Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 9 décembre 2016

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président du conseil); Christa Freiler; Carol Hartman; John Liston; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; Michel Robillard; James Yakimovich; David Field (président‑directeur général et membre d’office).

Membres du personnel

Mary-Ann Cocchetto; Vince Correia; Rosanne De Lio; Kristian Justesen; Jawad Kassab; Charles Lafortune; Sue McCaffrey (par téléconférence); David McKillop; Stephanie Mealing; Vicki Moretti; Noreen Nathanson; Michelle Séguin; Rod Strain.

1. Préambule

Le président du conseil présente Vicki Moretti, vice-présidente, région du Grand Toronto (RGT). Il précise qu’elle participe à la réunion en tant qu’observatrice dans le cadre d’une nouvelle initiative lancée pour familiariser les membres de la direction générale avec les activités du conseil d’administration. Il souligne également que la vice-présidente de la RGT présentera un rapport au conseil d’administration.

Le président du conseil indique que, conformément à l’initiative visant à l’amélioration des relations avec les intervenants, des représentants de la Family Lawyers’ Association (FLA) de l’Ontario sont invités à effectuer une présentation lors de la présente séance. Il fait des commentaires élogieux sur la note de synthèse rédigée par la FLA.

2. Ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

3. Divulgation de conflit d’intérêts

Les deux membres du conseil d’administration, qui sont conseillers au Barreau du Haut‑Canada, font part d’un possible conflit d’intérêts en ce qui concerne le groupe de travail du Barreau du Haut‑Canada sur l’aide juridique.

4. Instances publiques du conseil d’administration

4.1 Décision

Les procès‑verbaux des instances publiques du conseil d’administration qui se sont tenues les 20 et 21 octobre 2016 sont adoptés.

5. Rapport du président du conseil

5.1 Rapport verbal

Le président du conseil a assisté à :

  • Une conférence sur la création et l’évolution du système d’aide juridique à Kiev en Ukraine au cours de laquelle des questions, comme la résolution du problème de la corruption largement répandue au sein du système judiciaire ukrainien, furent traitées;
  • La conférence annuelle de la Criminal Lawyers’ Association (CLA);
  • L’inauguration du nouveau bureau du district du Nord-Ouest d’AJO à Thunder Bay;
  • Une réunion préliminaire sur les problèmes liés à l’aide juridique avec des membres du groupe de travail du Barreau du Haut‑Canada ainsi qu’avec d’autres membres de la direction générale d’AJO;
  • Une table ronde sur le programme des causes types d’AJO en ce qui concerne les prisonniers âgés et l’accès aux services médicaux;
  • L’évènement sur le renforcement des relations avec les peuples autochtones organisé par la Division des relations avec les organismes et les tribunaux du Ministère du Procureur général.

5.2 Divulgation proactive des dépenses

Le président du conseil a dépensé une somme totale de 1 115,74 $ pour :

  • Des frais de voyage aller-retour à Thunder Bay (643,24 $);
  • Son inscription au neuvième symposium national sur la justice pénale qui aura lieu les 20 et 21 janvier 2017 à Vancouver, Colombie‑Britannique (472,50 $).

5.3 Rapport et procès‑verbaux des réunions des comités consultatifs de l’automne 2016

Le président du conseil présente le rapport des comités consultatifs et les procès verbaux des réunions des huit comités qui se sont tenues à l’automne 2016. Certains membres des comités consultatifs ont récemment démissionné pour diverses raisons. Le Service des politiques a organisé une large consultation et a sélectionné un certain nombre de candidats susceptibles de remplacer les membres partis, soumis au conseil d’administration pour examen. Il a présenté une liste de propositions de nominations à mi-mandat de nouveaux membres pour siéger au sein des différents comités consultatifs.

5.4 Décisions

Le conseil d’administration :

  • Approuve les nominations recommandées à mi-mandat aux comités consultatifs du conseil d’administration;
  • Reçoit le rapport du président du conseil.

6. Rapport du président‑directeur général (suite du 8 décembre)

6.1 AJO dans les médias

Un certain nombre d’articles sur Aide juridique Ontario sont parus dans les médias et, dans certains cas, AJO a fait publier des correctifs à des informations erronées rapportées dans la presse. Parmi ceux-ci, on peut mentionner un article sur l’aide juridique, publié dans Now Magazine, concernant les problèmes rencontrés par les avocats en droit criminel, et les tarifs facturés par les avocats ainsi que des articles sur Innocence Canada donnant un aperçu des pressions financières subies par l’organisme.

