Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 4 avril 2014

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Nancy Cooper; John Liston; James McNee; Derry Millar; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Personnel :

David Field; Kirsti Mathers-McHenry; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Rod Strain

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation des conflits d’intérêts

Aucun conflit d'intérêts n'est divulgué.

3. Réunions du conseil d’administration

3.1 Divulgation proactive

Le conseil a discuté de l’absence de divulgation publique des plus récentes délibérations du conseil. La vice-présidente et avocate générale s’assurera de leur divulgation sur le site Web public d’AJO.

Le président-directeur général a indiqué que la version publique du plan d’activités d’AJO se trouvait actuellement entre les mains du ministère. Une fois approuvé, le plan sera affiché sur le site Web externe.

3.2 Décision

Les procès-verbaux des réunions du conseil des 6 et 7 février 2014 ont été adoptés.

4. Rapport du président du conseil

Le président du conseil a présenté le rapport suivant :

4.1 Mémoires de LAO LAW

Le président du conseil a reçu une lettre du juge en chef de la cour provinciale de l’Alberta dans laquelle celui-ci demande l’accès aux mémoires de LAO LAW pour les juges provinciaux de l’Alberta.

Puisque LAO LAW est essentiellement un site de recherche axé sur la défense, les avocats de la défense dans d’autres ressorts – y compris l’Alberta – peuvent déjà avoir accès au site Web LAO LAW, moyennant certains frais. Il ne faut pas permettre l’accès au site Web à d’autres fins.

4.2 Décision

Le conseil a décidé de refuser la demande du juge en chef de l’Alberta visant à obtenir l’accès aux mémoires de LAO LAW.

4.3 Nomination de la directrice générale de la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation

Décision

Le conseil a approuvé la nomination de Mary Bird à titre de directrice générale de la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation, conformément au paragraphe 22(3) de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.

4.4 Formation sur la gouvernance pour les personnes nommées au conseil

Le 24 mars 2014, James McNee et John Liston, qui sont membres du conseil, ont assisté à une réunion pilote portant sur la formation sur la gouvernance pour les personnes nommées au conseil. Ils ont indiqué qu’il y avait 4 000 représentants nommés par la province au sein de plus de 200 organismes, conseils et commissions. L’initiative de formation a été élaborée pour favoriser une meilleure compréhension des responsabilités des représentants en leur qualité de fonctionnaires et sera obligatoire pour tous les représentants nommés par la province. AJO a été reconnue comme modèle de pratiques exemplaires en gestion des risques.

Les membres du conseil ont proposé que des représentants du MPG assistent aux futures réunions du conseil et que celles-ci portent notamment sur le rôle du conseil d’AJO et sur son autonomie par rapport au ministère.

4.5 Retraite et séance de planification stratégique du conseil

James McNee, Nancy Cooper et Michelle Haigh, qui sont membres du conseil, se sont portés volontaires pour participer à la planification d’une retraite et d’une séance de planification stratégique du conseil au printemps. La retraite et la séance auront lieu hors site, conjointement avec la réunion du conseil d’administration du mois de juin.

À l’ordre du jour, il pourrait être question d’inviter un représentant qui traiterait des diverses tendances et questions au sein du gouvernement ontarien, d’interagir avec des personnes travaillant pour d’autres organismes de la fonction publique relativement à des questions d’intérêt commun et d’examiner la prestation de services d’aide juridique dans d’autres ressorts.

4.6 Événements

Le président du conseil :

  • A assisté à la réunion et la réception annuelles des intervenantes et intervenants francophones dans le domaine de la justice;
  • A accompagné du vice-président – Politiques, recherche stratégique et relations externes, a donné une présentation à la juge en chef Bonkalo et à deux juges en chef adjoints de la Cour de justice de l’Ontario; le vice-président – Politiques, recherche stratégique et relations externes rédigera une réponse aux questions soulevées;
  • A assisté à une activité de financement du Barreau visant à soutenir l’accès à la justice.

4.7 Comités consultatifs du conseil

Trois des huit réunions de comités consultatifs ont eu lieu (immigration et réfugiés; droit de la famille; services en français). Les avocats exerçant le droit de la famille sont satisfaits des nouveaux certificats de conseils juridiques indépendants.

4.8 Divulgation proactive

Le président du conseil n’avait aucune dépense à déclarer du 7 février jusqu’à aujourd’hui.

5. Rapport du président-directeur général (deuxième partie)

Le président-directeur général a présenté le rapport suivant :

5.1 Protocole d’entente (PE) AJO-MPG

Après les récentes négociations avec le MPG, les questions litigieuses qui restaient dans le projet de PE ont été réglées. AJO pourrait explorer les moyens de communiquer plus efficacement avec d’autres divisions du ministère au sujet de questions d’intérêt commun.

