Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 5 décembre 2014

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward, (président-directeur général et membre d'office)

Membres du personnel :

David Field; Felice Lambermont; Jayne Mallin; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Nye Thomas

Invités :

Jack De Klerk et Marjorie Hiley

1. Réunions du conseil

Le conseil a adopté les procès-verbaux des réunions du 2, 3, 17, 23 et 27 octobre ainsi que du 5 novembre 2014.

2. Rapport du président du conseil d'administration

2.1 Réunions des comités consultatifs du conseil d'administration de l'automne 2014

Le mandat des membres des comités consultatifs est sur le point de prendre fin; certains membres souhaitent continuer de siéger au comité, mais d'autres préfèrent ne pas continuer. Le conseil a approuvé :

  • Une liste de personnes qui ont été proposées pour siéger au comité soit en tant que nouveau membre soit en tant que membre qui entame un nouveau mandat;
  • Une prolongation du mandat des membres des comités consultatifs de deux à trois ans;
  • Une possibilité de mandat de deux ans;
  • La nécessité de modifier le mandat des comités consultatifs pour retirer l'obligation de confidentialité à l'égard du plan d'activités.

2.2 Commuté de planification de la relève

Le président a présenté, et le conseil a approuvé, le mandat proposé de ces comités du conseil.

2.3 Autres questions

Le président a rapporté les points suivants :

  • Le président et le président-directeur général ont rencontré certains membres du conseil d'administration et le directeur général de la clinique Éducation juridique communautaire Ontario (CLEO). Ils ont apporté des éclaircissements sur la relation proposée de CLEO avec le Réseau ontarien d'éducation juridique et discuté de l'expertise de CLEO ainsi que du type de documents que CLEO peut produire pour le public;
  • Il a participé au dîner de gala des anciens présidents de la Criminal Lawyers’ Association (CLA);
  • Il s'est joint au président-directeur général d'AJO et à la procureure générale pour annoncer l'élargissement des critères financiers d'admissibilité;
  • En compagnie des dirigeants principaux des organismes du MPG, il a participé à la Journée des organismes et discuté de questions de personnel, de planification de la relève, des nominations par décret ainsi que du processus actuel de nomination, du recrutement et de la formation;
  • L'audit de l'African Canadian Legal Clinic, tel que mandaté par le Comité sur les cliniques du conseil est terminé et une ébauche du rapport sera présentée au conseil;
  • Il a engagé 517,38 $ en frais d'inscription au Symposium national sur la justice pénale qui aura lieu en janvier 2015.

3. Rapport du président-directeur général

3.1 Élargissement de l'admissibilité financière (AF)

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

  • L'importante couverture médiatique favorable sur l'élargissement de l'admissibilité financière impose la nécessité d'une mise en œuvre rapide. Le personnel est très heureux de cette mesure positive visant à élargir le service à la clientèle. Les employés sur le terrain recevront la directive d'utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour augmenter le nombre d'autorisations au-delà de six pour cent afin de progresser vers les niveaux du 1er avril 2015. Cette mesure n'entraînera pas de coûts supplémentaires du programme de certificats;
  • Les avocats de service et les cliniques continuent de fournir des services dans le cadre d'affaires où le tarif ne s'applique pas et ils peuvent avoir des critères d'admissibilité plus souples.

Les nouveautés du programme et l'élargissement de l'accessibilité ont entraîné d'importantes améliorations du service à la clientèle, mais le programme d'AF a une portée très limitée. Le personnel continue d'étudier des projets visant à combler les lacunes dans les services en raison des coupes du début au milieu des années 1990. Le président du conseil a fait état d'une réunion avec le président de la Criminal Lawyers’ Association (CLA) qui a suggéré qu'il était nécessaire de faire preuve d'un plus grand pouvoir discrétionnaire relativement à certains projets d'AJO, p. ex. : les cas où les besoins sont urgents comme les affaires de violence familiale.

