Service de la vérification et de la conformité

Processus de vérification du SVC

Types de vérifications effectuées par le SVC

Vérifications aléatoires

Le SVC est mandaté pour effectuer des vérifications aléatoires des comptes afin de déterminer le taux d'erreur global dans la facturation des avocats. Le taux d'erreur, les types d'erreurs généralement commises et la valeur monétaire de ces erreurs sont utilisés pour déterminer si des changements aux politiques ou aux processus sont nécessaires.

Dans le cadre du processus de sélection aléatoire, le SVC utilise des techniques de sélection aléatoire reconnues pour choisir les comptes à vérifier. Tous les avocats ont les mêmes probabilités d'être sélectionnés, et le même avocat peut être choisi plus d'une fois par année.

Vérifications ciblées

Une vérification ciblée concerne généralement plus d'un certificat, normalement jusqu'à 12 ou plus. Les vérifications ciblées peuvent être effectuées plus d'une fois par année, selon le nombre ou l'importance des erreurs de facturation.

Une vérification ciblée peut être initiée en raison d'indicateurs d'erreurs réelles ou potentielles, notamment les suivants :

  • Lorsqu'une vérification aléatoire décèle des problèmes qui méritent d'être soumis à un examen plus approfondi des comptes payés à un avocat, ou lorsque la nature ou le nombre d'erreurs décelées suggèrent qu'il serait justifié d'effectuer une étude des autres comptes soumis par l'avocat;
  • Les systèmes du SVC ont déterminé que plusieurs certificats d'un même avocat ont été signalés comme présentant des erreurs de facturation potentielles;
  • Un taux d'erreurs de facturation élevé dans le passé;
  • Le SVC a reçu un avertissement de la part d'un ou de plusieurs services parmi les suivants :
    • Le Service des plaintes;
    • Le Service des enquêtes;
    • Le Service de gestion de listes d'avocats;
    • Les Services aux avocats et paiements.

Le SVC a accès au Réseau intégré d'information sur les infractions (RIII), un outil qu'elle utilise pour repérer les erreurs de facturation potentielles. Le SVC reconnaît toutefois que le RIII n'est pas infaillible. Dans les cas où le RIII ne permet pas d'expliquer la facturation de l'avocat, le SVC peut demander à ce dernier de produire des renseignements du tribunal ou d'autres documents aux fins de justification.

Le SVC peut également accéder aux données de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (CISR) sur la durée des audiences menées par la CISR. Ces renseignements servent à justifier la facturation du temps de présence à l'audience pour de telles audiences. En cas de divergence, le SVC demandera des renseignements supplémentaires pour justifier la facturation du temps passé à l'audience.

Étapes de vérification et ce à quoi l'avocat peut s'attendre

Demande de documentation et de renseignements

La Loi de 1998 sur les services d'aide juridique (LSAJ) précise les types de documents que les avocats sont tenus de conserver et la durée de cette obligation. Le Règlement de l'Ontario 106/99 établit le pouvoir d'AJO de demander des renseignements à un avocat ou à un prestataire de services à l'appui des comptes soumis.

Si des renseignements sont requis dans le cadre d'une vérification, le SVC vous informera par écrit, par l'entremise d'Aide juridique en ligne, des exigences à cet égard. Le SVC exige que toute information, documentation ou explication demandée soit fournie dans les 30 jours suivant la date de sa demande écrite.

Si un délai supplémentaire est nécessaire, vous devez en faire la demande par écrit par l'entremise d'Aide juridique en ligne. Décrivez les circonstances et les raisons de votre demande d'heures supplémentaires. Les demandes de prolongation raisonnables seront accordées.

Si le SVC ne reçoit pas de réponse ou de demande de prolongation dans les 30 jours, il vous avisera par écrit que vous disposez de 15 jours supplémentaires pour fournir la documentation ou l'information requise. En l'absence de réponse, le SVC amorcera le processus de recouvrement des fonds qui doivent être recouvrés selon la vérification. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la rubrique Absence de réponse.

