Publications et documents d'information

Consultation des cliniques

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Mise à jour : le 5 mai


Document de travail sur la réduction des coûts administratifs dans les cliniques

Dernière mise à jour : Le mercredi 5 mai 2010


Document de consultation des cliniques
Pour lire le document de travail en entier, cliquez ici

FAQs
Liste de questions concernant le document et leurs réponses

Introduction / Objet

Ce document a pour objectif d’identifier des améliorations à l’administration du domaine de pratique des cliniques qui auront pour effet d’économiser des fonds tout en améliorant les services dispensés aux clients. Nous voulons réduire les coûts indirects comme les loyers, éliminer le temps qu’il n’est pas nécessaire de consacrer à l’administration et créer la capacité d’améliorer l’accès à la justice.

AJO, comme la plupart des autres organismes, s’efforce de réduire les sommes consacrées à l’administration pour concentrer plus de ressources sur les services. Les gouvernements, les hôpitaux, les organismes qu’ils soient caritatifs, de services, à but lucratif ou non lucratif s’efforcent tous de réduire leurs coûts indirects et administratifs.

Approfondissant l’expérience d’AJO et celle d’autres organismes, nous collaborerons avec les cliniques afin d’améliorer les méthodes d’administration des services dans le domaine du droit de la pauvreté en Ontario, ce qui nous permettra de nous concentrer sur les services et d’améliorer leur viabilité.


AJO prêche par l’exemple

Depuis 2007, AJO a tiré parti de la technologie, créé de nouveaux services, éliminé les coûts non nécessaires et rationalisé l’administration. En transformant nos modèles de prestation de services, nous débloquons 20 millions de dollars que nous consacrons chaque année à l’administration. Ceci représente approximativement 5 % du budget total d’AJO.

  • AJO économisera 16,5 millions de dollars par année en tirant parti de la technologie pour améliorer la réception des demandes et offrir des nouveaux services aux clients ainsi qu’en déménageant ses bureaux dans les palais de justice de l’Ontario.
  • AJO économise 900 000 dollars par année du fait d’avoir déménagé ses bureaux provinciaux dans des espaces ouverts.
  • Le Bureau provincial d’AJO fait des économies administratives d’environ 3 millions de dollars.

Ce ne sont là que quelques-unes des façons qu’AJO améliore son administration de l’aide juridique. Débloquer des ressources auparavant affectées à l’administration et réacheminer certaines de ces ressources vers la prestation de services ayant des effets directs sur le client nous a permis d’améliorer les services et d’élargir leur gamme :

  • Grâce au numéro sans frais d’AJO, les clients peuvent désormais faire une demande d’aide juridique et recevoir de l’information ainsi que des conseils juridiques sommaires dans 120 langues par l’intermédiaire de la traduction simultanée. Un peu plus de 24 000 personnes ont bénéficié de ces services entre le 1er janvier et le 29 avril 2010. En février et mars 2010, presque 100 personnes ont bénéficié de conseils juridiques sommaires par téléphone.
  • AJO a simplifié l’administration et réduit le temps nécessaire pour remplir une demande d’aide juridique de 62 %. Les clients peuvent désormais concentrer plus de leur énergie à mener leur cause à bien et moins à naviguer dans les méandres administratifs.
  • 71 % des clients sont maintenant informés de la décision concernant leur demande le jour même de la réception de leur demande (en 2008, seulement 53 % des clients ont été informés de la décision le jour même de la réception de leur demande).
  • Les clients peuvent faire une demande d’aide juridique dans les bureaux du tribunal plutôt que d’avoir à se rendre ailleurs.
  • AJO met à l’essai un test d’admissibilité simplifié qui rationalisera plus encore le processus de demande.
  • Il y a eu plus 280 000 visites au site Web amélioré d’AJO depuis son lancement le 29 novembre 2009.
  • AJO offre aux clients dont la cause relève du droit de la famille des moyens de règlement extrajudiciaires des conflits ainsi que des ordinateurs accessibles au public pour leur donner tôt l’accès aux outils dont ils ont besoin afin d’assurer un déroulement adéquat de leur cause.

AJO suit une tendance plus vaste

La transformation d’AJO met l’accent sur les services et maximise les effets des fonds publics sur nos clients et nos collectivités. AJO s’est engagé sur un chemin qu’empruntent déjà plusieurs autres organismes publics et à but non lucratif. Des organismes de services de partout en Ontario et ailleurs cherchent de nouvelles façons d’administrer et de dispenser des programmes qui mettent l’accent sur les services et la viabilité plutôt que les coûts indirects et l’administration.

