Réunion du conseil d’administration du 27 juin 2012

Présence

Membres du conseil présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai; John Liston; James McNee; Derry Millar (par téléconférence); Tim Murphy; James Yakimovich (par téléconférence); Robert W. Ward, (président-directeur général d’office)

Absences prévues :

Nancy Cooper; Michelle Haigh

Personnel :

Lee David; Chantal Gagnon; Jawad Kassab; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Vicki Moretti; Michelle Séguin; Aneurin Thomas

Points d’ouverture de la réunion

1. Ordre du jour

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que l’ordre du jour soit approuvé.

2. Conflits d’intérêt

Aucun conflit d’intérêt n’est divulgué.

3. Rapport du président du conseil

Le président du conseil indique ce qui suit :

Comités consultatifs du conseil

  • Le président du conseil indique que la session de réunions du printemps des comités consultatifs du conseil est terminée. Il souligne que la composition des comités s’est avérée plutôt efficace et que les discussions sont intéressantes, constructives et cordiales. Il félicite le conseiller en politique pour l’excellent travail accompli en termes d’organisation.
  • Le conseil envisage de revoir totalement la structure des comités consultatifs et décide que ce point sera discuté lors de la séance de réflexion et de planification stratégique du conseil en décembre 2012.

Visites de délégations

Le président du conseil indique qu’il a rencontré une délégation de Turquie, en compagnie d’autres membres d’AJO, ainsi que des représentants du Barreau du Haut-Canada (BHC) et de la Fondation du droit de l’Ontario (FDO).

Dévoilement du portrait de l’ancien trésorier du BHC

Le président du conseil est heureux de faire part de son invitation à assister au dévoilement du portrait de W. A. Derry Millar, membre du conseil et ancien trésorier du Barreau du Haut-Canada (BHC).

Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACLCO)

Le président du conseil indique qu’il a assisté au dîner de l’assemblée générale annuelle de l’ACLCO, au cours duquel il a présenté les salutations du conseil. Il remarque la présence d’un grand nombre de membres du personnel d’AJO.

Projet concernant l’accès à la justice de la classe moyenne

Le président du conseil évoque le projet concernant l’accès à la justice de la classe moyenne de la Faculté de droit de l’Université de Toronto. Il indique qu’un ouvrage intitulé Middle Income Access to Justice a été publié. Il évoque en particulier un chapitre intitulé : « Growing Legal Aid Ontario into the Middle Class: A Proposal for Public Legal Expenses Insurance », (développement des services d’Aide juridique Ontario à la classe moyenne : proposition d’assurance de frais juridiques publique) par Michael Trebilcock, Sujit Choudhry et James Wilson.

Nominations au conseil d’administration d’AJO

Le président du conseil évoque l’état actuel des nominations au conseil d’administration d’Aide juridique Ontario, à savoir deux postes vacants et trois membres dont le décret de nomination est arrivé à son terme et qui continuent à exercer leurs fonctions à la discrétion du lieutenant-gouverneur. Les membres du conseil conviennent que les candidats idéaux pour compléter le conseil d’administration d’AJO seraient des membres spécialisés dans le domaine du risque et de la conformité et disposant de compétences en technologies de l’information. Le conseil examine la règle du Barreau de limiter les nominations au conseil à deux mandats.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil reçoive le rapport du président du conseil.

4. Rapport du président-directeur général (réception)

Le président-directeur général présente la deuxième partie du rapport du président et souligne les éléments suivants :

Plainte relative aux droits de la personne de la Clinique Juridique Africaine Canadienne contre AJO

Le président indique que la plainte relative aux droits de la personne de la Clinique Juridique Africaine Canadienne contre AJO est à présent réglée.

Client à revenu modeste

Le président présente à titre informatif le rapport concernant le profil du client à revenu modeste. Il indique qu’AJO essaie d’établir à quoi correspond le critère de « revenu modeste » dans les règlements et le cadre législatif relatifs à l’établissement du budget d’une affaire.

Rapport sur les effectifs des ressources humaines

Le président présente le rapport sur les effectifs des ressources humaines. Il souligne les progrès accomplis dans certains domaines comme par exemple une réduction significative du roulement du personnel, une amélioration du taux d’encadrement, etc. Il indique qu’une réflexion est menée actuellement afin de définir ce qu’est un poste de cadre. Il indique que l’objectif d’AJO est d’atteindre un taux d’encadrement de 1/10.

