements à la prestation des services.
  • Certains affirment que jusqu’à 40 000 réfugiés pourraient arriver aux frontières du Manitoba et du Québec et revendiquer le statut de réfugié, et que des équipes de parajuristes sont embauchées dans ces provinces pour aider à remplir les formulaires de demande.
  • Un certain nombre de bénévoles offrent des services gratuits aux réfugiés, notamment dans les aéroports.
  • AJO a rencontré la Refugee Lawyers’ Association pour discuter de ces questions.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur la situation du programme des réfugiés et de l’immigration.

12. Rapport de la région du Sud‑Ouest

La vice‑présidente régionale, région du Sud‑Ouest et cliniques spécialisées, a présenté un aperçu de la prestation des services dans la région du Sud‑Ouest et dans les cliniques spécialisées.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport d’ensemble sur la prestation des services dans la région du Sud‑Ouest et dans les cliniques spécialisées.

13. Rapports des comités

13.1 Comité des finances et de la vérification

Procès-verbal de la réunion du Comité de vérification et des finances tenue le 25 janvier 2017.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé le procès‑verbal de la réunion du 25 janvier 2017 du Comité des finances et de la vérification.

13.2 Comité des cliniques

Procès-verbal de la réunion du Comité des cliniques tenue le 13 décembre 2016.

Décision

Le conseil d’administration a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des cliniques tenue le 13 décembre 2016.

14. Conclusion

La réunion a été ajournée.