Voici certaines idées que nous explorons dans ce document :

  • Coordonner à l’échelle régionale
  • Partager les installations
  • Partager des services ou impartir des services non essentiels comme les ressources humaines
  • Implanter de nouveaux modèles et moyens de partenariat
  • Tirer parti de la technologie
  • Améliorer la gestion du savoir
  • Offrir des services globaux

Nous pouvons améliorer notre façon d’administrer les services dans le domaine du droit de la pauvreté

Nos efforts se basent sur la reconnaissance que les besoins juridiques des Ontariennes et Ontariens à faible revenu diffèrent de ceux de la classe moyenne ou supérieure.

Les nouveaux investissements dans les services en droit de la pauvreté ont été utilisés pour compenser l’inflation, absorber les augmentations des salaires et des coûts indirects et pour financer les nouvelles cliniques ainsi que les salaires des nouveaux employés. Ces investissements n’ont pas mené à des augmentations substantielles de la quantité de services offerts aux Ontariennes et Ontariens à faible revenu. Entre 1999 et 2009, AJO a augmenté le financement des cliniques de 57 %. Ajusté en fonction de l’inflation, cela représente une augmentation de 30 %. Entre 1999 et 2009, le nombre de postes financés s’est accru de 24 %, mais le nombre de bénéficiaires n’a augmenté que de 12 %.

Les résultats de la mise en œuvre par AJO d’autres modèles de prestation de service démontrent qu’il est possible d’offrir plus de services dans les limites actuelles du budget quand un organisme veut évoluer et s’améliorer.


Possibilités d’amélioration

  • Si les cliniques réduisaient l’espace locatif par membre du personnel pour se conformer aux normes de la FPO, des économies de 2,2 millions de dollars pourraient être réalisées.
  • Si les cliniques réduisaient le temps et l’argent consacrés à l’administration pour atteindre le niveau d’AJO, des économies de 3,5 millions de dollars pourraient être réalisées.

Nous croyons que nous pouvons améliorer les services en droit de la pauvreté dans cette région. Nous voulons augmenter la proportion des fonds affectés aux services et diminuer la part de financement de l’administration. Il y a plusieurs avantages à générer des économies administratives, y compris la réduction des coûts, l’augmentation de la capacité et l’amélioration des services. Par exemple, débloquer un million de dollars des fonds actuellement consacrés à l’administration pourrait en fin de compte créer la capacité de traiter 2 000 nouveaux cas.

Il sera aussi question dans ce document d’améliorations et d’économies en rapport à la vérification, la tenue de livre, les vacances et les heures compensatoires ainsi que d’améliorations aux services pouvant être apportées en maximisant l’efficacité des sites Web.


Conclusion

Le système actuel de cliniques communautaires a plusieurs forces. En tant que principal bailleur de fonds des services en droit de la pauvreté en Ontario, AJO est fier desnombreuses réalisations des cliniques.

AJO veut approfondir ses initiatives récentes d’amélioration des services, de rationalisation de l’administration, d’élimination des coûts non nécessaires et d’accroissement de la capacité en adoptant d’autres modèles de prestation des services. À cette fin, ce document contient des questions quant à la façon d’administrer les services en droit de la pauvreté dans le but de débloquer des ressources et accroître la capacité.

AJO ne pose pas ces questions simplement pour réduire les coûts. AJO, comme d’autres organismes du secteur public, fait face à des contraintes considérables mais sous investir dans l’infrastructure et réduire les effets des cliniques sur les clients et leur communauté ne présente pas d’intérêt pour AJO. Au contraire, nous voulons maximiser l’effet du financement du domaine de pratique des cliniques en mettant l’accent sur les services et la viabilité. Nous voulons construire à partir de nos succès et créer un meilleur système d’aide juridique pour l’Ontario.


Document de travail

Document de travail sur la réduction des coûts administratifs dans les cliniques


Foire aux questions sur le Document de consultation des cliniques

Quels sont nos objectifs?

AJO veut maximiser le rendement des fonds destinés au droit de la pauvreté en Ontario. Nous voulons réduire les coûts indirects des cliniques, augmenter la capacité et s’appuyer sur nos succès pour créer un meilleur système d’aide juridique pour l’Ontario.

