Listes des avocats d'aide juridique : Normes régissant les prestataires de services en droit des réfugiés

Questions et réponses au sujet des normes de qualité

Questions et réponses pour les avocats inscrits sur la liste d'AJO

Q. Quelles sortes de documents à l'appui AJO exige-t-elle?

Le formulaire de conformité aux normes de qualité des services en droit des réfugiés et de l'immigration contient une liste des documents à l'appui exigés. AJO demande aux avocats qui remplissent le formulaire pour les normes générales de soumettre des documents à l'appui provenant des deux premiers dossiers devant la Section de la protection des réfugiés (SPR) facturés à AJO au cours de l'année civile précédente. Par exemple : des copies de deux formulaires Fondement de la demande d'asile, les éléments de preuve soumis par l'avocat du requérant d'asile, des observations écrites (s'il y a lieu), l'avis de décision et les motifs écrits de décision (le cas échéant).

Les auteurs d'une demande qui n'ont pas facturé deux formulaires Fondement de la demande d'asile au cours de l'année précédente devront présenter des documents à l'appui provenant d'une combinaison de dossiers devant la SPR (si des cas ont été déposés à la SPR), de demandes de considérations d’ordre humanitaire, d'opinions sur le danger, et de demandes d'examen des risques avant renvoi (ERAR) remplies et facturées à AJO au cours de l'année civile précédente.

En ce qui concerne les normes pour les dossiers d'appel, AJO demande aux candidats de soumettre des documents à l'appui provenant des deux premiers contrôles judiciaires ou appels qu'ils ont facturés à AJO au cours de l'année civile précédente.

Les candidats devront également fournir les coordonnées de deux personnes qui les recommanderaient.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter le formulaire de conformité aux normes.

Q. Pourquoi AJO demande-t-elle des documents à l'appui spécifiques pour accompagner la demande? Pourquoi ne puis-je pas simplement envoyer à AJO les documents que je choisis?

Si des candidats envoient des documents qu'ils choisissent eux-mêmes, ils peuvent sélectionner leurs meilleurs documents. Bien que ces documents reflètent effectivement la capacité du candidat, il se peut qu'ils ne donnent pas une idée du travail que le candidat fournit en général.

AJO propose que les candidats annexent des documents de l'année civile précédente. Il est plus probable qu'une décision ait été rendue sur ces dossiers que sur des dossiers traités plus tard. Si des motifs écrits ont été publiés avec la décision, ces motifs pourraient aussi donner une idée de la qualité de la représentation.

Q. AJO a déjà tous mes documents liés à des formulaires Fondement de la demande d'asile. Dois-je les soumettre à nouveau comme documents à l'appui?

Les personnes qui soumettent une demande de conformité aux normes générales doivent soumettre un formulaire Fondement de la demande d'asile avec les autres documents à l'appui exigés. Elles s'assureront ainsi que leur demande est exacte et complète et qu'elle contient tous les documents qui accompagnaient le formulaire Fondement de la demande d'asile (p. ex., décision, observations écrites). Si le candidat préfère qu'AJO récupère le formulaire Fondement de la demande d'asile exigé de ses propres dossiers internes, il doit indiquer le nom du client et le numéro du certificat. Le candidat devra tout de même soumettre la décision rendue dans ce cas, des observations écrites (le cas échéant) et tous les éléments de preuve qui ont été déposés pour le client.

Q. Combien de temps durera le traitement de ma demande?

AJO est déterminée à passer en revue les demandes complètes le plus rapidement possible, son objectif étant un délai de six semaines. Les candidats seront informés de tout retard de traitement.

Q. Qui examinera ma demande? Quelle est la procédure?

AJO a consulté la Refugee Lawyers Association et d'autres intervenants avant d'établir une procédure. Les lignes directrices sur la mise en œuvre expliquent qui examinera les demandes.

Q. Qui devrais-je contacter si j'ai des questions au sujet de ma demande?

Veuillez acheminer toutes vos questions par courriel à refugeestandards@lao.on.ca.

Q. L'intention des nouvelles normes est-elle de réduire le nombre d'avocats dans des centres de services plus petits qui ont peu de travail en droit des réfugiés?

Non. En élaborant les normes, à la suite de consultations auprès d'avocats du secteur privé, nous avons tenu compte du fait que des avocats dans des centres de service plus petits pourraient ne pas répondre à l'exigence d'un nombre minimal de dossiers traités, ce qui n'enlève rien à leur compétence. Les avocats qui ne répondent pas à cette exigence doivent en expliquer la raison dans leur demande. L'exigence d'un nombre minimal de dossiers traités n'est pas déterminante. Elle ne constitue qu'un des aspects qu'évaluera AJO. Voir la page www.legalaid.on.ca/fr/info/panel_standards_refugee.asp. Notre intention est d'assurer que les avocats inscrits sur les listes d'Aide juridique Ontario fournissent des services de représentation de haute qualité, qu'ils aient ou non un volume de travail élevé dans le domaine du droit des réfugiés et de l'immigration.

