Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 20 juin 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai; Nancy Cooper; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Membre du personnel :

Sue McCaffrey

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgé.

3. Rapport du président du conseil d’administration

3.1 Prestation des services du domaine de pratique des cliniques

Le président du conseil et le président-directeur général ont rencontré le procureur général et des membres de son ministère pour discuter du plan stratégique d’AJO concernant la prestation des services du domaine de pratique des cliniques. Aucune objection au plan n’a été soulevée.

Le président du conseil a rencontré les doyens des facultés de droit de l’Ontario. Ils se sont penchés sur l’impact du plan stratégique d’AJO sur les sociétés étudiantes d’aide juridique (SEAJ). Le président a suggéré que les SEAJ adoptent l’esprit d’innovation et d’expérimentation qui inspire le plan même si ce dernier ne concerne pas directement leurs activités. La suggestion a été bien accueillie.

3.2 Comités consultatifs

Sept comités consultatifs du conseil se sont rencontrés dernièrement. Le président du conseil a salué le travail d’Heather Morgan, de Nye Thomas et de Rod Stain pour préparer la documentation et pour atteindre les nouveaux membres des comités. Il a signalé que les échanges lors des réunions des comités consultatifs étaient de qualité, intéressants et très utiles.

3.3 Nominations au conseil

Le président a fait rapport de ses efforts au sujet des nominations pour remplir les deux postes vacants au conseil d’administration.

3.4 Réunions

Le président du conseil, accompagné du président-directeur général, a rencontré le conseiller en politiques du Bureau de la première ministre pour discuter des nominations au conseil, de l’absence d’une vision intégrée pour le secteur de la justice ainsi que des progrès d’AJO vers la réalisation du plan stratégique. Le conseiller en politiques était d’accord sur la nécessité de s’attaquer à l’admissibilité financière. AJO avait antérieurement discuté de ces sujets avec le premier ministre de l’époque.

Le président a également assisté à la cérémonie d’assermentation de quelques juges et à une gamme de réunions dont la plus remarquable a été la réunion de l’International Legal Aid Group (ILAG) à la Haye, portant sur l’aide juridique en périodes difficiles, avec l’approbation du procureur général. Les sujets communs aux participants comprenaient les services des lignes d’assistance, le dégroupement des services, les défis en droit de la famille, les contraintes financières et le recours à la technologie pour la prestation des services. Les membres du conseil pourront avoir accès à la documentation par le biais d’un lien au site Web d’ILAG.

3.5 Dépenses

Le président du conseil a engagé des frais de 441,89 $ pour se rendre à Frédéricton pour la réunion de l’Association des régimes d’aide juridique. Il a reçu d’Air Canada un crédit d’un montant égal car il ne peut pas participer à cette réunion en raison d’un conflit d’horaire.

3.6 Décision

Le conseil a reçu le rapport du président du conseil.

4. Rapport du président-directeur général

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

4.1 Réunions

Le président-directeur général a participé à la réunion annuelle de l’Association du Barreau canadien qui mettait l’accent sur l’accès à la justice. Le juge Cromwell de la Cour suprême du Canada a entrepris d’accroître la visibilité de la question. Au cours de la réunion, le président-directeur général a rencontré le personnel du Bureau du vérificateur général de l’Ontario et des représentants du MPG.

Le président-directeur général a participé à une réunion avec Lanark County Law Association à Pembrooke pour présenter le plan stratégique d’AJO à un auditoire qui était peu au courant de l’aide juridique actuelle. Il a suggéré qu’il incombait à AJO d’améliorer l’efficacité de ses communications avec les groupes d’intervenants comme celui-là. L’Association lui a remis un cadeau qu’il a refusé, conformément aux principes relatifs aux conflits d’intérêts du secteur public.

4.2 Hommage à Chris Bentley

Le président-directeur général a participé à l’hommage rendu à l’ancien procureur général Chris Bentley, à London. M. Bentley a parlé de l’aide juridique et de l’augmentation du financement à AJO en termes très positifs.

