Révision des normes de qualité régissant les prestataires des services en droit des réfugiés et de l'immigration financés par Aide juridique Ontario : rétroaction et prochaines étapes

Du 18 novembre 2013 au 28 février 2014, Aide juridique Ontario (AJO) a tenu des séances de consultations publiques pour recueillir des commentaires sur un projet de révision des normes de qualité régissant les prestataires de services en droit des réfugiés et de l'immigration financés par AJO. Au total, environ 60 personnes ont participé à la consultation sous une des formes suivantes :

  • Participation à une des six séances de consultation publiques à Toronto, Hamilton ou Ottawa, ou à un des webinaires, qui se sont tenus dans les deux langues officielles ou à une des trois séances de consultation internes pour les employés d'AJO et des cliniques;
  • Communication de la rétroaction par courriel, téléphone, télécopieur ou sur le site Web d'AJO;
  • Présentation de mémoires détaillés comprenant les observations de deux organismes, dans le cadre de la consultation. AJO, avec l’assentiment des organismes en question, affiche ces mémoires pour les rendre accessibles au public :

Ce projet s'inscrit dans le cadre des efforts d'AJO de faire en sorte que ses clients — qui sont parmi les membres les plus vulnérables de la société ontarienne — reçoivent uniformément une représentation juridique de haute qualité. Des projets similaires relatifs aux normes des listes dans d'autres domaines de pratique d'AJO sont en cours.


Contexte


AJO a élaboré une seule série de normes de qualité pour tout le travail lié au droit des réfugiés il y a plus d'une décennie. Selon la Refugee Lawyers Association et d’autres intervenants, les normes actuelles sont trop faibles dans le contexte actuel et elles ne prévoient pas de mécanismes d’examen de la conformité et de mesures correctives. De plus, les normes n’établissent pas de distinction entre le degré d’expertise souhaité et l’expérience nécessaire aux différents types de dossiers.

AJO propose que toute personne qui représente les clients de l'aide juridique en droit des réfugiés et de l'immigration réponde aux critères de l’une ou des deux séries distinctes de normes de qualité et se conforme à des guides de pratiques exemplaires. Une évaluation sera effectuée tous les trois ans pour déterminer si cette personne continue de satisfaire à ces normes.

Les objectifs des nouvelles normes sont les suivants :

  • Assurer que les clients aient accès à des services de représentation de haute qualité;

  • Mettre en place des normes universelles pour tous les prestataires des services financés par AJO, notamment :

    • Les avocats du secteur privé
    • Les avocats salariés et les parajuristes
    • Les membres du personnel des cliniques qui ont signé une entente de prestation de services aux réfugiés;
  • Établir une distinction entre le degré d'expertise souhaité et l'expérience nécessaire aux différents types de dossiers.


Normes proposées : ce qu'elles sont et ce qu'elles offrent


Les normes proposées sont les suivantes :


Améliorations proposées

Normes en vigueur

Normes proposées

  • Une seule demande d'inscription à la liste
  • Inscription permanente tant que l'avocat déclare annuellement qu'il se conforme aux normes.
  • Mandat de trois ans
  • Nécessité de présenter une demande de renouvellement de l'inscription et de prouver sa conformité continue aux normes

Une seule série de normes pour tous les degrés et tous les types de dossiers en droit des réfugiés et immigration.

Deux séries de normes : une pour des affaires de première instance relevant de la SPR et du travail sur un dossier d'immigration et une pour les dossiers d'appel confiés à des avocats plus expérimentés.

Seulement pour les avocats du secteur privé qui font du travail au titre d'un certificat en droit des réfugiés et de l'immigration.

Pour toute personne qui procure des services en droit des réfugiés et de l'immigration, que ce soit au titre d'un certificat ou comme avocat salarié, parajuristes ou membre du personnel d'une clinique, conformément à une entente de prestation des services.

Attentes vagues en matière de qualité des services

Attentes en matière de qualité des services accompagnées de l'obligation de se conformer à un guide détaillé de pratiques exemplaires

  • Normes générales manquant de spécificité
  • Difficulté de surveillance de la conformité
  • Normes spécifiques et détaillées, y compris des obligations claires en matière de pratiques exemplaires
  • Surveillance et évaluation de la conformité possiblement plus facile


Rétroaction recueillie


La rétroaction varie allant de l'opposition à tout changement aux normes actuelles à l'appui sans réserve des changements proposés toutefois, un certain nombre de thèmes se dégagent de la consultation :

  • Appui aux concepts du mandat limité dans le temps et à la distinction entre les dossiers d'ordre général et les dossiers d’appel;

  • Questions sur la longueur du mandat : pour certains, un mandat de trois ans est trop long, pour d'autres, il est trop court;

  • Questions sur la place des dossiers relevant de la SAI : dossiers d'ordre général ou dossiers d'appel?

