Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 6 février 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président du conseil); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel :

David Field; Felice Lambermont; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Marcus Pratt; Michelle Séguin; Aneurin Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

2. Divulgation de conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est divulgué.

3. Instances publiques du conseil d’administration

3.1 Décision

Le procès-verbal de l’instance publique du conseil du 5 décembre 2013 est adopté.

4. Rapport du président du conseil

Le président du conseil a présenté un rapport verbal présentant les suivants :

4.1 Réunions

  • A rencontré la trésorière et le directeur général du Barreau du Haut-Canada;
  • A accordé un entretien de fin d’année au journal Law Times, ce qui a donné lieu à un échange de courriels avec des membres de Friends of Community Legal Clinics (courriels joints à la correspondance annexée au rapport du président);
  • A prononcé un discours à l’occasion du lancement du projet de services juridiques du St. Michael’s Hospital;
  • A assisté au programme de formation sur la gouvernance du ministère du Procureur général;
  • Avec le vice-président des politiques, recherches et relations extérieures, a assisté au septième symposium national sur la justice pénale à Montréal (un rapport est en voie de préparation et il sera distribué aux membres du conseil à titre d’information).

4.2 Divulgation des dépenses

Les dépenses du président du conseil ont totalisé 2 725,70 $ pour son transport aérien pour se rendre au symposium national sur la justice pénale à Montréal et les frais de restauration pour la cérémonie de remise du prix Sidney B. Linden.

4.3 Nominations aux comités consultatifs

Le président du conseil présente la liste des nominations aux comités consultatifs pour 2015 à 2017. Un membre propose d’inviter Patricia Faries au comité consultatif sur les questions autochtones en tant que représentante du district du nord-est.

4.4 Décisions

  • Le conseil approuve la proposition d’inviter Patricia Faries à siéger au comité consultatif sur les questions autochtones.
  • Le conseil approuve les nominations et renouvellements de nominations aux comités consultatifs pour 2015-2017.
  • Le conseil accepte le rapport du président du conseil.

5. Rapport du président-directeur général (suite)

Le président déclare ce qui suit :

5.1 Ministère fédéral de la Justice

Le ministère de la Justice a exprimé le désir de conclure une nouvelle entente de financement pour instaurer des façons plus pratiques de traiter les causes complexes et coûteuses. AJO reçoit 15 % d’honoraires pour l’administration de ces causes financées par le gouvernement fédéral.

5.2 Discussions relatives au tarif et au protocole d’entente

La Criminal Lawyers’ Association (CLA) a avisé ses membres que le tarif sera augmenté à partir du 1er avril 2015 et que le protocole d’entente expirera l’année d’après. Le procureur général et le sous-procureur général ont indiqué qu’ils souhaitaient organiser une table ronde avec toutes les associations intervenantes.

Le personnel prédit un excédent de fonctionnement en raison d’une augmentation des revenus de la Fondation du droit de l’Ontario et d’une baisse des dépenses d’AJO. Comme cet excédent est apparu en cours d’année, et qu’il n’est pas continu, il est possible qu’il y ait des augmentations du tarif non capitalisées. Une réduction du taux d’intérêt fédéral menacerait le revenu d’AJO provenant de la Fondation du droit.

5.3 Transformation des cliniques

La transformation se poursuit très bien dans la région du sud-ouest; une analyse des besoins est à l’étape de la planification. Des discussions sur la fusion sont en cours à Ottawa.

Les coresponsables de la clinique de la RGT ont demandé à AJO de déclarer son soutien pour sa vision et d’encourager les cliniques réticentes à se lancer dans la transformation. AJO maintiendra une position neutre pour l’instant.

5.4 Clients visés par le traité n° 3

AJO a retenu les services de Murray Segal pour engager des discussions avec les chefs et faciliter l’élaboration d’un plan d’amélioration de la prestation des services d’aide juridique aux clients visés par le traité n° 3 dans le nord-ouest. Un rapport sera présenté au conseil d’administration à l’automne.

5.5 West Toronto Community Legal Services Clinic (WTCLS)

La WTCLS a réglé tous ses problèmes et est devenue une clinique efficace et efficiente. La clinique ne sera plus assujettie à la politique de règlement des différends.

5.6 African Canadian Legal Clinic (ACLC)

L’ACLC met en œuvre les conditions contenues dans la décision du comité des cliniques datée du 7 novembre 2014.

