Instances publiques du conseil

Réunion par voie électronique du conseil d’administration du 23 octobre 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président); Christa Freiler; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; Michel Robillard; James Yakimovich; Robert W. Ward (P. D.G. et membre d’office)

Membres du personnel

David Field, Ryan Fritsch, Jawad Kassab, Felice Lambermont, Sue McCaffrey, David McKillop, Stephanie Mealing, Marcus Pratt, Michelle Séguin.

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion a été adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été signalé.

3. Réunions du Conseil.

3.1 Décision

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration des 18 juin, 19 juin, 3 juillet et 8 septembre 2015 ont été adoptés.

4. Rapport du président

4.1 Comités consultatifs du conseil d’administration

Le président a discuté du rapport provisoire de l’automne 2015 des comités consultatifs du conseil d’administration d’AJO en évoquant les points suivants :

Les huit réunions du comité consultatif de l’automne 2015 ont eu lieu. Le conseil d’administration recevra un rapport complet, notamment le procès‑verbal, le 11 décembre 2015.

Conformément au mandat du comité consultatif, le conseil d’administration a nommé les nouveaux membres suivants aux comités :

  • Paula Corbiere, Katherine Hensel, Barbara General—Questions autochtones
  • Dr Donald Rose—Droit de la famille
  • Heidi Longboat—Droit relatif à la santé mentale
  • Shaunna Kelly—Droit criminel
  • Michael Mandelcorn, Bryonie Baxter—Droit carcéral

Dans un souci de transparence et de divulgation publique, un rapport complet sur le processus d’affichage public des procès-verbaux des comités consultatifs du conseil sera présenté au conseil d’administration.

4.2 Décision

Le conseil d’administration a approuvé la nomination des membres supplémentaires au comité consultatif.

4.3 Prix Sidney‑B.‑Linden

La période de soumission des candidatures est close. Le comité de sélection se réunira à la mi‑novembre pour recommander le nom du récipiendaire du prix de cette année. Leur recommandation sera soumise à l’approbation du conseil d’administration.

4.4 Cadre de rémunération des cadres d’AJO

Le sous-comité de la rémunération de la haute direction prévoit établir un nouveau cadre de rémunération de la haute direction en temps opportun, en attendant la nomination d’un nouveau président‑directeur général.

4.5 Divulgation proactive des dépenses

Le président du conseil d’administration a versé 700 $ au Club des arts et des lettres pour un événement visant à célébrer le départ à la retraite du président directeur général d’AJO.

4.6 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président.

5. Rapport du président‑directeur général (suite)

Le président‑directeur général a rapporté les points suivants :

5.1 Conventions d’honoraires

Le conseil a discuté des conventions d’honoraires. AJO consulte le Barreau du Haut‑Canada pour s’assurer que les fonds sont gérés adéquatement par l’entremise des comptes en fiducie des avocats conformément aux Règles de déontologie du Barreau.

5.2 Programme d’appel en santé mentale

Le président a mentionné ses conversations avec le président de la Commission ontarienne d’examen et le chef de la psychiatrie légale du Centre de toxicomanie et de santé mentale au sujet du programme d’appels en matière de santé mentale d’AJO.

5.3 Relations avec les cliniques juridiques communautaires

Le président‑directeur général a signalé que certaines situations difficiles ont nécessité une intervention en vertu de la Politique sur le règlement des différends (PRD). AJO a mis en place des mécanismes de contrôle de la qualité pour aider les cliniques en difficulté.

5.4 Décision

Le conseil d’administration a reçu le deuxième volet du rapport du président directeur général.

6. Rapports du conseil d’administration

6.1 Rapports sur les services généraux

6.1.1 Rapport sur le budget de fonctionnement d’AJO

Le président‑directeur général a discuté des pressions financières auxquelles AJO est confrontée.

6.1.2 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur l’équilibre du budget de fonctionnement d’AJO.

6.1.3 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur la continuité des activités.

6.2 Rapports sur la planification stratégique et la conformité

6.2.1 Plan d’activités 2016‑2017 et 2018‑2019

Le président‑directeur général a expliqué que les réunions du Comité consultatif du printemps amorcent le processus de planification des activités et que le conseil d’administration étudie les différentes versions pour garantir que l’orientation du plan soit approuvée.

Le vice‑président, Planification stratégique et Conformité, a présenté le plan d’affaires 2016‑2017/2018‑2019. Il a indiqué que ce plan est toujours en cours d’élaboration. Cette version :

  • aborde trois initiatives clés : l’admissibilité financière, les stratégies d’épargne et la réduction des écarts financiers, ainsi que la flexibilité de la main‑d’œuvre;
  • ne contient toujours pas les résultats et la rétroaction du sondage sur la satisfaction des avocats, ni l’information provenant d’autres administrations.

La version finale sera présentée au conseil d’administration en décembre pour approbation, puis sera soumise au MPG.

Le conseil discute de la proposition sur la main‑d’œuvre flexible. Le président directeur général a rapporté les points suivants :

  • AJO dispose d’une technologie mobile avancée.
  • Bien que l’initiative en soit à l’étape préliminaire, le personnel a indiqué qu’il préférait une plus grande souplesse.
  • Le conseil d’administration a approuvé des projets pilotes pour divers services.
  • Des suggestions sont à venir sur la façon de maintenir une dynamique d’équipe.

6.2.2 Décision

Le Conseil a approuvé le projet de plan d’affaires pour 2016‑2017/2018‑2019.

