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Coup d'œil sur AJO

Nous avons un " IMPAC " sur l'avenir de l'aide juridique

Le 12 mars

Plus de 40 ans après l'inauguration du premier régime d'aide juridique et 10 ans après l'adoption de la loi garantissant l'accès à la justice pour les Ontariens à faible revenu, AJO jette les bases de la prestation future des services d'aide juridique en Ontario.

Une nouvelle stratégie de gestion guide la mise en ouvre par AJO du programme Valeur, lequel vise à identifier des moyens d'économiser des sommes qui pourront être réinvesties dans les services, à partir des idées recueillies dans le cadre de consultations étendues avec le personnel et les parties prenantes.

D'ici 2012, les mesures d'amélioration internes auront créé un ajout de valeur de 19 millions de dollars au plan de l'aide juridique

Conscient de la nécessité d'intensifier les efforts en vue de fournir des services d'aide juridique aux Ontariens à faible revenu, le gouvernement provincial a majoré de 51 millions de dollars le budget d'AJO au cours des trois prochaines années. À la fin de cette période, la base budgétaire de l'organisme sera supérieure de 19 millions de dollars au montant actuel.

Le but du programme Valeur consiste à réaliser à l'interne des économies ou des ajouts de valeur équivalents à l'augmentation de 19 millions de dollars de notre financement de base décidée par le gouvernement.

D'ici 2012, les mesures d'amélioration internes auront créé un ajout de valeur de 19 millions de dollars au plan de l'aide juridique, soit 1 % environ du budget annuel de l'organisme à l'heure actuelle.

Nous envisagerons toutes les possibilités raisonnables en vue de créer cette valeur ajoutée, qu'il s'agisse d'appliquer des technologies nouvelles, d'éliminer les dédoublements ou de faire des choix en fonction de l'impact le plus important pour les clients.

IMPAC

Dans ce but, AJO a mis au point une stratégie de gestion qui guidera les cinq prochaines années de son développement. À tous les niveaux, le fonctionnement d'AJO sera impulsé par les principes " IMPAC " : Innovation, Mesure, Priorités, Accroissement de la responsabilisation et Coordination :

Innovation : nous créerons une culture d'entreprise encore plus dynamique qui permettra aux idées de voir le jour et qui favorisera l'adoption de nouvelles approches de résolution de problèmes;

Mesure : nous allons créer et adopter des outils modernes de mesure du rendement d'AJO, nous identifierons nos succès et nous prendrons des décisions éclairées;

Priorités : nous adopterons des processus inclusifs et responsables et des critères qui nous permettront de prendre des décisions claires et conformes à nos principes sur les priorités d'AJO et la répartition des ressources;

Accroissement de la responsabilisation : nous veillerons à ce que des systèmes clairs de gestion saine et de responsabilité financière soient adoptés au sein d'AJO pour qu'il n'existe aucun doute quant aux attributions en matière d'action et de décision à tous les niveaux, et nous nous assurerons que les lois régissant AJO soient suivies à la lettre, et que des rôles et responsabilités précis soient établis;

Coordination : nous donnerons plein effet à notre mission prescrite par la loi, afin d'en accroître au maximum l'impact sur nos clients, en améliorant la coordination des services d'aide juridique et en veillant à ce qu'AJO soit gérée de manière à favoriser la synergie de tous ses programmes et fonctions administratives.

Les deux tiers des économies réalisées grâce à l'application du programme Valeur et de la stratégie IMPAC seront consacrés à l'amélioration des services à la clientèle et le tiers restant à la modernisation institutionnelle d'AJO en vue d'accroître l'efficacité de son fonctionnement.

La nouvelle stratégie a déjà commencé de porter fruit

En juillet 2007, AJO annonçait que le siège provincial et plusieurs autres bureaux plus petits partageraient désormais les mêmes locaux, situés au centre-ville de Toronto, lesquels sont en cours de reconfiguration sur la base des principes modernes de conception " ouverte ". Ce processus de regroupement et de réaménagement permettra de réaliser à terme des économies de 900 000 dollars par an en réduisant la superficie occupée par l'organisme.

Cette seule décision permettra d'économiser, au cours des 10 prochaines années, près de 10 millions de dollars qui seront réinvestis dans les services à la clientèle.