Association des régimes d’aide juridique du Canada (ARAJ)

  • Le président indique qu’il a été élu président de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada. Il évoque les actions prévues pour améliorer la coordination et remarque un accroissement de la visibilité de l’association.
  • Le président évoque l’excellente présentation de l’ancien vice-président de la planification stratégique et de la conformité, aux représentants de l’ARAJ concernant l’évaluation du rendement dans le contexte de l’aide juridique. Il remarque que la mutualisation des connaissances va être encouragée au sein de l’association.

Mise à jour sur les litiges

Le directeur des services juridiques (qui sera bientôt avocat général intérimaire) présente les grandes lignes de la mise à jour sur les litiges du rapport du président.

Justice juste-à-temps

Le président indique que l’initiative Justice juste-à-temps a évité une augmentation du nombre de comparutions devant les tribunaux. Il indique également qu’un comité d’experts de la stratégie JJAT examine actuellement les conséquences potentielles de la nouvelle législation fédérale sur la question de la mise en liberté sous caution et de la détention préventive.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil reçoive le rapport du président-directeur général.

Rapports des comités

5. Procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification

  • Le président-directeur général présente le nouveau Cadre de financement des cliniques en matière de rémunération du personnel. Il indique qu’une consultation sera menée auprès des cliniques dans un avenir proche.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil :

- adopte le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 5 juin 2012,

- reçoive le Cadre de financement des cliniques en matière de rémunération du personnel.

Rapports du conseil

6. Évaluation du rendement du président-directeur général pour 2011-2012

Séance à huis clos

7. Rapport sur la rémunération des dirigeants

Séance à huis clos

8. Entente de rendement du président-directeur général pour 2012-2013 (approbation)

Le président-directeur général présente l’entente de rendement du président-directeur général pour 2012-2013. Il indique que cette entente de rendement consiste essentiellement en un condensé du plan d’activités approuvé précédemment par le conseil d’administration. Il invite les membres du conseil à formuler toute suggestion quant aux produits livrables spécifiques à ajouter à ladite entente. Les membres du conseil demandent à ajouter le point suivant :

  • Définir explicitement le rôle de gérance quant à la gestion des pressions fiscales

Les membres du conseil sont informés du fait qu’ils ont la possibilité de formuler toute autre suggestion tout au long de la durée de l’entente.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil approuve l’entente de rendement du président-directeur général pour 2012-2013.

9. États financiers

États financiers vérifiés d’AJO pour l’exercice clos le 31 mars 2012 (adoption)

La vice-présidente et directrice générale de l’administration présente les états financiers vérifiés. Elle indique que l’équipe de vérification du cabinet Ernst and Young a proposé des modifications quant aux comptes débiteurs, qui sont minimes et n’affectent pas le résultat net. Elle souligne que lors de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 5 juin 2012, le vérificateur général a indiqué que les contrôles internes d’AJO sont efficaces. Un membre du conseil signale que, lors de sa discussion avec des membres du comité en l’absence de personnel, le vérificateur général s’est montré élogieux quant au processus de vérification de façon générale.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil adopte les états financiers vérifiés d’AJO pour l’exercice clos le 31 mars 2012.

États financiers vérifiés du régime de retraite des employés pour l’exercice clos le 31 mars 2011 (approbation)

La vice-présidente et directrice générale de l’administration présente les états financiers vérifiés du régime de retraite des employés pour l’exercice clos le 31 mars 2011. Elle remarque que la vérification ne porte que sur les actifs. Elle souligne que le rapport de vérification indique que les contrôles internes sont efficaces.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil approuve les états financiers vérifiés du régime de retraite des employés pour l’exercice clos le 31 mars 2011.

10. Avant-projet de protocole d’entente (réception)

Le président-directeur général indique que, dans le cadre de la nomination d’un nouveau procureur général au niveau provincial, le conseil d’administration a demandé au personnel d’informer le ministère du Procureur général (MPG) de l’intention d’AJO de négocier un nouveau protocole d’entente. Il s’agit en particulier de clarifier la responsabilité d’AJO par rapport à la politique officielle du gouvernement et de mettre en avant l’indépendance d’AJO en tant qu’institution publique. Le président-directeur général remarque qu’il s’agit également d’une occasion de clarifier la relation AJO/MPG avec les prestataires de services.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil reçoive l’avant-projet de protocole d’entente.