5.2 Affectation des nouveaux fonds

Un pourcentage de tout nouveau financement du MPG est affecté à l’administration. Cependant, le personnel précise qu’il n’est pas nécessaire de retenir la partie des nouveaux fonds de 30 millions de dollars qui est destinée aux frais d’administration des cliniques, puisque cette infrastructure est déjà en place.

Il sera nécessaire d’affecter des fonds aux frais d’administration dans le domaine du droit de la famille.

5.3 Demande de ressource de transformation présentée par l'Association des cliniques juridiques communautaires de l'Ontario (ACJCO)

L’ACJCO a demandé à AJO de financer un poste de coordonnateur pour faciliter la transformation des cliniques. La demande sera refusée parce qu’elle ne répond pas au critère de l’augmentation du service à la clientèle. Les cliniques en transition qui veulent obtenir des renseignements et de l’aide seront dirigées vers le comité de coordination des cliniques existant et le conseiller spécial sur la transformation des cliniques.

En raison d’une préoccupation générale au sujet du financement des groupes de pression en soi, le conseil a discuté des circonstances dans lesquelles AJO financerait des activités de groupes d’intervenants externes, par exemple des programmes de mentorat conjoints ou des initiatives de services directs aux clients.

Les Friends of Community Legal Clinics ont récemment envoyé au président du conseil une lettre encourageant AJO à travailler à la transformation des cliniques en collaboration avec l’ACJCO.

5.4 Rapport sur les litiges

La vice-présidente et avocate générale a présenté les faits saillants du Rapport sur les litiges, notamment des causes dans la catégorie intitulée Litiges contre AJO.

Un membre du conseil a demandé des éclaircissements sur le statut de la recommandation d’imposer une intervention réparatrice de niveau trois à une clinique juridique communautaire dans le cadre de la politique de règlement des différends. Le président-directeur général a indiqué que le rapport serait signifié à la clinique aujourd’hui et que le comité des cliniques du conseil fixerait une date d’audience dans un délai de 60 jours.

5.5 Frais de transcription des débats judiciaires

En réponse à la demande d’éclaircissements d’un membre du conseil concernant le projet de sténographie judiciaire et de transcription des débats judiciaires dirigé par le MPG, le président a précisé que les tribunaux ne feraient plus appel aux transcripteurs salariés. Les instances judiciaires seront numérisées et mises à la disposition des intéressés par un fournisseur de services indépendant. Cette initiative permettra aux parties de conclure des contrats avec leurs propres transcripteurs, ce qui devrait avoir des conséquences positives sur le plan financier.

5.6 Décision

Le conseil a reçu la deuxième partie du rapport du président-directeur général.

6. Rapports des comités

6.1 Comité des finances et de la vérification

Recommandations — budget de fonctionnement et d’immobilisations de 2014/2015

Le vice-président et DGA a présenté le budget de fonctionnement et d’immobilisations de 2014/2015. Tel qu’il a été indiqué précédemment, depuis la présentation du budget au comité des finances et de la vérification, le ministère du Procureur général (MPG) a confirmé qu’il rétablirait la réduction de trois millions de dollars par rapport au paiement de transfert de l’an dernier. Cela aura pour effet de ramener le déficit prévu de huit millions de dollars à cinq millions de dollars. Le déficit en fin d’année sera presque nul, grâce à d’autres économies réalisées au cours de l’année.

Le gouvernement fédéral continuera à accorder un financement dans le domaine du droit des réfugiés pour les trois prochaines années.

Le financement global de l’aide juridique provenant de l’Ontario n’a pas encore été déterminé, mais il devrait être très proche du montant prévu dans le budget.

Le budget de 2014/2015 tient compte d’environ 85 000 certificats.

AJO songe à renforcer ses capacités en embauchant d’autres avocats de service salariés et criminalistes chevronnés dans les régions et en réembauchant des stagiaires en droit, qui seront déployés dans tout l’organisme.

Le conseil a discuté des raisons qui expliquent les différents niveaux d’insatisfaction chez les avocats exerçant le droit criminel et le droit de la famille.

Selon un membre du conseil, les avocats de service d’Aide juridique Ontario qui sont rémunérés à la journée ont trop de travail et ne sont pas suffisamment gérés dans certains domaines. Dans de tels cas, les clients peuvent être mal desservis.

Le conseil a discuté de la corrélation entre le nombre de demandes de certificat, les taux d’acceptation et de refus, ainsi que le processus de renvoi obligatoire des avocats de service pour les demandes de certificat.

Le président du conseil a fait remarquer qu’une évaluation pourrait être effectuée pour déterminer le niveau des services Gladue que fournissent actuellement les avocats de service.

