Instances publiques du conseil

Réunion du 24 juin 2016 du conseil d’administration

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président), Nancy Cooper, Carol Hartman, John Liston, James McNee, Derry Millar, Tim Murphy, Michel Robillard, James Yakimovich, David Field (président‑directeur général et membre d’office).

Membres du personnel

Vince Correia, Jawad Kassab, Sue McCaffrey, David McKillop, Stephanie Mealing, Heather Morgan, Marcus Pratt, Michelle Séguin, Rob Strain

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion a été approuvé.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été relevé.

3. Réunions du conseil d’administration

3.1 Décision

Les procès‑verbaux des réunions du conseil d’administration (le « Conseil ») des 12 mai, 13 mai, 3 juin et 8 juin 2016 sont adoptés.

4. Rapport du président du Conseil

4.1 Rapport du comité consultatif

Le président :

  • a présenté le rapport du comité consultatif et les procès‑verbaux des huit réunions du comité consultatif du printemps;
  • a signalé que le Conseil a déjà approuvé une politique de création de versions publiques des procès‑verbaux des réunions du comité consultatif pour affichage sur le site Web public d’AJO;
  • a précisé que les versions publiques ne contiennent aucun renseignement personnel ou confidentiel;
  • a suggéré qu’une série de procès‑verbaux soit affichée incorporant les huit procès‑verbaux des réunions du Comité consultatif.

4.2 Divulgation proactive des dépenses

Le président a dépensé 1 109,68 $ pour le transport aller‑retour de Patricia Faries de Thunder Bay, plus les frais d’hébergement, afin qu’elle puisse faire une présentation lors de la retraite et séance de planification stratégique du Conseil en mai 2016.

Décision

Le Conseil a reçu le rapport du président.

5. Contrat de performance du président‑directeur général pour 2016‑2017

Le Conseil a discuté de l’entente de rendement du président‑directeur général pour 2016‑2017

Décision

Le Conseil a approuvé l’entente de rendement du président‑directeur général pour 2016‑2017

6. Rapport du président‑directeur général (suite du 23 juin)

Le Conseil a reçu le rapport du président‑directeur général.

7. Rapports du Conseil

7.1 Rapports des Services généraux

7.1.1 États financiers vérifiés pour l’exercice terminé le 31 mars 2016

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté ces états financiers, accompagnés de la lettre d’opinion du vérificateur général. Elle a rapporté que les états financiers contiennent quelques ajustements mineurs comparés à la version antérieure que le conseil a approuvée lors de sa réunion du 8 juin 2016.

Décision

Le Conseil a reçu les états financiers vérifiés d’AJO pour l’année terminée le 31 mars 2016.

7.1.2 États financiers vérifiés pour les fonds en fiducie du régime de pension des employés d’AJO pour l’année terminée le 31 décembre 2015

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté ces états financiers. Elle a rapporté que les états financiers contiennent quelques corrections grammaticales mineures par rapport à la version antérieure que le conseil a approuvée.

Décision

Le Conseil a reçu les états financiers vérifiés pour les fonds en fiducie du régime de pension des employés d’Aide juridique Ontario pour l’année terminée le 31 décembre 2015.

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a indiqué que la lettre d’opinion concernant les deux séries d’états financiers était sans réserve. Elle a précisé qu’une des prochaines étapes serait de remettre des copies des états financiers au ministère du Procureur général pour les incorporer aux comptes publics de l’Ontario.

7.1.3 Pressions budgétaires dans le domaine des services en droit des réfugiés et de l’immigration

Le président‑directeur général a rapporté ce qui suit :

  • Les pressions financières dans le domaine du droit des réfugiés augmentent depuis quelques années;
  • La décision du gouvernement fédéral d’éliminer l’exigence de visa pour les réfugiés du Mexique va certainement causer des pressions additionnelles;
  • Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants d’AJO pour la RGT, a élaboré une analyse de rentabilisation à l’appui de la demande d’augmentation du financement versé par le gouvernement fédéral.