3.2 Projet d'un milieu de travail sécuritaire

AJO a créé un comité pour la mise en place d'un projet de milieu de travail sécuritaire. L'objectif de ce comité est de s'attaquer aux inquiétudes ou aux circonstances qui pourraient mener à une situation similaire à celle qui existe en ce moment à la CBC. Il travaille également à la rédaction d'un message pour tout le personnel. Le Comité présentera des renseignements à jour et ses prochaines étapes au conseil.

3.3 Engagement AJO-MPG

AJO s'est acquittée de l'engagement du MPG rapidement et efficacement. Tous les bureaux des députés provinciaux ont été contactés. À ce jour, il y a eu plus de 55 réunions — toutes très positives — et 30 autres sont prévues.

3.4 Avocat principal

Les avocats plaidants principaux d'AJO servent maintenant les clients non représentés et mettent en place un mécanisme de mentorat pour les avocats moins expérimentés. Ils représentent les clients difficiles à servir qui ne peuvent trouver le soutien d'un avocat de pratique privée comme les personnes qui ont des troubles de santé mentale et celles qui ne sont pas admissibles à des services au titre d'un certificat.

Le président a demandé qu'un rapport soit produit décrivant le profil de l'emploi de ces avocats plaidants, c.-à-d., ce qu'ils font, quelle est, le cas échéant, leur charge de travail au titre d'un certificat, etc.

3.5 Parajuristes

Les membres du conseil ont fait connaître leurs inquiétudes quant à l'élargissement supposé de la portée de la pratique des parajuristes et ils ont suggéré d'élaborer une stratégie pour rejoindre les juges et les juges de la paix pour les informer des programmes d'AJO, y compris le programme de parajuristes.

Le président-directeur général a rapporté que :

  • Les fonctions des parajuristes variaient en fonction du tribunal et de la culture de chaque palais de justice;
  • Les directeurs généraux informent les magistrats des avantages du recours aux parajuristes;
  • Les avocats du secteur privé n’ont, à certaines occasions, pas très bien traité les parajuristes d'AJO; cette attitude ne sera pas tolérée;
  • Les recherches d'AJO ont montré qu'il n'est jamais arrivé qu'un employé d'AJO effectue un travail qu'il n'était pas autorisé à faire.

Un rapport complet sera présenté au conseil lors de sa prochaine réunion et une stratégie de communication sur les fonctions générales des parajuristes d'AJO détenteurs de permis ainsi que sur le projet de parajuristes de Rexdale sera élaborée.

3.6 Rapport sur le contentieux

La vice-présidente et avocate générale a présenté ce rapport. Il y a eu deux affaires dans la section « Litiges contre AJO » qui expliquent le règlement en cours de négociation.

3.7 Sujets divers

Le directeur intérimaire, Services généraux, Planification stratégique et Projets spéciaux, a donné des renseignements à jour au conseil sur l'état du programme de conventions d'honoraires, déclaré que 12 des 13 postes d'avocat principal avaient été pourvus, rapporté que des possibilités futures de convertir un avocat de service en avocat principal avaient été repérées et que le projet de pourvoir les postes d'ici 2015 était en bonne voie.

3.8 Ébauche d'une politique sur la courtoisie

La vice-présidente et directrice générale de l'administration a présenté l'ébauche d'une politique sur la courtoisie qui comprend des dispositions pour la radiation des listes d'avocats.

Les membres du conseil ont mis en cause le besoin d'une politique d'AJO sur la courtoisie puisque la conduite des avocats est déjà régie par les règles du Barreau. Ils ont fait remarquer que la majorité des plaintes en matière de courtoisie déposées au Barreau n'étaient pas traitées et que le terme « courtoisie » était trop controversé; la terminologie devrait être « politique sur le professionnalisme » ou quelque chose du genre.

Le président-directeur général a rapporté qu'AJO pouvait être tenue responsable si elle n'avait pas en place des mécanismes de protection pour son personnel dans les cas de conduite agressive envers les avocats salariés d'AJO. Un tel comportement envers un membre du personnel d'AJO peut aussi activer le processus de radiation des listes.