AJO aide à fournir des fonds supplémentaires à la fois à Innocence Canada et au Réseau national d’étudiant(e)s pro bono (PBSC). Ce financement provient du Ministère du Procureur général, mais transitera par AJO en raison de la relation qu’AJO entretient avec les deux organismes sur le plan des transferts de paiement.

Un article paru dans Toronto Star sur les pressions exercées au niveau des services en droit des réfugiés et une interview du Directeur général du district du Nord‑Ouest, réalisée par CBC TV, au sujet de l’ouverture d’un nouveau bureau dans le district sont également cités.

6.2 Rapport sommaire sur le programme d’admissibilité à une convention d’honoraires

Il présente le rapport en date de la fin du mois d’octobre 2016. 177 avocats (8 % de l’ensemble des certificats) exercent dans le cadre de ce programme.

6.3 Rapport sur les effectifs au deuxième trimestre pour la période s’étalant jusqu’au 20 septembre 2016

Les effectifs d’AJO se composent à 72 % de femmes, en comparaison avec 55 % de femmes présentes, en règle générale, dans la fonction publique de l’Ontario (FPO).

La vice-présidente régionale, RGT rend compte de la recherche entreprise par AJO sur les différents moyens pouvant permettre à l’organisme de rassembler des renseignements sur la diversité. La plupart de ces ressources représentent un coût et un budget dédié est à l’étude. Le plan d’activités indique qu’AJO a l’intention de poursuivre la collecte de ces données de référence. Dans le cadre de sa stratégie, AJO analyse actuellement la sensibilisation des employés aux réalités culturelles et une formation générale est proposée au niveau de la direction. Dès que cela sera opérationnel, les employés seront peut‑être plus enclins à s’auto‑identifier de façon confidentielle ou anonyme.

6.4 Résultats semestriels de l’entente de rendement du président‑directeur général

Le conseil d’administration discute des résultats semestriels de l’entente de rendement du président‑directeur général.

6.5 Lettre de mandat du procureur général de l’Ontario adressée à l’organisme provincial

Les initiatives du plan d’activités d’AJO s’alignent avec une grande partie de son contenu.

6.6 Niveaux de service de la clinique

La vice-présidente régionale, RGT a indiqué que :

  • Des cliniques ont signalé une diminution du nombre de causes et d’appels dans le cadre du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, qui constituaient traditionnellement un pourcentage élevé de leur travail;
  • Par conséquent, les cliniques prennent désormais en charge davantage d’affaires complexes et spécialisées. Cependant, les données relatives au niveau de service ont été présentées aux cliniques. Ces dernières ont formé un groupe de travail pour se pencher sur ces anomalies;
  • À son avis, le nombre d’affaires présentées devant le Tribunal de l’aide sociale va augmenter;
  • Les cliniques gardent une trace du nouveau travail effectué.

6.7 Mise à jour sur la situation financière d’AJO

Le conseil d’administration réexamine la situation d’AJO et discute d’un financement supplémentaire en faveur de l’initiative relative aux mises en liberté sous caution du Ministère du Procureur général ainsi que des pressions financières, qui incluent la pression exercée au niveau du droit des réfugiés et la demande élevée de services.

6.8 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président‑directeur général.

7. Rapports des comités

7.1 Comité des finances et de la vérification

7.1.1 Décision

Le conseil d’administration a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 9 novembre 2016.

8. Rapports du conseil d’administration

8.1 Rapports sur les services organisationnels

8.1.1 Rapport sur le statut du budget

Le président‑directeur général a exposé les points suivants :

  • AJO poursuit sa consultation auprès du gouvernement fédéral et du gouvernement provincial sur les difficultés de financement, mais la situation reste fluide;
  • La province pourrait accorder un financement à court terme;
  • Il est difficile pour AJO de faire des projets sans un engagement ferme;
  • La vice-présidente et DGA précise que d’autres initiatives restent à envisager afin qu’AJO puisse remplir ses obligations financières.

8.1.2 Décisions

Le conseil d’administration :

  • Approuve la suspension temporaire de l’admissibilité juridique de certains certificats;
  • Approuve la mise en place d’un gel des rémunérations pour l’ensemble du conseil d’administration, à la fois pour AJO et pour les cliniques, à l’exception de l’équité salariale;
  • Autorise le personnel d’AJO à discuter des options de financement avec le Ministère du Procureur général;
  • Autorise le président‑directeur général à discuter des allocations au titre de l’admissibilité financière avec l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACLCO).

8.2 Financement du programme de services en droit des réfugiés et de l’immigration

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT présente une mise à jour et les prochaines étapes à suivre pour répondre à la demande accrue de services en droit des réfugiés.