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants d’AJO pour la RGT, a présenté un rapport sur les pressions qui pèsent sur le programme de Services aux immigrants et aux réfugiés, dont voici les grandes lignes :

  • Stratégies pour assurer la durabilité des services :
    • Obtenir des fonds fédéraux additionnels;
    • Promouvoir la tenue d’audiences accélérées à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR). La CISR a une politique qui lui permet d’accélérer les dossiers concernant des ressortissants de certains pays sans qu’il soit nécessaire qu’ils comparaissent. Des groupes d’intervenants recommandent que d’autres pays soient ajoutés à la « liste des audiences accélérées ».
    • Promouvoir l’amnistie pour les requérants d’asile hérités (demandes déposées avant la promulgation de la nouvelle loi [décembre 2012]).
  • Il a présenté des stratégies possibles de réduction des services :
    • L’interruption de la délivrance de certificats pour la plupart des examens des risques avant renvoi;
    • L’interruption de la délivrance de certificats pour les demandes héritées;
    • La mise en œuvre d’un examen rigoureux pour la délivrance de certificats pour les dossiers à l’étape du Fondement de la demande d’asile et des audiences devant la Section de la protection des réfugiés;
    • L’interruption de la délivrance de certificats une fois que l’objectif du certificat a été atteint;
    • La mise en place d’une stratégie de rentabilisation et d’efficacité afin de réaliser des économies internes.

Les membres du Conseil ont discuté des circonstances dans lesquelles le programme de services aux réfugiés a été inclus dans la Loi sur les services d’aide juridique et relevé que le coût du programme était initialement réparti équitablement entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux.

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants d’AJO pour la RGT, a fourni au conseil les renseignements suivants :

  • Au fil des années, le pourcentage du coût du programme imputable au gouvernement provincial a augmenté pour atteindre environ 75 % et les pressions exercées sur le programme s’accroissent en raison des politiques et des lois du gouvernement fédéral;
  • Sans financement additionnel ou réduction des services, l’accès à des services juridiques nécessaires pourrait être refusé à de nombreux demandeurs d’asile admissibles;
  • Le coût total du programme, à l’heure actuelle, s’élève à 21 millions de dollars et la demande de services projetée se monte à 30 millions de dollars;
  • Il faut 10,5 millions de dollars pour couvrir le déficit de l’année précédente et la demande projetée pour 2016‑2017;
  • La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) embauche de nouveaux membres du conseil pour répondre à la demande accrue et respecter les délais législatifs;
  • Une réunion avec des représentants du gouvernement fédéral a été fixée.

Le président‑directeur général a fait observer qu’AJO devra informer le ministère du Procureur général de toute décision visant à cesser de délivrer des certificats et obtenir son soutien. Il a suggéré de modifier la recommandation en conséquence.

Décisions

Le Conseil :

  • a approuvé l’analyse de rentabilisation d’AJO à l’appui de la demande d’augmentation du financement versé par le gouvernement fédéral pour les services aux réfugiés;
  • a approuvé les efforts en vue d’obtenir de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada qu’elle augmente le nombre de pays figurant sur la liste des audiences accélérées;
  • a approuvé les efforts de sensibilisation auprès du ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté en vue de régulariser le statut des demandeurs d’asile hérités (c’est-à-dire de leur accorder une amnistie);
  • a approuvé, en principe, des stratégies de réduction des services à condition de recevoir des fonds fédéraux additionnels, notamment :
    • l’interruption de la délivrance de certificats pour les examens des risques avant renvoi;
    • l’interruption de la délivrance de certificats pour les demandes héritées;
    • l’avis au ministère du Procureur général de toute décision de cesser de délivrer des certificats une fois que la cible du certificat est atteinte;
    • des stratégies opérationnelles de gestion des coûts, dont des examens plus rigoureux pour la délivrance de certificats pour des dossiers à l’étape du Fondement de la demande d’asile et des audiences devant la Section de la protection des réfugiés.

