L'examen après paiement

Politique sur les examens aléatoires et ciblés après paiement

Lignes directrices sur les examens aléatoires

• La sélection des comptes qui feront l'objet d'un examen aléatoire se fera en ayant recours à des techniques reconnues de sélection aléatoire et à des logiciels appropriés.
• Le nombre de comptes choisis en vue de l'examen permettra de réaliser l'objectif consistant à offrir à AJO le niveau de confiance requis pour respecter une marge d'erreur acceptable prédéterminée pour l'échantillonnage statistique.
• Pour assurer l'exactitude du processus de sélection aléatoire, il sera chaque fois étayé d'un nombre suffisant de documents pour offrir une piste de vérification appropriée. Ces dossiers seront tenus conformément aux politiques sur la tenue des dossiers d'AJO.
• Pour chaque compte qui est assujetti à un examen aléatoire, AJO enverra à l'avocat, par courrier courant, une demande de soumission de documents justificatifs concernant ce compte, documents devant être remis dans les trente (30) jours suivants.
• Si l'avocat ne soumet pas les documents justificatifs requis en réponse à une demande initiale faite par AJO, trente jours (30) jours après la date de la demande initiale, une deuxième demande lui sera envoyée, par courrier courant, pour qu'il soumette les documents exigés dans les quinze (15) jours suivants.
• On pourra accorder à un avocat une prolongation du délai de soumission des documents demandés dans une lettre initiale ou une lettre ultérieure envoyée à l'avocat si la justification de la demande de prolongation du délai est raisonnable, compte tenu des circonstances. Voici en quoi ces circonstances peuvent consister :
  
  • La portée et la nature des documents supplémentaires demandés;
  • Les circonstances liées à la clientèle de l'avocat;
  • D'autres circonstances exceptionnelles.
• Si l'avocat ne remet pas tous les documents requis à la suite d'une deuxième demande de soumission de documents ou, le cas échéant, à la fin de la période de prolongation accordée par AJO, on appliquera les conditions de la Politique sur l'absence de réponse.
• Lorsqu'un avocat n'a pas répondu à une demande de soumission de documents concernant trois vérifications aléatoires successives, AJO pourra imposer une cessation des privilèges de l'avocat concernant l'utilisation d'Aide juridique en ligne pour les demandes de paiement des comptes futurs, et l'avocat devra fournir des détails complets sur le compte, aux fins d'examen, avant d'avoir droit à un paiement.
• Une fois les documents et les explications fournies par l'avocat reçus, un examinateur étudiera les renseignements et identifiera les erreurs relatives au compte de l'avocat.
• Le montant des erreurs décelées durant un examen dont le total est inférieur à 35 $ ne sera pas recouvré ou remboursé. Le montant de toutes les erreurs dont la valeur est d'au moins 35 $ sera recouvré ou remboursé.
• Les résultats de chaque examen aléatoire d'un compte d'avocat seront signalés à l'avocat, par courrier courant.
• Si AJO essaie de recouvrer des fonds d'un avocat, les rectifications se feront sous forme de débit compensatoire inscrit aux comptes futurs soumis par l'avocat aux fins de règlement.
• Lorsque les erreurs de facturation entraînent un moins-payé supérieur à 35 $, on versera un paiement supplémentaire à l'avocat.
• L'examinateur après paiement évaluera s'il faut effectuer ou non un rajustement relatif à une entente de contribution avec un client et fournira aux Services des comptes clients les renseignements pour que ces services puissent effectuer les rajustements qui s'imposent au compte du client.
• AJO offrira à l'avocat des conseils et des directives en cas d'erreur, afin d'aider l'avocat à soumettre ses comptes de façon exacte et rapide.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision prise en vertu des présentes politiques, ou peut interjeter appel d'une décision relative aux présentes politiques, conformément à la Politique sur les réexamens et les appels.