Toutes les affaires concernant l’ACLC seront renvoyées au comité des cliniques et au conseil d’administration en temps voulu.

5.7 Autres questions concernant les cliniques

Certains projets prometteurs qu’entreprennent des cliniques ne bénéficient pas d’un financement stable. Les cliniques sont toutefois conscientes qu’un engagement envers la modernisation signifie probablement une plus grande souplesse et la capacité de prendre ses propres décisions de financement.

Il serait trop coûteux de financer toutes les cliniques qui ont des programmes spéciaux, mais AJO peut accorder d’autres soutiens organisationnels. Certaines cliniques spécialisées, par exemple, ont choisi la colocation, qui leur permet de faire des économiques qui sont réaffectées à l’amélioration du service à la clientèle.

5.8 Questions liées aux lieux de travail

AJO examinera sa politique sur la discrimination, le harcèlement et la violence au travail et mettra en place un processus de plainte amélioré.

La vice-présidente et avocate générale a fait le point sur la campagne pour les droits de négociation collective à la lumière de l’arrêt récent de la Cour suprême dans l’affaire Mounted Police Association of Ontario et al v. Attorney General of Canada.

5.9 Correspondance

AJO a envoyé une lettre au bureau de l’avocat directeur du Bureau du juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario, réfutant des allégations non justifiées à l’égard d’AJO. Le président a relevé que l’envoi de cette lettre était conforme à la stratégie d’AJO selon laquelle l’organisme doit répondre aux critiques et tenir le conseil d’administration au courant des allégations formulées par des intervenants et d’autres personnes au sein du système de justice.

Le vice-président pour la région du centre-est et le juge et chef de l’administration à Barrie ont eu une réunion positive en réponse à une plainte sur le comportement brutal d’un juge envers un avocat de service.

5.10 Engagement des intervenants

Des députés provinciaux et leur personnel ont été contactés et des directeurs généraux ont tenu la plupart des réunions — une initiative accomplie en un temps record. Entre autres, les directeurs généraux discutent des sujets suivants :

  • L’augmentation du nombre d’avocats de service et la composition du groupe des avocats de service;
  • AJO ne devient pas un système de défenseur public malgré le fait qu’elle embauche des avocats salariés.

5.11 Rapport sur les litiges

La vice-présidente et avocate générale a relevé les points suivants :

  • Le conflit entre AJO et le Bureau du recours civil à l’égard d’activités illicites de la province est réglé. La somme de 11 000 $ a été saisie et la Couronne fédérale, le Bureau du recours civil et AJO ont convenu d’une distribution équitable. AJO et le Bureau du recours civil prévoient de collaborer à l’avenir.
  • Une plainte pour incompétence a été portée contre un avocat de service recevant une indemnité journalière après que la condamnation d’un client en vertu d’un plaidoyer de culpabilité a été annulée et qu’un nouveau procès a été ordonné. Le juge qui préside au nouveau procès a beaucoup critiqué l’avocat de service. Le bureau de l’avocat général fera état des préoccupations du juge.
  • AJO a signifié et déposé une défense et elle attend la réponse de la clinique dans un litige avec une clinique.

5.12 Départ à la retraite du président-directeur général

Le président du conseil a souligné qu’une grande partie du rapport du président reflète le remarquable leadership de Bob Ward au fil des ans.

5.13 Décision

Le conseil d’administration accepte la deuxième partie du rapport du président directeur général.

6. Rapports du conseil d’administration

6.1 Rapports sur les services organisationnels

6.1.1 Compte rendu de la vice-présidente et DGA

La vice-présidente et DGA relève les points suivants :

  • La Criminal Lawyers’ Association (CLA) demande une réunion entre le ministère du Procureur général et AJO avant le 1er avril 2015 pour discuter d’un nouveau protocole d’entente;
  • Le Barreau du Haut-Canada étudie la place des conventions d’honoraires à la lumière de ses règlements et structures;
  • AJO a récemment engagé 13 avocats chevronnés, qui fournissent maintenant des services directs aux clients, dont des services de représentation à des procès, et servent de mentors à des avocats salariés débutants. AJO embauchera des stagiaires en droit en voie d’être admis au Barreau au printemps;
  • Le président du conseil d’administration a demandé un rapport expliquant comment un avocat chevronné traite d’affaires qui pourraient être couvertes par un certificat. Le président a expliqué que l’avocat chevronné agit dans la fourchette d’activités prévues pour le programme des avocats de service; l’avocat chevronné s’occupe de circonstances spéciales où un certificat pourrait être délivré et que des avocats privés ne sont pas disponibles. Il fait remarquer qu’un avocat chevronné n’est généralement pas censé accepter une affaire couverte par un certificat, mais qu’il interviendra au besoin pour assurer la conformité à la politique d’AJO qui met les intérêts du client en première position.

