Réunion du conseil d’administration du 20 avril 2012

Présence

Membres du conseil présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; James Yakimovich; Robert W. Ward, président-directeur général, membre d’office.

Personnel :

Lee David; Kirsti Mathers-McHenry; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Shelly Noble; Michelle Séguin; Rod Strain; Aneurin Thomas

Points d’ouverture de la réunion

1. Ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

2. Conflits d’intérêt

Aucun conflit d’intérêt n’est divulgué.

3. Rapport du président du conseil

Le président du conseil fait le compte rendu suivant :

Prix Sidney B. Linden

Le président du conseil indique que le processus de sélection et la planification de la cérémonie de remise du Prix Sidney B. Linden sont en cours.

Comités consultatifs du conseil d'administration

· Le président du conseil indique que les réunions du printemps des comités consultatifs du conseil d'administration ont commencé à avoir lieu. Il précise qu'à ce jour, le Comité consultatif de l'immigration et des réfugiés et le Comité consultatif des cliniques se sont réunis et que les discussions ont été cordiales quoiqu'animées.

· Le président du conseil indique que le Comité consultatif de l'immigration et des réfugiés a tenu une deuxième réunion en février 2012 pour discuter des modifications prévues par la nouvelle législation et des initiatives de limitation des coûts d'AJO. Il précise que le comité consultatif a été prévenu que des changements étaient à prévoir dans le cadre d'une restructuration du modèle de prestation de services aux immigrants et aux réfugiés d'AJO, en attendant les plus amples explications de la nouvelle législation.

Services en français (SEF)

Le président du conseil rend compte de sa présence au sommet des intervenants et des intervenantes francophones, lors duquel le commissaire s'est montré particulièrement élogieux à l'endroit de la personne à la tête du programme de SEF d'AJO.

Réunions pour discuter de questions d'accès à la justice et à l'aide juridique

Le président du conseil indique qu'il s'est entretenu avec un professeur de droit et deux anciens avocats de la défense (aujourd'hui juges de la Cour de justice de l'Ontario) pour aborder les questions d'aide juridique dans les cours criminelles.

Avenir des stages d'avocat

Le président du conseil rend compte d'une réunion avec le Barreau du Haut-Canada portant sur l'éventualité de devoir mettre en place un nouveau programme de stages d'avocat en raison de l'augmentation du nombre de diplômés en droit. Il rend compte des solutions qui permettraient d'étoffer l'offre de stages, à l'image des programmes de formation pratique, et des sources de financement possibles. Le conseil d'administration est d'avis qu’AJO devrait se montrer disposé à prêter son concours lorsqu'il le peut.

Gestion du bassin d’avocats

Le président du conseil indique que, lors d'une récente réunion d’un comité consultatif, des questions ont été posées à AJO concernant la Gestion du bassin d’avocats. La vice-présidente et avocate générale confirme au conseil d'administration que les postes offerts par AJO dans le cadre de la Gestion du bassin d’avocats sont très demandés et que les candidats constatent les effets bénéfiques de leur exposition à tout un éventail de domaines du droit. Elle précise aussi que les rotations mises en place dans le cadre de la Gestion du bassin d’avocats offrent un meilleur socle d'expérience pour atteindre des postes de cadres dirigeants.

Tribunaux de justice sociale

Le président du conseil indique que le président-directeur général et lui-même se sont entretenus avec le président du Regroupement des tribunaux de justice sociale pour discuter des projets concernant plusieurs tribunaux sous la direction actuelle et pour parler des propositions de réorganisation. Il précise qu'AJO consultera individuellement les présidents et les présidentes des tribunaux afin de discuter des projets d'avenir et des répercussions que ceux-ci pourraient avoir sur les modèles de prestation de services.

Procureur général de l'Ontario

Le président du conseil indique que le président-directeur général et lui-même ont rencontré le nouveau procureur général de l'Ontario. Il précise qu'AJO a invité le procureur général à assister à une réunion du conseil d'administration.

Programme de droit correctionnel

Le président du conseil rend compte de son entretien avec le doyen de la faculté de droit de l'Université Queen’s pour discuter de la possibilité d'élargir le programme de droit correctionnel de cette université. Il ajoute que l'Université Queen’s réalise actuellement une évaluation de ses programmes de cliniques juridiques, y compris de la société étudiante d'aide juridique et du programme de droit correctionnel.

Divulgation proactive des dépenses

Le président du conseil divulgue les dépenses qu'il a engagées entre février 2012 et ce jour.

Assermentation/déclaration d'allégeance

Le président du conseil fait prêter le serment d'allégeance aux membres du conseil d'administration d'AJO, notamment au président-directeur général. Chaque membre du conseil d'administration prête serment dans les termes prescrits.

Assermentation/serment professionnel

Le président du conseil d'administration fait prêter le serment professionnel aux membres du conseil d'administration d'AJO, notamment au président-directeur général. Chaque membre du conseil d'administration prête serment dans les termes prescrits.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration reçoive le rapport du président du conseil.