Lignes directrices sur les examens ciblés

• On peut effectuer un examen ciblé lorsqu'un examen aléatoire décèle des problèmes qui mériteraient d'être assujettis à un examen plus approfondi des comptes payés à un avocat, ou lorsque la nature ou la portée des erreurs décelées suggèrent qu'il faudrait effectuer une étude des comptes supplémentaires soumis par l'avocat. Il pourra s'agir, entre autres, de ce qui suit :
  
  • Plaintes;
  • Nature répétitive des erreurs ou taux d'erreurs élevé;
  • Disparité entre les renseignements d'un compte et ceux fournis par un groupe de pairs;
  • Montant élevé de la facturation.
• Pour chaque compte qui est assujetti à un examen ciblé, AJO demandera à l'avocat, par courrier courant, de lui fournir les documents justificatifs concernant ce compte.
• Si l'avocat ne soumet pas les documents justificatifs requis en réponse à une demande initiale faite par AJO, trente jours (30) jours après la date de la demande initiale, une deuxième demande lui sera envoyée, par courrier courant, pour qu'il soumette les documents exigés dans un nombre de jours précis qui dépendra du nombre de dossiers en cours d'examen.
• On pourra accorder à un avocat une prolongation du délai de soumission des documents demandés dans une lettre initiale ou une lettre ultérieure envoyée à l'avocat, si la justification de la demande de prolongation du délai est raisonnable, compte tenu des circonstances. Voici en quoi ces circonstances peuvent consister :
  
  • la portée et la nature des documents supplémentaires demandés;
  • les circonstances liées à la clientèle de l'avocat;
  • d'autres circonstances exceptionnelles.
• Si l'avocat ne soumet pas tous les documents requis à la suite d'une deuxième demande de documentation ou, le cas échéant, à la fin de la période de prolongation accordée par AJO, on appliquera les conditions de la Politique sur l'absence de réponse.
• Une fois les documents et les explications fournies par l'avocat reçus, un examinateur étudiera les renseignements et identifiera les erreurs relatives au compte de l'avocat.
• Les erreurs cumulatives décelées durant un examen, dont la valeur est inférieure à 100 $, ne seront pas recouvrées ou remboursées. Toutes les erreurs dont la valeur est d'au moins 100 $ seront recouvrées ou remboursées.
• Si AJO essaie de recouvrer des fonds d'un avocat, les rectifications se feront sous forme de débit compensatoire inscrit aux comptes futurs soumis par l'avocat aux fins de règlement.
• Lorsque les erreurs de facturation entraînent un moins-payé supérieur à 35 $, on versera un paiement supplémentaire à l'avocat.
• L'examinateur après paiement évaluera s'il faut effectuer ou non un rajustement relatif à une entente de contribution avec un client et fournira aux Services des comptes clients les renseignements pour que ces services puissent effectuer les rajustements qui s'imposent au compte du client.
• La détection des erreurs dans le cadre d'un examen ciblé pourra entraîner une enquête lorsque la nature ou l'envergure des erreurs décelées révèlent une absence de minutie flagrante dans la préparation des comptes, des erreurs commises consciemment ou d'autres facteurs suggérant qu'il serait bon d'examiner de plus près les comptes de l'avocat.
• Les résultats de chaque examen ciblé d'un compte d'un avocat seront signalés à ce dernier, par courrier courant.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision prise en vertu des présentes politiques, ou peut interjeter appel d'une décision relative aux présentes politiques, conformément à la Politique sur les réexamens et les appels.

Politique sur l'absence de réponse - Examens aléatoires et ciblés

Lignes directrices
Pour chaque compte qui fait l'objet d'une vérification aléatoire ou d'un examen ciblé, AJO enverra une demande initiale à l'avocat, par courrier courant, lui demandant de fournir les documents justificatifs concernant le(s) compte(s). Si l'avocat ne répond pas à une demande initiale de soumission des documents ou refuse de fournir tous les documents requis, les lignes directrices suivantes s'appliqueront.

• Si l'avocat ne soumet pas les documents justificatifs requis en réponse à une demande initiale, trente (30) jours après la date de la demande initiale, une deuxième demande lui sera envoyée, par courrier courant, pour qu'il soumette les documents exigés dans les quinze (15) jours suivants.
• On pourra accorder à un avocat une prolongation du délai de soumission des documents demandés dans une lettre initiale ou une lettre ultérieure envoyée à l'avocat si la justification de la demande de prolongation du délai est raisonnable, compte tenu des circonstances. Voici en quoi ces circonstances peuvent consister :
  