Le conseil approuve, en principe, une « politique sur le professionnalisme ». Le personnel rapportera les détails opérationnels de la mise en œuvre de la politique aux fins d'approbation par le conseil.

3.9 Autres questions

Le président-directeur général a rapporté que :

  • Un rapport sur l'effectif d'AJO sera présenté à la prochaine réunion du conseil;
  • Les présomptions financières du plan d’activités;
  • La modernisation a réduit considérablement le risque financier d'AJO concernant les hausses du tarif non provisionnées; on ne sait toujours pas comment ces hausses seront financées.
  • Les demandes d'accès à l'information sont à la hausse; toutes les fois que c'est possible, les documents demandés sont affichés sur le site Web d'AJO;
  • Un représentant de la CLA a affiché un avis au palais de justice de London dénigrant le rôle des avocats de service;
  • AJO collabore avec les cliniques qui font partie du projet de modernisation des cliniques de la RGT; il n'y aura pas de conséquences défavorables pour les cliniques qui ne participent pas;
  • Le sondage sur la satisfaction des clients est terminé et le rapport sera bientôt présenté au conseil;
  • Le degré de satisfaction des avocats a atteint un niveau sans précédent et la gestion des comptes des avocats donne des signes d'améliorations;
  • La procureure générale a signé le nouveau Protocole d'entente;
  • Le sous-procureur général adjoint a souligné l'approche franche et professionnelle du ministre face inquiétudes des intervenants, y compris les restrictions financières;
  • Les intervenants ont demandé au ministre d'organiser une table ronde avec les prestataires de services pour discuter de l'attribution du financement au titre de l'admissibilité financière. AJO serait heureuse de participer pourvu que les discussions se limitent à des sujets touchant le système de justice en général;
  • Les directeurs généraux des sociétés étudiantes d'aide juridique (SEAJ) ont remercié AJO pour le nouveau financement et ils ont dit que ces fonds leur permettraient d'élargir leurs activités dans le domaine du droit de la famille.

La vice-présidente et avocate générale a fait rapport sur les réformes proposées à la Loi sur les services d'aide juridique. Un rapport sera présenté au conseil expliquant les modifications recommandées par la haute direction. Un membre du conseil a suggéré d'inclure des vérifications de l'assurance de la qualité et d'étendre le rôle d'AJO dans ces vérifications.

4. Rapport des comités

4.1 Procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 5 novembre 2014.

4.2 Procès-verbal de la réunion du Comité sur les cliniques

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité sur les cliniques du 31 octobre 2014.

5. Rapports au conseil

5.1 Plan d'activités final de 2015-2016 à 2017-2018

Le président-directeur général a rapporté que les suggestions émises lors de réunions précédentes du conseil et du Comité des finances et de la vérification ont été prises en compte dans la version finale du plan d'activités.

Le vice-président, Planification stratégique et Conformité, a :

  • Fait ressortir les modifications et additions apportées au plan depuis sa dernière présentation au conseil, notamment les renseignements financiers approuvés, une synthèse au sujet de l'élargissement de l'admissibilité financière et l'existence d'un nouveau protocole d'entente avec le MPG;
  • Rapporté qu'AJO s'était fait demander de fournir un modèle à la Fonction publique de l'Ontario (FPO) pour l'aider à créer son propre plan d'activités;
  • La qualité des renseignements donnés dans l'analyse environnementale (qui selon un membre du conseil était exceptionnelle) montre l'expertise croissante de l'unité de Veille stratégique d'AJO; l'information fournie éclaire AJO lorsqu'elle prend des décisions.

Le président-directeur général a rapporté qu'à l'avenir, AJO collaborera avec d'autres organismes de services sociaux. Les directeurs généraux élaborent une stratégie de réseautage qui englobera les intervenants autres que ceux du secteur de la justice pour mieux comprendre comment les besoins fondamentaux des clients s'entrecoupent.

Autres questions discutées :

  • La Stratégie de justice applicable aux Autochtones et le programme Gladue;
  • Les progrès vers l'élargissement du tarif pour les affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille (LSEF);
  • Les prévisions en matière de dotation en personnel; une étude sur les différents moyens de répondre aux besoins quotidiens du personnel est en cours.