Une discussion a suivi sur l’idée que se font les avocats privés que les avocats de service salariés (contrairement aux avocats rémunérés par une indemnité journalière) ne sont pas assez compétents pour reconnaître des questions de preuve ou relevant de la Charte que la défense pourrait invoquer dans la négociation d’un plaidoyer de culpabilité ou à l’appui d’observations sur la peine. Le président-directeur général a fait observer que les avocats de service salariés sont formés pour obtenir des instructions et prendre des décisions dans l’intérêt de leurs clients. La vice-présidente et avocate générale a ajouté que les avocats de service représentent des clients dans des plaidoyers de culpabilité depuis le début du programme des avocats de service. AJO reçoit fréquemment des commentaires positifs de magistrats et d’autres intervenants du système de justice sur l’importance des avocats de service dans les tribunaux.

Décision

Le conseil d’administration accepte le compte rendu sur la stratégie de planification du rapport des services organisationnels.

6.1.2 Exceptions aux directives précédentes concernant les relations avec les avocats

La vice-présidente et DGA souligne que les avocats de service devraient éviter d’intervenir dans la relation entre un client et son avocat si le client qui comparaît devant les tribunaux est représenté par un avocat.

Les personnes comparaissant au tribunal qui ont retenu les services d’un avocat peuvent tout de même recevoir l’aide d’un avocat de service pour des plaidoyers de culpabilité ou des instances relatives à une ordonnance de mise en liberté provisoire si :

  • Leur avocat n’est pas disponible;
  • Les avocats de service les ont découragées d’agir sans leur avocat, mais elles insistent pour le faire;
  • L’avocat de service a formellement avisé le tribunal que l’affaire se poursuit sur les instructions expresses du client, malgré le fait que le client a retenu les services d’un avocat.

Cette directive antérieure va au-delà de la règle 603.7 du Barreau du Haut-Canada, qui interdit la communication avec des clients qui ont retenu les services d’un avocat, car il y a une exception pour une « deuxième opinion » qui est conforme à l’esprit de la règle du Barreau.

Décision

Le conseil d’administration approuve une modification à la directive antérieure concernant les avocats afin d’inclure les exceptions à la directive ci-dessus.

[Remarque : AJO tiendra des consultations sur cette directive avant de la finaliser]

6.1.3 Rapport sur le financement de la rémunération pour 2014-2015

La vice-présidente et DGA indique que l’Association of Community Legal Clinics of Ontario (ACLCO) a demandé qu’AJO remette aux avocats des cliniques le cadre sur la rémunération qui a récemment été mis en œuvre pour les avocats d’AJO.

Toutefois, aucune fourchette de salaires pour les cliniques n’a été établie et le cadre de financement de la rémunération pour les cliniques a notamment pour objectif de transférer la responsabilité de la rémunération aux conseils d’administration des cliniques. Les cliniques peuvent conserver toute économie réalisée sur la rémunération.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé :

  • Une augmentation du financement de la rémunération d’un pour cent pour l’exercice 2014-2015 et un rajustement du financement aux fins de l’équité de un pour cent pour les cliniques admissibles pour l’année civile 2015;
  • Une augmentation des plafonds de financement pour les postes au sein des cliniques afin de se mettre au diapason des plafonds des salaires pour des postes comparables à AJO;
  • L’élaboration par le personnel d’un document décrivant un plan de consultation auprès des cliniques au sujet des méthodes de financement de la rémunération pour l’avenir.

6.1.4 Mise à jour de PeopleSoft—demande de changement

La vice-présidente et DGA indique que ce projet sera terminé avant la date prévue et avec environ 300 000 $ de moins que le budget prévu. L’excédent budgétaire pourrait être utilisé pour demander à Deloitte d’examiner tous les profils de sécurité de PeopleSoft et de renforcer les contrôles d’accès, ce qui réduirait les risques pour la sécurité et la confidentialité. Le montant demandé est conforme au cadre budgétaire pour la mise à jour de PeopleSoft que le conseil d’administration a déjà approuvé.

