Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 7 février 2014

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Personnel :

Janet Budgell; Mary-Ann Cocchetto; Charles Lafortune; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Aneurin Thomas

1. Conflits d’intérêts

Les membres du conseil Michelle Haigh (conseillère du Barreau du Haut-Canada) et Derry Millar (associé à la Fédération des ordres professionnels de juristes) ont déclaré un conflit d’intérêts en ce qui concerne la proposition d’agrément de Trinity Western University Law School.

2. Évaluation du rendement du conseil

La vice-présidente et avocate générale a mené une évaluation du rendement du conseil et préparera un rapport sur les réponses verbales à des questions précises. Le président communiquera par téléconférence individuellement avec les membres du Conseil d’administration quand ils auront terminé le sondage annuel individuel d’auto-évaluation des membres du conseil.

3. Adoption des procès-verbaux de rencontres du conseil d’administration

Les procès-verbaux des rencontres des 5 et 6 décembre 2013 ainsi que du 20 janvier 2014 ont été adoptés.

4. Rapport du président

Le président a souhaité la bienvenue au membre du conseil John Liston, qui s’était absenté pour enseigner au Japon. Le président a aussi soumis des rapports sur ce qui suit :

4.1 Activités

Le président et le directeur général ont rencontré le groupe parlementaire provincial. Ils ont eu un entretien long et productif avec le procureur général, le sous-ministre et le sous-ministre adjoint.

Le président a participé aux événements suivants :

  • Lancement de la Stratégie en matière de santé mentale d’AJO au Parkdale Activity Recreation Centre (PARC; centre de loisirs Parkdale);
  • Colloque sur la réinvention de la justice pénale portant sur la confiance de la population dans le système de justice criminelle; il a fait remarquer que les conférences antérieures sur les libérations sous caution et les questions de santé mentale étaient plus directement liées au travail d’AJO;
  • Participation sur invitation seulement à un colloque du Comité national d’action sur l’accès à la justice pour faire suite au rapport Cromwell sur l’accès à la justice, suivi d’une rencontre des délégués ontariens pour discuter de la formation d’un comité provincial de mise en œuvre; AJO sera heureuse d’y participer; le Barreau a indiqué qu’il allait jouer un rôle de leader et présenter une proposition à sa collation des grades dans un avenir rapproché;
  • Réception du Barreau en hommage au premier président du conseil d’administration d’AJO, l’honorable Sidney B. Linden, à l’occasion de son retrait de la magistrature.

4.2 Planification de la succession du président-directeur général

Ceci a été discuté à huis clos à la retraite du conseil de 2013. Le président-directeur général a présenté des propositions et les étapes qui permettront d’assurer une transition ordonnée et sans faille :

  • Le conseil établira un comité de planification de la succession;
  • Le président, en consultation avec le conseil, se chargera de la composition de ce comité;
  • Le président sera autorisé à faire appel à des conseillers professionnels de l’extérieur pour aider le comité.

4.3 Comités consultatifs

Le président a présenté le rapport sur les rencontres d’automne 2013 du Comité consultatif du conseil d’administration et les procès-verbaux du Comité. Sur recommandation du personnel, l’analyse du contexte et les discussions de planification stratégique auront lieu pendant les rencontres du printemps du Comité consultatif. Ceci donnera assez de temps pour intégrer les priorités stratégiques au processus de planification organisationnelle. Les rencontres d’automne du Comité consultatif auront lieu plus tôt qu’à l’habitude et comporteront des discussions sur les initiatives proposées dans l’ébauche de plan opérationnel.

4.4 Guide à l’intention des conseils d’administration des organismes du gouvernement

Le ministère des Services gouvernementaux a élaboré et publié un cadre relatif à la gouvernance et aux personnes nommées des conseils d’administration. Il a été affiché pour examen sur le portail du conseil d’administration.