4. Rapport du président-directeur général (réception)

Le président-directeur général présente la deuxième partie du rapport du président et met l'accent sur ce qui suit :

Planification stratégique et conformité

Le président-directeur général rend compte de la restructuration du service de planification stratégique et de conformité. Il indique que les divisions d'enquêtes et de conformité seront placées sous la responsabilité de l'avocate générale, puisque celle-ci est en contact direct avec le conseil d'administration, afin de garantir la mise en œuvre de pratiques exemplaires. Il précise que d'autres domaines, tels que la gestion de projet et la planification stratégique, seront du ressort d'un nouveau directeur ou d'une nouvelle directrice, dont les services seront retenus par l'intermédiaire d'une entente de détachement. Il fait remarquer que ce poste ne donnera pas droit à une nomination de vice-président(e).

Litige et gestion des causes majeures

Le président-directeur général rend compte d'une affaire de meurtre dans laquelle l'accusé, pour divers motifs, n'avait pas pu retenir les services d'un avocat sur place pour se faire représenter. Le président indique qu'AJO a offert les services d'un avocat chevronné pour assurer la défense de l'accusé lors de son procès. Il ajoute que la défense a été menée de manière efficace et efficiente, comme l'a fait remarquer le juge de première instance.

Législation concernant les réfugiés

Le président-directeur général indique que les propositions de modification de la législation concernant les réfugiés sont fréquemment révisées; toutefois, AJO poursuit ses efforts de limitation des coûts. Il évoque le projet de réévaluation de l'admissibilité au programme de certificats. Il précise que les dépenses du programme s'élèvent actuellement à 21 millions de dollars et que le gouvernement fédéral contribue au financement de ce programme à hauteur de sept millions de dollars.

Réunion avec l'équipe de vérification au sujet de la vérification de l’optimisation des ressources réalisée par la Division du droit criminel du MPG

Le président-directeur général indique que le président du conseil, le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, le vice-président, Litiges et gestion des causes, et lui-même se sont entretenus avec l'équipe de vérification du Bureau du vérificateur général au sujet de la vérification de l’optimisation des ressources réalisée par la Division du droit criminel du MPG.

Initiative en matière de services en français

Le président indique qu'AJO est désormais un participant actif reconnu en matière de promotion des services en français en Ontario et a été cité par le commissaire comme un cas de pratique exemplaire.

Parajuristes

Le président met en avant l'entente entre AJO et le Collège Humber pour l'intégration d'étudiants parajuristes au sein de l'aide juridique. Il précise qu'au printemps 2012, AJO emploiera entre six et huit parajuristes dans le cadre de ce programme.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration reçoive le rapport du président-directeur général.

Rapports des comités

5. Procès-verbal des réunions du Comité des finances et de la vérification

Procès-verbal du 21 mars 2012 (adoption)

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration adopte le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification ayant eu lieu le 21 mars 2012.

Rapports du conseil

6. Budget 2012-2013 (approbation)

Le président-directeur général présente le budget de fonctionnement annuel 2012-2013 ainsi que le budget des dépenses financières pour 2013-2014 et 2014-2015. Il indique que le budget a été reçu par le Comité des finances et de la vérification le 21 mars 2012 mais qu'il a été ajouté à l'ordre du jour de cette réunion du conseil d'administration pour permettre d'en discuter une dernière fois avant son approbation officielle. Le président-directeur général met en avant les éléments fondamentaux du budget comme suit :

  • Le budget de fonctionnement annuel 2012-2013 s'inscrit dans la continuité de la stratégie de modernisation d'AJO.
  • AJO a conclu l'exercice financier dans une position proche de l'équilibre budgétaire.
  • Pour l'exercice à venir, AJO prévoit un déficit de fonctionnement global de l'ordre de celui approuvé l'an dernier.
  • AJO devrait disposer des liquidités suffisantes pour couvrir toutes les dépenses.
  • Le projet sur les augmentations discrétionnaires devrait être bénéfique sur le plan financier.

Le conseil d'administration discute des sujets suivants :

  • La nécessité d'aborder l'obligation de rendre des comptes en ce qui concerne le financement des majorations tarifaires non capitalisées des exercices suivants.
  • Les répercussions financières qui pourraient découler de la proposition d'initiative pour l'augmentation du seuil d'admissibilité financière.
  • Le statut du déficit cumulé.
  • La réduction du nombre de certificats et la réaction défavorable des avocats de la défense spécialisés en droit criminel. Le président indique que la réponse d'AJO est qu'il convient de mobiliser les ressources de la manière la plus rentable possible. Il précise que, dans l'ensemble, AJO ne prévoit pas de baisse considérable et que les dépenses liées aux certificats ont en réalité augmenté. Il fait aussi remarquer que les avocats chargés de certificats ont bénéficié d'une nouvelle majoration tarifaire de 5 % le 1er avril.

Le président-directeur général indique que des économies pourraient être réalisées si l'on compensait le déficit de fonctionnement qui s'élève à 3,7 millions de dollars.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration approuve le budget de fonctionnement annuel 2012-2013 et qu'il reçoive le budget des dépenses financières pour 2013-2014 et 2014-2015.

