Instances publiques du conseil

Réunion du 26 février 2016 du conseil d’administration

Liste des présences

Membres du conseil d’administration

John McCamus (président), Nancy Cooper, Christa Freiler, Carol Hartman, John Liston, James McNee, Derry Millar, Tim Murphy, Michel Robillard, James Yakimovich, David Field (président‑directeur général et membre d’office).

Personnel

Jawad Kassab, Felice Lambermont, Sue McCaffrey, David McKillop, Stephanie Mealing, Cory Philipzyk-Sambrano, Marcus Pratt, Kimberly Roach, Michelle Séguin, Rod Strain.

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion a été approuvé.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été relevé.

3. Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration (le « Conseil ») a approuvé le procès-verbal de sa réunion du 11 décembre 2015.

4. Rapport du président du conseil

4.1 Rapport verbal

Le président a fait le rapport suivant :

  • AJO a été invitée à fournir des conseils sur la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport mené par l’honorable Iacobucci sur la justice et les Autochtones.
  • L’orientation des nouveaux membres du conseil est achevée.
  • Tony Doob, membre du comité consultatif en droit criminel d’AJO, a été nommé membre de l’Ordre du Canada. M. Doob, un criminologue de l’Université de Toronto, a fait une présentation lors de la retraite du printemps 2015 du Conseil sur le nombre décroissant d’affaires criminelles devant les tribunaux de l’Ontario.
  • Les visites des centres d’activités d’AJO par les membres du Conseil se poursuivront; le président fournira une liste des visites de sites possibles.

4.2 Divulgation proactive des dépenses

Le président a dépensé 540,82 $ en frais liés à sa participation au huitième symposium national sur la justice à Montréal et 39,54 $ pour un livre photo commémoratif présenté à Aly Alibhai, membre sortant qui a siégé au Conseil pendant de nombreuses années.

4.4 Décision

Le Conseil a reçu le rapport de son président.

5. Rapport du président‑directeur général

Le président‑directeur général a présenté la deuxième partie du rapport du président au Conseil. Il a souligné les points suivants :

5.1 Questions financières

Lors de la dernière réunion du Comité des finances et de la vérification, les membres ont été avisés que le personnel prévoyait un déficit d’exploitation de 3,7 millions de dollars, soit un montant considérablement inférieur au déficit de 8 millions de dollars approuvé précédemment pour l’exercice. La différence provient de l’augmentation des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario et des économies dans les frais administratifs internes.

AJO va vraisemblablement délivrer plus de 100 000 certificats (20 % de plus que l’année dernière).

Le Service des finances remplacera le processus actuel de demande sur papier de remboursement des dépenses par un module de PeopleSoft sur les déplacements et les frais. La présentation des rapports de dépenses par le personnel et l’approbation des demandes par les chefs de service et superviseurs pourront ainsi se faire par voie électronique.

AJO a du mal à recouvrer les trop payés (causés par le système PeopleSoft) versés aux avocats. AJO ne reconnaît pas les remboursements comme des revenus avant la fin de la vérification et la réception de l’argent. Le président‑directeur général a reconnu que les avocats radiés remboursent rarement ces sommes pour diverses raisons, notamment des problèmes de santé mentale et de toxicomanie, mais s’est engagé à examiner cette question avec la directrice générale de l’administration et le Service des finances.

5.2 Questions internes

AJO a augmenté de huit à neuf pour cent son niveau de cotisation au régime de retraite. Quarante-deux pour cent des employés ont opté pour la contribution de neuf pour cent. AJO exige aussi maintenant que les employés augmentent leur contribution minimale à six pour cent (celle‑ci était de cinq pour cent précédemment), avec la possibilité de la porter à sept, huit ou neuf pour cent.

Un consultant indépendant a terminé l’examen de la politique, des processus et des procédures d’AJO en matière de harcèlement et de violence. AJO se prépare à mettre en œuvre ses recommandations visant à prévenir la violence, en particulier pour le personnel qui a des contacts directs avec les clients.