Q. J'ai été récemment admis au Barreau et j'aimerais m'occuper de dossiers en droit des réfugiés financés par l'aide juridique. Serai-je admissible? J'ai très peu d'expérience.

AJO souhaite continuer à travailler avec des avocats nouvellement admis qui sont capables et désireux de fournir des services de qualité pour des clients vulnérables dans le domaine du droit des réfugiés et de l'immigration. AJO s'est engagée à apporter de l'aide aux avocats nouvellement admis. À cette fin, les avocats nouvellement admis au Barreau seront inscrits sous condition sur la liste d'AJO et recevront du soutien, au besoin.

Comme l'expérience et les connaissances des avocats nouvellement admis au Barreau qui souhaitent travailler en droit des réfugiés varient considérablement, des conditions seront imposées au cas par cas. Voici des exemples de conditions qui pourraient être imposées :

  • Travailler sous la supervision d'un mentor approuvé par AJO;
  • Participer à des programmes d'assistance dans le cadre du Programme d'assistance d'AJO;
  • Observer au moins trois instances devant la SPR;
  • Suivre des programmes approuvés de formation en droit des réfugiés ou des programmes de formation connexes d'AJO;
  • Réussir à un examen ou un test exigé par AJO;
  • Assister à des réunions avec des membres du personnel d'AJO;
  • Remplir toute autre condition raisonnable qu'AJO estimerait indiquée.

AJO établira avec l'avocat candidat des conditions qui tiendront compte des circonstances de l'avocat, notamment son expérience en droit des réfugiés. Les conditions seront supprimées dès qu'elles seront remplies et qu'AJO aura confiance en la capacité de l'avocat de fournir des services de haute qualité.

Q. Lorsqu'un avocat est radié, la radiation est-elle à vie ou peut-il soumettre une nouvelle demande d'inscription?

Les avocats radiés pour un motif valable ne sont pas radiés à vie. Conformément à la Loi sur les services d'aide juridique, les avocats radiés pour un motif valable peuvent demander de réintégrer la liste. La décision de réintégrer un avocat est prise par le président qui peut mener l'enquête qu'il estime appropriée pour trancher la demande de réintégration. Selon les circonstances, un avocat peut demander à être réintégré à la liste entre six mois et une année après sa radiation.

Q. AJO publiera-t-elle les noms des personnes qui ont été radiées de la liste?

AJO a publié sur son site Web une liste de renvoi contenant le nom des avocats inscrits sur la liste d’avocats autorisés à fournir des services d’aide juridique en droit des réfugiés et de l’immigration. AJO est en train d’évaluer si les noms des avocats radiés de façon permanente doivent être affichés sur son site Web. Les personnes radiées des listes d’avocats sont également rayées de la liste de renvoi d’AJO.

Q. Pourquoi AJO évalue-t-elle tous les avocats qui traitent de dossiers en droit des réfugiés et de l'immigration financés par l'aide juridique, au lieu d'adopter un processus fondé sur des plaintes, pour répondre aux préoccupations en matière de qualité du service?

AJO examinera les plaintes en matière de qualité du service dans le cadre de son évaluation de la conformité des avocats aux normes générales et aux normes pour les dossiers d'appel. Cependant, AJO ne peut pas se fier exclusivement aux plaintes, car de nombreux clients vulnérables ont peur de signaler leurs préoccupations. En outre, le mal est déjà fait lorsque le client dépose une plainte et une représentation de mauvaise qualité coûte cher à AJO.

L'intention d'AJO est de veiller à ce que des services de haute qualité soient fournis dès le début du traitement du dossier afin de réduire au minimum le nombre de plaintes, de protéger l'intérêt véritable des clients et de maintenir au plus bas les coûts liés à une mauvaise représentation. Pour ces raisons, AJO a choisi d'évaluer la qualité des avocats en procédant à un examen des plaintes et à un examen du travail de l'auteur d'une demande.

Questions et réponses pour les intervenants

Conséquences pour les clients

Q. Qu’arrivera-t-il aux clients dont l’avocat qui s’occupait de leur cause n’est plus inscrit à la liste d’AJO? Le client est-il informé de la radiation de l’avocat? Cela sera-t-il dommageable à leur affaire?

Les clients seront informés lorsqu’un avocat n’est plus inscrit à la liste d’AJO. AJO les aidera alors à trouver un nouvel avocat. Dans le cas où un client souhaite que son avocat mène à bien son affaire et qu’il en fait la demande au directeur général d’AJO, ce dernier tiendra compte de la demande du client. AJO décidera alors selon les circonstances, si cela sert au mieux les intérêts du client. Toutes les mesures seront prises pour assurer que les incidences sur l’affaire du client sont minimes.