  • Préoccupations au sujet du degré minimum d'expérience et des seuils proposés quant au nombre minimal de dossiers par période de deux ans qui, selon certains, pourraient causer des problèmes, plus particulièrement :

    • Le nombre minimal de dossiers est perçu comme trop élevé spécialement par les prestataires de services hors de la RGT où le nombre d'affaires est beaucoup moins élevé et comme n'étant pas relié à la qualité du travail;
    • Les seuils sont perçus comme créant des problèmes surtout pour les avocats récemment admis au Barreau, les avocats des petites localités, les avocats expérimentés ayant démontré la qualité de leur travail et désireux de réduire leur charge de travail en droit des réfugiés et pour les avocats des cliniques qui exercent dans plusieurs domaines du droit;
    • La RLA a proposé que le nombre de dossiers traités serve à établir une présomption favorable à l'inscription sur les listes de sorte que le travail d'un avocat pourrait ne pas subir un examen aussi attentif, lors du renouvellement de son mandat, s'il répond au critère du nombre minimal de dossiers;
  • Inquiétudes du fait que les normes ne suffisent pas pour s'attaquer au problème des avocats qui effectuent du « travail à la chaîne » et traitent un nombre trop élevé de dossiers par année. Une mesure possible qui a été mise de l’avant est de mettre en place un plafond au nombre de dossiers que les personnes inscrites sur les listes peuvent traiter par année ou, à tout le moins, d'utiliser le nombre élevé de dossiers comme déclencheur d'enquête;

  • Rétroaction au sujet du guide. D’après les commentaires recueillis, il semblerait que plusieurs des participants aux séances de consultation n’ont pas réalisé que le Guide des pratiques exemplaires faisait partie intégrante des normes. Ceci pourrait être à cause de la façon dont les documents ont été affichés sur le site Web : le Guide n'était accessible que de la page sur les normes générales et non de la page de consultation. En général, les personnes qui ont lu le Guide ont été d’accord avec son contenu. D’autres commentaires sur le guide :

    • Certains ont souligné qu'en raison du nombre d'heures peu élevé prévu par le tarif (p. ex. : 16 heures pour une affaire relevant de la SAR, ou 10 heures pour les demandes en raison d'ordre humanitaire et les ERAR), il n'est pas raisonnable de s'attendre à ce que les avocats se conforment à toutes les pratiques exemplaires du Guide;
    • Plusieurs modifications à des critères spécifiques ont été suggérées;
    • La RLA a exprimé son inquiétude du fait que le Guide des pratiques exemplaires portait principalement sur les dossiers relevant de la SPR;
    • Plusieurs participants ont suggéré qu'un guide de pratiques exemplaires portant sur les dossiers d'appel soit également élaboré;
  • Préoccupations au sujet de l'exigence de six heures de formation juridique permanente par année en droit des réfugiés et de l'immigration qui pourrait être une charge trop lourde. Il a été suggéré de réduire le nombre d'heures à trois;

  • Question sur la façon dont AJO entend gérer le processus d'inscription aux listes et celui du retrait des listes. Rétroaction additionnelle;

    • Certains ont exprimé l'inquiétude que l'application des normes ne soit pas assez sévère ou efficace pour leur donner de la valeur;
    • D'autres craignent que les normes puissent être utilisées pour « harceler » les avocats et leur demander de démontrer leur conformité aux normes sans que ce soit nécessaire ou justifié;
    • Il a été proposé de mettre en place un processus d'appel transparent pour les personnes qui ont été radiées de la liste ou à qui on a refusé l'inscription à la nouvelle liste;
  • Suggestion à AJO d’inviter des représentants du secteur privé à faire partie du comité chargé d'étudier les demandes d'inscription aux listes. Plusieurs ont appuyé l'idée de tirer parti des connaissances et de l'expérience des comités régionaux pour évaluer la qualité du travail des personnes qui présentent une demande d'inscription à une liste;

  • Insatisfaction de certains avocats expérimentés du fait qu'ils pourraient avoir à demander des conditions spéciales pour satisfaire aux exigences des normes générales pour les affaires devant la SPR et d'immigration, car ils s'occupent surtout de dossiers d'appel ou parce qu'ils ont réduit leur charge de travail;

  • Inquiétudes que les normes puissent être un moyen de réduire le nombre de personnes inscrites sur une liste avec pour conséquence un nombre insuffisant d'avocats du secteur privé pour servir les clients;

  • Questions au sujet du processus d'inscription aux listes des nouveaux membres du Barreau en matière de droit des réfugiés et du besoin d'un programme de mentorat pour que ces avocats obtiennent la formation professionnelle leur permettant de satisfaire aux normes;

  • Plusieurs suggestions novatrices visant à répondre aux besoins des nouveaux membres du Barreau, y compris l'établissement d'un examen d'entrée.


Prochaines étapes


AJO travaillera en collaboration avec la RLA et prendra en compte les inquiétudes exprimées par les intervenants et la rétroaction recueillie jusqu'à maintenant lors de l'élaboration d'une deuxième ébauche de ses normes. L'objectif de cette deuxième ébauche est de servir de base à une consultation future visant à finaliser les normes régissant les prestataires des services en droit des réfugiés et de l'immigration financés par AJO et à les mettre en place plus tard en 2014.