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SAP - Description du processus pour un environnement sans papier

Le 7 mai

Les Services aux avocats et paiements (SAP) ont découvert plusieurs manières d'améliorer leurs activités pour adopter la stratégie de gestion IMPAC et le programme Valeur.

Le projet d'environnement sans papier no 2 des SAP a entraîné des gains en productivité, d'importantes réductions des coûts en réduisant l'utilisation du papier et de l'espace de rangement, une gestion plus efficace de l'information et surtout l'amélioration des services aux avocats du secteur privé.

Les SAP ont amorcé la mise en place du projet d'environnement sans papier il y a maintenant six mois.

Payables Process Map - PDF La description du processus a permis aux SAP de déterminer les facteurs d'utilisation du papier ainsi que la quantité utilisée de même que les sources et le volume de l'information. En ayant recours aux remue-méninges, en étudiant les différents choix et en mettant en place des changements, SAP a adopté une façon plus efficace et plus économique de faire circuler et d'archiver l'information. Par exemple, le processus simple consistant à numériser les télécopies et à les sauvegarder dans un système de dossiers électroniques (EZ Docs) engendre des économies importantes de papier et de temps - c'est beaucoup plus facile de repérer une version numérique d'une télécopie et d'envoyer par courriel à l'employé intéressé un lien à la copie électronique que de classer une version papier et de la retrouver. Cette nouvelle approche tire le meilleur parti de la technologie moderne de l'environnement sans papier : numériser, convertir en format PDF (Portable Document Format), sauvegarder et envoyer par courriel.

En plus d'utiliser la description du processus pour réduire la quantité de papier utilisée, les SAP se sont aussi rendu compte que la description du processus était un outil utile pour évaluer les améliorations du processus et les mesures du rendement et consigner les résultats.

De plus, comparer le nouveau processus avec l'ancien aide à mesurer de l'ampleur des améliorations. Par exemple, les SAP ont découvert que le processus relativement simple de numériser les télécopies n'a pas seulement conduit à une importante économie de papier - des milliers de feuilles ne sont plus utilisées - mais il a aussi permis de libérer un employé à temps plein qui au lien de s'occuper des comptes fournisseurs peut maintenant assumer d'autres responsabilités.

Ce projet permet d'avoir un environnement plus écologique, d'offrir aux avocats du secteur privé des services d'une manière efficiente et efficace par rapport au coût et de fournir aux contribuables une valeur accrue.







En chiffres

  • Entre mars 2007 et novembre de la même année, SAP a utilisé 375 000 feuilles de papier de format 8,5 " x 11 " et 20 000 de format 8'5 " x 14 ".
  • Une boîte de 5 000 feuilles coûte 34,500 $, ainsi le coût total du papier est de 2 725,00 $!
  • Depuis sa mise en place, le projet d'environnement sans papier no 2 a entraîné une réduction de 30 % de la quantité de papier utilisée.