7.1.4 Rapport sur les modifications au règlement relatif à l’admissibilité financière d’Aide juridique Ontario

Le directeur, Programmes provinciaux et innovation, a déclaré ce qui suit :

  • Le ministère des Services sociaux et communautaires (MSSC) exclut les règlements dans le cadre de revendications territoriales autochtones des critères en matière de revenu dans son évaluation des clients du programme Ontario au travail et du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées;
  • Le personnel a l’intention de modifier les révisions des dispositions réglementaires proposées en ajoutant les exclusions suivantes : « paiements effectués dans le cadre du règlement d’une revendication territoriale autochtone » et « fonds reçus dans le cadre du règlement d’une revendication territoriale autochtone ».

Décision

Le Conseil a approuvé les modifications au règlement sur l’admissibilité financière d’Aide juridique Ontario en ce qui concerne les règlements de revendications territoriales autochtones.

7.1.5 Compte rendu sur le nouveau financement en matière de droit de la famille

Le vice-président régional, régions du Nord, du Centre et de l’Est, a déclaré ce qui suit :

  • En 2014, le gouvernement provincial a annoncé des fonds additionnels pour les affaires de droit de la famille d’un montant de 10 millions de dollars sur trois ans, à compter de 2013‑2014;
  • La plupart des initiatives financées dans le cadre de ce programme prendront fin soit en septembre 2016 soit en mars 2017;
  • Une des exigences générales imposées était que les initiatives soient autonomes financièrement à la fin de la période de financement de trois ans, mais certaines initiatives devront être éliminées ou réduites.

Décision

Le Conseil a approuvé l’approche décrite dans le rapport sur les projets lancés grâce au nouveau financement pour le droit de la famille.

8. Rapports sur la planification stratégique et la conformité

8.1 Projet de rapport annuel

Le vice-président intérimaire, Planification stratégique et conformité, a présenté le projet de rapport annuel afin de le faire approuvé par le conseil, autorisé par le président du conseil et approuvé en dernière étape par le président et président‑directeur général. Le document contenait les plus récents faits et chiffres qui seront présentés au ministère du Procureur général avant la date limite du 31 juillet 2016.

Il a fait le compte rendu suivant :

  • Le rapport annuel a été raccourci cette année afin de remplir les exigences minimales du fait de sa nature « historique », car il n’est traditionnellement pas rendu public à temps pour assurer sa pertinence par rapport aux questions d’actualité;
  • D’autres moyens de communication seront utilisés pour transmettre le message d’AJO au public, y compris le site Web public d’AJO;
  • Les chiffres finaux seront intégrés après l’approbation du Conseil à notre réunion;
  • L’analyse de la haute direction a été approuvée par le Comité des finances et de la vérification interne.

Décision

Le Conseil a approuvé le projet de rapport annuel et autorisé le président du Conseil et le président‑directeur général à approuver la version finale qui sera soumise au ministère du Procureur général.

8.1.2 Grandes lignes du plan d’activités de 2017‑2018

Le vice-président intérimaire, Planification stratégique et conformité, a présenté le projet de plan d’activités de 2017‑2018, y compris le projet de sections Résumé et Évaluation environnementale.

Il a déclaré ce qui suit :

  • Les initiatives décrites étaient principalement reportées du plan d’activités de 2015-2016 et que le Conseil devra recevoir une ébauche complète en octobre 2016, qui contiendra de nouvelles initiatives et les pressions exercées sur le budget;
  • Le plan d’activités final doit être présenté le 31 décembre 2016;
  • AJO alignera ses priorités stratégiques sur celles des initiatives du gouvernement de l’Ontario, notamment :
    • Société équitable;
    • Réduction de la pauvreté et inclusion sociale;
    • Carrefours communautaires;
    • Gouvernement ouvert, transparent, responsable;
    • Modernisation du gouvernement et équilibre financier;
    • Main-d’œuvre hautement qualifiée.
  • Au cours des prochains mois, les mandats du gouvernement seront examinés de près afin de déterminer s’il faut y apporter des changements;
  • Une section environnementale est incluse.

