Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 5 décembre 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d'administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; James McNee; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d'office);

Membres du personnel :

David Field; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing

1. Rapport du président du conseil d'administration

1.1 Sommet sur la Justice de la Nation Nishnawbe Aski (NNA) à Thunder Bay

Le président a assisté à ce sommet de trois jours et a prononcé un discours lors du souper. Le sommet était particulièrement instructif et a permis de cerner les problèmes des communautés autochtones dans le Nord. Accompagné du président-directeur général et de membres du personnel d'AJO, il a également rencontré :

  • Le doyen de la faculté de droit de l'Université Lakehead pour discuter des prochaines étapes de la mise en place d'une société étudiante d'aide juridique (SEAJ);
  • L'honorable Frank Iacobucci pour discuter de questions relatives à l'aide juridique; le comité formé pour mettre en application les recommandations du Rapport Iacobucci est informé de l'intérêt et du soutien d'AJO.

1.2 La SEAJ de Kingston

Le président, le vice-président d'AJO de la région du Nord et de la région du Centre et de l'Est, le doyen William Flanagan et les directeurs de programme de la SEAJ de Kingston se sont rencontrés pour discuter des nouvelles initiatives.

1.3 Prix Sidney-B.-Linden et autres récompenses

Le président et M. Flanagan, doyen de la Faculté de droit de l'Université Queen étaient les hôtes de la cérémonie de remise du prix Sidney-B.-Linden du 27 novembre 2013. Fergus J. « Chip » O’Connor a remporté le prix pour sa vaste contribution au le domaine du droit carcéral.

Le comité de sélection du prix Sidney-B.-Linden a suggéré de mettre en place des prix additionnels pour les prestataires de services internes et externes. Le président-directeur général sollicitera des conseils auprès de la fonction publique de l'Ontario et d'autres organismes et présentera une liste de choix possibles au conseil d'administration aux fins d’examen.

1.4 Comités consultatifs du conseil d'administration de l'automne 2013

Les réunions des comités consultatifs de l'automne 2013 ont pris fin. Les membres des comités ont échangé des commentaires et idées intéressants et constructifs. La conseillère spéciale en matière de transformation des cliniques a présenté des observations positives au comité consultatif en droit des cliniques sur l'état actuel de la transformation des cliniques; elle a notamment évoqué l'accord-cadre signé avec seize cliniques de la région du grand Toronto (RGT). Elle a également rapporté que 82 pour cent des cliniques se sont volontairement engagées dans une forme de transformation, malgré les tensions dans la relation entre AJO et l'Association des cliniques juridiques communautaires de l'Ontario (ACJCO).

1.5 Information relative au caucus

Le président du conseil d'administration et le président-directeur général informeront le caucus provincial la semaine prochaine.

2. Rapport du président-directeur général

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

2.1 Personnel

Tracy Roll, la directrice générale du district de Thunder Bay est soudainement décédée cette semaine.

2.2 Sommet sur la Justice de la Nation Nishnawbe Aski (NNA)

Le Sommet sur la justice de la NNA s'est avéré particulièrement utile dans la construction d'une relation positive avec les communautés autochtones du Nord.

2.3 Stratégie de justice en matière de santé mentale

La Stratégie de justice en matière de santé mentale d'AJO a été publiée. Les représentants du Bureau du premier ministre et du ministère du Procureur général ont formulé des commentaires positifs.

2.4 Transformation des cliniques

AJO a signé un accord-cadre qui engage les 16 cliniques de la RGT à effectuer des initiatives de transformation. L'accord-cadre prouve le soutien d'AJO aux efforts de restructuration des cliniques et toutes les économies réalisées seront réinvesties dans les services aux clients. Les accords d'AJO sont conclus avec les cliniques et non pas avec l'ACJCO, les discussions ont donc eu lieu pour la plupart avec des cliniques individuelles.

Les cliniques spécialisées travaillent sur un projet de collocation et d'autres cliniques sont impliquées dans des discussions relatives à la centralisation.

2.5 Convention d’honoraires pour les avocats du secteur privé

L'ébauche d'une convention d’honoraires pour un cabinet d'avocat de la RGT est presque achevée.