Vérification des comptes

Une fois que le SVC aura tous les renseignements requis pour commencer, les éléments suivants seront passés en revue :

  • Les détails de la facturation en ligne;
  • Les bordereaux et les factures soumis au moment de la facturation;
  • Les renseignements supplémentaires qui se trouvent dans le système PeopleSoft d'AJO;
  • Les renseignements complémentaires fournis par l'avocat à la demande d'AJO.

Après l'examen préliminaire d'un compte, vous serez avisé par écrit par l'entremise d'Aide juridique en ligne si votre compte ne répond pas à l'une ou plusieurs exigences de facturation d'AJO. Vous recevrez des explications concernant toute erreur de facturation et, en cas de paiement indu, le montant à rembourser à AJO.

Vous avez la possibilité d'en appeler des conclusions préliminaires d'une vérification en fournissant la documentation ou les renseignements exigés décrits dans la lettre du SVC que vous avez reçue. Dans la plupart des cas, les renseignements qui doivent être fournis pour interjeter appel des conclusions préliminaires comprennent les renseignements du tribunal, les transcriptions et les factures qui justifient la facturation en ligne. Les dates limites pour fournir les documents justificatifs seront indiquées dans la lettre du SVC.

Processus de recouvrement

Les montants éventuels à recouvrer sont déterminés au cours des étapes préliminaires d'une vérification. Ces renseignements sont fournis à l'avocat afin qu'il soit informé de la valeur monétaire des éventuels écarts de facturation.

Ces recouvrements éventuels peuvent changer si l'avocat fournit les documents demandés à l'appui de sa facturation en ligne dans les délais prescrits.

Pour déterminer le montant qui sera recouvré, les éléments suivants sont pris en compte : la nature des renseignements qui sont soumis sur le compte, l'absence de documentation étayant les entrées effectuées sur le compte, le degré de conformité au Manuel du tarif et de la facturation ou au Guide des débours et toute autre circonstance qui peut mettre en doute l'exactitude ou la véracité des renseignements figurant au compte. Si un avocat omet de répondre, les recouvrements seront traités tel qu'indiqué dans la lettre envoyée à l'avocat par le SVC. L'information ou la documentation reçue après la date d'échéance peut être prise en considération, mais ne changera pas nécessairement les résultats de la vérification ou n'entraînera pas nécessairement une annulation des fonds recouvrés.

Les sommes à recouvrer seront déduites des futurs paiements faits à l'avocat. Lorsque ces montants excèdent 10 000 $, cinquante pour cent des paiements seront appliqués au montant dû jusqu'à ce que tous les fonds aient été recouvrés par le SVC.

Si aucune demande de paiement pour un nouveau compte n'est présentée dans les six mois et si AJO n'a pas été en mesure de recouvrer les fonds dus, AJO peut avoir recours à d'autres moyens juridiques pour poursuivre l'affaire. Les dépenses engagées par AJO pour recouvrer les fonds seront ajoutées au montant dû.

Que se passe-t-il en l'absence de réponse d'un avocat à une demande de vérification?

Si un avocat omet de répondre aux demandes de documents ou refuse de fournir les documents requis, le SVC prendra des mesures pour recouvrer les fonds.

Vous recevrez un avis de 30 jours pour fournir des documents, des renseignements ou des explications. Si vous ne répondez pas dans les 30 jours suivant l'avis, une deuxième tentative sera faite pour communiquer avec vous qui vous accordera un délai supplémentaire de 15 jours pour répondre.

Si l'avocat ne fournit pas les documents exigés, il peut s'ensuivre un recouvrement partiel ou total du montant payé pour le compte.

Le fait de ne pas répondre à deux ou plusieurs demandes du SVC peut entraîner le renvoi de l'affaire au Service des enquêtes d'AJO. La direction générale de la région où l'avocat exerce sera avisée et le dossier sera transmis au Service de la gestion des listes d'avocats pour examen.

Le défaut de répondre aux demandes du SVC est une autre raison courante pour amorcer le recouvrement des sommes versées aux avocats. Pour éviter cette situation, il est recommandé de consulter régulièrement vos messages sur Aide juridique en ligne. Si vous avez configuré votre profil pour recevoir des notifications par courriel ou message texte, vous serez averti si le SVC vous envoie une lettre par l'entremise d'Aide juridique en ligne.