  • La portée et la nature des documents supplémentaires demandés;
  • Les circonstances liées à la clientèle de l'avocat;
  • D'autres circonstances exceptionnelles.
• Si l'avocat ne soumet pas tous les documents requis à la suite de trois (3) examens consécutifs, il est possible qu'on adresse le cas au Service des enquêtes.
• Lorsqu'un avocat n'a pas fourni tous les documents requis à l'égard de trois (3) examens consécutifs, le Service des enquêtes peut imposer une cessation des privilèges de l'avocat concernant l'utilisation d'Aide juridique en ligne pour les demandes de paiement des comptes futurs.
• Tout remboursement monétaire demandé à un avocat se fera sous forme de débit compensatoire inscrit aux comptes futurs soumis par l'avocat aux fins de règlement.
• Au cas où un avocat ne demande pas le paiement d'un nouveau compte dans les six mois qui suivent et si AJO n'est pas en mesure d'exécuter un recouvrement en souffrance, AJO entreprendra le recouvrement du compte, sous réserve d'un examen par d'autres moyens légaux.
• Au montant du recouvrement viendra s'ajouter le coût de tous les débours encourus dans le cadre de la tentative de recouvrement.
• À l'issue de chaque appel, le chef de service des examens après paiement déterminera s'il faut effectuer un rajustement relatif à une entente de contribution avec un client et effectuera le(s) rajustement(s) nécessaire(s).
• Le Service des enquêtes informera le directeur régional du fait que l'avocat continue de ne pas fournir les documents requis et recommandera qu'on songe à rayer son nom de la liste d'avocats.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision prise en vertu des présentes politiques, ou peut interjeter appel d'une décision relative aux présentes politiques, conformément à la Politique sur les réexamens et les appels.
• La capacité future d'un avocat d'utiliser Aide juridique en ligne sera examinée, compte tenu du respect ou du non-respect de ces modalités par l'avocat.

Politique sur le recouvrement des paiements excédentaires

Lignes directrices
Si l'avocat ne répond pas à une demande initiale de soumission des documents ou refuse de fournir tous les documents requis, les lignes directrices suivantes s'appliqueront.

• Si l'avocat ne fournit pas tous les documents exigés ou n'en fournit aucun après avoir reçu une deuxième lettre de demande de soumission de documents, ou à l'expiration d'une période de prolongation accordée par AJO, il peut s'ensuivre un recouvrement partiel ou total du montant payé pour le compte assujetti à un examen aléatoire ou ciblé. Il est également possible que cette affaire soit transmise au Service des enquêtes.
• Le montant qui sera recouvré auprès de l'avocat peut dépendre de la nature des renseignements qui sont soumis sur le compte, de l'absence de documentation étayant les entrées effectuées sur le compte ou de toute autre circonstance qui peut mettre en doute l'exactitude ou la véracité des renseignements figurant sur le compte.
• Le chef de service des examens après paiement peut imposer une cessation des privilèges de l'avocat concernant l'utilisation d'Aide juridique en ligne pour les demandes de paiement des comptes futurs, tant que l'avocat ne se conforme pas à une demande de soumission de documents. Le chef avisera le directeur des Services aux avocats et paiements de la décision et l'avocat devra remettre tous les détails sur compte, aux fins d'examen, avant qu'il ne puisse être payé.
• Le recouvrement financier demandé à un avocat se fera sous forme de débit compensatoire inscrit aux comptes futurs soumis par l'avocat aux fins de règlement.
  
  • Si l'avocat soumet les documents requis dans les soixante (60) jours qui suivent la date du débit compensatoire, le montant sera remboursé à l'avocat.
  • Si l'avocat soumet les documents requis soixante (60) jours après le débit compensatoire, AJO peut, à sa discrétion, décider si le montant sera remboursé à l'avocat.
  • Lorsqu'on a accordé à l'avocat une prolongation du délai de soumission des documents, AJO peut, à sa discrétion, décider de rembourser le montant du débit compensatoire à l'avocat.
• Si un avocat ne demande pas le paiement d'un nouveau compte dans un délai raisonnable et si AJO n'est pas en mesure de recouvrer le montant en souffrance, AJO entreprendra le recouvrement du compte par d'autres moyens légaux.
• Au montant du recouvrement viendra s'ajouter le coût de tous les débours encourus dans le cadre de la tentative de recouvrement.
• AJO informera le directeur régional du fait que l'avocat continue de ne pas fournir les documents requis et recommandera qu'on songe à rayer son nom de la liste d'avocats pouvant accepter des certificats d'aide juridique.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision prise en vertu des présentes politiques, ou peut interjeter appel d'une décision relative aux présentes politiques, conformément à la Politique sur les réexamens et les appels.