2.6 Gestion du bassin d’avocats

Le Comité sur la gestion du bassin d'avocats se réunit périodiquement pour discuter, entre autres, de la rémunération des avocats. À la suggestion du Comité, AJO a reformulé la proposition de rémunération des avocats — tout en maintenant les coûts au même niveau pour l'organisme — comme suit :

  • Hausse du salaire minimum à AJO pour qu'il soit égal au salaire minimum au MPG;
  • Hausse du salaire maximum à AJO pour qu'il soit égal au salaire maximum dans les cliniques (un pas dans la bonne direction bien qu'il soit encore inférieur au salaire maximum au MPG).

La vice-présidente et avocate générale a apporté des commentaires sur les autres suggestions du Comité sur la gestion du bassin d'avocat, notamment des meilleures possibilités de carrières. Elle a aussi mentionné les efforts déployés pour informer tous les avocats d'AJO du travail du Comité et de l'intention d'AJO d'améliorer leur situation le plus tôt possible.

Le conseil d'administration a évoqué :

  • Les raisons de la réduction des mesures d'intervention, notamment certains services par des personnes autres que des avocats, la déjudiciarisation, Justice juste-à-temps, la réduction du nombre d'accusations, etc.
  • Les allégations de discrimination à l’égard des femmes évoquées par le Comité organisateur et la réputation d’AJO en tant qu’employeur;
  • Une hausse des coûts estimée à 8 millions de dollars sur trois ans pour financer le nouveau cadre de la rémunération.

2.7 Contrôles judiciaires en droit des réfugiés

En ce moment, c'est aux avocats, individuellement, qu'il revient de développer et financer les demandes de contrôle judiciaire. AJO ne rembourse les avocats que lorsque la demande est acceptée.

Selon des recherches internes, à cause de cette approche, certains clients admissibles peuvent ne pas être servis. Le Bureau du droit des réfugiés (BDR) d'AJO entreprendra provisoirement de faire ce travail et AJO mènera une consultation auprès des avocats du secteur privé. Les coûts d'une telle mesure ne seront pas importants. Cette question sera présentée au conseil pour qu'il en approuve les prochaines étapes.

2.8 Violation de la vie privée

Il y a eu récemment à AJO quelques cas mineurs de violation de la vie privée, principalement causés par l'erreur humaine. La politique d'AJO est de rapporter immédiatement toute violation significative au Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. AJO a informé à nouveau le personnel des procédures adéquates.

2.9 Divulgation proactive

Le président-directeur général a présenté le relevé de ses dépenses d'affaires pour le troisième et le quatrième trimestre.

3. Rapports

3.1 Comité des finances et de la vérification

Le conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 13 novembre 2013.

3.2 Plan d'activités de 2014-2015

Le vice-président à la Planification stratégique et à la Conformité a présenté la plus récente ébauche du plan d'activités de 2014-2015 qui est une mise à jour de la version que le conseil a adoptée. Il comprend maintenant les priorités régionales et toutes les propositions d'affaires soumises au procureur général dans le modèle approuvé par la FPO.

La discussion a aussi porté sur les points suivants :

  • Le personnel de l'ensemble de la province ainsi que le Comité sur la gestion du bassin d'avocats ont pris connaissance du plan d'activités; Une version du plan des activités destinée à la publication sera rédigée.
  • Les questions importantes sont l'espace de travail et la manière de répondre à la demande accrue de services en raison de l'élargissement de l'admissibilité. La fracture numérique demandera bientôt l'attention; la manière dont AJO peut procurer des services à ses clients par appareil mobile en ayant recours à la nouvelle technologie sera étudiée.
  • Le président du conseil peut réviser le plan d'activités après qu'il aura été approuvé par le conseil.
  • Les données statistiques présentées dans le plan d'activités sur l'augmentation de la représentation démesurée des Autochtones dans le système de justice donnent lieu à des inquiétudes. AJO devrait assumer un rôle de chef dans le développement d'une approche holistique pour s'attaquer à cette question.

3.3 Projet parajuriste

La mise à jour du projet parajuriste a été déposée.