AJO veut collaborer avec les cliniques afin d’identifier des améliorations à l’administration de la pratique des cliniques. Notre objectif est de maximiser l’effet de notre financement sur nos clients et collectivités. Nous voulons aider à trouver des moyens novateurs de débloquer des ressources, d’améliorer la viabilité à longue échéance et d’améliorer l’accès à la justice des Ontariennes et Ontariens à faible revenu.


Pourquoi faisons-nous cela?

Des organismes de service de partout en Ontario et d’ailleurs cherchent de nouveaux moyens d’administrer et de dispenser des programmes mettant l’accent sur les services et la viabilité plutôt que les coûts indirects et l’administration. AJO s’inscrit dans cette tendance et a pris des mesures afin de transformer son propre fonctionnement, d’améliorer les services de première ligne, d’accroître l’imputabilité et de construire un système d’aide juridique plus viable. À l’avenir, AJO entend veiller à ce que l’argent consacré aux services d’aide juridique, y compris les services juridiques offerts par les cliniques, soit utilisé de manière optimale.

AJO croit que des améliorations des services en droit de la pauvreté permettraient de réaliser ce qui suit :

  • Accroissement de la capacité de dispenser des services de haute qualité aux clients;
  • Diminution des sommes consacrées à l’administration et aux coûts indirects;
  • Augmentation de l’imputabilité face à nos clients, nos collectivités, nos bailleurs de fonds et aux contribuables;
  • Amélioration de l’accès à la justice et de la viabilité du système d’aide juridique.

Comment cela sera-t-il fait?

Le document de consultation des cliniques servira de point de départ aux discussions avec les cliniques régionales et spécialisées. L’objectif du document de consultation des cliniques est d’identifier des améliorations à l’administration de la pratique des cliniques permettant de réduire les coûts tout en améliorant les services à la clientèle. Nous voulons réduire les coûts indirects tels que les loyers, éliminer le temps consacré sans nécessité à l’administration et nous donner les moyens d’accroître l’accès à la justice. Le document décrit certaines idées d’amélioration de la viabilité des services en droit de la pauvreté. Nous décrirons certaines des mesures prises par AJO afin de transformer d’autres modèles de prestation des services, certaines méthodes d’autres organismes de services et quelques exemples de bon travail des cliniques.


Qui participera à la consultation?

AJO veut engager le dialogue sur les améliorations pouvant être faites aux niveaux local et régional ainsi que dans les cliniques spécialisées. Les équipes régionales d’AJO et les représentants du service des Programmes provinciaux et innovation rencontreront les représentants des cliniques et des partenaires de toute la province pour déterminer les améliorations administratives possibles et élaborer un plan d’amélioration de l’efficacité. AJO comprend que les cliniques desservent des collectivités uniques et vise à construire un système qui est bon pour les clients et les communautés.


Quand les consultations auront-elles lieu?

AJO veut amorcer les discussions avec les cliniques au sujet de certaines idées soulevées dans ce document en mai ou en juin. Nous espérons que notre première rencontre marquera le début d’un processus de consultation avec les cliniques régionales et spécialisées qui nous aidera à atteindre l’objectif défini dans le document, soit de déterminer des améliorations à l’administration des pratiques des cliniques qui permettront de faire des économies et d’améliorer les services à la clientèle. Nous collaborerons avec les cliniques afin d’élaborer un plan de maximisation du rendement du financement du droit de la pauvreté dans chaque région et chaque clinique spécialisée.


AJO prévoit-il réduire son budget des cliniques?

En 2010-2011, AJO commercera à octroyer des fonds additionnels pour aider les cliniques à offrir des services dans plusieurs langues ainsi qu’à explorer des façons nouvelles et efficaces de dispenser les services.

AJO s’est engagé à fournir 1 million de dollars pour élargir les services d’interprétation et de traduction aux clients des cliniques. Jusque 6000 clients de plus pourraient bénéficier de services de traduction grâce à ces fonds.

AJO s’est également engagé à fournir 2,25 millions de dollars sur 3 ans à un fonds d’innovation soutenant les initiatives ponctuelles, projets ou études des cliniques en vue d’augmenter l’accès à la justice des collectivités raciales et immigrantes; d’étendre les services des cliniques dans les collectivités rurales et éloignées grâce à une variété de moyens, y compris le recours à la technologie; et implanter des structures de pratique des cliniques plus efficaces.