Instances publiques du conseil

Réunion du conseil d’administration du 11 décembre 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (Chair), Nancy Cooper, Christa Freiler, Michelle Haigh, Carol Hartman, John Liston, James McNee, Derry Millar, Michel Robillard, James Yakimovich, Robert W. Ward (P.‑D.G. et membre d’office).

Membres du personnel présents

Mary‑Ann Cocchetto, David Field, Sue McCaffrey, David McKillop, Stephanie Mealing, Danny Morton, Marcus Pratt, Michelle Séguin.

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion a été adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été signalé.

3. Réunions du conseil d’administration

3.1 Décision

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration des 16 octobre, 22 octobre, 23 octobre, 19 novembre et 30 novembre 2015 ont été adoptés.

4. Rapport du président

4.1 Rapport oral

Le président a communiqué les renseignements suivants :

  • Il a assisté et pris la parole au lancement du programme Scarborough Family Law Services, un projet parrainé par plusieurs cliniques juridiques communautaires qui vise à tenter de répondre au besoin de services en droit de la famille locaux dans plusieurs communautés;
  • Il a assisté et s’est exprimé au lancement du Projet sur l’emploi aux Flemingdon Community Legal Services. Il s’agit d’une collaboration entre six cliniques juridiques communautaires dont l’admissibilité financière a été élargie. Cet élargissement entraîne une augmentation des services offerts aux travailleurs pauvres, comme des services relatifs à l’application des normes d’emploi et aux litiges en matière de congédiement injustifié;
  • La première ministre Kathleen Wynne a également prononcé une allocution lors de la cérémonie et a fait des remarques élogieuses à l’intention d’Aide juridique Ontario;
  • Il a assisté à la matinée des organismes du ministère du Procureur général (MPG), une rencontre entre les dirigeants des organismes du MPG pour discuter de questions telles que la planification des activités de l’année en cours et la prise de décisions fondées sur des données probantes.
  • Il a communiqué les recommandations du plan de communication pour l’annonce du nouveau président‑directeur général.

Le président a présenté Mary‑Ann Cocchetto, avocate générale associée, qui assistera aux réunions du conseil d’administration et des comités du conseil d’administration à titre de secrétaire du conseil d’administration si la vice‑présidente et avocate générale n’est pas disponible.

4.2 Rapport sur les comités consultatifs

Le président a présenté le rapport du comité consultatif et les procès‑verbaux des huit réunions du comité consultatif de l’automne. Il a signalé que les membres du comité ont recommandé que des versions publiques de ces procès-verbaux soient affichées sur le site Web public d’Aide juridique Ontario.

Décision

Le Conseil d’administration a recommandé l’adoption d’une présence publique du comité consultatif, à savoir une page Web dédiée contenant tous les renseignements, notamment : un bref profil des comités et de leur travail; le mandat du comité; une liste des membres actuels du comité; un bref profil biographique ou une liste de l’affiliation institutionnelle de chaque membre; ainsi que les documents et les procès‑verbaux publics du comité.

4.3 Divulgation proactive des dépenses

Le président a dépensé 517,38 $ pour s’inscrire au neuvième Symposium annuel sur la justice pénale à Montréal, les 22 et 23 janvier 2016.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président.

5. Rapport du président‑directeur général

Le président‑directeur général a présenté le rapport du président au conseil d’administration :

5.1 Politique sur la transparence

Le rapport précédemment approuvé par le Conseil sur la transparence a fait l’objet de discussions informelles avec certains intervenants, dont l’Alliance for Sustainable Legal Aid (ASLA). Il y aura un lancement discret sur le site Web d’Aide juridique Ontario et un avis aux intervenants clés pour faire connaître l’engagement d’Aide juridique Ontario envers la transparence.

5.2 Transformation des cliniques

Les cliniques spécialisées partagent des locaux dans le district de la région du Grand Toronto afin d’accroître l’efficience et de réaffecter les économies réalisées grâce à la fusion à l’élargissement des services à la clientèle.

La vice‑présidente et avocate générale a abordé les points suivants :

  • Les cliniques spécialisées ont créé une structure coopérative dans le cadre de laquelle elles ont conclu ce bail et AJO n’est pas partie à cette entente;
  • Chaque aspect a été soigneusement budgétisé;
  • De nombreuses cliniques spécialisées louent actuellement des locaux d’un mois à l’autre, de sorte qu’il n’y aura pas de frais supplémentaires pour les résiliations anticipées des baux;
  • Cette question sera ramenée devant le conseil d’administration pour approbation;
  • Cette initiative constitue un excellent exemple et permettra de montrer à d’autres cliniques les avantages en matière de réduction des coûts découlant des initiatives de collaboration.