AJO met au point un système de gestion de l’information qui permet de suivre les renseignements sur les clients dans l’ensemble de l’organisation.

5.3 Questions concernant les clients

À noter :

  • AJO a commencé à consulter les intervenants sur l’ébauche de directive relative aux clients ayant retenu les services d’un avocat d’AJO.
  • La nouvelle application client d’AJO a été téléchargée plus de 300 fois.
  • AJO a accepté de lancer à titre de projet pilote, puis d’évaluer, une initiative de deuxième conférence judiciaire préparatoire au procès afin d’éviter les situations où un procès échoue à la dernière minute.
  • AJO a tenu de vastes consultations publiques sur sa stratégie de lutte contre la violence familiale afin de déterminer comment on pourrait améliorer et élargir les services offerts actuellement aux personnes qui ont été victimes de violence familiale. La consultation a souligné l’importance d’une plus grande sensibilité aux besoins de ce groupe de clients.
  • Dans le cadre d’une évaluation par Justice Canada, de tous les régimes d’aide juridique au Canada, le gouvernement fédéral a été autorisé à interroger des clients d’AJO.
  • Le Centre canadien de la statistique juridique de Statistique Canada rencontrera le personnel d’AJO pour discuter des changements à apporter à leur sondage. AJO est le seul régime d’aide juridique au Canada qui finance des services dans les domaines de pratique des cliniques. Comme le sondage exclut les interventions dans ces domaines de pratique dans le calcul du nombre total d’interventions dans la province, l’Ontario semble avoir des coûts par intervention plus élevés. Il faut que cette inexactitude soit corrigée dans les prochains rapports.

5.4 Cliniques et SEAJ

Le personnel examine les demandes présentées par 78 cliniques et sociétés étudiantes d’aide juridique dans le cadre du Fonds provincial pour l’élargissement des services des cliniques. AJO a reçu des demandes totalisant 14 millions de dollars. Ce fonds fournira un financement additionnel permanent de 3,3 millions de dollars pour élargir les services à la clientèle dans les secteurs où les besoins ne sont pas satisfaits.

Le vice‑président régional, régions du Nord, du Centre et de l’Est, a rencontré le nouveau doyen de la faculté de droit de l’Université Lakehead pour discuter de la SEAJ de Lakehead.

5.5 Initiatives d’AJO

Le président‑directeur général s’est joint au comité du projet de modernisation du système de justice pénale du MPG.

Le vice‑président, Politiques, recherches et relations externes, a rencontré la juge Judith Beaman pour discuter du laboratoire Motherisk de l’Hospital for Sick Children. AJO continuera de surveiller la situation.

Les renseignements contenus dans le rapport sur la main-d’œuvre du troisième trimestre de 2015‑2016 seront intégrés dans les rapports sur les risques et la mobilisation des employés.

5.6 Conférences et réunions

AJO accueillera l’assemblée générale annuelle de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada. Les principaux thèmes de la conférence de cette année sont la santé mentale et les questions autochtones. Les réductions budgétaires ont mis un certain nombre d’autres régimes d’aide juridique en difficulté financière.

Le président du conseil d’administration, le vice‑président, Politiques, recherches et relations externes et le président‑directeur général ont assisté au huitième Symposium national sur la justice à Montréal, les 22 et 23 janvier 2016, qui avait pour thème l’innovation dans le traitement des personnes vulnérables par le système de justice pénale. Ils ont participé à des discussions sur des projets pilotes dans les aspects de la justice pénale liés à la santé mentale.

5.7 Intervenants

Le président‑directeur général a donné un rapport sur les relations avec les intervenants et mentionné qu’il a récemment rencontré les intervenants suivants :

  • L’Alliance pour une aide juridique durable (ALSA);
  • L’Association des régimes d’aide juridique du Canada;
  • L’Advocates Society;
  • Des cliniques et l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario;
  • La Criminal Lawyers 'Association (CLA);
  • L’Association du Barreau de l’Ontario;
  • Des avocats d’Ottawa;
  • Le ministère du Procureur général et le sous-procureur général.