4.3 Embauches récentes

Kathleen Murphy l’ancienne chef de cabinet de M. Bentley s’est jointe à AJO en tant que conseillère principale aux politiques.

Aileen Page s’est jointe à AJO en tant que conseillère à temps partiel au Bureau de l’avocate générale.

4.4 Mise à jour au sujet du budget et des certificats

Le président-directeur général a passé en revue la situation d’AJO par rapport au budget, notamment le nombre de certificats qui au total est inférieur au nombre estimé.

4.5 Rencontre avec le personnel du ministère de la Procureure générale (MPG)

Le président-directeur général a rencontré le personnel du MPG pour discuter de questions relatives aux cliniques, y compris les suivantes :

  • Le fait qu’AJO a emprunté sur ses revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario pour donner le temps aux cliniques de procéder à des transformations et pour éviter une coupe du budget des cliniques de 5 millions de dollars;
  • L’attribution à AJO d’un financement unique de 30 millions de dollars sur trois ans pour les services en droit de la famille (80 pour cent) ainsi que pour les services des cliniques et des SEAJ (20 pour cent) - ce qui reflète la structure de financement d’AJO. Le Ministère a approuvé l’attribution du nouveau financement aux services en droit de la famille, aux carrefours, aux cliniques, à la stratégie en matière de santé mentale, à la Stratégie de justice applicable aux Autochtones et à la modernisation des cliniques;
  • Une réduction du financement de base d’AJO de 3,5 millions de dollars qui entraînera une réduction du budget des cliniques de 1 million de dollars; le Ministère a noté qu’il se pouvait qu’il modifie la réduction du financent qui passerait de 3,5 à 2,5 millions de dollars pour aider AJO à maintenir le budget des cliniques (ce qui signifie qu’il y aurait une coupe de 2,5 millions de dollars à tous les autres postes budgétaires)
  • L’attribution de 20 pour cent du nouveau financement de 30 millions de dollars signifie que les cliniques dans l’ensemble verront leur financement augmenter.

Le conseil a discuté des économies qui pourraient être réalisées par l’entremise de plans d’économies administratives par les cliniques et a entrepris des discussions préliminaires sur les effets des changements suggérés sur la réduction du paiement de transfert. Le conseil a accepté de continuer la discussion lors de la séance du lendemain matin.

4.6 Cliniques juridiques communautaires

Un problème relié à l’équité salariale est survenu au West Toronto clinic et la clinique est en train de le régler.

4.7 Mesures du rendement

Le président-directeur général a passé en revue le rapport du rendement des services généraux et le rapport trimestriel sur l’effectif. Les nouvelles classes d’employés amélioreront la gestion du ratio de l’effectif, qui est de 1 pour 8,9 en ce moment, car AJO n’aura plus besoin d’avoir recours à la classe des gestionnaires pour rémunérer adéquatement les employés qui occupent des postes spécialisés.

4.8 Criminal Lawyers’ Association (CLA)

Dans une réunion avec Anthony Moustacalis, la CLA et AJO ont échangé des idées similaires sur la question de l’admissibilité financière et les avantages potentiels pour les avocats qui acceptent des certificats.

4.9 Comité de la haute direction élargi

L’atmosphère chez les gestionnaires d’AJO continue d’être positive. Ceux-ci ont pris en charge les initiatives d’AJO.

4.10 Transformation des cliniques

La réponse des cliniques au plan stratégique d’AJO sur les services relevant du domaine de pratique des cliniques englobait les commentaires faits par l’ACJCO sur CBC et ceux émis par la professeure Mary Jane Mossman lors de l’assemblée générale annuelle de l’ACJCO.

Les cliniques de Toronto font partie des premiers à avoir adopté la transformation des cliniques et plusieurs cliniques spécialisées ont consolidé les fonctions administratives.

4.11 Décision

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le rapport du président-directeur général soit reporté à la réunion du conseil d’administration du 21 juin 2013.