Instances publiques du conseil

Réunion du conseil d’administration du 8 juin 2016

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président du conseil), Christa Freiler (par téléconférence), John Liston (par téléconférence), James McNee, Derry Millar, Michel Robillard (par téléconférence), James Yakimovich, David Field (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel

Vince Correia, Sue McCaffrey, Stephanie Mealing, Michelle Séguin.

Invités

Kathi Aspros, Engagement Associate Partner, Ernst & Young; Laura Bell, Directrice, Bureau du vérificateur général

1. Ordre du jour

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a demandé que le rapport sur les conclusions de la vérification soit placé au début de l’ordre du jour. L’ordre du jour a été adopté sous réserve de cette modification.

2. Divulgation des conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été signalé.

3. Le conseil d’administration a reçu les états financiers définitifs d’AJO pour l’année terminée le 31 mars 2016.

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté les états financiers définitifs pour l’année terminée le 31 mars 2016. Elle a attiré l’attention sur les faits suivants :

  • Le conseil est tenu d’approuver les états financiers de fin d’exercice avant que la vérificatrice générale publie son rapport de vérification;
  • Le personnel demande l’approbation d’un transfert de 1,8 million de dollars des réserves internes assujetties à des restrictions pour couvrir les coûts du regroupement des cliniques spécialisées dans des locaux partagés;
  • Le déficit de fonctionnement d’Aide juridique Ontario pour la période se terminant le 31 mars 2016 était de 13,8 millions de dollars. De ce montant, 5,6 millions de dollars étaient liés au dépassement du budget du programme d’admissibilité financière et 1,8 million de dollars étaient attribuables au financement du projet de regroupement des cliniques spécialisées dans des locaux partagés;
  • Le déficit de fonctionnement est de 6,4 millions de dollars lorsqu’on exclut ces deux éléments;
  • Aide juridique Ontario continuera de surveiller les dépenses réelles au titre de l’admissibilité financière par rapport aux revenus en prévoyant parvenir à les équilibrer avec le temps.

Décision

Le conseil a approuvé le transfert des réserves internes assujetties à des restrictions d’une somme de 1,8 million de dollars liée aux coûts de l’aménagement de locaux pour permettre le regroupement des cliniques spécialisées dans des locaux partagés et a aussi approuvé les états financiers définitifs de l’exercice se terminant le 31 mars 2016.

4. Rapport sur les résultats de la vérification

Laura Bell, directrice, Bureau du vérificateur général a exprimé les regrets de la vérificatrice générale de ne pouvoir assister à la réunion. Elle a fait remarquer ce qui suit :

  • La vérification d’Aide juridique Ontario s’est déroulée sans aucun problème;
  • Le vérificateur général a émis une opinion sans réserve sur les états financiers de 2015‑2016;
  • La vérification ne tient pas compte des erreurs de déclaration banales;
  • Il n’y a pas eu de changements importants dans les politiques comptables cette année;
  • Des estimations étaient nécessaires et ces estimations étaient raisonnables et leur divulgation était adéquate, notamment la provision pour les comptes clients créditeurs, les services juridiques cumulés non facturés et la valeur des prestations de retraite accumulées;
  • Les vérificateurs étudieront le rapport annuel pour s’assurer de sa cohérence avec ce qui a été approuvé;
  • Le Rapport du vérificateur général sur l’optimisation des ressources a souligné qu’Aide juridique Ontario et d’autres organismes avaient présenté leur rapport annuel après l’échéance;
  • Aide juridique Ontario a présenté son rapport annuel 2015 dans les délais légaux, mais le rapport a été déposé au Parlement en retard;
  • La direction d’Aide juridique Ontario a pleinement collaboré avec le Bureau du vérificateur général et répondu à ses questions au cours du processus de vérification;
  • En se fondant sur l’importance relative de 8,46 millions de dollars, la limite des erreurs de déclaration a été établie à 423 000 $;
  • Aide juridique Ontario dispose de mécanismes internes de contrôle importants.

Quant aux fraudes et aux actes illicites, elle a mentionné un cas, celui d’un avocat inscrit sur les listes qui s’est adonné à des activités de facturation frauduleuses. Elle a demandé aux membres du conseil présents s’ils avaient eu connaissance d’autres cas d’activités frauduleuses qui devraient être signalés et ils ont tous répondu non.

Au sujet de l’ébauche de la lettre de déclaration de la direction, elle a indiqué :

  • que le rapport de vérification recommandait la création d’un plan pour réduire le déficit d’Aide juridique Ontario, particulièrement en ce qui concerne le recours au fonds de réserve pour éventualités;
  • Le Bureau du vérificateur général évaluera l’unité interne de vérification comme demandé par Aide juridique Ontario

Les membres du conseil d’Aide juridique Ontario et l’équipe de vérification se sont réunis à huis clos.

Décision

Le conseil a reçu le rapport des conclusions de la vérification couvrant la période se terminant le 31 mars 2016.

5. États financiers définitifs du régime de retraite des employés d’Aide juridique Ontario pour l’exercice se terminant le 31 décembre 2015

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a signalé ce qui suit :

  • Il y a à Aide juridique Ontario deux régimes de retraite distincts : un régime de retraite à prestations déterminées (qui s’applique à un nombre d’employés de moins en moins élevé) et un régime de retraite à cotisation déterminée;
  • L’actif des régimes de retraite d’Aide juridique Ontario de 90,6 millions de dollars est beaucoup plus élevé que celui de l’année dernière en raison de l’augmentation des cotisations et de l’addition de revenu d’investissements au régime de retraite à cotisation déterminée
  • Ce rapport porte sur la vérification de l’actif seulement; le passif est traité dans les états financiers d’Aide juridique Ontario;
  • Un rapport sur le régime de retraite à prestations déterminées sera présenté au Comité des finances et de la vérification

Décision

Le conseil a approuvé les États financiers définitifs du régime de retraite des employés d’Aide juridique Ontario pour l’année se terminant le 31 décembre 2015.

6. Nouveau sujet

6.1 Conférences par Lync

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a fait état de ce qui suit :

  • Il y a deux ans, Aide juridique Ontario a adopté la vidéoconférence;
  • Entre autres avantages, les membres du Comité exécutif de gestion de partout en Ontario peuvent participer aux réunions du Comité exécutif de gestion par vidéoconférence;
  • Au cours de l’année dernière, Aide juridique Ontario a ajouté une clause relative à « Skype Entreprise » dans son contrat avec Microsoft.
  • Ce modèle de réunion est en cours de déploiement partout à Aide juridique Ontario en commençant par les régions du nord, du centre et de l’est.
  • Ce programme rend possible la tenue de réunions virtuelles avec toute personne de l’organisme, y compris les membres du conseil d’administration et des comités.
  • Le programme contribue grandement à la mise en place de la stratégie relative à la flexibilité de la main-d’œuvre d’Aide juridique Ontario.

6.2 Prix décerné à Michel Robillard, membre du Conseil

Le président a félicité M. Robillard du prix qui lui a été décerné pour sa contribution exceptionnelle au développement de l’éducation en littératie et en compétences de base des adultes issus des minorités francophones en Ontario.

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