4.5 Retraite du conseil et séance de planification stratégique

Dans le cadre de son rapport sur la retraite du conseil, le président :

  • A passé en revue des suggestions de pratiques exemplaires, y compris l’ajout d’une séance à huis clos à la fin de chaque ordre du jour d’une rencontre du conseil;
  • A indiqué que le rapport de Deloitte, L’efficacité du conseil d’administration d’un ONBL : un catalyseur de valeur, va être affiché sur le portail du conseil d’administration;
  • A résumé l’analyse des forces, faiblesses, possibilités et risques;
  • A demandé si les activités de la retraite du conseil avaient répondu aux attentes et s’il fallait offrir au conseil de vastes possibilités de formation ou encore de la formation sur les questions actuelles.

4.6 Divulgation proactive des dépenses

Le président a divulgué les dépenses de la retraite et de la séance de planification stratégique du conseil.

5. Rapport du président-directeur général (deuxième partie)

5.1 Avocats principaux d’AJO

AJO engage 10 avocats principaux dans les régions. Le recrutement est interne pour le moment, mais s’étendra à l’extérieur si nécessaire.

5.2 Conventions d’honoraires

AJO planifie un projet pilote portant sur les conventions d’honoraires. Si le conseil approuve, AJO adoptera des conventions d’honoraires dans un proche avenir. Ces conventions d’honoraires permettront aux avocats de bénéficier d’un flux net de trésorerie positif et connu ainsi que de contrôler la gestion de leur charge de travail.

5.3 Examen du remboursement des frais de déplacement et des dépenses du personnel

L’examen a permis de conclure qu’on se conforme en général au cadre de contrôle.

5.4 Résultats d’un sondage des services des communications et des politiques auprès du personnel

Généralement, les employés ont confiance en les services qu’ils offrent aux clients et soutiennent la modernisation. Ils vivent une certaine fatigue du changement, ils sentent le besoin de s’exprimer franchement devant les autorités et veulent avoir un plus grand rôle à jouer dans le processus de décision de haut niveau.

Le comité de la haute direction formule une réponse. Les vice-présidents tenteront de déterminer quelles initiatives peuvent être différées ou retardées pour réduire le facteur fatigue. Aussi, de nouveaux forums seront établis pour permettre aux chefs de service de communiquer directement avec le directeur général de manière régulière.

5.5 Conseiller principal de l’extérieur

On a fait appel à un ancien sous-procureur général pour conseiller le directeur général et la haute direction et leur donner des opinions concernant des projets précis d’AJO.

5.6 Nouveau financement pour la modernisation des cliniques

AJO a reçu un grand nombre de demandes de subvention non renouvelables pour des projets visant à renforcer la capacité des cliniques communautaires et juridiques, y compris une demande de l’ACJCO concernant un coordonnateur de la modernisation. Les décisions seront annoncées prochainement.

5.7 Mesures de rendement des cliniques

Le projet avance. Des questions précises font toujours l’objet de discussions : élaboration de mesures tenant compte de la valeur du travail systémique, des services à la communauté et de l’éducation juridique ainsi que l’élaboration de mesures de coûts par cause.

5.8 Processus de paiement des avocats

Les temps d’exécution des paiements aux comptes des avocats se sont améliorés considérablement.

5.9 Projet de gestion des listes des avocats

Certains aspects du projet de gestion de la liste des avocats sont temporairement mis en veilleuse parce qu’ils demandent trop de travail dans les districts. Pour le moment, la gestion de la liste des avocats ne se fera que si des risques sont identifiés.

5.10 Discussion du conseil

Le conseil a discuté et a entendu des réponses du directeur général ou du président sur les sujets suivants :

  • Les nominations au conseil;
  • Le processus de prise de décision en ce qui a trait aux nouvelles demandes de fonds pour les cliniques et autres organismes; les membres du Comité exécutif de gestion prendront les décisions dans la prochaine semaine et feront rapport au conseil;
  • Les progrès du protocole d’entente MPG / AJO
  • Un problème récent dans un des tribunaux éloignés et accessibles par avion seulement; Nishnawbe-Aski Legal Services collabore avec la collectivité et un juge principal régional pour résoudre le problème;
  • Le protocole d’entente entre AJO et les cliniques; le président-directeur général a évoqué les relations de travail plus positives entre AJO et les cliniques ainsi que la lancée que connaît la modernisation des cliniques;
  • La requête de la Trinity Western University Law School d’être reconnue comme école de droit. Le conseil a décidé que la défense des droits de cette nature n’était pas adéquate pour AJO en l’occurrence.