7. Processus de planification stratégique des cliniques juridiques – contribution d'AJO (approbation)

  • Le président-directeur général indique que la contribution d'AJO au processus de planification stratégique des cliniques juridiques est le troisième document d'une série de travaux visant à être débattus avec des cliniques juridiques et d'autres acteurs au sujet du processus de modernisation et de transformation. Il informe que l'Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACLCO) a obtenu des fonds de la Fondation du droit de l'Ontario pour financer le processus d’établissement d’une vision pour l'avenir, avec l'aide de consultants. Il précise que ce document est la contribution d'AJO à la discussion sur l’exercice d’établissement d’une vision et qu'il n'est pas conçu comme une directive mais comme une invitation pour que les cliniques juridiques étudient quelques idées largement acceptées visant à favoriser une prestation de services exemplaire au sein des cliniques juridiques à l'avenir. Il remarque que l'on prévoit une consultation continue.
  • Le directeur de la recherche stratégique présente le rapport sur la contribution d'AJO au processus d’établissement d’une vision stratégique des cliniques juridiques. Il fait remarquer que le système de cliniques juridiques n'a pas connu de changements fondamentaux depuis sa mise en place et qu'il doit envisager une modification structurelle pour répondre aux besoins actuels et futurs de la clientèle. Il indique que ce document formule des principes directeurs de modernisation pouvant être pris en considération par l’ACLCO et par chaque clinique.
  • Le président-directeur général indique qu'une réunion avec les consultants et l’ACLCO se tiendra prochainement et qu'une stratégie de communication est en cours d'élaboration.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée :

a) Que le conseil d'administration reçoive le document constituant la contribution d'AJO au processus d’établissement d’une vision stratégique des cliniques juridiques,

b) Que le conseil d'administration approuve l'ébauche de contribution au processus d’établissement d’une vision,

c) Que le conseil d'administration autorise le président du conseil et le président-directeur général d'AJO à s'en remettre à leur discrétion pour modifier la formulation du document en fonction des éventuelles inquiétudes du MPG, sans pour autant modifier le contenu ou le ton du message.

8. Proposition de stratégie de justice en matière de santé mentale (réception)

  • Le président-directeur général indique que la clientèle ayant des troubles de santé mentale est particulièrement vulnérable et manque généralement de services au sein du système juridique. Il ajoute qu'AJO œuvre à l'élaboration d'une stratégie visant à améliorer la prestation de services à la clientèle dans ce domaine du droit.
  • Le directeur des politiques présente la proposition de stratégie de justice en matière de santé mentale. Il indique que la stratégie proposée s'appuiera sur les enseignements tirés de la Stratégie de justice applicable aux Autochtones et de l'initiative en matière de services en français, et qu'elle établira des initiatives à court terme ainsi que des objectifs à long terme. Il précise que le projet sera coordonné avec tous les paliers de gouvernement. Il passe en revue les services en matière de santé mentale actuellement offerts par AJO. Il indique qu'une étude sera réalisée pour illustrer comment différents domaines du droit se rejoignent et de quelle manière AJO peut adopter une approche plus holistique pour servir sa clientèle ayant des troubles de santé mentale. Il met en avant les conseils formulés par les parties prenantes. Il précise que l'objectif est de contribuer à étoffer la profession afin que celle-ci compte davantage d'avocats et d’autres professionnels capables d'offrir des services de représentation de qualité à la clientèle ayant des troubles de santé mentale.
  • Le président rend compte des avantages découlant de l'obtention de conseils de la part des membres du Comité consultatif du droit carcéral et du Comité consultatif de la santé mentale.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration reçoive la proposition de stratégie de justice en matière de santé mentale.

9. Nomination de la directrice régionale pour le district du Nord-Ouest (approbation)

Un membre du conseil d'administration suggère qu'AJO demande la modification de l'article 22 (3) de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique afin que la nomination des directeurs régionaux ou des directrices régionales soit du ressort du président-directeur général.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration nomme Tracy Roll au poste de directrice régionale pour le district du Nord-Ouest, en vertu de l'article 22 (3) de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.

10.Résultats de l'étude sur les besoins de formation du conseil d'administration (réception)

La vice-présidente et avocate générale présente le rapport sur les besoins de formation du conseil d'administration. Elle passe en revue les résultats de l'enquête réalisée en ligne, les conclusions et les recommandations quant aux prochaines étapes à suivre.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d'administration approuve les prochaines étapes du processus d’apprentissage et de perfectionnement du conseil d'administration.

11. Points de planification stratégique (pour discussion)

Suggestions relatives à d'autres sources de financement

  • Les membres du conseil d'administration discutent de la viabilité d'autres sources de financement.
  • Le président du conseil fait remarquer qu'une étude sera réalisée par le groupe d'étude de l'admissibilité financière pour déterminer dans quelle mesure une augmentation du seuil d'admissibilité peut être financée.

MOTION

La motion suivante a été présentée, appuyée et adoptée : Que la séance soit levée.