Réunion du conseil d’administration du 7 décembre 2012

Présence

Membres du conseil présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward, (président-directeur général, membre d’office)

Personnel :

Christopher Bennett; Randall Ellsworth; Nancy Jackson; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Nye Thomas

Absences prévues :

Tim Murphy

Points d’ouverture de la réunion

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

Procès-verbaux

3. Réunions du conseil d’administration

Procès-verbal de la réunion du conseil du 11 octobre 2012

Procès-verbal de la réunion du conseil du 12 octobre 2012

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que les procès-verbaux des réunions des 11 et 12 octobre 2012 soient adoptés.

Rapports des comités

4. Réunion du comité des cliniques, 12 octobre 2012

Le président-directeur général a signalé que l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO) a demandé la tenue de réunions régulières avec les membres du comité sur les cliniques du conseil et a aussi demandé de voir une copie du mandat de ce comité. Les membres du conseil ont convenu à l’unanimité qu’il serait inapproprié d’utiliser les réunions du comité sur les cliniques comme lieu d’interaction avec des groupes d’intervenants particuliers. Le président du conseil a signalé qu’il avait reçu d’autres communications de l’ACJCO soutenant que la loi prévoit un « statut particulier » pour les cliniques.

Procès-verbal de la réunion du 12 octobre du comité sur les cliniques

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le procès-verbal de la réunion du comité sur les cliniques du 12 octobre 2012 soit adopté.

5. Réunion du Comité des finances et de la vérification, 7 novembre 2012

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 7 novembre 2012 soit adopté.

Retraite et planification stratégique

6. Document de réflexion et plan d’activités annuel d’AJO

  • Le président-directeur général a signalé que la dernière ébauche contient l’orientation du conseil d’administration et du Comité des finances et de la vérification. Il a mentionné que le plan d’activités sera présenté avant l’échéance. Il a signalé que le plan d’activités s’accompagne d’un sommaire de 4 pages (« texte introductif ») à des fins de communication publique. Il a ajouté que le gouvernement provincial a donné aux organismes comme directive de créer une version publique de leurs plans d’activités. Il a signalé que le personnel demande l’approbation finale du plan afin qu’il puisse être soumis au ministère.
  • La directrice générale, Planification stratégique a présenté la version définitive du plan d’activités annuel. Elle a mentionné que la directive du gouvernement exige des organismes qu’ils soumettent un plan d’activités triennal. Elle a fait remarquer que des parties du plan d’AJO s’étendent sur cinq ans en raison d’une pression plus générale sur les tarifs. Elle a mentionné que les instructions relatives au plan d’activités de cette année comprennent deux autres exigences en matière de rapport, soit l’inclusion d’un rapport sur la diversité et la création d’une version publique du rapport d’activités. Elle a présenté certains des points saillants du plan dont les suivants :
    • le Plan s’appuie sur les quatre quadrants de l’an passé
    • le Plan comprend une stratégie en cas de boycottages
    • la viabilité budgétaire fait partie du mandat.
    • le Plan comprend des rapports destinés au public sur les mesures de rendement.
  • Elle a mentionné que le plan d’activités doit comprendre un rapport sur les risques et elle a souligné les domaines de risque suivants :
    • réponse des intervenants à la modernisation
    • risque financier
    • possibilité de boycottages dans l’avenir
    • enjeux de TI
  • Le conseil a discuté de l’ordre des quatre quadrants, c.-à-d. si la valeur pour les clients devrait être inscrite avant la valeur pour les contribuables.
  • Un membre du conseil a suggéré d’ajouter des précisions dans la section sur les mesures du rendement afin d’indiquer que les chiffres ne comprennent pas les cliniques. Le président-directeur général a signalé qu’un projet de mesure du rendement des cliniques indépendant est en cours.
  • Un membre du conseil a demandé un exposé sur le statut des TI. Le président-directeur général a mentionné que le défi est de faire fonctionner ensemble et sans heurts les stratégies d’AJO en ce qui a trait aux activités à long terme et aux TI. Il s’est engagé à apporter un rapport mis à jour au conseil sur les plans à venir pour le matériel et la technologie de TI.
  • Elle a souligné que le plan d’AJO sur la diversité est utilisé par d’autres à titre d’exemples.


MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil adopte le plan d’activités pour 2013/2014-2016/2017.

7. Stratégie de modernisation des cliniques

  • Le président-directeur général a signalé que le personnel avait préparé une série de propositions sur la transformation des cliniques sous l’égide du vice-président régional des régions du Nord, du Centre et de l’Est. Il a mentionné qu’il s’agirait d’une initiative répartie sur plusieurs années, mais que, à partir d’avril 2013, AJO va s’occuper de certaines des réformes des cliniques les plus évidentes et les moins controversées, c.-à-d. : réduction du chevauchement/double emploi, augmentation de la transparence, amélioration des relations entre AJO et les cliniques et reformulation des politiques pertinentes. Il a signalé que l’objectif ultime sera d’avoir un système de prestation de services en droit de la pauvreté plus rationalisé. Il a indiqué que l’ébauche de rapport sur la stratégie de modernisation des cliniques énonce une série de solutions de rechanges et ne fait pas de recommandations particulières en ce moment.
  • Le président-directeur général a signalé que, sur réception du rapport de planification stratégique d’ACJCO, AJO cernera toutes les convergences ou écarts possibles avec la stratégie d’AJO et présentera une version thématique du cadre au conseil d’administration en 2013. Il a signalé qu’un processus de consultation concernant la rationalisation possible des services en droit de la pauvreté commencera, avec les cliniques et d’autres intervenants.

8. Admissibilité financière

  • Le président-directeur général a fait remarquer que cette présentation est la suite de la directive antérieure que le conseil a donnée au personnel d’analyser et de développer une stratégie pour améliorer l’admissibilité financière. Il a également mentionné que le président du conseil d’AJO est membre du groupe d’étude sur l’admissibilité financière qui se compose de professionnels internes et externes qui se rencontrent régulièrement afin d’examiner les questions d’admissibilité financière et d’en discuter.
  • Le directeur général, Politiques et recherches stratégiques, a mentionné les deux branches de cette initiative :
    • Recherche empirique – combien de personnes sont admissibles en comparaison avec les niveaux de faibles revenus – qui sont les clients d’AJO?
    • Travail politique – questions plus larges, comme les possibilités de financement, les projets pilotes, etc.
  • Il a mentionné que les lignes directrices sur l’admissibilité pour les certificats, les avocats de services et les cliniques sont restées inchangées depuis de nombreuses années. Il a souligné l’écart croissant actuel et projeté entre la mesure du faible revenu (MFR) qui augmente et les critères d’admissibilité d’AJO qui stagnent pour la période de 1996 à 2016. Il a mentionné qu’en 1996, 18 p. cent de la population était admissible à l’aide juridique alors que la MFR se situait vers 16 p. cent. Il a signalé que rendu en 2016, avec les lignes directrices relatives à l’admissibilité actuelles, la MFR restera à environ 16 p. cent, mais toutefois, seulement 6,7 p. cent de la population sera admissible à l’aide juridique. Il a signalé que la population de l’Ontario est en croissance et qu’il y a une demande supplémentaire; cependant, AJO dessert une plus petite portion de la population. Il a passé en revue certains éléments démographiques, à savoir l’impact sur une personne seule et sur les ménages et sur les différents sexes. Il a mentionné que des analyses empiriques ont été entreprises et qu’un rapport détaillé sera présenté au conseil au cours de l’année prochaine pour obtenir des directives et déterminer les prochaines étapes.
  • Le directeur général a souligné l’analyse des politiques. Il a signalé que le vérificateur général a mentionné dans la vérification de l’optimisation des ressources d’AJO que l’admissibilité financière d’AJO se situe dans le tiers inférieur en comparaison avec le reste du Canada. Il a rendu compte de la récente évaluation des besoins juridiques civils de l’Ontario, qui a identifié les personnes se trouvant au-delà des lignes directrices sur l’admissibilité et qui ne sont pas les mêmes que celles de la communauté de l’aide sociale, mais qui ont malgré tout des besoins juridiques pour lesquels elles ne peuvent payer afin de retenir les services d’un avocat.
  • Le conseil a discuté de préoccupations relatives à l’autoreprésentation et de ses répercussions sur le système de justice dans son ensemble.
  • Le conseil a discuté de la vulnérabilité des femmes et des enfants et de la nécessité de déterminer la fréquence des situations de violence familiale.
  • Le président a mentionné que la série de recherches initiale est presque terminée et sera disponible l’an prochain. Il a signalé que le groupe d’étude sur l’admissibilité financière fait actuellement des recherches sur d’autres modèles permettant d’étendre l’admissibilité.
  • Le conseil a discuté du moment où les communications font partie du domaine public.
  • Le conseil a discuté de manières de s’assurer que les excédents sont alloués à l’amélioration de l’admissibilité financière et non au financement de l’augmentation de tarif non financée de l’exercice suivant.
  • Le conseil a discuté des différences entre la vérification de l’admissibilité faite par les avocats de services et par les cliniques.