6.3 Rapports sur les politiques et les relations externes

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations externes a présenté les rapports suivants :

6.3.1 Stratégie en matière de santé mentale

Le directeur général intérimaire, Politiques et recherche stratégique, et l’avocat conseil en matière de politiques d’AJO responsable de la stratégie en matière de santé mentale ont discuté du vaste plan du processus de consultation publique. Ils ont rapporté ce qui suit :

  • Le lancement est prévu pour décembre 2015;
  • Un programme de formation en santé mentale à l’intention des avocats salariés d’AJO, des avocats du secteur privé et des avocats des cliniques ainsi que des avocats d’autres régimes d’aide juridique au Canada sera lancé;
  • L’élargissement de l’admissibilité financière et juridique d’AJO aide les personnes qui sont aux prises avec des troubles de santé mentale. Par exemple, les personnes faisant l’objet d’une accusation pour la première fois et atteintes d’une maladie mentale qui ne risquent pas une peine d’emprisonnement peuvent désormais obtenir un certificat;
  • La stratégie a été communiquée à un groupe restreint d’intervenants, et la réaction a été dans l’ensemble positive;
  • Dans le cadre de cette stratégie, AJO sera beaucoup plus proactive dans le domaine du soutien social et des systèmes de santé;
  • Une fois l’approbation du conseil d’administration obtenue, le personnel commencera à mettre en œuvre les initiatives décrites dans la Stratégie;
  • Comme dans le cas des autres stratégies d’AJO en matière de justice, de nouvelles initiatives seront présentées au conseil d’administration pour approbation.

6.3.2 Décision

Le conseil d’administration a approuvé la Stratégie en matière de santé mentale d’AJO.

6.3.3 Contribution d’AJO sur la question du fichage

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations externes a fourni les renseignements suivants :

AJO a été invitée par le ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels à lui transmettre ses observations quant au fichage et aux contrôles de routine. Les observations préliminaires d’AJO ont été approuvées par le conseil d’administration par voie électronique et transmises au MSCSC. Cette initiative fait partie intégrante de la prochaine stratégie d’AJO à l’intention des communautés racialisées.

Le gouvernement de l’Ontario a maintenant déposé un projet de loi visant à éliminer le fichage sous sa forme actuelle.

6.3.4 Décision

Le conseil d’administration a approuvé les observations d’AJO au ministère de la Sécurité communautaire et du Service correctionnel sur les contrôles policiers de routine et les prochaines étapes de l’élaboration d’une stratégie d’AJO à l’intention des communautés racialisées.

6.3.5 Stratégie relative à la mise en liberté provisoire

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations extérieures a fourni les renseignements suivants :

  • Le système de mise en liberté provisoire en Ontario est dysfonctionnel. Dans les établissements carcéraux de l’Ontario, il y a plus de personnes en détention provisoire que de personnes qui purgent une peine;
  • Deux études récentes sur la mise en liberté sous caution menées par l’Association canadienne des libertés civiles et la Société John Howard ont mis en lumière un grand nombre des problèmes;
  • AJO pourrait être un chef de file dans l’élaboration et la mise en œuvre d’une stratégie de réforme systémique;
  • Dans la lettre de mandat qu’elle a adressée au procureur général, la première ministre indiquait qu’elle souhaitait que le ministère aborde la question de la réforme du cautionnement;
  • La table ronde du procureur général sur les questions de justice pénale se concentre sur les questions de santé mentale. AJO tente d’inscrire la réforme de la mise en liberté provisoire à l’ordre du jour et a présenté un document recommandant que la mise en liberté provisoire soit une question prioritaire;
  • La stratégie relative à la mise en liberté provisoire d’AJO en est au stade de l’ébauche préliminaire. AJO continuera de mener des consultations et d’y apporter des améliorations. Elle sera présentée au conseil d’administration à sa réunion de décembre pour approbation finale;
  • L’avocat de service d’AJO est déjà le premier point de contact avec les clients et connaît très bien la question de la mise en liberté provisoire;
  • En Ontario, contrairement à d’autres provinces et territoires, les policiers n’exercent pas leur pouvoir discrétionnaire de libérer les clients sur engagement. De plus, lorsque la mise en liberté provisoire est accordée, elle est souvent assortie de conditions difficiles à respecter, ce qui entraîne des frais administratifs supplémentaires.

6.3.6 Décision

Le conseil d’administration a reçu la Stratégie relative à la mise en liberté provisoire.

6.3.7 Financement au titre de l’admissibilité financière pour les cliniques

Le vice‑président, Politiques, recherche et relations externes a indiqué que le conseil d’administration a déjà approuvé un fonds de 3,3 millions de dollars réservé à l’élaboration de nouveaux services juridiques offerts dans les cliniques ou à l’élargissement des services existants.

Les sociétés étudiantes d’aide juridique (SEAJ) seront autorisées à présenter une demande de fonds.

6.3.8 Décision

Le conseil d’administration a reçu un rapport concernant le financement des cliniques.

6.4 Rapport sur la crise des réfugiés syriens

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT a présenté un rapport sur la crise des réfugiés syriens et a indiqué qu’AJO préparera une analyse de rentabilisation qui sera présentée au nouveau gouvernement, lequel a annoncé un appui de 200 millions de dollars au cours des deux prochaines années, ainsi que l’engagement d’accueillir 25 000 réfugiés syriens au cours des prochains mois.

6.4.1 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur la crise des réfugiés syriens.

6.5 Rapport des comités

6.5.1 Décision du Comité des finances et de la vérification

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 23 septembre 2015.