Décision

Le conseil d’administration approuve la demande de changement pour améliorer les fonctions de sécurité et les contrôles d’accès de PeopleSoft pour un montant total de 253 182,60 $.

6.1.5 Demande d’un fonds restreint à l’interne pour la modernisation des cliniques spécialisées

Les membres du conseil d’administration ont discuté des progrès et avantages d’un projet de colocation des cliniques spécialisées. La vice-présidente et DGA indique que le personnel demande qu’AJO mette de côté une partie de son excédent accumulé pour financer la modernisation des cliniques spécialisées. AJO a discuté de cette demande avec ses vérificateurs externes et le bilan pourrait indiquer qu’un certain pourcentage de l’excédent accumulé est alloué à cette fin précise.

Décision

Sous réserve de la confirmation des vérificateurs externes d’AJO, le conseil d’administration approuve la création d’un fonds restreint à l’interne pour réaffecter l’excédent d’AJO accumulé au 31 mars 2015 au coût de la colocation des cliniques spécialisées, estimé à 3-4 millions de dollars.

6.2 Rapports sur la planification stratégique et la conformité

6.2.1 Résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle

Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité indique qu’AJO a envoyé plus de 11 000 sondages à des clients d’AJO, par courrier. Il y a eu 985 réponses, ce qui constitue un taux suffisant pour assurer l’exactitude statistique.

Le sondage servira de base à des sondages futurs. Il révèle un niveau élevé de satisfaction à l’égard de la qualité du service. La formulation de questions semblables pour différents groupes de clients a été difficile et il y avait quelques légères différences dans les scores—droit de la famille (87,6 pour cent), avocats de service (84 pour cent) et certificats (77 pour cent).

Les répondants, dont les clients sous garde, ont fait très peu de commentaires négatifs. Une analyse des commentaires sera préparée et présentée au conseil d’administration.

6.2.2 Résultats du sondage sur la satisfaction des avocats

Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité indique que le sondage a été envoyé par la voie électronique à 3 300 avocats et que 548 réponses ont été reçues (17 pour cent). Il ajoute ce qui suit :

  • Le sondage contenait des questions au sujet des services fournis par le personnel, les services en ligne, dont la facturation et le paiement, et la formation;
  • 40 % des répondants ont indiqué qu’ils souhaitaient faire davantage de travail pour l’aide juridique à l’avenir;
  • Des améliorations sont encore nécessaires dans certains domaines, comme le portail des avocats;
  • L’échelle de points utilisée sera une bonne base pour des sondages futurs.

Le président-directeur général demande qu’un sondage soit élaboré pour savoir ce que pensent les membres du personnel du comportement des avocats privés envers eux. Les résultats du sondage permettront aux intervenants de discuter des deux points de vue.

Décision

Le conseil d’administration reçoit les sondages sur la satisfaction des clients et des avocats.

6.3 Rapports sur les politiques et sur les relations externes

6.3.1 Stratégie intérimaire pour le pouvoir discrétionnaire en matière d’admissibilité financière

Le directeur général de la recherche stratégique et des politiques précise que l’admissibilité financière améliorée pourra être mise en œuvre aussi rapidement que possible. Les nouvelles lignes directrices sur les certificats, prévues à l’article 1 du Règlement de l’Ontario 107/99, dans sa version modifiée, octroieraient à AJO le pouvoir de mettre en œuvre des politiques qui dépassent les seuils de revenu établis dans le test d’admissibilité financière. Le personnel recommande :

  • La mise en œuvre immédiate de la prochaine augmentation de six pour cent;
  • Des critères additionnels d’expansion provisoire fondés sur la gravité des conséquences (c’est-à-dire l’application du test d’admissibilité financière pour des services d’avocats de service, en cas de violence familiale, d’instances de protection de l’enfance, d’infractions criminelles punissables par une peine d’emprisonnement de 14 ans ou plus, ou l’expulsion du Canada — ce que recommande le personnel) ou des groupes de clients les plus vulnérables ou ayant des besoins élevés.
Décision

Le conseil d’administration :

  • Approuve la mise en œuvre précoce, à l’échelle du conseil, de la prochaine augmentation de six pour cent aux lignes directrices sur l’admissibilité;
  • Approuve la proposition d’admissibilité financière provisoire d’AJO, autorisant l’utilisation d’un pouvoir discrétionnaire pour appliquer le test d’admissibilité financière aux services d’avocats de service pour des requérants qui font face à des conséquences graves, à condition qu’il y ait assez de fonds.