5.3 Le point sur la situation financière

Le président‑directeur général a rapporté les points suivants :

  • Tous les nouveaux fonds alloués au titre de l’admissibilité financière doivent être dépensés pour fournir de nouveaux services;
  • La portée du pouvoir discrétionnaire en matière de délivrance des certificats a été élargie et les directeurs généraux y ont grandement eu recours;
  • Environ 20 000 certificats supplémentaires (par rapport à l’année précédente) seront délivrés;
  • Les revenus de la Fondation du droit de l’Ontario sont en baisse en raison des faibles taux d’intérêt.

5.4 Économies budgétaires

Le président‑directeur général a rapporté les points suivants :

  • Il y aura un processus de consultation auprès des intervenants pour solliciter leurs points de vue sur la façon de réaliser certaines économies administratives;
  • La plupart des économies seront réalisées à l’interne;
  • Cette consultation doit être entreprise en temps opportun afin de donner au conseil d’administration la possibilité de prendre rapidement des décisions finales sur les méthodes permettant de réaliser des économies.

5.5 Divulgation proactive

Le président‑directeur général n’a dépensé aucuns fonds depuis novembre 2015.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président‑directeur général.

6. Rapports du conseil d’administration

6.1 Économies administratives

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté son rapport sur les initiatives et les stratégies visant à éliminer les pressions financières et a déclaré qu’Aide juridique Ontario doit trouver des réductions permanentes qui permettront de réaliser des économies sur le long terme.

7. Rapports sur les services généraux

7.1 Équilibrer le budget d’AJO

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a indiqué que l’organisme est actuellement très proche de l’équilibre budgétaire. Les projections indiquent la probabilité d’un léger déficit pour les prochaines années. Il faut agir maintenant.

7.2 Le point sur les conventions d’honoraires et le Barreau du Haut‑Canada

La vice‑présidente et directrice générale de l’administration a présenté un rapport sur l’utilisation des comptes en fiducie des avocats aux fins de paiements en vertu d’autres des conventions d’honoraires. Après des discussions avec le Barreau du Haut‑Canada, un processus mutuellement acceptable a été mis au point, qui entrera en vigueur le 1er avril 2016. Aide juridique Ontario versera des fonds dans les comptes en fiducie des avocats qui ont signé une convention d’honoraires, et les avocats établiront une facture mensuelle. Les avocats peuvent ensuite virer les fonds à leur compte général. Cela n’aura pas d’incidence sur la trésorerie des avocats. Cet arrangement s’inscrit dans le règlement actuel et est conforme aux exigences de vérification du Barreau.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur les conventions d’honoraires et le Barreau du Haut‑Canada.

8. Plan d’activités 2016‑2017 et 2018‑2019

Le vice‑président, Planification stratégique et Conformité, a présenté la version finale du plan d’affaires pour approbation. Il a souligné les ajouts apportés depuis la dernière présentation du plan d’affaires au conseil d’administration comme suit :

  • La relation d’Aide juridique Ontario avec l’Association in Defence of the Wrongfully Convicted;
  • La directive sur la transparence et l’initiative de gouvernement ouvert;
  • Les Stratégies des ressources humaines;
  • Les commentaires et suggestions concernant l’analyse environnementale;
  • Le point sur la Stratégie en matière de communication

Il a ensuite informé le conseil d’administration des sujets suivants :

  • Récemment, chaque service a présenté un rapport sur ses propres priorités organisationnelles qui complètent le plan d’activités;
  • Une fois le plan d’affaires approuvé par le conseil d’administration, il doit être soumis au Ministère avant la fin du mois de décembre 2015;
  • Le plan d’activités publiques sera élaboré aux fins de publication en attendant l’approbation du procureur général;

Décision

Le Conseil a approuvé le projet de plan d’affaires pour 2016‑2017/2018‑2019.

9. Rapports sur les politiques et les relations externes

9.1 Stratégie relative à la mise en liberté sous caution

Le vice‑président, politiques et relations externes a présenté un rapport sur une stratégie de mise en liberté provisoire pour Aide juridique Ontario. Il a communiqué les renseignements suivants :

  • La Stratégie relative à la mise en liberté provisoire a été présentée au conseil d’administration en octobre 2015 pour information et a par la suite été communiquée aux intervenants clés;
  • La réforme du cautionnement a fait l’objet d’une grande attention des médias. En outre, l’Association canadienne des libertés civiles et la Société John Howard ont récemment rendu publics des rapports sur le sujet;
  • La lettre de mandat de la première ministre adressée au procureur général préconisait d’élaborer « une stratégie exhaustive pour s’attaquer aux défis systémiques relatifs aux cautions, aux garanties, aux ordonnances de renvoi et aux délais ».