5.8 Médias

Événements ayant récemment soulevé l’intérêt des médias :

  • La crise des réfugiés—le rôle d’AJO¬ et la qualité des avocats offrant des services en droit des réfugiés;
  • La nomination d’un nouveau président‑directeur général d’AJO;
  • Le règlement de l’affaire Richard Wills.

Des copies d’une lettre au rédacteur en chef du Thunder Bay Chronicle faisant l’éloge de l’intervention d’un avocat de service d’AJO lors d’une audience de la Commission de la location immobilière ont été distribuées.

5.9 Décision

Le Conseil a reçu le rapport du président‑directeur général.

6. Rapports au Conseil

6.1 Rapports des Services généraux

6.1.1 Rapport sur la continuité des activités

Le directeur, Programmation centrale et innovation, a décrit les activités et la mise en œuvre continue des pratiques exemplaires et noté que le programme de continuité des activités d’AJO inclut maintenant une infrastructure pour la gestion de crise.

Décision

La Commission a reçu le rapport.

6.1.2 Budget 2016‑2017

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté le rapport sur projet de budget modifié 2016‑2017 pour la stratégie d’atténuation du déficit.

Le Conseil avait reçu une ébauche de budget lors de sa réunion de décembre 2015.

Ce rapport réexamine la décision de réaliser les économies nécessaires et inclut un budget modifié prévoyant un déficit d’exploitation de 10 millions de dollars pour l’exercice en cours, des plans pour éliminer le déficit annuel grâce à des économies internes ainsi qu’une suspension temporaire de la politique visant à dépendre dans une moindre mesure des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario.

Le président‑directeur général a noté que de nombreuses idées sont à l’étude et que la principale priorité est l’austérité financière interne.

Décision

Le Conseil a reçu le Projet de budget modifié pour la stratégie d’atténuation du déficit pour 2016‑2017, sous réserve que le budget proposé lui soit présenté de nouveau avec d’autres suggestions de rétroaction sur toute stratégie de réduction proposée. Le Conseil a également approuvé les idées centrales pour réduire l’impact sur les intervenants et tenter de financer le déficit à l’interne.

6.1.3 Modifications au plan d’activités 2016‑2017

Le vice‑président intérimaire, Planification stratégique et conformité, présente un rapport sur les modifications au plan d’activités 2016‑2017 qui comprend deux séries de modifications mineures :

  • Une modification visant à mieux refléter la situation financière d’AJO, à clarifier les stratégies de réduction du déficit et à ajouter les résultats du sondage sur la mobilisation des employés aux indicateurs de « santé » organisationnelle.
  • Des révisions du libellé relatif à la question de l’élément non financé des augmentations de tarifs.
Décision

Le Conseil a approuvé les révisions au plan subséquentes à la version qui lui avait été présentée en décembre 2015 et a approuvé les nouvelles révisions du plan.

7. Rapports sur les politiques et les relations extérieures

7.1 La Stratégie de justice pour les communautés racialisées

Le vice‑président, Politiques, recherches et relations externes a présenté un rapport sur la stratégie de justice pour les communautés racialisées.

Ces clients sont collectivement surreprésentés dans le système de justice pénale et connaissent des taux plus élevés d’incarcération, d’isolement, de discipline en prison, de sécurité maximale et d’ordonnances de protection de l’enfance.

Les activités menées par AJO jusqu’à présent comprennent des présentations écrites au gouvernement de l’Ontario sur la pratique du « fichage » et des « contrôles de routine ».

Les prochaines étapes comprennent la rédaction d’un document de consultation et des échanges avec les intervenants des communautés concernées afin de relever les lacunes dans les services offerts qu’AJO pourrait combler. Une stratégie officielle sera présentée au Conseil pour approbation d’ici un an.