Il a souligné la section traitant des clients réguliers et a relevé que ces données seront utiles pour un grand nombre des initiatives technologiques d’AJO axées sur les clients. Il a indiqué que l’analyse environnementale sera constamment mise à jour en fonction des résultats enregistrés jusqu’à la fin du 2e trimestre ainsi que des données financières et autres tendances. Il a souligné la section internationale et les documents relatifs à d’autres ententes de rémunération et de structures de paiement possibles.

Décision

Le Conseil a reçu le projet de plan d’activités de 2017‑2018 et ses pièces jointes.

9. Rapports sur les politiques, la recherche et les relations extérieures

9.1 Observations d’AJO dans le cadre de l’Examen des services de droit de la famille

Le vice-président, Politiques, recherches et relations externes, a fait le rapport suivant :

  • Le ministère du Procureur général (MPG) et le Barreau du Haut‑Canada (BHC) ont effectué un Examen des services de droit de la famille, dont une étude sur la participation de non‑avocats à la prestation de services dans les affaires de droit de la famille. Dans le cadre de l’examen, l’ancienne juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario, Annemarie Bonkalo, a mené une vaste consultation auprès du public.

Décision

Le Conseil a approuvé le rapport du service des politiques sur l’Examen des services de droit de la famille et les observations d’AJO à l’égard de l’Examen.

9.1.2 Observations d’AJO à l’intention du ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels (SCSC)—Stratégie pour une meilleure sécurité en Ontario

Le vice-président, Politiques, recherches et relations externes, a fait observer que cette consultation porte sur le besoin de surveillance et de responsabilisation des services de police. Il a déclaré qu’AJO avait commencé à élaborer sa propre Stratégie sur les communautés racialisées.

Le directeur, Politiques et recherches stratégiques, a fait le rapport suivant :

  • Les observations d’AJO ne mentionnent pas la prestation des services d’AJO et portent plutôt sur des questions plus vastes, comme des améliorations proposées au système de justice;
  • AJO peut contribuer à l’effort de changement systémique par son travail dans le cadre de sa stratégie applicable aux clients vulnérables;
  • Les observations portaient sur divers sujets, dont :
    • Les préjugés raciaux;
    • L’Unité des enquêtes spéciales (UES);
    • Les problèmes découlant du manque de services policiers dans les communautés autochtones et le recours possible à des corps de police autochtones;
    • L’appui pour la décriminalisation de certaines infractions;
    • La violence familiale;
    • Les problèmes découlant de la sur-accusation;
    • Le besoin de réformer en profondeur le système de la mise en liberté sous caution.
  • Les observations seront affichées sur le site Web externe.

Décision

Le Conseil a approuvé le rapport du service des politiques sur la Stratégie sur les communautés racialisées et les observations d’AJO.

10. Rapport régional—Prestation des services dans le Nord

Le vice-président régional, régions du Nord, du Centre et de l’Est, a fait un rapport sur les services actuellement offerts, c’est-à-dire par les bureaux d’AJO des palais de justice et les bureaux régionaux d’AJO, par la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation (NALSC), par les onze cliniques fournissant des services en droit des pauvres, et par la relativement nouvelle société étudiante d’aide juridique de l’Université Lakehead.

Il a précisé que l’un des objectifs des sociétés étudiantes d’aide juridique était d’encourager les avocats à rester en fonction et à continuer à fournir des services juridiques dans le Nord. Il a ajouté qu’il y avait des régions dans le Nord qui n’étaient pas du tout dotées d’avocat. Il a expliqué qu’AJO versait une prime de 10 % de la (rémunération quotidienne garantie [RQG]) et payait les frais des avocats qui se sont engagés à fournir des services dans des communautés éloignées du Nord accessibles par hydravion seulement.

Il a passé en revue les relations et ententes de financement entre AJO et le Grand Council Treaty 3 et le Nokiiwin Tribal Council.

Décision

Le Conseil a reçu la présentation sur la prestation des services dans le Nord.

11. Rapports des comités

11.1 Comité des finances et de la vérification

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du 8 juin 2016 du Comité des finances et de la vérification.

Décision

Le Conseil a adopté le procès‑verbal de la réunion du 8 juin 2016 du Comité des finances et de la vérification.

12. Conclusion

La réunion est levée.