Q. Mon avocat m’a informé qu’il n’était plus en mesure de me représenter du fait qu’il n’est pas inscrit à la liste d’aide juridique approuvée. J’attends mon audience. Que dois-je faire?

Contactez immédiatement AJO à la ligne sans frais au 1 800 668-8258 si votre avocat n’est ne fait plus partie de la liste approuvée; s’il n’est pas en mesure de vous représenter et si AJO ne vous a pas encore contacté à ce sujet. AJO vous aidera à trouver un avocat.

Q. Comment saurai-je si un avocat est inscrit à la liste? La liste des avocats approuvés sera-t-elle rendue publique?

AJO a publié sur son site Web une liste de renvoi contenant le nom des avocats inscrits sur la liste d’avocats autorisés à fournir des services d’aide juridique en droit des réfugiés et de l’immigration. AJO est en train d’évaluer si les noms des avocats rayés de façon permanente doivent être affichés sur son site Web. Les personnes rayées des listes d’avocats sont également rayées de la liste de renvoi d’AJO.

Q. Nous voulons nous assurer que nos clients ainsi que nos collectivités sont représentés par des avocats expérimentés en droit des réfugiés et de l’immigration. Qu’est-ce que ces normes améliorées signifient en ce qui concerne nos clients?

Les normes améliorées contribueront à faire en sorte que les clients d’AJO reçoivent des services de grande qualité. Les normes précisent les attentes à l’égard de la qualité de travail qu’un avocat est tenu de fournir.

Les clients et la collectivité ont un rôle important à jouer pour assurer que les services de grande qualité sont maintenus et que l’intérêt des personnes vulnérables est représenté. Les personnes et les clients qui estiment que les services fournis par un avocat ne répondent pas aux normes de qualité d’AJO sont priés de le lui signaler. Vous pouvez contacter AJO pour faire part de vos préoccupations concernant la qualité de service des façons suivantes :

Préoccupations des cliniques et des agences

Q. Pourquoi AJO prend-elle tant de temps pour résoudre les problèmes de qualité. Notre agence a communiqué avec AJO par le passé pour aborder des questions à ce sujet et ces dernières n’ont toujours pas été réglées.

Les normes de qualité améliorées permettront à AJO de résoudre les problèmes de qualité de manière efficace. Les normes contiennent des renseignements ainsi que des lignes directrices pour de meilleures pratiques qui illustrent ce qu’AJO attend des avocats inscrits à ses listes d’avocats. Les normes permettront à AJO d’améliorer le contrôle de la qualité et l’évaluation de la conformité.

AJO investit également des ressources supplémentaires pour la gestion administrative des listes de ses avocats ainsi que, le cas échéant, les procédures de retrait desdites listes. Pour pouvoir retirer un avocat des listes d’AJO, il est nécessaire de suivre la procédure établie et de satisfaire aux exigences documentaires ainsi qu’aux exigences en matière de preuve conformément à la Loi sur les services d'aide juridique. L’avocat à la possibilité de déposer une demande d’audience. Compte tenu de cette procédure, le retrait d’un avocat des listes est un processus de longue haleine.

Q. Nous sommes sur le point d’embaucher des avocats en droit des réfugiés. Nous voulons nous assurer de recruter des avocats qui seront en mesure de se conformer aux nouvelles normes. Nous avons besoin de procéder au recrutement dès maintenant, mais le processus de renouvellement des inscriptions sur les listes n’a pas encore été lancé. Que pouvons-nous faire pour diminuer les probabilités de recruter des avocats qui ultérieurement ne répondront pas aux nouvelles normes d’AJO et diminuer de ce fait les conséquences liées à ces embauches?

La mise en place d’un processus de sélection rigoureux reposant sur les nouvelles normes d’AJO tel qu’énoncé dans le Guide des pratiques exemplaires d’AJO réduira la probabilité que votre organisation embauche un candidat qui s’avère être ultérieurement un avocat qui ne satisfait pas aux normes d’AJO. Cependant AJO ne donne pas de conseils juridiques aux employeurs en ce qui concerne les questions d’emploi.

Dans le cas où vous voulez vous assurer que vos nouvelles recrues potentielles satisferont aux nouvelles normes d’AJO, vous pouvez sur l’avis d’un avocat faire de l’inscription à la liste d’avocats d’AJO une condition d’emploi. Si AJO est avisée du fait que la question des normes pèse dans la décision de recrutement, elle fera de son mieux pour accélérer l’étude de la demande d’inscription du demandeur.

Questions

Q. J’ai besoin de communiquer avec quelqu’un d’AJO qui pourra me donner de plus amples renseignements. Qui puis-je contacter?

Veuillez acheminer vos questions par courriel à refugeestandards@lao.on.ca.

Vous pouvez également communiquer avec l’un des membres du personnel d’AJO ci-dessus :