Le président-directeur général a fait rapport de ce qui suit :

  • AJO élargit actuellement le programme des avocats de service salariés, ce qui permettra d’avoir plus de temps et offrira plus de possibilités pour former les avocats de service en ce qui concerne leurs responsabilités envers leurs clients ainsi que leurs rôles et responsabilités en tant que fonctionnaires à l’emploi d’AJO;
  • Les conventions d’honoraires peuvent créer une nouvelle plate-forme pour la formation des avocats; par ex., une obligation de mentorat pourrait être incluse dans les conventions d’honoraires;
  • Le refus d’accorder un certificat n’équivaut pas nécessairement à un refus de fournir des services; le client serait dirigé vers d’autres services appropriés;
  • AJO accroît les services pour combler les lacunes qui ont été relevées dans certains domaines;
  • La question de la prestation de services à ceux qui risquent de « perdre leurs moyens de subsistance » pourrait être réexaminée;
  • Des statistiques générales sont disponibles sur les services aux clients que fournissent les avocats de service, notamment les règlements par voie de plaidoyer de culpabilité, de retrait et de déjudiciarisation;
  • Les résultats de sondage donnent à penser que les clients sont plus satisfaits des services des avocats de service que de ceux des avocats du secteur privé;
  • Une note de synthèse sur la prochaine phase de l’évolution du programme des avocats de service sera présentée au conseil; cette initiative comprendra le remplacement de la désignation d’avocat de service par un titre tel qu’« avocat d’AJO », et cette formation sera un élément critique pour l’avenir.

6.2 Décision

Le conseil a approuvé le projet de budget de fonctionnement de 2014/2015 et les estimations financières de 2015/2016 et 2016/2017.

6.3 Rapport sur les risques du troisième trimestre

Le vice-président – Planification stratégique et conformité a présenté la mise à jour sur la gestion des risques. Il y a trois nouvelles sections :

  • La santé de l’organisation, composée de facteurs relatifs aux finances, à la santé du personnel, au service à la clientèle et aux intervenants;
  • Les risques des projets liés à la mise en œuvre du plan d’activités (par exemple, l’augmentation du nombre de jours de congé de maladie et la possibilité de manquer d’espace de travail);
  • L’évaluation ascendante des risques par le personnel.

Le conseil a discuté des préoccupations exprimées par les représentants syndicaux des cliniques en ce qui concerne les fusions et leur incidence sur les syndiqués et les employés des cliniques d’une façon générale.

6.4 Décision

Le conseil a reçu la mise à jour sur la gestion des risques du troisième trimestre.

6.5 Procès-verbal de la réunion du comité des finances et de la vérification

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du comité des finances et de la vérification qui s’est tenue le 26 février 2014.

7. Rapports au conseil

7.1 Rapports sur les politiques et les relations externes

Mise à jour sur l’état d’avancement du projet des parajuristes

Le vice-président – Politiques, recherche stratégique et relations externes a fait état de la décision d’AJO de devenir un chef de file dans l’embauchage de parajuristes et de ne plus se fier exclusivement aux avocats pour fournir des services aux clients. AJO propose de former des équipes composées d’avocats, de parajuristes et d’autres membres du personnel afin de fournir des services de haute qualité de manière rentable. Certains objectifs du projet des parajuristes original ont été abandonnés au fur et à mesure que le projet a évolué.

Le directeur, Planification des services généraux et initiatives stratégiques a présenté une mise à jour — que le conseil a approuvée — sur l’orientation stratégique du projet des parajuristes. Bien qu’il y ait eu des défis et des obstacles, AJO a fait d’énormes progrès en ce qui concerne l’intégration des parajuristes aux modèles de prestation de services d’AJO.

Bien qu’AJO mette en œuvre des projets pilotes avec des collèges communautaires individuels pour familiariser les stagiaires parajuristes avec les exigences particulières du travail d’aide juridique, les lacunes sur le plan de la formation et les pénuries de parajuristes disponibles ont convaincu AJO d’assumer un rôle plus agressif. AJO lancera un programme de formation à l’échelle de la province avec tous les collèges au cours de la prochaine année, au lieu de ne travailler qu’avec quelques collèges offrant une formation de parajuriste.Un programme de parajuristes est en cours dans le domaine du droit des réfugiés où AJO fournit des services. AJO présentera à certaines cliniques juridiques communautaires une proposition de participation des parajuristes.

Le conseil a discuté de ce qui suit :

  • Les risques, notamment les préoccupations des intervenants, comme celles que les avocats du secteur privé ont exprimées au sujet de la mise en œuvre possible d’un programme de parajuristes au sein d’AJO;
  • La possibilité que les parajuristes jouent un rôle important dans le domaine du droit de la famille; encourager le Barreau du Haut-Canada à modifier son règlement, qui interdit aux parajuristes d’exercer en droit de la famille;
  • L’option de délivrer des certificats aux parajuristes (ce qui n’est pas possible – la Loi sur les services d’aide juridique prévoit que les certificats ne peuvent être fournis qu’à un avocat, mais la loi pourrait être modifiée de façon qu’il soit question de « titulaire de permis »);
  • D’autres modes de rémunération des fournisseurs de services.