Processus d'appel des décisions du SVC

Le SVC fournit, par écrit, les résultats de toute vérification qui pourrait entraîner un recouvrement des fonds par AJO. Les avocats peuvent présenter un recours par l'intermédiaire d'Aide juridique en ligne dans les 30 jours suivant la date indiquée sur la lettre du SVC.

  • Il vous sera demandé de fournir les documents à l'appui ou les renseignements requis par le SVC. Si vous ne fournissez pas ces renseignements, votre appel pourrait ne pas être pris en considération.

  • Un analyste examinera votre appel et la documentation ou l'information pertinente fournie. Vous serez informé des résultats de votre demande d'appel. Vous recevrez notamment une explication de la décision et de toute modification du montant recouvrable.

  • Votre demande peut entraîner une demande de documentation ou d'explications supplémentaires de la part du SVC.

  • En l'absence de réponse complète et adéquate à une demande d'information, de documentation ou d'explication supplémentaire dans les délais prescrits, à tout stade d'un appel, la demande d'appel pourrait être réputée comme abandonnée.

  • Les décisions de l'analyste sur les appels peuvent faire l'objet d'un appel auprès du chef du SVC. Vous devez alors fournir des documents à l'appui de votre appel et vous conformer à la rubrique afférente du Manuel du tarif et de la facturation. Le chef du SVC examinera ensuite l'appel et confirmera ou infirmera la décision de l'analyste.

  • Les décisions du chef du SVC sont définitives.

Renvois vers d'autres services d'AJO en fonction des résultats de la vérification

Sur la base des résultats d'une vérification ou des informations examinées, le chef du SVC peut renvoyer les résultats vérifiés au Service des enquêtes ou de la gestion des listes. Dans ce cas, l'avocat en sera informé. Le chef peut également recommander l'interruption de l'accès au service de facturation de l'avocat. Dans ce cas, le chef du SVC avisera le directeur des Services aux avocats et paiements (SAP) et l'accès de l'avocat pourrait alors être assujetti aux lignes directrices relatives à l'interruption de la facturation des SAP.

Erreurs de facturation courantes repérées par le SVC

Au cours des dernières années, le SVC a relevé certaines erreurs de facturation courantes qui donnent souvent lieu à des recouvrements. Un certain nombre des écarts les plus courants sont énumérés ci-dessous.

Factures manquantes ou incomplètes

Si un avocat n'a pas fourni les factures exigées pour les débours, le SVC procédera au recouvrement de ces fonds. Il pourra également recouvrer les fonds si les factures ne satisfont pas aux exigences d'AJO et si elles ne justifient pas clairement les services fournis par un fournisseur tiers.

Descriptions vagues ou imprécises figurant dans les bordereaux

Les bordereaux doivent être suffisamment détaillés pour permettre de déterminer ce qui s'est passé au tribunal. Par exemple, le fait de noter « procès en cour » ou « présence au tribunal » est insuffisant. Indiquez l'objet de chaque comparution devant le tribunal, l'étape du procès, le juge qui préside et d'autres détails permettant de justifier les heures facturées.

Soyez clair dans vos descriptions de service et indiquez clairement combien de temps est consacré à chaque service requérant plus d'une demi-heure de travail. Facturez le temps en détail et non en bloc. AJO doit savoir combien de temps vous avez passé pour effectuer chaque service. Sans cette information, le SVC pourrait procéder au recouvrement de ces fonds.

Services fournis plus de 30 jours avant la date d'entrée en vigueur du certificat

Le SVC recouvrera les fonds lorsqu'un avocat a facturé des services fournis 30 jours avant la date d'entrée en vigueur du certificat. La date d'entrée en vigueur est la date à laquelle AJO autorise un avocat à commencer à facturer ses services.

Facturation incorrecte du temps de présence à l'audience

Le SVC recouvrera les fonds s'il est déterminé que les temps d'attente et d'ajournement ont été facturés comme du temps de présence à l'audience contrairement aux règles énoncées dans le Manuel du tarif et de la facturation.