8.2.1 Décision

Le conseil d’administration approuve l’acceptation du financement à hauteur de 2,5 millions de dollars de la part d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et l’engagement à fournir un service complet jusqu’au mois de février 2017.

8.3 Politique sur la discrimination, le harcèlement et la violence au travail

La vice-présidente et DGA expose les points suivants :

  • AJO veut s’assurer que ses employés connaissent leurs droits et sachent comment porter plainte au sein de l’organisme;
  • La politique actuelle nécessite des mises à jour et des clarifications;
  • AJO a retenu les services de Pesce and Associates afin de conduire une analyse et soumettre un rapport en janvier 2016;
  • Deux nouvelles politiques ont été développées :
    • Politique sur la prévention de la discrimination et du harcèlement au travail;
    • Politique sur la prévention de la violence au travail.

8.3.1 Décision

Le conseil d’administration approuve les nouvelles politiques suivantes : Politique sur la prévention de la discrimination et du harcèlement au travail et Politique sur la prévention de la violence au travail.

9. Version définitive du plan d’activités

Le président‑directeur général souligne que la version définitive du plan d’activités 2017‑2018 doit être soumise au Ministère du Procureur général au plus tard pour le 31 décembre 2016. En raison des décisions financières prises au cours de la réunion du conseil d’administration de ce jour, quelques modifications doivent encore être apportées.

Le vice-président intérimaire, Planification stratégique et conformité présente le plan d’activités 2017‑2018. Il indique que la note contient une requête adressée au conseil d’administration visant à autoriser le président du conseil et le président directeur général à approuver la version définitive après l’insertion des informations financières, de la stratégie de réduction des coûts et des prévisions financières sur trois ans. Il met l’accent sur les modifications suivantes :

  • Modifications mineures apportées à la section relative aux risques;
  • Résultats du deuxième trimestre mis à jour en fonction des mesures du rendement;
  • Synthèse du rapport sur l’analyse environnementale.

9.1 Décision

Le conseil d’administration approuve la version définitive du plan d’activités 2017 2018 et autorise le président du conseil et le président‑directeur général à approuver la version définitive incluant le cadre financier.

10. Rapports du Bureau de la gestion des causes majeures

Le vice-président intérimaire, Bureau provincial de gestion des causes, présente le Rapport sur l’enquête judiciaire portant sur la compréhension par l’accusé de la signification du plaidoyer de culpabilité destiné aux avocats en droit criminel d’AJO. Il expose les points suivants :

  • AJO emploie plus de 300 avocats qui fournissent des services;
  • Ce type d’appui témoigne de l’engagement d’AJO à appuyer le travail de ses avocats en fournissant à ces derniers des conseils et des outils afin qu’ils puissent à leur tour offrir des services de qualité aux clients de l’organisme.

Le président‑directeur général précise que cette initiative répond au soutien affiché par l’organisme vis-à-vis de son personnel de première ligne.

L’avocat directeur, Bureau de la gestion des causes majeures, indique que :

  • Le formulaire inclut une explication sur les conséquences secondaires;
  • Chaque section de ce formulaire est fondée sur le Code de déontologie du Barreau du Haut‑Canada (BHC), cas de la Cour d’appel de l’Ontario, article 606 du Code criminel ainsi que sur toutes autres circonstances pertinentes;
  • Une vaste consultation a été entreprise tant au sein de l’organisme qu’à l’extérieur auprès des avocats du secteur privé, des comités consultatifs sur l’exercice et de la magistrature;
  • L’initiative a été très bien accueillie par le Comité consultatif en droit criminel;
  • L’emploi de ce formulaire par les avocats de service est obligatoire. Il sera également mis à la disposition des avocats du secteur privé et affiché sur le site Web externe d’AJO.

10.1 Décision

Le conseil d’administration reçoit l’Enquête judiciaire portant sur la compréhension par l’accusé de la signification du plaidoyer de culpabilité destinée aux avocats en droit criminel d’AJO.

11. Rapport régional de la RGT

La vice-présidente de la RGT présente une vue d’ensemble des prestations de services offertes dans la région.

11.1 Décision

Le conseil d’administration reçoit la présentation des prestations de services offertes dans la RGT.

12. Rapports pour information

Rapport trimestriel sur le programme des causes types.

12.1 Décision

Le conseil d’administration reçoit le rapport trimestriel sur le programme des causes types.

13. Présentation de la Family Lawyers’ Association au conseil d’administration

Le président du conseil présente Katharina Janczaruk, Jean Hyndman et Julia Berra qui, au nom de la Family Lawyers’ Association de l’Ontario, effectuent une présentation orale de l’association.

14. Conclusion

La séance est levée.