Décision

Le conseil a reçu la mise à jour sur le projet des parajuristes et a approuvé l’orientation stratégique.

7.2 Rapports conjoints de l’avocate générale et du service des politiques et des relations externes

Mise à jour sur le protocole d’entente (PE) AJO-MPG

Le président-directeur général a diffusé l’ébauche définitive du MPG du protocole d’entente AJO-MPG, datée du 2 avril 2014, afin que le conseil puisse l’examiner. Le conseil a approuvé l’ébauche.

Le président-directeur général a remercié la vice-présidente et avocate générale, le vice-président – Politiques, recherche stratégique et relations externes et le conseiller en politiques pour les efforts exceptionnels qu’ils ont déployés dans le cadre des longues négociations.

Le conseil s’est penché sur la question de savoir si le nouveau PE était susceptible d’améliorer les voies de communication entre le MPG et AJO. Il a aussi discuté des effets possibles du PE sur l’interaction du MPG avec les groupes d’intervenants dans le domaine de la justice.

Décision

Le conseil a approuvé l’ébauche définitive du protocole d’entente entre Aide juridique Ontario et le ministère du Procureur général datée du 2 avril 2014.

7.3 Rapports sur les services généraux

Mise à jour sur les nouveaux fonds destinés aux projets en droit de la famille et dans les domaines relevant des cliniques

Le vice-président et DGA a souligné que le nouvel investissement total s’élevait à 30 millions de dollars (10 millions de dollars par année pendant trois ans), et il a précisé ce qui suit :

  • AJO établira un processus de demande de financement des projets pour les cliniques et d’autres organismes communautaires;
  • Il y aura une série de critères rigoureux pour l’approbation du financement;
  • Dans le domaine du droit de la famille, les critères d’investissement comprennent des initiatives visant à réduire considérablement le nombre de clients non représentés devant les tribunaux;
  • Les projets à l’étude comprennent le soutien et la promotion de la médiation, la fourniture de conseils juridiques indépendants en matière de médiation, la fourniture de conseils juridiques sommaires, ainsi que l’élargissement des centres de services de droit de la famille;
  • Les propositions prévoient un recours minimal au personnel et un plus grand nombre de contrats avec les avocats du secteur privé;
  • AJO consulte actuellement les avocats exerçant le droit de la famille partout dans la province.

Le directeur, Planification des services généraux et initiatives stratégiques a souligné ce qui suit :

  • Les principaux objectifs comprennent notamment l’accès rapide aux renseignements et aux conseils, un plus grand nombre de services de représentation, ainsi que le règlement consensuel des différends;
  • L’initiative vise à améliorer les résultats pour les victimes de violence familiale et d’autres groupes vulnérables;
  • Le programme doit être mesurable et durable à la fin de la période de financement de trois ans.

Le conseil a discuté des exigences informatiques pour le dialogue en direct et les médias sociaux.

Décision

Le conseil a reçu la mise à jour sur les nouveaux fonds.

7.4 Rapports sur la planification stratégique et la conformité

Rapport sur le tarif pour causes complexes

Le conseil a discuté du tarif pour causes complexes. Le directeur des renseignements d’entreprise et des statistiques a présenté des statistiques préliminaires indiquant que les avocats inscrits à la liste du TCC ne parviennent pas à régler leurs causes avec moins d’efforts ou de façon plus rapide.

Tendances sur le plan des services d’aide juridique en droit criminel

Le vice-président – Planification stratégique et conformité a présenté une analyse sur les services d’aide juridique en droit criminel. L’analyse a pour objectif de situer les statistiques externes par rapport aux activités d’AJO, de comprendre les raisons de la baisse du nombre de certificats délivrés et de savoir comment cette baisse pourrait se rapporter ou non à ce qui se passe au sein des tribunaux.

Les statistiques disponibles indiquent notamment ce qui suit :

  • Les services aux clients améliorés fournis par les avocats de service n’ont qu’une incidence minimale sur le nombre de certificats;
  • Le nombre d’accusations contre les jeunes a chuté considérablement;
  • Un plus grand nombre de services sont offerts aux Autochtones;
  • Les accusations criminelles semblent être à la baisse sur le plan international.

Le conseil a discuté de l’augmentation du nombre de règlements par voie de déjudiciarisation et de retrait dans le cadre de l’initiative Justice juste-à-temps.

AJO continuera à surveiller la situation et fera rapport au conseil.

Décision

Le conseil a reçu les rapports sur la planification stratégique et la conformité.

7.5 Séance à huis clos

Examen final du rendement du président-directeur général pour 2013/2014.