Facturation des services du personnel interne en tant que débours de services effectués par des fournisseurs tiers

Les factures de débours ne peuvent être facturées à AJO que lorsqu'un fournisseur tiers a fourni lesdits services. Si un membre interne du personnel fournit ces services, ils doivent être facturés comme temps de préparation au tarif du technicien juridique. Cela s'applique au personnel qui agit à titre d'interprète dans le cadre des réunions entre avocat et client.

Facturation effectuée pour les services administratifs et de soutien

Les certificats pour des affaires de droit criminel n'autorisent pas la facturation pour la préparation des comptes. Le défaut de fournir l'heure de la journée pour des services de 30 minutes ou plus, y compris les heures de début et de fin, peut entraîner le recouvrement de ces fonds.

L'alinéa 38(2) : (c) du Règlement de l'Ontario 106/99 (modifié par le Règl. de l'Ont. 181/04) exige que tous les services d'une durée d'une demi-heure ou plus soient consignés par les avocats, y compris l'heure de la journée.

Erreur de saisie du temps relatif aux procès, audiences, aux conférences et aux conférences sur la cause subséquentes

  • Calcul du tarif maximum
    Si le tarif autorise la facturation du temps réel consacré à une conférence de cas, une conférence de règlement, une conférence de gestion d'instance, une conférence prévue par AJO, un procès, un appel ou une audience, inscrivez le nombre d'heures passées au tribunal ou dans le cadre d'une audience dans le champ « Heures en cour ». Assurez-vous que vos bordereaux sont détaillés et qu'ils précisent de manière exacte la nature de chaque présence au tribunal. Lorsque le tarif autorise des heures additionnelles de préparation à des jours d'audience additionnels, ces heures additionnelles ne peuvent être facturées en ligne qu'après que l'audience subséquente a eu lieu. Si l'affaire est ajournée ou réglée avant que l'audience subséquente ait lieu, aucune heure additionnelle ne sera payée. Si le nombre d'heures de préparation excède le nombre d'heures autorisé par le tarif, l'avocat doit présenter une demande d'augmentation discrétionnaire.

  • Procès et audiences
    Concernant le premier jour du procès, n'entrez que le temps de présence au tribunal dans la colonne « Heures de présence au tribunal »—le temps de préparation est compris dans l'autorisation initiale ou l'autorisation de procès.

    Concernant le deuxième jour et les jours subséquents, entrez le nombre de jours de procès dans la colonne « Nombre de jours subséquents » et le nombre d'heures de présence au tribunal dans la colonne « Heures de présence au tribunal ».

  • Autorisation de conférence en vue d'un règlement et de conférence sur la cause
    Ne consignez pas la première conférence préparatoire au procès, conférence sur la cause ou en vue d'un règlement dans la colonne de « Nombre de jours subséquents » ni dans celle du « Nombre d'heures de présence au tribunal », car la préparation ainsi que la présence au tribunal sont comprises dans l'autorisation initiale.

    Pour ce qui est de la seconde conférence préparatoire au procès, ne consignez que le nombre d'heures de présence au tribunal, car 2 heures de préparation sont comprises dans l'autorisation relative aux conférences préparatoires au procès, aux conférences sur la cause ainsi qu'aux conférences en vue d'un règlement subséquentes à la première.

    Pour la troisième conférence préparatoire au procès et les suivantes, chacune des conférences est entrée dans la colonne du Nombre de jours subséquent et le temps de présence au tribunal est entré dans la colonne « Heures de présence au tribunal ». Pour chaque jour additionnel, 2 heures de préparation sont ajoutées.

Utilisation fautive du numéro de fournisseur lors de la facturation de services

Lorsqu'il soumet des factures en ligne, l'avocat qui a accepté le certificat doit indiquer dans son compte en ligne le nom de la personne qui a rendu les services et le nombre d'heures attribuées à ces services. Un avocat ne peut pas facturer des services en utilisant son numéro de fournisseur lorsqu'ils ont été fournis par un mandataire, un technicien juridique ou un étudiant.