Autres points mentionnés :

  • AJO a élaboré et mis en œuvre avec succès d’autres stratégies en matière de justice et est prête à concentrer son attention sur ce groupe particulier de clients vulnérables.
  • Le personnel met au point un profil public pour cette stratégie.
  • Un programme de formation en cours d’élaboration soutiendra l’amélioration des services aux clients racialisés.

La conseillère en politique, Stratégie à l’intention des communautés racialisées, a fait le rapport suivant :

  • On mettra initialement l’accent sur la communication avec les personnes concernées, par l’intermédiaire de divers organismes, cliniques, universitaires, etc., pour déterminer les questions juridiques et thèmes émergents;
  • Le personnel étudie les données démographiques;
  • Les cliniques ethnospécifiques sont très favorables à ce projet;
  • Certains thèmes seront communs à toutes ces communautés tandis que d’autres seront propres à une communauté donnée, notamment les questions linguistiques.

Le Conseil a discuté de la nécessité d’impliquer le gouvernement provincial dans cette initiative. Les membres du conseil ont suggéré des ajouts à la liste de consultation.

7.1.1 Décision

Le Conseil a approuvé le lancement d’une stratégie de justice pour les communautés racialisées.

7.2 Paiement de transfert—Gladue

Le vice‑président, Politiques et relations extérieures, a présenté un Rapport sur les ententes de services de rédaction de rapports Gladue.

AJO a conclu quatre ententes : deux avec la clinique Aboriginal Legal Services of Toronto (ALST) (qu’AJO souhaite regrouper en une seule entente), une avec la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation (NALSC) et une avec le Grand Council Treaty #3 (GCT n°  3). AJO administre également un certain nombre de programmes de rédaction de rapports Gladue avec les gouvernements provincial et fédéral.

Un renouvellement de ces ententes pour une année donnerait le temps de normaliser les exigences en matière de rapports de tous ces programmes et de réduire le fardeau administratif imposé aux organismes qui rédigent des rapports Gladue.

7.2.1 Décision

Le conseil a approuvé :

  • Le renouvellement, pour une année, du financement d’ALST, de NALSC et de GCT n° 3;
  • Le regroupement des deux ententes conclues avec ALST pour la rédaction de rapports Gladue en une seule entente;
  • Le lancement d’une évaluation des programmes de rédaction de rapports Gladue financés par des fonds publics en Ontario, en collaboration avec le ministère du Procureur général (Ontario) et le ministère de la Justice Canada, pour élaborer une stratégie de financement complète qui permette de rationaliser les diverses ententes de financement, de combler les lacunes dans les services, d’équilibrer les relations avec les intervenants, d’élaborer des stratégies de communication visant à assurer la pleine utilisation des services et d’accroître l’efficacité des rapports Gladue sur les résultats pour les clients.

7.3 Rapport sur les normes régissant l’inscription sur la liste des avocats en droit des réfugiés

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT a présenté ce rapport verbal.

À l’heure actuelle, 383 des 484 avocats actifs qui étaient inscrits sur cette liste avant le lancement du projet ont présenté une demande d’inscription sur la liste remaniée, et 260 demandes ont été approuvées. La liste a ainsi été réduite et sa qualité améliorée.

Cette initiative devrait permettre d’obtenir de meilleurs résultats pour les clients, de réduire les risques pour AJO (du fait de services fournis par d’anciens membres de la liste ne possédant pas les compétences nécessaires) et de réduire les démarches et coûts administratifs liés aux demandes de changement d’avocat, aux plaintes, aux vérifications et aux radiations de la liste.

Le nombre d’avocats inscrits sur la liste est suffisant pour assurer la représentation des clients titulaires de certificats.

7.3.1 Décision

La Commission a reçu le rapport sur les normes régissant l’inscription sur la liste des avocats en droit des réfugiés.

8. Rapports des comités

8.1 Comité des finances et de la vérification

Le Conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du 27 janvier 2016 du Comité des finances et de la vérification.