6. Rapports des comités

6.1 Audiences du comité des cliniques

Le conseil a annulé sa décision concernant le financement d’une clinique précise et poursuivra sa surveillance.

7. Rapports au conseil

7.1 Rapport sur le cadre de rémunération

La vice-présidente et DGA a présenté ce rapport. Elle a souligné que :

  • Le cadre proposé répond aux pressions en faveur d’une augmentation des niveaux de rémunération qui sont faibles en comparaison à d’autres organismes du secteur public;
  • La rémunération à AJO doit se faire le reflet d’une culture d’excellence, plus de services directs sont offerts aux clients et de plus hauts niveaux de compétences et de spécialisation sont nécessaires;
  • Les cadres proposés sont modestes et AJO les financera par l’intermédiaire d’économies et d’investissements internes, non pas à l’aide de nouveaux fonds gouvernementaux;
  • Des tentatives antérieures d’augmentation de la rémunération ont été stoppées par la Loi de 2010 sur les mesures de restriction de la rémunération dans le secteur public;
  • AJO a consulté le personnel et les comités de la Stratégie pour les ressources humaines.

Le conseil a abordé les réactions médiatiques négatives possibles concernant toute augmentation des salaires dans le secteur public. Le président- directeur général a souligné que les communications concernant l’insuffisance du cadre actuel et la modestie des augmentations proposées seront claires.

Le conseil a approuvé la mise en œuvre immédiate du nouveau cadre de rémunération et des améliorations au régime de retraite et a autorisé le président-directeur général à établir les augmentations salariales pour 2014-2015 dans les limites des contraintes imposées par la province de l’Ontario.

7.2 Projet de mise à niveau de PeopleSoft

La vice-présidente et DGA a indiqué que Deloitte s. r. l. était le soumissionnaire retenu dans la DP d’AJO visant à mettre à niveau PeopleSoft ainsi qu’à maintenir les systèmes opérationnels et de TI à jour. Elle a abordé les coûts de mise à niveau des deux composantes de PeopleSoft, le système gérant les finances et celui gérant les certificats. Elle a fait remarquer qu’AJO pourrait réduire les coûts en recourant à une solution commerciale prête à utiliser et que le personnel cherchait à déterminer les coûts d’autres services. Une diligence raisonnable a été appliquée et AJO peut commencer la mise en œuvre de la partie A des mises à niveau proposées.

Le conseil a approuvé l’attribution du contrat à Deloitte, à condition qu’AJO négocie avec succès la partie A de la mise à niveau de PeopleSoft Financials, et a autorisé le président et directeur général à signer le contrat.

7.3 Changement d’image de l’avocat de service

Le conseil s’est demandé si le titre « avocat de service » reflétait adéquatement les compétences de ces avocats.

7.4 Rapport sur l’augmentation du financement de la rémunération dans les cliniques

La vice-présidente et DGA a présenté ce rapport. Le personnel a recommandé une augmentation d’équité salariale d’un pour cent ainsi qu’une augmentation d’un pour cent du financement de la rémunération pour l’année financière 2013-2014. Le conseil a approuvé.

7.5 Rapports concernant les politiques et les relations externes

Rapport d’octobre 2013 du Comité national d’action sur l’accès à la justice, Access to Civil and Family Justice : A Roadmap for Change (en anglais seulement; rapport Cromwell; accès à la justice civile et familiale; feuille de route du changement).

Le vice-président, politiques, recherche et relations extérieures a présenté ce rapport.