5.2 Les possibilités de mise en œuvre de l'admissibilité financière.

Le vice-président, Politiques, Recherche et Relations externes, a rapporté que l'annonce du budget est le résultat de dix années de travail. Il a renseigné le conseil sur les sujets suivants :

  • Des règlements ont été mis en œuvre pour fournir trois hausses des seuils d'admissibilité financière de six pour cent — le 1er novembre 2014, le 1er avril 2015 et le 1er avril 2016 — ce qui représente une hausse de 20 pour cent sur 17 mois;
  • Il pourrait y avoir d'autres améliorations à l'avenir visant à s’aligner sur la mesure du faible revenu (MFR);
  • AJO continue ses efforts pour atteindre les intervenants — par exemple le président a demandé des suggestions aux chefs de dix groupes d'intervenants;
  • Les clients nouvellement admissibles auront, par définition, un revenu plus élevé et de nouveaux services seront ajoutés;
  • La mise en œuvre doit être réalisée rapidement.

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté le Report on LAO Financial Eligibiluty Implementation, Status Update, Recommendations and Next Steps (Rapport sur la mise en œuvre de l'admissibilité financière, mise à jour sur l'état, recommandations et prochaines étapes), qui énonce les principes et recommandations proposés pour la mise en œuvre. Il a noté que :

  • Il était nécessaire de faire preuve de souplesse dans l'attribution de ces ressources;
  • Les affaires relatives aux demandes de tierces personnes (p. ex., les grands parents) relevant de la LSEF peuvent être ajoutées;
  • Les deux modèles possibles pour les cliniques et les SEAJ sont les demandes traditionnelles de financement et/ou un modèle permettant d'attribuer plus de ressources dans les régions où la population vivant dans le besoin a augmenté; le personnel recommande une approche équilibrée et sollicite les commentaires des cliniques;
  • Des idées sont mises de l'avant pour l'élargissement des services au titre d'un certificat car il y a encore un grand nombre d'inculpés non représentés;
  • Un autre rapport sur la mise en œuvre de l'admissibilité financière sera présenté à la prochaine réunion du conseil. Les points suivants seront sujets à l'approbation du conseil :
    • Un plan complet d'admissibilité financière aux services des cliniques qui comprend des estimations financières;
    • Un plan définitif d'admissibilité financière aux services des cliniques qui englobe les cliniques spécialisées;
    • Un plan d'élargissement des critères juridiques d'admissibilité à un certificat;
    • Une politique définitive en matière de pouvoir discrétionnaire;
  • Une plus grande obligation de rendre des comptes dans les rapports financiers; les nouveaux fonds seront considérés comme dépensés lorsque le certificat sera délivré;
  • AJO a commencé une analyse des capacités et des lacunes pour déterminer quels nouveaux services aideraient AJO à réaliser ses objectifs en matière d'accès à la justice;
  • AJO continue sa consultation auprès des intervenants;
  • Il y a un consensus sur les besoins en services additionnels qui pourraient être satisfaits grâce aux ressources additionnelles. Les conséquences secondaires, par exemple, comme la perte du moyen de subsitance sont une priorité des avocats du secteur privé.

Le conseil a discuté des points suivants :

  • Le besoin de démontrer que les hausses font une différence;
  • Le lien entre l'élargissement de l'admissibilité financière et les autres programmes comme la Stratégie de justice applicable aux Autochtones, la Stratégie en matière de santé mentale, les services en français, les questions de violence familiale, etc.;
  • L'attribution du financement aux cliniques;
  • Les décisions discrétionnaires dans les affaires liées à la violence familiale.

Le conseil a approuvé la directive recommandée dans le rapport LAO Financial Eligibility Implementation Status Update/Recommendations/ Next Steps.

5.3 Modernisation des cliniques de la RGT

Jack De Klerk et Marjory Hiley, chargés du projet de modernisation des cliniques juridiques de la RGT ont informé les membres du conseil de l'état du projet.