La simplification des formalités de demande d'assistance par les clients représente une autre innovation très prometteuse. Une fois le nouveau système entièrement opérationnel, les clients pourront présenter leurs demandes d'aide juridique par l'intermédiaire de services communautaires et d'avocats, dans n'importe quel point de la province, sans devoir se déplacer jusqu'à un bureau d'AJO. Cette innovation technologique permettra de réaliser des économies annuelles de X XXX de dollars

Les sessions Quantum

Une grande partie de la nouvelle stratégie de gestion et des récentes initiatives d'AJO découle de l'initiative interne de planification stratégique Quantum, qui a consisté en une série exhaustive de plus de 50 rencontres avec des membres du personnel, à l'échelle de la province, entamées fin 2006, ainsi qu'un grand nombre de séances de planification locale auxquelles participaient d'autres fournisseurs de services ainsi que divers programmes et organismes qui sont au service de nos clients.

Dans le cadre de ces sessions Quantum, nous avons pu tirer parti du potentiel de leadership présent à tous les niveaux de l'organisation afin de mettre au point un plan définitif. Ce plan constitue, à l'échelle de la province, une base sur laquelle AJO peut définir de manière claire et succincte le rôle qui lui est imparti par la loi au sein du système juridique, et confronter cette définition au travail qu'elle accomplit effectivement.

Des services juridiques de haute qualité

Conformément à sa mission conférée par la Loi de 1998 sur les services d'aide juridique, AJO s'emploie à administrer un système d'aide juridique de haute qualité, efficient et efficace au plan des coûts, à l'intention des Ontariens à faible revenu.

AJO dispense ses services grâce à son réseau de 51 bureaux régionaux et 80 services juridiques communautaires dont 17 spécialisés. Elle offre son assistance à plus d'un million d'Ontariens à faible revenu, sous forme de services en milieu communautaire, de prestations des avocats de service et du programme de certificats, lequel permet aux clients d'être représentés par des procureurs privés inscrits au tableau des avocats qui acceptent des mandats d'aide juridique.

Un rôle critique dans la recherche de la justice sociale en Ontario

Il est apparu clairement, au fil de ces consultations stratégiques menées dans l'ensemble de la province, qu'AJO a connu un développement considérable et joué un rôle critique dans la recherche de la justice sociale en Ontario. Les séances Quantum ont par ailleurs révélé que malgré ses réalisations, AJO devait se réaligner afin d'être aussi efficace que possible dans une conjoncture du secteur public en rapide évolution.

Comment AJO peut-elle non seulement maintenir, mais encore améliorer les niveaux actuels de services? Quelles mesures AJO peut-elle prendre aujourd'hui afin de mettre en place l'infrastructure voulue pour répondre aux besoins évolutifs des clients? Comment peut-elle continuer de faciliter et de simplifier l'accès des Ontariens à faible revenu aux services d'aide juridique?

Un modèle régionalisé

La première étape du réalignement d'AJO a consisté à créer une nouvelle structure organisationnelle sur une base régionale. Désormais, trois vice-présidents régionaux seront responsables de toutes les activités opérationnelles d'AJO dans les quatre régions géographiques de la province.

Cette nouvelle structure permet de mieux répondre aux besoins des clients et du personnel et d'améliorer la coordination des processus tout en assurant la participation intégrale des parties prenantes à l'échelon local.

Ce modèle régionalisé élimine les silos, améliore la communication, accroît la coordination des services à la clientèle et des ressources, et crée un organigramme clair pour les bureaux locaux, les régions et l'ensemble d'AJO. Chaque vice-président régional est responsable de tous les services d'aide juridique dans son secteur et dispose de l'autonomie nécessaire pour prendre des décisions et influencer les programmes en fonction des besoins locaux et de ceux d'AJO dans son ensemble.

Cette nouvelle structure constitue une base sur laquelle nous pouvons nous fonder pour réaliser notre objectif global : accroître au maximum l'impact de notre action pour les Ontariens à faible revenu à partir des ressources dont nous disposons.

Notre objectif global : accroître au maximum l'impact de notre action pour les Ontariens à faible revenu à partir des ressources dont nous disposons

Cette nouvelle structure régionale clarifie les rôles hiérarchiques et rapproche les gestionnaires du personnel de première ligne. Plusieurs départements et services internes ont en outre été réalignés afin de mieux la soutenir.

Certes, nous ne pouvons prédire avec certitude à quoi ressemblera demain l'environnement dans lequel nous évoluons aujourd'hui.

Toutefois, grâce à notre stratégie de gestion, à l'initiative IMPAC et à notre programme Valeur, AJO met en place les principes qui lui permettront le mieux de s'adapter à un avenir dans lequel l'amélioration continue sera intégrée dans la culture même de notre organisation.