Selon le directeur général, politiques et recherche stratégique, ce rapport traite de thèmes et contient des recommandations sur lesquels AJO travaille depuis un certain temps : continuum de services d’AJO, services de résolution précoce, prévention, éducation juridique communautaire, déjudiciarisation, triage / accueil, conseils juridiques sommaires, carrefours de services, etc. Les nouveaux investissements d’AJO dans le domaine du droit de la famille en font le participant le plus novateur dans le réseau de justice familiale de l’Ontario. Le conseil a discuté de la possibilité de rendre la médiation familiale obligatoire et d’offrir une formation spécifique aux médiateurs dont les clients peuvent avoir des problèmes de santé mentale et de violence familiale.

Le conseil sera informé régulièrement de ce qu’AJO fait pour s’aligner au rapport Cromwell.

7.6 Rapports de l’avocate générale

Rapport sur le Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC)

Ce rapport présenté par la vice-présidente et DGA, comprend des renseignements concernant la DP d’AJO, ses deux options de SGIC, c’est-à-dire modifier le système du Centre d’assistance juridique en matière de droits de la personne ou opter pour une solution toute faite sur le marché. Le rapport contient aussi les trois soumissions reçues par AJO.

NetDexterity, une société canadienne qui connaît les activités d’AJO, a obtenu le plus grand nombre de points. Le personnel a recommandé d’accorder le contrat à NetDexterity à condition que les négociations des exigences du logiciel mènent à une entente se situant à l’intérieur des paramètres budgétaires d’AJO. Le conseil a autorisé le président-directeur général à signer le contrat.

7.7 Conventions d’honoraires

Le président-directeur général a indiqué que les conventions d’honoraires :

  • Offrent à AJO un moyen supplémentaire de s’acquitter de son mandat qui consiste à répondre aux besoins des clients et des fournisseurs de services;
  • N’engendrent pas de coûts pour AJO, les paiements étant basés sur des moyennes historiques;
  • Réduiront l’administration et créeront une relation avec les fournisseurs de services plus basée sur la confiance sans sacrifier la surveillance continuelle d’AJO.

À ce stade précoce, il semble que les fournisseurs de services sont enthousiastes.

Le directeur général, bureau provincial de gestion des causes a fait remarquer que :

  • Bien qu’il y ait plusieurs avantages pour les avocats et les clients, il y a des risques, par exemple des points de vue de l’optimisation des ressources et de la qualité des services tout au long de l’exécution du contrat;
  • AJO continuera de demander les registres de la Cour pour comparer les dépenses aux factures;
  • Des chefs de service seront affectés directement à ce dossier;
  • Il s’agit d’un projet pilote de trois ans (le cycle de vie moyen d’un certificat);
  • Des négociations étaient en cours avec de firmes et des propriétaires uniques.

Le conseil a approuvé l’entente de services du programme de conventions d’honoraires.

7.8 Rapport sur les conseils juridiques indépendants

La vice-présidente et DGA, qui a présenté ce rapport, a expliqué qu’AJO collabore avec les avocats de pratique privée afin de réduire le nombre de clients non représentés devant les tribunaux par l’intermédiaire de conseils juridiques indépendants. À l’heure actuelle, on estime que 70 pour cent des plaideurs dans les tribunaux de la famille ne sont pas représentés. AJO a alloué les deux tiers des fonds de la nouvelle initiative de trois ans au droit de la famille et remboursera les avocats par l’intermédiaire du système de paiement des avocats de service.

Le vice-président, région sud-ouest, a indiqué ce qui suit :

  • Investissement en argent dans le soutien aux services de médiation; le lancement du projet pilote proposé aura lieu dans 11 lieux à volume élevé, utilisant un seuil d’admissibilité moins rigide correspondant au test d’admissibilité à une conférence en vue d’un règlement amiable;
  • Le processus de consultation confirme qu’AJO a tenu les associations d’intervenants et le MPG pleinement informés;
  • Le coût annuel et le fait que le programme est flexible;
  • Le fait qu’une stratégie de communication, des mesures de rendement ainsi qu’un moyen de faire rapport sur les effets du nouvel investissement sont en cours d’élaboration.

Le projet pilote concernant les conseils juridiques indépendants soutenu par le financement de nouvelles initiatives en droit de la famille a été approuvé.