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil reçoive le rapport sur l’étude de l’admissibilité financière d’AJO.

9. Planification de la relève des cadres

  • Le directeur, Ressources humaines a présenté le rapport sur la planification de la relève. Il a passé en revue le processus de planification de la relève et fait remarquer que, bien que l’accent dans le rapport porte sur la relève au poste de président-directeur général, le rapport examine aussi la planification de la relève des cadres dans l’ensemble de l’organisation. Il a souligné les jalons suivants :
    • Création d’une politique de planification de la relève au conseil
    • Établissement d’un plan d’actions
    • Détermination des habiletés et caractéristiques requises
    • Détermination de la présence du talent requis au sein d’AJO ou à l’externe
    • Examen des différents candidats
    • Choix d’un successeur
    • Assurance d’une transition harmonieuse
  • Il a mentionné qu’AJO se trouve au début du processus et il a souligné les points à prendre en considération.
  • Le conseil a discuté de l’élaboration d’une politique et de l’attribution à un sous-comité de membres du conseil de la tâche d’entreprendre la planification de la relève, des suggestions régulières étant faites par le président-directeur général.
  • Le conseil a discuté des avantages de développer des ressources internes et de soutenir les candidats potentiels qui veulent améliorer leurs habiletés.
  • Le conseil a discuté de la nécessité d’inclure un plan en cas de catastrophe dans la politique sur la planification de la relève et d’avoir un candidat disponible pour la prise en charge si un tel événement se produisait.
  • Le conseil a discuté des avantages de retenir les services d’agences de recrutement de cadres.
  • Le président-directeur général a indiqué qu’AJO avait un excellent talent au niveau de la vice-présidence et qu’il recommanderait au conseil que des programmes de formation soient intégrés dans la politique sur la planification de la succession.
  • Le conseil a discuté d’un possible examen global afin de déterminer ce que les membres du personnel et les intervenants externes clés comme le MPG et le Barreau du Haut-Canada voient comme éléments essentiels du poste de président-directeur général.
  • Le conseil a convenu que la planification de la relève pour les postes de cadres autres que celui de président-directeur général relevait de la responsabilité du président. Toutefois, les conseils et la participation des membres du conseil seraient les bienvenus pour le président-directeur général.
  • Le conseil a convenu que son président assumera la responsabilité de la création d’une politique de planification de la relève qui sera présentée au conseil pour approbation.

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil reçoive le rapport sur la planification de la succession.

10.Rapport de la haute direction sur la gestion des risques

La vice-présidente et conseillère générale a présenté le rapport intitulé Executive Management Risk Report. Elle a indiqué que les tableaux présentés jusqu’à maintenant ont démontré un type de production de rapports sur les risques davantage impressionniste et spontané, et que des rapports plus sophistiqués étaient nécessaires. Elle a signalé qu’AJO met en œuvre une façon de rendre compte des risques davantage fondée sur les objectifs qui est soutenue par des projets ou des activités opérationnelles et mesurée par des indicateurs clés de rendement. Elle a présenté une des manières possibles de décrire l’exposition au risque d’AJO, qui montrerait les endroits où les risques se trouvent au-delà d’un niveau de tolérance au risque préétabli ainsi qu’au niveau de tolérance au risque d’AJO ou sous ce niveau. Elle a conclu que, après la séance de formation du conseil sur la gestion du risque d’entreprise, le personnel demandera des directives du conseil à propos du prochain format de rapports sur les risques.

MOTION :

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil reçoive le rapport de la haute direction sur la gestion des risques.