Politique sur la facturation insuffisante

Lignes directrices
Pour chaque compte faisant l'objet d'une vérification aléatoire ou d'un examen ciblé, AJO peut identifier des situations où l'avocat n'a pas assez facturé d'honoraires ou de débours, ou les deux. Les lignes directrices suivantes s'appliqueront alors.

• L'examinateur après paiement identifiera toutes les situations, dans le cadre d'un examen aléatoire ou ciblé, pour lesquelles l'avocat a sous-facturé, en se basant sur un examen des documents soumis par l'avocat et un examen des tarifs applicables.
• On n'effectuera pas de paiement si le montant dû est inférieur à 35 $.
• Si l'avocat soumet les documents requis soixante (60) jours après le débit compensatoire, AJO peut, à sa discrétion, décider si le montant de la sous-facturation sera remboursé à l'avocat.
• Lorsque AJO ne rembourse pas à l'avocat le montant des honoraires ou des débours faisant l'objet d'une facturation insuffisante, AJO informera l'avocat, par courrier courant, du montant qui aurait été normalement versé et de la raison pour laquelle il ne le sera pas.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision prise en vertu des présentes politiques, ou peut interjeter appel d'une décision relative aux présentes politiques, conformément à la Politique sur les réexamens et les appels.

Politique sur les réexamens et les appels

Lignes directrices
Lorsqu'un avocat présente une demande de réexamen d'une décision prise à la suite d'un examen aléatoire ou ciblé, le chef de service examinera chaque demande. Les lignes directrices suivantes s'appliqueront alors.

• La demande de réexamen d'un avocat devra être présentée par écrit et inclure les documents justifiant les observations faites.
• Le chef de service examinera la demande de réexamen de l'avocat et confiera le cas à un examinateur.
• L'examinateur étudiera tous les renseignements pertinents disponibles et conclura l'examen en formulant des recommandations en vue d'une décision. La décision recommandée sera transmise pour être approuvée par le chef de service.
• L'examinateur pourra demander des documents supplémentaires ou d'autres explications à l'avocat, le cas échéant, pour l'aider à examiner la demande de réexamen.
• Lorsque, dans le cadre de l'examen des renseignements fournis par l'avocat, on décide qu'il faudrait étudier de plus près les renseignements, l'affaire pourra être adressée au Service des enquêtes.
• Le chef de service étudiera la décision recommandée par l'examinateur et soit approuvera la décision recommandée, soit la modifiera, le cas échéant.
• Lorsque le réexamen effectué par l'examinateur entraîne un changement monétaire inférieur à 35 $ (TPS exclue), aucun paiement ne sera versé à l'avocat et on ne recouvrera pas non plus ce montant auprès de lui.
• L'avocat sera avisé, par courrier courant, de l'issue de sa demande de réexamen, et recevra une explication de la décision.
• Un avocat peut demander un réexamen d'une décision approuvée par le chef de service dans une lettre adressée au directeur des Services aux avocats et paiements, précisant les raisons et présentant des documents justifiant la demande de réexamen supplémentaire.
• Le directeur prendra des mesures pour étudier les documents et les explications appropriés et prendre une décision.
• Lorsque le réexamen effectué par le directeur entraîne un changement monétaire inférieur à 35 $ (TPS exclue), aucun paiement ne sera versé à l'avocat et on ne recouvrera pas non plus ce montant auprès de lui.
• L'avocat sera avisé, par courrier courant, de l'issue de sa demande de réexamen, et recevra une explication de la décision.
• Lorsqu'un avocat continue d'être insatisfait de la décision du directeur, il peut interjeter appel auprès d'un liquidateur des dépens.

Appel auprès d'un liquidateur des dépens
Lorsque AJO reçoit un avis à la suite d'un appel interjeté par un avocat auprès d'un liquidateur des dépens nommé aux termes de l'article 90 de la Loi sur les tribunaux judiciaires, le chef de service des examens après paiement, prendra des mesures pour :

• Veiller à ce que les renseignements concernant l'avis soient consignés dans la base de données d'AJO, relativement au compte pertinent de l'avocat;
• Transmettre les documents sur l'avis à l'avocat général;
• Se tenir au courant des progrès du processus d'appel et consigner les progrès de l'appel dans la base de données;
• Consigner la décision finale à l'issue du processus d'appel.