6.3.2 Expansion de l’admissibilité financière

Le directeur général de la recherche stratégique et des politiques déclare qu’en décembre 2014, le conseil d’administration s’est engagé à consacrer entre 60 et 70 pour cent des nouveaux fonds à l’expansion des services, en grande partie dans le cadre du programme des certificats. Il a été demandé au personnel de soumettre au conseil d’administration un plan détaillé contenant des estimations budgétaires. Le directeur général de la recherche stratégique et des politiques explique ce qui suit :

  • Des rôles améliorés en matière d’intervention et de médiation pourraient être bénéfiques pour les clients;
  • AJO devrait mettre l’accent sur les clients les plus vulnérables, c’est-à-dire les personnes autochtones, les victimes de violence familiale, les personnes qui ont des troubles mentaux, etc.
  • Les options d’expansion des services sont applicables dans tous les domaines du droit;
  • Les annexes incluent une liste de consultations auprès des intervenants, des options d’expansion des services et un tableau de comparaison des couvertures entre 1994 et 2015.

Un membre du conseil d’administration recommande d’ajouter un autre groupe d’intervenants, le secteur du droit de la famille, aux fins des consultations.

Décision

Présumant que le ministère du Procureur général et tous les intervenants seront consultés, le conseil d’administration :

  • A accepté le compte rendu sur l’expansion de l’admissibilité financière;
  • A approuvé la proposition et les prochaines étapes.

6.3.3 Rapport sur l’admissibilité financière des cliniques

Le directeur général de la recherche stratégique et des politiques fait rapport sur les vastes consultations auprès des cliniques juridiques communautaires (des mémoires de plus de 60 cliniques ont été reçus). Il passe en revue les trois options :

  1. Financement pour toutes les cliniques;
  2. Financement pour les 25 plus importantes cliniques avec le moins de ressources par population à faible revenu;
  3. (recommandation du personnel :) Financement pour les 12 cliniques les plus importantes qui ont le moins de ressources par population à faible revenu, et pour les besoins régionaux.

L’option 3 établit un bon équilibre à l’égard du besoin de répondre aux besoins locaux, favorise l’innovation et permet à AJO d’intervenir plus directement pour assurer que les fonds sont utilisés d’une manière stratégique. Cette option établit un fonds régional auquel chaque clinique de la province pourrait faire appel pour financer l’expansion des services dans sa région.

Décision

La majorité des membres du conseil d’administration approuve, en principe, la distribution de fonds aux 12 cliniques les plus importantes qui ont le moins de ressources par population à faible revenu, et pour les besoins régionaux. Un membre du conseil s’oppose.

6.3.4 Orientation stratégique pour les victimes de violence familiale

Le directeur général de la recherche stratégique et des politiques fait observer qu’AJO est en voie d’élaborer une stratégie globale d’amélioration des services d’aide juridique pour les clients qui ont été victimes de violence familiale. AJO a mis en place des stratégies semblables dans d’autres domaines, comme la santé mentale, la justice pour les Autochtones et les services en français.

Décision

Le conseil d’administration approuve l’élaboration d’une stratégie d’AJO pour les clients victimes de violence familiale.

6.4 Rapports conjoints de l’avocate générale et de l’équipe des politiques

6.4.1 Modifications à la Loi sur les services d’aide juridique

Le vice-président des politiques, recherches et relations extérieures indique que la Loi sur les services d’aide juridique n’a pas été modifiée depuis 1998 et que la loi ne reflète plus les activités d’AJO.

Une équipe conjointe du programme des politiques et de l’avocate générale a cerné des modifications possibles à la Loi sur les services d’aide juridique et à ses règlements.

Décision

Le conseil d’administration autorise le personnel à proposer au ministère du Procureur général d’envisager des modifications à la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique à condition que les modifications proposées soient soumises au conseil d’administration pour qu’il prenne une décision finale.