Le directeur général intérimaire, Politiques et recherche stratégique, a décrit les modifications proposées en se fondant sur les conseils de divers groupes d’intervenants ainsi que des membres des comités consultatifs du conseil d’administration d’Aide juridique Ontario et d’éminents universitaires sur le sujet. Le sous-procureur général a également récemment manifesté son intérêt pour la question de la réforme du cautionnement.

9.2 Décision

Le conseil d’administration a approuvé l’élaboration d’une Stratégie relative à la mise en liberté provisoire ainsi que les étapes suivantes.

9.3 Politique sur les rapports Gladue

Le vice‑président, politiques et relations externes a présenté le rapport sur la mise en œuvre de politiques uniformes pour les rapports Gladue et a présenté la conseillère en politiques autochtones d’Aide juridique Ontario.

La conseillère en politiques autochtones a indiqué les points suivants :

  • Avant la participation d’AJO, les rapports de Gladue n’étaient pas homogènes et il n’existait ni politique officielle ni protocole normalisé;
  • Aide juridique Ontario s’est engagée à verser 1,7 million de dollars dans le cadre d’un programme de rédaction de rapports Gladue destiné à quatre organismes qui servent des communautés autochtones;
  • Aide juridique Ontario estime que la rédaction de rapports Gladue est un service essentiel et que des politiques en matière d’uniformité sont nécessaires pour harmoniser la façon d’en faire la demande et de les utiliser;
  • Les rapports Gladue sont distincts des rapports présentenciels, tels que définis par le Code criminel;
  • Ils sont de nature contextuelle et holistique, plutôt que d’être des outils au service de la défense;
  • Il faut s’assurer que les renseignements sur les antécédents de l’accusé autochtone soient présentés au tribunal;
  • Au fil du temps, AJO mesurera l’impact des rapports Gladue.

Le conseil d’administration a discuté des principaux indicateurs de succès possibles, notamment la réduction des peines et le renvoi vers les programmes de traitement.

Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur la mise en œuvre de politiques uniformes pour les rapports Gladue.

9.4 Stratégie en matière de droit carcéral

Le vice‑président, Politiques et relations externes, a présenté le rapport sur la stratégie de causes types en droit carcéral : proposition de stratégie en matière de droit carcéral. Il a signalé que les stratégies à intention des clients vulnérables (Stratégie de justice applicable aux Autochtones, Stratégie en matière de santé mentale, Stratégie en matière de violence familiale, Stratégie à l’intention des communautés racialisées et Stratégie relative à la mise en liberté provisoire) d’AJO sont une réussite et que le personnel élabore actuellement une Stratégie en droit carcéral, sur la recommandation du comité consultatif sur le droit carcéral du conseil d’administration.

Le directeur général intérimaire, Politiques et recherche stratégique, a parlé des conclusions d’un examen des rapports et enquêtes publics, qui a permis de repérer de nombreux problèmes graves auxquels sont confrontés les détenus. Il a également signalé une pénurie d’avocats du secteur privé souhaitant pratiquer le droit carcéral. La Stratégie en droit carcéral propose d’établir des priorités stratégiques pour les causes types en droit carcéral, avec l’appui du Comité des causes types sur une période de quatre à cinq ans, et d’appuyer l’élaboration de stratégies de sensibilisation et de partenariats.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé la Stratégie en matière de causes types en droit carcéral ainsi que la poursuite de l’amélioration des idées d’initiatives supplémentaires dans ce domaine du droit, dans le cadre de l’élaboration d’une stratégie de plus grande envergure.

10. Rapport des comités

10.1 Comité des finances et de la vérification

Décision

Le conseil a adopté le procès‑verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 4 novembre 2015.

11. Remerciements du conseil d’administration au président‑directeur général

Un membre du conseil d’administration a souligné la longue liste des réalisations accomplies par le président‑directeur général pendant son mandat à Aide juridique Ontario. Ces réalisations comprenaient notamment les suivantes :

  • La gestion de la question de la réduction de 50 millions de dollars du financement de la Fondation du droit de l’Ontario;
  • L’élimination du déficit d’AJO;
  • L’obtention de plusieurs augmentations du financement de la province, la plus récente étant l’élargissement de l’admissibilité financière;
  • La modernisation de la structure d’AJO et de ses modèles de prestation de services.

Décision

Le conseil d’administration a remercié le président‑directeur général pour ses réalisations au nom d’Aide juridique Ontario. Le Conseil a également exprimé sa gratitude tant pour le soutien et la patience du P.‑D.G que pour les excellents conseils qu’il lui a prodigués tout au long de sa carrière à Aide juridique Ontario.