11.Avant-projet de rapport annuel 2011-2012 (réception)

Le président-directeur général présente l’avant-projet de rapport annuel 2011-2012. Il indique que le message du président-directeur général comportera des suggestions formulées lors de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 5 juin 2012 et sera soumis à l’approbation du conseil. Il souligne les procédures et délais pour déposer les rapports annuels à l’Assemblée législative et recommande qu’AJO publie son propre rapport trimestriel qui fournit des renseignements aux intervenants et accroît la transparence d’AJO.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil approuve l’avant-projet de rapport annuel 2011-2012.

12.Réforme du modèle de prestation des services aux réfugiés (approbation)

Le président-directeur général indique que la demande en matière de droit des réfugiés et de l’immigration est extraordinairement élevée et que cette initiative de réforme est indispensable pour apporter immédiatement une solution aux pressions financières. Il indique que ce rapport met en avant les différentes options et les risques associés. La vice-présidente régionale, région du Grand Toronto, présente le rapport et évoque les trois phases recommandées pour la réforme du modèle de prestation de services d’aide juridique aux réfugiés. Elle met en avant les différentes options, les risques associés et les économies estimées. La vice-présidente confirme que des services de qualité vont continuer à être proposés à tous les clients financièrement admissibles en ayant davantage recours aux avocats de service et grâce aux partenariats avec d’autres organismes. Le conseil discute des modifications apportées au processus d’évaluation du fondement des demandes. Le président-directeur général indique qu’une stratégie de communication est en cours d’élaboration et qu’une consultation approfondie des avocats en droit des réfugiés va être menée.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil approuve les initiatives exposées dans la note d’information.

13.Mise à jour sur les services en français (SEF) (réception)

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures présente la mise à jour sur les services en français. Il indique qu’AJO s’est engagé avec détermination à fournir des SEF et fait désormais figure de modèle pour les autres organismes de la fonction publique de la province. Il exprime sa reconnaissance au chef de programme. Il indique qu’AJO s’efforce de fournir des services en anglais et en français de qualité égale. Il souligne l’impact sur les cliniques et sur les autres programmes du règlement concernant la prestation de SEF par des tiers [Règlement de l’Ontario 284/11]. Il indique que tous les programmes existants doivent être en conformité avec la législation dans un délai de deux ans et que tous les nouveaux programmes doivent s’y conformer immédiatement. Il ajoute qu’AJO est totalement en conformité avec la législation. Il met en avant la liste des objectifs atteints par AJO. Il indique une augmentation de la prestation de SEF dans des régions non désignées, ainsi qu’un accroissement significatif du nombre de nouveaux stagiaires en droit bilingues. Il évoque la participation d’AJO aux programmes en français proposés par le MPG ainsi qu’aux déjeuners-conférences concernant les SEF. Le conseil évoque l’intégration des SEF à tous les niveaux des principes fondateurs et des processus de planification d’AJO.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil reçoive la mise à jour sur les services en français.

14.Augmentations discrétionnaires - Lignes directrices et stratégie de mise en œuvre (approbation)

  • Le président-directeur général indique que, sur demande du conseil, le personnel a clarifié le processus de demande d’augmentation discrétionnaire et a mené une consultation approfondie auprès des intervenants extérieurs. Le directeur de la planification des services généraux et des initiatives stratégiques présente le rapport concernant les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires. Il indique que la consultation des avocats du secteur privé a mis en avant le fait qu’AJO ne procède pas à une suppression des augmentations discrétionnaires, mais à une clarification des lignes directrices, afin de garantir la conformité à la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique. Il indique que dorénavant les budgets seront établis en fonction de l’affaire la plus complexe et la plus coûteuse. Il évoque les procédures d’appel d’une décision d’augmentation discrétionnaire.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil reçoive les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires.

  • Le directeur de la planification des services généraux et des initiatives stratégiques présente le rapport concernant la stratégie de mise en œuvre des lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires. L’objectif est de commencer la communication en septembre et de procéder à la mise en œuvre par la suite. Le directeur de la planification des services généraux et des initiatives stratégiques expose la stratégie de communication.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que le conseil approuve la stratégie de mise en œuvre des lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires.

15.Point de planification stratégique (pour discussion)

Planification de la relève

Le président-directeur général remarque que le rapport Mercer concernant la rémunération des dirigeants publié récemment pourrait faciliter la discussion concernant la planification de la relève. Il indique qu’un cadre global est nécessaire pour clarifier la planification de la relève, non seulement pour le président-directeur général, mais également pour tous les niveaux de l’organisation. Le conseil décide que la planification de la relève sera abordée lors de la séance de réflexion et de planification stratégique du conseil en décembre 2012.

MOTION

La motion suivante a été présentée et adoptée : Que la séance soit levée.